某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

　　提要：

　　檔案管理的工作原則：符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　以公司企業(yè)文化理念及ISO9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入ISO14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。

　　檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。

　　完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件；科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

　　本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過程中，我們將依然按照ISO9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和ISO14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道："沒有規(guī)矩，不成方圓"，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說，這些制度包括兩大方面：一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋：公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制，造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規(guī)章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益，特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。

　　2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí)，以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和ISO9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導(dǎo)入ISO14000環(huán)境管理體系和OHSAS18000職業(yè)安全健康管理體系，對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼希拐滓?guī)章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強(qiáng)。

　　3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

　　4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性，使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運(yùn)作，協(xié)調(diào)一致。

　　6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

　　（規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》）。

　　二、檔案的建立與管理

　　規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類

　　1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類管理：

　　（1）第一層面：以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。

　　（2）第二層面：融合了行政中心的實(shí)際情況、ISO14000、OHSAS18000管理體系思想的ISO9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等，通過適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　（3）第三層面：將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充

到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。

　　3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。

篇2：項(xiàng)目管理處規(guī)章制度

　　項(xiàng)目管理處規(guī)章制度

　　為了配合公司規(guī)章制度的執(zhí)行，確保管理處的正常運(yùn)行及創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，并為住戶提供一流的服務(wù)水準(zhǔn)，管理處將對(duì)內(nèi)部員工之違規(guī)行為作出處罰處理，嚴(yán)重者將送交有關(guān)司法部門處理，籍此，使管理處全體員工能精誠(chéng)團(tuán)結(jié)發(fā)揮各自潛能及積極性，共同促進(jìn)管理處服務(wù)水平。

　　一、處罰條例

　　（一）有以下行為者，作口頭警告處理

　　1.不嚴(yán)格遵守輪值時(shí)間上下班，無(wú)故遲到或早退，遇有特殊情況不請(qǐng)假并未獲主任同意；

　　2.當(dāng)值時(shí)，不穿著公司規(guī)定的制服及配帶有效之證件，不保持制服整齊、清潔、儀容潔凈及精神飽滿；

　　3.無(wú)論對(duì)待同事、訪客、業(yè)主或租戶，均不以禮相待或不保持良好關(guān)系；

　　4.未經(jīng)批準(zhǔn)，使用公司電話作私人用途；

　　5.在工作場(chǎng)所內(nèi)有不雅行為或動(dòng)作，在公共場(chǎng)所大聲噪吵的；

　　6.工作時(shí)間內(nèi)干私活或未經(jīng)批準(zhǔn)私自接待親友；

　　7.清潔工人員穿著拖鞋、高跟鞋或佩帶金銀飾物上班的；

　　8.拉群結(jié)派造成同事之間不團(tuán)結(jié)。

　　（二）有以下行為者，作書面警告處理

　　1.工作態(tài)度不認(rèn)真，在當(dāng)值時(shí)間聽收錄機(jī)、閱讀報(bào)章雜志、聚眾喧嘩、追逐嬉戲、吃零食或抽煙等；

　　2.要求（或替）別人打鐘咭；

　　3.在上班時(shí)間睡覺、閑逛或擅離工作崗位；

　　4.使用客戶專用的設(shè)備或物品；

　　5.對(duì)同事或客戶作出侮辱性言語(yǔ)或行為；

　　6.遺失業(yè)主門匙或泄露客戶資料（否則需同時(shí)承擔(dān)因此而造成的一切后果）；

　　7.故意拖延工作進(jìn)度或?qū)ぷ鲀?nèi)容有所隱瞞，接到業(yè)主投訴不迅速處理；

　　8.上門作業(yè)時(shí)，粗暴敲門并對(duì)業(yè)主（住戶）造成影響或嚴(yán)重投訴，急促按門鈴并于業(yè)主開門后不表明身份不說明來(lái)意，未經(jīng)業(yè)主（住戶）允許擅自走進(jìn)室內(nèi)的；

　　9.上門作業(yè)時(shí)，隨意使用室內(nèi)物品、抽煙、隨地吐痰或亂丟垃圾、不愛護(hù)業(yè)主家中的物品、不尊重業(yè)主生活習(xí)慣而隨意踐踏室內(nèi)地板的（同時(shí)，還需承擔(dān)因此而造成業(yè)主的損失）；

　　10.上門作業(yè)時(shí)，未經(jīng)許可使用業(yè)主家的物品，或在業(yè)主家中吸煙、喝茶、看電視、看報(bào)紙、隨地吐痰、亂丟垃圾。非工作需要，開空調(diào)；

　　11.不服從上級(jí)的指導(dǎo)及執(zhí)行指定的工作；

　　（三）有以下行為者，作即時(shí)解雇處理

　　1.向業(yè)主索取金錢或勒索他人財(cái)物；

　　2.恐嚇、威脅或危害他人安危；

　　3.在當(dāng)值時(shí)間內(nèi)私下為業(yè)主提供職責(zé)范圍外的服務(wù)；

　　4.以權(quán)謀私，工程及維修部門工作人員按工程單要求及范圍上門服務(wù)，在維修作業(yè)期間收取業(yè)主（住戶）錢財(cái)或另加有償服務(wù)；

　　5.假借公司名義或利用職權(quán)向外作有損公司聲譽(yù)或利益之行為；

　　6.利用職務(wù)之便，私下為客戶提供物業(yè)租售及其它中介服務(wù)并收取中介費(fèi)用；

　　7.在公司范圍內(nèi)有不道德的行為或交易；

　　8.偷取公司、業(yè)主（住戶）或同事的財(cái)物，經(jīng)查實(shí)的（情節(jié)嚴(yán)重者送公安機(jī)關(guān)處理）；

　　9.在本公司范圍內(nèi)打斗、酗酒、聚賭、服食毒品或危害他人身心健康；

　　10.向外界泄露有利公司競(jìng)爭(zhēng)及機(jī)密的情況或資料；

　　11.擅自標(biāo)貼或涂改本部門或公司各類通告或指示，存心毀壞本部門或公司的財(cái)物；

　　12.不遵守并不執(zhí)行公司所發(fā)出的一切通告及事項(xiàng)；

　　（四）處理方式

　　1.違反三次口頭警告行為者，作一次書面警告處理；

　　2.違反三次書面警告行為者，作解雇處理。

　　（五）程序解釋：參照公司《員工手冊(cè)》程序

　　二、安全管理制度

　　（一）行政安全管理?xiàng)l例

　　1、安全工作包括上班的交通安全，辦公地點(diǎn)的防火、防盜工作；

　　2、員工上下班如自駕機(jī)動(dòng)車，必須嚴(yán)格遵守交通規(guī)則；

　　3、每班負(fù)責(zé)人在下班時(shí)要親自檢查，并保證辦公室所有電器的開關(guān)已切斷；

　　4、每班負(fù)責(zé)人在下班時(shí)要親自檢查并保證辦公室的門窗已鎖好；

　　5、業(yè)主檔案資料由專人負(fù)責(zé)保管，除本部門主任（或以上人員）批準(zhǔn)外，一律不許借閱。

　　（二）施工、作業(yè)安全管理?xiàng)l例

　　1、在清洗外墻、玻璃窗等高空工作中，必須有領(lǐng)班或以上人員在場(chǎng)指導(dǎo)，并遵守有關(guān)高空作業(yè)安全制度（例如：系扣安全帶等）；

　　2、在清理碎玻璃時(shí)，清朝人員一定要戴手套及不能著涼鞋；

　　3、室外清潔人員在室外工作時(shí)，必須注意路面行車情況，尤其拐彎及路口位置；

　　4、室內(nèi)管家人員在與業(yè)主移交門匙時(shí)，必須做好簽收記錄及相關(guān)的核實(shí)工作。下班前，必須檢查空置單位的防火及門窗、水電掣安全情況；