麗灣酒店采購部工作流程
一、各類物品采購工作流程
1、倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規(guī)格；
?。?）平均每月消耗量；
?。?）庫存數(shù)量；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數(shù)量；
?。?）提供本次訂貨數(shù)量建議。
經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。
2、部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少徤暾垎巍眱?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.
3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：
如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規(guī)格；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數(shù)量；
?。?）提供本次訂貨數(shù)量建議。
采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì)，并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準后，組織采購。
4、鮮活食品凍品的采購工作流程：
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。
5、燃料的采購工作流程：
采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單，按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。
6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：
工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規(guī)格；
（2）平均每月消耗量；
（3）庫存數(shù)量；
?。?）最近一次訂貨單價；
（5）最近一次訂貨數(shù)量；
?。?）提供本次訂貨數(shù)量建議。
大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面)，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
（1）貨品名稱，規(guī)格；
?。?）庫存數(shù)量；
（3）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數(shù)量；
?。?）提供本次訂貨數(shù)量建議。
以上采購申請單經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按“采購申請單”?nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準后，采購部立即組織實施.
二、采購工作流程中須規(guī)范事項:
1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。
2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。第四聯(lián)部門存檔。
3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。
?。?）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。
?。?）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。
4、邀請供應(yīng)商報價。
三、貨比三家工作流程：
每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：
1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，
包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。
2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.四、采購活動的后續(xù)須跟進工作
1、采購訂單的跟催
當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。
2、采購訂單取消
?。?）酒店取消訂單：
如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。
（2）供應(yīng)商取消訂單：
如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。
3.違反合同：
合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。
4.檔案儲存：
所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查，并連同
采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.
5.采購交貨延遲檢討
凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務(wù)部及董事會批示。
6.采購物品的維護保養(yǎng)：如所購買的物品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項.對設(shè)備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關(guān)自行維護的可能性及日后保養(yǎng)維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況
篇2：采購部采購員職務(wù)職責(zé)
采購部采購員職務(wù)分工：
直屬上司：總務(wù)主任
職責(zé)：
一.服從上司的工作安排，認真接受上司的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
二.熟悉本部門的業(yè)務(wù)工作，嚴格執(zhí)行采購操作標準，保證各用品質(zhì)量。
三.完成各部門申購物品的采購工作。
四.節(jié)約資源，按申購單采購，不斷地了解市場的價格趨勢，掌握各種物品的最低價格，做到所采購的物品都是價廉物美。
采購工作不能盲目進行，采購工作必須按廚師長和餐廳經(jīng)理/主管下達的采購單進行。
篇3：采購部總務(wù)主任職責(zé)
采購部總務(wù)主任職務(wù)分工：
直屬領(lǐng)導(dǎo)：經(jīng)理
管理對象：采購員
職權(quán)：
一.負責(zé)餐廳后勤部系統(tǒng)日常工作調(diào)節(jié)，部門溝通，做到"上傳下達"。
二.負責(zé)本部門隊伍技術(shù)培訓(xùn)、規(guī)劃和指導(dǎo)。
職責(zé)：
一.管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和糾正。
二.制定操作規(guī)程及崗位職責(zé)，確保日常操作，巡視本部門工作情況，合理安排人力及統(tǒng)籌各個部門工作環(huán)節(jié)。
三.充分發(fā)揮本部門員工的優(yōu)越性，提高本部門員工的積極性。
四.處理本部門的日常工作及業(yè)務(wù)。
五.積極創(chuàng)新經(jīng)營方案，提高經(jīng)營效益。
六.了解經(jīng)營情況，并嚴格控制成本，提高利潤。
七.組織實施各種文娛活動，提高員工業(yè)余活動。