1.0 目的
為加強(qiáng)業(yè)戶(hù)檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。
2.0 范圍
本規(guī)范適用于物業(yè)集團(tuán)所有業(yè)戶(hù)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案的建立和更新、補(bǔ)充等日常管理工作,并直接對(duì)分管客戶(hù)服務(wù)部的公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。
3.2 客戶(hù)服務(wù)部的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督業(yè)戶(hù)檔案的使用與控制。
4.0工作內(nèi)容
4.1 檔案資料的收集
4.1.1 客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行管理。業(yè)戶(hù)檔案資料包括:
a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、住戶(hù)檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認(rèn)書(shū)、樓宇情況反饋單等);
b.裝修資料(裝修申請(qǐng)書(shū)、裝修承諾書(shū)、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件等);
c.房屋維護(hù)資料(投訴處理檔案卡等);
d.房屋變更資料。
4.1.2 對(duì)遺缺不全的檔案,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)采取措施,積極收集齊全。
4.2 檔案的整理
4.2.1 客戶(hù)服務(wù)部文員依據(jù)業(yè)戶(hù)的樓號(hào)對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行分類(lèi)并建立索引。
4.2.2 每位業(yè)戶(hù)檔案卷宗上應(yīng)貼有檔案清單,注明業(yè)戶(hù)存放的所有檔案資料。
4.3 檔案的保存
4.3.1 公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房保存檔案。
4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號(hào)、樓號(hào)、房號(hào)、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。
4.3.3 門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固,做好檔案室的防盜。
4.3.4 檔案室應(yīng)防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全。
4.4 檔案的更新
4.4.1客戶(hù)服務(wù)部文員將新業(yè)戶(hù)的資料按照樓號(hào)存放相應(yīng)位置,將舊業(yè)戶(hù)的資料另行妥善保存。
4.4.2如果業(yè)戶(hù)的資料有增加或刪減,客戶(hù)服務(wù)部文員應(yīng)及時(shí)修改卷宗的卡片。
4.5 檔案的使用與控制
4.5.1 業(yè)戶(hù)檔案的使用必須嚴(yán)格控制,控制等級(jí)由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶(hù)資料的保管與使用按以下等級(jí)控制:
4.5.1.1完整的業(yè)戶(hù)資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機(jī)密文件,由物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人保管與控制,其余人員不得復(fù)制、使用,違反者,按嚴(yán)重違紀(jì)處理。
4.5.1.2客戶(hù)服務(wù)部人員使用的業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)戶(hù)的姓名、常用聯(lián)絡(luò)手機(jī)、家庭電話、單元編號(hào),重要業(yè)戶(hù)的手機(jī)號(hào)碼不登記。
4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶(hù)資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶(hù)姓名、單元編號(hào)。
4.5.1.4重要業(yè)戶(hù)的資料的控制由公司另外規(guī)定。
4.5.1.5以上各類(lèi)業(yè)戶(hù)資料匯總表由客戶(hù)服務(wù)部文員負(fù)責(zé)編制,加蓋文件受控章和編號(hào)后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤(pán)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),任何人員在任何時(shí)候不得復(fù)制以上業(yè)戶(hù)資料(文字和電子版)。
4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶(hù)檔案者,::須由使用部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》報(bào)物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人同意后,方可借閱、使用。
4.5.3 借閱業(yè)戶(hù)檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時(shí),客戶(hù)服務(wù)部文員須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.5.4 外單位借閱業(yè)戶(hù)檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。
5.0 質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)
篇2：物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶(hù)空房委托管理協(xié)議模版
物業(yè)項(xiàng)目業(yè)戶(hù)空房委托管理協(xié)議模版
甲方：
現(xiàn)住址：身份證號(hào)碼：
聯(lián)系電話：緊急聯(lián)系電話：
工作單位：
乙方：天津**物業(yè)管理有限公司物業(yè)管理中心
住址：聯(lián)系電話：
根據(jù)《合同法》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，為明確甲乙雙方的權(quán)利義務(wù)，保證當(dāng)事人合法權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，就甲方委托乙方對(duì)其房產(chǎn)進(jìn)行管理事宜達(dá)成一致，特訂立本協(xié)議。
一、委托內(nèi)容
1、甲方房產(chǎn)座落地點(diǎn)：
門(mén)牌號(hào)：
2、甲方承諾委托乙方代為管理的房屋具備以下條件：
（1）已經(jīng)辦理完畢入住手續(xù)且足額交納了相關(guān)的費(fèi)用；
（2）房屋產(chǎn)權(quán)明確；
（3）房屋建筑資料、使用資料齊全；
（4）房屋主體結(jié)構(gòu)、設(shè)備使用功能完好；
（5）無(wú)租賃及其他糾紛。
3、委托內(nèi)容：
（1）乙方為甲方房屋每日提供次日常清潔服務(wù)；每日提供次通風(fēng)，每次通風(fēng)時(shí)間不低于分鐘；
（2）甲方房屋出現(xiàn)漏雨、室內(nèi)跑水等情形的，乙方應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取有效措施防止損失擴(kuò)大，由此產(chǎn)生的維修費(fèi)用由甲方全部承擔(dān)；
（3）發(fā)生緊急事件及時(shí)通知甲方；
（4）其他
4、委托費(fèi)用：
二、委托期限
委托期限為月，自年月日始至年月日止。有效期屆滿前一個(gè)月甲乙任何一方可向?qū)Ψ教岢隼m(xù)約要求，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，可簽訂新的協(xié)議。
三、雙方權(quán)利義務(wù)
（一）甲方的權(quán)利義務(wù)
1、按照協(xié)議約定向乙方支付物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)；
2、甲方應(yīng)當(dāng)將房屋全部鑰匙交給乙方，手中不得留存。
3、甲方不得在房屋內(nèi)擱置任何物品。如特殊情況需在房屋內(nèi)存放擱置物品，應(yīng)經(jīng)乙方物業(yè)管理中心同意且到物業(yè)管理中心登記備案后，方可擱置物品。
4、甲方住址、聯(lián)系方式發(fā)生變更的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知乙方。
5、甲方應(yīng)當(dāng)在接到乙方的通知后及時(shí)趕至托管房產(chǎn)所在小區(qū)的物業(yè)管理中心處理相關(guān)緊急事件。
6、委托期間甲方欲實(shí)際入住的，已交納的費(fèi)用乙方不予退還，同時(shí)甲方應(yīng)當(dāng)補(bǔ)足該期間尚未交納的余額。
7、其他。
（二）乙方的權(quán)利義務(wù)
1、乙方有向甲方收取物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)的權(quán)利；
2、未經(jīng)甲方同意，乙方不得利用該房屋存放物品或進(jìn)行其他活動(dòng)；
3、按照協(xié)議約定履行委托管理內(nèi)容；
4、其他。
四、費(fèi)用支付時(shí)間及金額
1、協(xié)議簽訂之日，甲方一次性向乙方支付委托期間的物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)用；
2、甲方每月應(yīng)當(dāng)向乙方交納的物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)為￥元，應(yīng)交合同總金額為￥元；因未實(shí)際入住，甲方按照應(yīng)交總金額的％向乙方支付物業(yè)管理服務(wù)即￥元，大寫(xiě)人民幣元整。
五、違約責(zé)任
1、甲乙任何一方未能按照合同約定履行義務(wù)的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)違約責(zé)任。因違約造成對(duì)方損失的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
2、甲方室內(nèi)財(cái)物、設(shè)施設(shè)備乙方不承擔(dān)保管責(zé)任，若發(fā)生丟失、毀損情形的，乙方不承擔(dān)賠償責(zé)任。
3、因不可抗力造成乙方房產(chǎn)毀損、滅失的，乙方不承擔(dān)任何責(zé)任。
六、爭(zhēng)議解決方式
本協(xié)議履行過(guò)程中，若雙方發(fā)生爭(zhēng)議的，首先協(xié)商解決；協(xié)商未果，任何一方可向協(xié)議簽訂地人民法院提起訴訟。（協(xié)議簽訂地：*市**大廈）
七、其他
本協(xié)議一式四份，甲方執(zhí)一份，乙方執(zhí)三份，具有同
等法律效力。本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效。
甲方：乙方：**物業(yè)管理有限公司 物業(yè)管理中心
年月日年月日
篇3：業(yè)戶(hù)委托銀行代收款協(xié)議書(shū)范本
業(yè)戶(hù)委托銀行代收款協(xié)議書(shū)范本
甲方：（業(yè)主或租戶(hù)）
身份證號(hào)碼：
乙方：**物業(yè)管理（）有限公司管理處
地址：
負(fù)責(zé)人：
鑒于乙方長(zhǎng)期向甲方提供物業(yè)管理的各項(xiàng)服務(wù)，為方便甲、乙雙方管理服務(wù)費(fèi)及未實(shí)施抄表到戶(hù)的水、電費(fèi)的收付結(jié)算，雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成如下協(xié)議：
一、甲方須在乙方指定銀行開(kāi)立賬號(hào)或活期存折。甲、乙雙方共同遵守銀行分行關(guān)于"特種委托收款結(jié)算辦法"的規(guī)定，由乙方提供收款依據(jù)的單據(jù)，甲方許諾其付款銀行收到特種委托收款憑證后，銀行通過(guò)電腦將款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)至乙方賬號(hào)。
二、甲方不得拒付應(yīng)付給乙方的管理費(fèi)及有關(guān)費(fèi)用。甲方賬號(hào)無(wú)款支付時(shí)，應(yīng)主動(dòng)將款項(xiàng)轉(zhuǎn)到開(kāi)戶(hù)銀行，每月日前乙方將繳費(fèi)通知單送至甲方信箱，日為銀行劃款時(shí)間，期內(nèi)無(wú)款支付，乙方按雙方約定，逾期每天按應(yīng)收費(fèi)用總額的%收取滯納金，否則乙方有權(quán)向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制追繳。
三、乙方有義務(wù)接受甲方的查詢(xún)和咨詢(xún)，結(jié)算中有差錯(cuò)出現(xiàn)，由乙方負(fù)責(zé)處理在下月劃款、退款或補(bǔ)差。
四、本協(xié)議選擇種形式簽署。
A．甲方可委托乙方辦理銀行托收：甲方需提供銀行存折和復(fù)印件，乙方根據(jù)甲方提供的資料核對(duì)無(wú)誤后，雙方簽署協(xié)議兩份，各執(zhí)一份。
B．甲方也可自行到銀行辦理托收：甲方須簽署本協(xié)議一式四份，送甲方開(kāi)戶(hù)行加蓋復(fù)核章（甲方開(kāi)戶(hù)行留一份）后，交由乙方簽署。甲方保留一份，乙方及乙方開(kāi)戶(hù)行各執(zhí)一份。
五、本協(xié)議簽訂后，從年月份起正式銀行托收，以前費(fèi)用需交現(xiàn)金或支票。
甲方（蓋章）：
開(kāi)戶(hù)銀行名稱(chēng)：
人民幣賬號(hào)（儲(chǔ)蓄）：
樓棟號(hào)：
住戶(hù)聯(lián)系電話：
日期：年月日
乙方（單位蓋章）：
開(kāi)戶(hù)銀行名稱(chēng)：
人民幣賬號(hào)：
聯(lián)系電話：
日期：年月日