文檔著錄格式規(guī)范

　　本規(guī)范適用于以word為工具著錄的各類文字、文檔，其他部門、其他適宜參照的著錄作品可以參照執(zhí)行。

　　1、紙張

　　1.1 文檔除特殊要求外，應當采用A4紙張，其大小為210mm×297mm，是否打印均將頁面設置為上2.54 cm，下2.54 cm；左3.17 cm，右3.17 cm。

　　1.2 正式成文的文檔應當單面打印。

　　1.3 超過1頁的文檔應當裝訂，訂書釘釘在紙張左上角。裝訂時不得影響閱讀文檔內(nèi)的內(nèi)容。超過30頁的文檔應當裝訂2只及其以上訂書釘，裝訂線距正文2 cm，裝訂于文檔的左側。

　　1.4 超過10頁，具有3個以上一級目錄的文檔，應當在文檔前加封面。

　　2、封面

　　2.1 封面文字應當居于紙張中部，中部是指左上角與右下角的對角線的位置。

　　2.2 當文字超過紙張時，應當分成兩行。但不得影響文字的基本內(nèi)容。

　　2.3 封面包括以下內(nèi)容：

　　2.3.1 文檔名稱。采用黑體二號字。

　　2.3.2 作者。采用楷體四號字。位于文檔名稱下方，居中。

　　2.3.3 單位或時間。采用宋體四號字，位于封面最下端，居中。

　　3、目錄

　　3.1 具有5項單獨一級標題的文檔或超過30頁的文檔應當在正文前附加目錄。

　　3.2 目錄最多分為三級。超過三級的目錄不予著錄。

　　3.3 目錄按照word插入引用工具欄中的規(guī)范格式編制，應當選用“正式”格式。除特殊要求外，不使用古典、優(yōu)雅、簡單等格式。

　　3.4 目錄中的頁碼應保持最新，不得與頁碼不對稱。

　　4、標題

　　4.1 文檔應當具有標題，標題能反映全文內(nèi)容。

　　4.2 無封面的文檔，其標題位于紙張最上端，居中，黑體四號字，與正文之間空一格。

　　5、正文

　　5.1 正文分為以下三種格式：

　　5.1.1 上呈文件：采用仿宋字體，四號，標題加粗。文字間距段前、段后間距0行。行距固定值30磅。

　　5.1.2 普通文件：采用宋體，五號，標題加粗。文字間距段前、段后間距0行。行距固定值19磅。

　　5.1.3 特殊文檔：具有特殊要求的文檔根據(jù)特殊要求著錄。

　　6、正文內(nèi)部標題

　　6.1 正文的全部標題層次應整齊清晰，相同的層次應采用統(tǒng)一的字體表示。

　　6.2 正文內(nèi)部標題分為一級、二級、三級、四級目錄，層次間關系如下：

　　一 （一級標題，黑體五號字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

　　（一）（二級標題，仿宋體五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1、（三級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　（1）（四級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1）（五級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　也可按照以下層次編輯：

　　1.1 （一級標題，Times New Roman五號字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

　　1.1.1 （二級標題，Times New Roman五號字，加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1.1.1.1 （三級標題，Times New Roman五號字，加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　（1）（四級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1）（五級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）。

　　6.3 有章節(jié)的文檔應當按照章節(jié)秩序著錄。格式如下：

　　第一章 （章名，參見本規(guī)范第4www.dewk.cn條規(guī)定著錄）

　　第一節(jié) （節(jié)名，參見本規(guī)范第4條規(guī)定著錄）

　　一 （一級標題，黑體五號字，加粗，與其下方的正文空一格，頂格）

　　（一）（二級標題，仿宋體五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1、（三級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　（1）（四級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　1）（五級標題，Times New Roman五號字，不加粗，與其下方的正文不空格，首行縮進2字符）

　　7 英文與數(shù)字

　　7.1 文檔內(nèi)所有英文與數(shù)字均應采用Times New Roman字體。

　　7.2 英文著錄應當符合英文語言習慣。

　　7.3 除特殊要求外，應采用阿拉伯數(shù)字。

　　8、頁眉及頁碼

　　8.1 超過30頁的文檔應當著錄頁眉及頁碼，采用宋體小五號宋體居中。

　　8.2 頁碼從正文開始在頁腳按阿拉伯數(shù)字（Times New Roman小五號字）連續(xù)編排，居中書寫。

　　9、圖、表、公式

　　9.1 圖要求：要精選、簡明，切忌與表及文字表述重復；圖中術語、符號、單位等應同文字表述一致；圖序及圖名居中置于圖的下方，www.dewk.cn用五號字宋體。

　　9.2 表要求：表中參數(shù)應標明量和單位的符號；表序及表名置于表的上方；表序、表名和表內(nèi)內(nèi)容采用應比正文字體小一號。

　　9.3 公式要求：編號用括號括起寫在右邊行末，其間不加虛線。公式中的英文字母和數(shù)字可以采用默認的字體和字號。

　　9.4 圖、表與正文之間要有一行的間距，公式與正文之間不需空行；文中的圖、表、附注、公式一律采用阿拉伯數(shù)字分章編號。如：圖2-5，表3-2，公式（5-1）（“公式”兩個字不要寫上）等。若圖或表中有附注，采用英文小寫字母順序編號。

　　10、量和單位

　　10.1 要嚴格執(zhí)行GB3100-3102：93有關量

和單位的規(guī)定（具體要求請參閱《常用量和單位》，計量出版社，1996）；物理量用斜體，單位用正體。

　　10.2 單位名稱的書寫，可以采用國際通用符號，也可以用中文名稱，但全文應統(tǒng)一，不要兩種混用。

　　11、標點符號

　　11.1 注意中英文標點符號的區(qū)別，不能混用。除特殊要求外，不采用英文標點。

　　附錄：中英文標點符號的區(qū)別。

　　中文逗號：，英文逗號：,

　　中文句號：。英文句號：.

　　中文引號：“”英文引號：“”

　　12、文件名

　　12.1 已經(jīng)成稿的文檔，應當書寫與標題一致的文件名。按照以下格式：

　　*******************（****年**月**日第一稿）

　　文件名+保存當前文檔的時間和稿次

　　稿次分為：初稿、第一次修訂、第N次修訂、定稿 四種

　　12.2 屬于定稿的文檔，應當保存pdf和word兩種版本。

　　13、附則

　　13.1 本規(guī)范一經(jīng)發(fā)布，立即生效，凡不符合本規(guī)范著錄要求的文檔視為無效。

　　13.2 本規(guī)范由丁顯孔起草。

篇2：知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范

　　知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范

　　日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人

　　1.目的

　　加強客戶文檔管理，對所有涉及具體客戶的文檔資料管理實施有效的指導和監(jiān)督。

　　2.適用范圍

　　深圳區(qū)域各公司開發(fā)樓盤項目的具體客戶實物資料的管理，包括住宅及商鋪的資料，載體包括紙質(zhì)、電子、照片、錄音、錄像等。

　　3.術語和定義

　　3.1.銷售資料：指房產(chǎn)銷售過程中與具體客戶發(fā)生的所有相關資料的總稱。包括排號協(xié)議、認購書、銷售變更審批資料、房屋歷史銷售記錄等。

　　3.2.簽約資料：指客戶購買房產(chǎn)與我公司簽訂房地產(chǎn)買賣合同及補充協(xié)議、與銀行簽訂按揭合同及補充協(xié)議等過程中產(chǎn)生的相關資料及附件的總稱。

　　3.3.辦證資料：指客戶委托我公司辦理房地產(chǎn)證、藍印戶口提交資料以及我公司辦理此項業(yè)務過程中發(fā)生的簽收、送達、郵寄等證明及備案資料。

　　3.4.入伙資料：指房產(chǎn)入伙辦理流程中形成的所有記錄的總稱。

　　3.5.維修資料：指房產(chǎn)在保修期內(nèi)進行維修的所有記錄。

　　3.6.賠付資料：指反映客戶提出索賠及退/換房要求及公司處理情況的相關資料，其中包括客戶的書面申請、面談記錄；公司領導審批意見、處理意見知會或協(xié)議書以及賠付手續(xù)完善情況（如客戶身份證和收條復印件等）。

　　3.7.訴訟資料：指公司在與客戶進行訴訟活動過程中產(chǎn)生的法律文書的總稱。

　　3.8.商鋪租賃資料：指客戶向我公司租賃商鋪過程中產(chǎn)生的所有資料的總稱。

　　3.9.其他資料：不能歸入以上各類的、與具體客戶相關的資料。

　　4.職責

　　4.1.各公司總經(jīng)理辦公室是客戶文檔的主管部門。

　　4.1.1.負責定期整理各部門移交公司的客戶文檔。

　　4.1.2.負責公司保存的客戶文檔的借閱管理。

　　4.1.3.負責檢查各責任部門日常客戶文檔管理情況。

　　4.2銷售經(jīng)營部

　　4.2.1負責與客戶相關的銷售資料的日常管理

　　4.2.2負責客戶簽約資料及辦證資料的日常管理

　　4.2.3負責入伙資料的收集及管理

　　4.2.4按期向總經(jīng)理辦公室移交以上資料。

　　4.3客戶服務中心（未設此部門的公司由相應職能部門代為履行此職責）

　　4.3.1負責維修資料及賠付資料的日常管理和按時移交。

　　4.3.2負責監(jiān)督物業(yè)公司移交重要的客戶資料。

　　4.4法律室（未設此部門的公司由相應職能部門代為履行此職責）

　　4.4.1負責訴訟資料的收集及按時移交。

　　4.5財務管理部

　　4.5.1負責與具體客戶有關的購房、退房相關的財務憑證資料的管理。

　　4.6公司各部門

　　有義務收集并移交相關工作文檔。

　　5.工作程序

　　5.1.客戶資料的管理原則及基本要求：

　　5.1.1.衡量客戶文檔資料準確完備的原則

　　a）準確。是指產(chǎn)權來源清楚，證件手續(xù)齊備，符合法律政策、記錄與實際相符。

　　b）完整。包含兩方面內(nèi)容，一是各種表冊資料無缺項；二是各種證件、證明材料無遺漏。

　　c）及時。客戶資料隨產(chǎn)權的轉移變更，房屋、產(chǎn)權情況經(jīng)常進行更新，隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權情況，使之符合現(xiàn)狀。

　　5.1.2.客戶資料按房產(chǎn)建檔，一戶一檔。

　　5.1.3.如同一客戶購置多套房產(chǎn)，需要在各檔間建立參照，明確關系。

　　5.1.4.客戶資料按集中管理原則，各責任部門定期移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.1.5.客戶資料的密級統(tǒng)一定為公司C級文檔，特殊資料有必要提高密級的，由經(jīng)辦部門與總經(jīng)理辦公室共同確定。

　　5.1.6.負有日常管理責任的部門必須安排專人負責客戶資料日常管理和移交，所有資料必須以部門為單位管理，不得留存在個人手中。

　　5.2.銷售資料的管理及移交

　　5.2.1.各項目銷售組負責銷售過程中客戶資料的收集及管理，包括排號協(xié)議、認購書、客戶提交的個人資料，以及換房、折扣、延遲付款等銷售過程中發(fā)生的審批資料。

　　5.2.2.當客戶簽訂認購書后，項目銷售組必須于五個工作日內(nèi)將資料整理并移交銷售經(jīng)營部客戶事務組。

　　5.2.3.必要時，銷售現(xiàn)場留存復印件以備查考。

　　5.3.簽約、辦證及入伙資料的管理及移交：

　　5.3.1.銷售經(jīng)營部客戶事務組負責入伙前客戶資料的管理，包括：銷售現(xiàn)場移交的銷售資料、房地產(chǎn)買賣合同簽署資料、按揭合同資料、入伙通知送達資料、本套房屋歷史銷售記錄、入伙時簽訂的各類補充協(xié)議等客戶資料，一戶一檔。

　　5.3.2.客戶事務組于項目入伙集中入伙工作完畢一個月后統(tǒng)一整理移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.3.3.集中入伙期后，每季度統(tǒng)一將所有程序均已完備的資料移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.4.維修資料、賠付資料及

客服工作中相關資料的管理及移交：

　　5.4.1.客戶服務中心負責客戶房產(chǎn)維修及賠付工作，在日常客戶服務工作過程中形成的、與具體客戶相關的資料一并歸檔。

　　5.4.2.客服中心每半年定期將客戶資料移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.3.必要時客戶服務中心留存復印件以備查考。

　　5.5.訴訟資料的管理及移交：

　　5.5.1.與具體客戶相關的訴訟資料由法律室負責收集管理，在結案后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理。

　　5.5.2.訴訟資料單獨分類建檔，結案證明資料（判決書、仲裁書、調(diào)解書等）需復印歸入客戶檔案，并在客戶文檔中建立指引，明確檔案間的關系。

　　5.6.商鋪資料的管理及移交：

　　5.6.1.商鋪租賃資料：

　　a)包括：租賃預訂協(xié)議、正式租賃合同、租賃人身份或公司營業(yè)證明、營業(yè)計劃等資料，出租事務辦理完畢，資料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理，后期新形成的資料由銷售經(jīng)營部商業(yè)組負責定期移交。

　　b)商鋪資料建檔編號按5.10.1執(zhí)行，統(tǒng)一排列在各項目住宅資料后。

　　c)出租的商鋪一旦出售，出租期的所有資料一律作為客戶資料的一個屬類裝訂成冊，歸入客戶檔案，出租資料目錄中備注相關檔案編號。

　　5.6.2.商鋪出租報表、臺帳等綜合性資料單獨分類編號，由銷售經(jīng)營部商業(yè)組負責管理，財務管理部監(jiān)督。

　　5.7.其他資料的管理要求：

　　5.7.1.在工作中形成的所有與客戶相關的資料，各部門及各位職員有義務主動移交總經(jīng)理辦公室，以保證客戶資料真實和完整。

　　5.7.2.存于公司財務管理部的與客戶購房、退房相關的財務憑證資料按會計檔案的統(tǒng)一管理辦法執(zhí)行。

　　5.8.非針對具體業(yè)主的資料的管理

　　此類資料分為兩類：

　　5.8.1.常規(guī)資料，如入伙通知書、工程質(zhì)量保修書、住宅使用說明書、對全體業(yè)主的公告、認購書范本、房地產(chǎn)買賣合同及補充協(xié)議范本等作為項目文檔的一大類，按項目分類保存。

　　5.8.2.重大投訴及事件的處理過程資料按專題建檔，一事一檔，主要責任部門負責資料的收集及管理，事件結束后整理移交總經(jīng)理辦公室。

　　5.9.各責任部門日常客戶文檔的管理要求：

　　各責任部門未到移交時間的客戶資料必須安排專人、檔案專用裝具妥善保管，可按資料類型分別存檔，并建立目錄，按公司秘密信息管理規(guī)范的要求嚴格控制傳播范圍。

　　5.10.公司客戶檔案的整理要求：

　　客戶資料移交公司后，統(tǒng)一按以下要求整理立卷：

　　5.10.1.客戶文檔的編號規(guī)則：

　　"具體房號"：按項目實際命名房號表示，包括苑名、棟號、單元號、房間號等，可以用漢字、字母或數(shù)字綜合表示，具體形式不作規(guī)定，但各公司自行編號的形式必須一致。

　　5.10.2.客戶文檔的屬類及整理要求：

　　為規(guī)范客戶的整理要求，文檔實體分為六組整理：

　　a)銷售、簽約、辦證及入伙資料（必備）：裝訂成冊，并按固定目錄格式建立檔案目錄。

　　b)維修/賠付資料：按戶整理為活頁形式，按次數(shù)編寫順序號，建立目錄。

　　c)其他資料：包括訴訟結案資料等其他經(jīng)營管理中與具體客戶發(fā)生的資料。活頁形式整理，編寫順序號，并建立目錄。其中訴訟結案資料后要標注具體案件卷宗的編號，以建立參照。

　　d)出租期資料：如是租賃商鋪轉為出售，出租期資料單獨為一組，裝訂成冊。

　　e)銷售歷史資料：指此房產(chǎn)在出售給最終客戶前發(fā)生的所有銷售情況的記錄，包括認購書、房產(chǎn)沒收審批、撻定等資料，按發(fā)生時間順序整理并裝訂成冊。

　　5.10.3.總經(jīng)理辦公室根據(jù)客戶資料移交情況，安排檔案集中整理，并負責移交后的資料管理工作。

　　5.10.4.公司客戶檔案統(tǒng)一編制案卷目錄，并注明保存地點。

　　5.10.5.所有資料封面均要標注密級標識及保管理期限：

　　深圳市**房地產(chǎn)有限公司級文件保存

　　內(nèi)部資料，嚴禁外傳建檔日期：

　　5.11.客戶資料的借閱管理：

　　5.11.1.建立查閱、借閱登記制度，公司內(nèi)部調(diào)檔查閱，必須由統(tǒng)一進行登記，未經(jīng)許可，一律不得帶出檔案室。

　　5.11.2.外單位人員查閱客戶文檔，必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書，并經(jīng)法律室批準后方能查閱，并要做好登記工作。

　　5.11.3.確保檔案資料安全，未經(jīng)許可，無關人員不得進入檔案庫房。

　　5.12.客戶資料的管理期限及銷毀制度

　　5.12.1.客戶資料屬于公司永久保存的檔案，一般不予銷毀。

　　6.支持性文件

　　7.相關記錄