工程咨詢有限公司接待工作制度

2024-06-20 881

　　工程咨詢有限公司接待工作制度

　　接待工作是展示公司風貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項業(yè)務工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴格的計劃性，但有時也會有突發(fā)和易變的特點。因此在接待工作中，應嚴格遵守領導指示和公司的有關規(guī)定。

　　一、接待工作基本要素

　　接待工作主要應注意5W要素：What(什么事)、When(什么時間)、Who(什么人)、How(怎樣做)和Where(什么地方)。

　　1、What(事由)

　　首先應了解客人來訪的目的。這是接待工作的基礎，通常包括以下幾種：商務談判、業(yè)務往來、合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會議、參加典禮、禮節(jié)拜訪等。

　　2、When(時間)

　　這是指客人來訪的日期和時間，包括到達時間、在我單位逗留時間、離開時間、以及相關的車次航班情況等。

　　3、Who(人員)

　　人員是指來賓的基本組成情況，包括人數(shù)、姓名、身份(職務、級別等)、性別、民族等，尤其應了解來訪客人中最高領導的情況。

　　同時，根據(jù)來訪事由和人員情況，確定我方出面接待人員，一般應把握“對口接待、身份對等”的原則，其中關鍵是確定我方出面接待的最高領導。

　　4、How(方式)

　　方式則是指接待所采用的形式，這主要由接待的事由來決定。不同的事由將決定接待地點的選取和布置。

　　5、Where(地點)

　　地點主要指迎送、會談、住宿、就餐等地點。來訪的事由、人數(shù)、主賓的身份等是確定接待地點的主要因素。例如：舉行大會或典禮，當級別較高的客人來訪時，可在正式會場旁備一小型休息室，供雙方領導在會前小憩和見面。所選用會談場所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達到既能融洽交流又相對寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會談、住宿、就餐的地點相對靠近或順路，可以節(jié)約時間和精力。

　　二、準備

　　接待前的準備是做好接待工作的重要組成部分，是整個接待工作能夠順利進行的基礎。準備工作包括來訪信息的確認、補充;確定接待規(guī)格;制定接待計劃等方面。

　　(一)確認來訪信息

　　來賓信息的收集，是做好接待準備工作的基礎。在接到接待任務后，首先應確認來訪人員的信息，包括以下幾個方面：

　　1、來訪客人情況：包括來訪人數(shù);主要成員姓名、身份(職務、級別等)、性別、民族(在食宿等方面有無特殊要求和風俗習慣)、隨行聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　　2、來訪計劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。

　　此外，還應告知來賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的及時更新。聯(lián)系時要注意復述關鍵信息，如人名、電話號碼、日期、航班班次等，請對方確認，以保準確。

　　(二)補充相關信息

　　由來賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因此，接待人員要根據(jù)已知情況擴展信息。

　　1、來訪單位的情況：包括來訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參與接待的主要領導和工作人員。

　　2、重要來賓的主要經(jīng)歷：來賓地位尊貴，需要進行一對一的接待時。接待人員應了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要經(jīng)歷等。這樣才能在接待中做好細節(jié)工作，使彼此心情愉悅。

　　(三)規(guī)格定位

　　在掌握有關信息后，主要依據(jù)來訪人員情況、時間與目的，及時向主管領導匯報，確定我方接待規(guī)格及參與人員，并制定接待計劃。接待規(guī)格依據(jù)公司公關接待管理制度執(zhí)行。

　　(四)制定計劃

　　重要來賓來訪，應及時向主管領導匯報，聽取領導對接待工作的安排意見，同時召開接待工作會議，在交通用車、陪同人員、經(jīng)費開支、活動方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點、匯報內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳拍照等方面做出準確、恰當?shù)牟渴穑哟媱澋年P鍵內(nèi)容包括以下三方面：

　　1、物質(zhì)準備，包括：住宿安排、用餐安排、會談地點、接待用車和有關文字材料等。

　　2、參加人員，根據(jù)對方來訪目的、活動需要來確定，其中的重點是落實我方出面接待的最高領導。

　　3、資金準備。

　　(五)檢查準備

　　準備工作完成后，應從頭到尾將整個接待計劃梳理一遍，查漏補缺。主要關注整個接待流程安排是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)節(jié)應出席的人員和需要的物資都已落實。提前半天須再次落實人員、地點、車輛和經(jīng)費等的準備情況。

　　三、迎送

　　(一)車輛安排

　　1.無論是接機接站，還是陪同賓客參觀，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應身份的人員不能前往，前去迎接的人應向客人作出禮貌的解釋。

　　接送車輛要求：

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