**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實施細(xì)則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項目招投標(biāo)文件、財務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項目設(shè)計方案等文件。

　　7.1.2機密：機密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　附：

篇2：物業(yè)管理招標(biāo)文件編制須注意的問題

　　物業(yè)管理招標(biāo)文件編制須注意的問題

　　隨著《成都市物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)暫行辦法》的實施，物業(yè)管理招投標(biāo)在成都市逐漸興起，據(jù)不完全統(tǒng)計，至20**年初，全市通過招投標(biāo)方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的已達(dá)160個項目。

　　通過一年來對本市物業(yè)管理招投標(biāo)活動的參與，現(xiàn)就有關(guān)物業(yè)管理招標(biāo)文件編制中應(yīng)注意的問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

　　一、目前物業(yè)管理招標(biāo)文件普遍存在的問題

　　1）對招標(biāo)項目基本情況的描述過于簡略，各類技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)不完整。

　　招標(biāo)文件對招標(biāo)項目的描述是投標(biāo)人據(jù)已對項目進(jìn)行評估和編制投標(biāo)文件的主要依據(jù)，也是評標(biāo)時專家必須了解和掌握的重要數(shù)據(jù)。但是在相當(dāng)一部分招標(biāo)文件中，“項目簡要說明”只僅僅是表明地理位置、總建筑面積、總戶數(shù)、容積率、綠地率、有多少個停車位等。而有關(guān)項目的配套設(shè)施設(shè)備、環(huán)境條件、投標(biāo)人必須掌握的各類技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)則很不完整。據(jù)了解，造成如此狀況的原因有二:一是開發(fā)商對物業(yè)管理不太重視，僅提供一些基本數(shù)據(jù)就讓相關(guān)人員(或代理機構(gòu))編制招標(biāo)文件;二是倉促招標(biāo)，資料本身就不完整。

　　《成都市物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)暫行辦法》規(guī)定:“預(yù)售新建商品房項目的，應(yīng)當(dāng)在取得《商品房預(yù)售許可證》之前完成”，但是并沒有明確各類項目在具備什么條件下才能進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)。

　　因此，一些開發(fā)商為了早日取得《商品房預(yù)售許可證》，就“盡可能地將工作做在前面”，在配套設(shè)施設(shè)備還沒有最后確定的情況下就倉促招標(biāo)，故無法提供較為詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)。還有一種情況是開發(fā)商對項目實行總體規(guī)劃、分期開發(fā)，在進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)時，招標(biāo)人只能提供首期開發(fā)物業(yè)的數(shù)據(jù)，但是又要對項目進(jìn)行總體招標(biāo)，因此根本就沒有完整的數(shù)據(jù)。

　　招標(biāo)項目的技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)是招標(biāo)文件的要件之一，不完整的項目信息使投標(biāo)人很難準(zhǔn)確地編制投標(biāo)文件，盡管“現(xiàn)場勘察”和“答疑”也可以增加對項目的了解，但是對于在建項目而言，“現(xiàn)場”只是一個工地;在配套設(shè)施設(shè)備尚未確定的情況下，“答疑會”也無法回答相關(guān)問題。這種現(xiàn)象實際上損害了投標(biāo)人的利益，因為在配套設(shè)施設(shè)備未確定、技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)的不完整的情況下投標(biāo)人是無法比較準(zhǔn)確地測算出物業(yè)管理成本的，如果成本測算偏低，則將造成日后的經(jīng)營虧損;如果成本測算偏高，又有可能造成因報價高而投標(biāo)不中。

　　同時，招標(biāo)項目數(shù)據(jù)的不完整還影響了評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件的評審。法律、法規(guī)、規(guī)章和招標(biāo)文件是評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件評審的依據(jù)，招標(biāo)文件提供的情況、數(shù)據(jù)不完整，使評標(biāo)委員會成員難以判斷投標(biāo)文件中的管理服務(wù)措施是否適合項目需要;人員配置是否合理;成本測算是否準(zhǔn)確等，從而影響了評標(biāo)的科學(xué)性。

　　2）文件前后不對應(yīng)，評標(biāo)內(nèi)容、方法、標(biāo)準(zhǔn)界定不嚴(yán)密，缺乏邏輯性。

　　一些招標(biāo)文件前后不對應(yīng)，邏輯性較差，例如:有的招標(biāo)文件在“技術(shù)規(guī)范及要求”或“投標(biāo)文件的編寫”中提出了一些要求投標(biāo)人響應(yīng)的內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)，但是，這些內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)在評標(biāo)內(nèi)容、評分標(biāo)準(zhǔn)中卻未得到體現(xiàn)，而一些在招標(biāo)文件中沒有要求的內(nèi)容卻出現(xiàn)在評分標(biāo)準(zhǔn)中。這種文件邏輯上的矛盾不僅使評標(biāo)專家無所適從，而且還使招標(biāo)的擇優(yōu)性大打折扣。

　　此外，在筆者所見到的不少招標(biāo)文件中，對評標(biāo)的方法和標(biāo)準(zhǔn)界定不嚴(yán)密，“評分細(xì)則”不細(xì)，例如:在“評分細(xì)則”中只是簡單的標(biāo)注“好(或合理)得多少分(通常是滿分);一般得多少分(通常是滿分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么標(biāo)準(zhǔn)是“好、一般、不好”，文件并沒有描述，這一方面增加了評標(biāo)的難度，另一方面增大了評標(biāo)中的隨意性。

　　3）技術(shù)要求雷同，評分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對項目的針對性。

　　為了有利于物業(yè)管理招投標(biāo)的實施，成都市房管局印發(fā)了《物業(yè)管理招標(biāo)文件(示范文本)》。“示范文本”主要為住宅小區(qū)的前期物業(yè)管理招標(biāo)提供了招標(biāo)文件的范本，但是一些招標(biāo)人和代理機構(gòu)卻照本宣科，不分物業(yè)類型、不管項目特點，一律按照“示范文本”編制招標(biāo)文件，這就造成了各類物業(yè)技術(shù)要求雷同，項目的個性需求難以滿足。

　　另外，一些招標(biāo)文件的評分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對項目的針對性，例如:本市曾有一座7萬多平方米的大型、智能化程度較高的辦公大樓進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)，但是，在招標(biāo)文件有關(guān)投標(biāo)人資信的評分標(biāo)準(zhǔn)中，卻沒有突出投標(biāo)人應(yīng)具有大型、高智能化辦公樓宇的管理經(jīng)驗，而僅以管理過普通1萬平方米辦公樓的經(jīng)驗作為評定管理業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn)。眾所周知，一座7萬多平方米的大型辦公樓宇和一個1萬余平方米的小型寫字樓不論是在設(shè)施設(shè)備的配置，還是在對管理服務(wù)技術(shù)支持的需求上都是有很大的差異的，管理過多個小型辦公樓的經(jīng)驗并不一定適用于一座大型辦公樓宇。評分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對項目的針對性，極有可能造成招標(biāo)結(jié)果違背招標(biāo)人的初衷。

　　4）評標(biāo)方法欠規(guī)范，影響其合法性。

　　《成都市物業(yè)管理評標(biāo)規(guī)則(試行)》規(guī)定:“物業(yè)管理評標(biāo)方法一般采用綜合評估法，或者法律、行政法規(guī)允許的其他評標(biāo)方法”，并明確規(guī)定:“資信部分、技術(shù)部分、商務(wù)部分、現(xiàn)場答辯部分評審評分權(quán)重比例可以為20:30:30:20 ”。另外，政府采購，財政部令第18號《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》也明確規(guī)定:“采用綜合評分法的，貨物項目的價格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為30~60%;服務(wù)項目的價格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為10%至30%”。以上兩個文件均明確了采用綜合評分法的商務(wù)分值(價格分值)的評分權(quán)重比例最高為30%。

　　目前成都市對物業(yè)管理招投標(biāo)的評標(biāo)方法基本上都采用綜合評估法，但是有不少的招標(biāo)人(其中包括政府采購)并未按文件規(guī)定設(shè)置評分權(quán)重，而隨意將商務(wù)分值的評分權(quán)重比例提高到35%或40%，甚至更高。

　　物業(yè)管理招標(biāo)是一項服務(wù)采購，采用綜合評分法的目的是為了最大限度地滿足招標(biāo)人的實質(zhì)性要求，如果招標(biāo)人決定以價格作為確定中標(biāo)候選人的主要因素，那么就應(yīng)該選用最低評標(biāo)價法。在采用綜合評估法作為物業(yè)管理招投標(biāo)的評標(biāo)方法的前提下，過分強調(diào)商務(wù)分值(價格分值)不僅其合法性值得商榷，而且還有可能造成評標(biāo)結(jié)果偏離招標(biāo)人的實質(zhì)性要求。

　　二、關(guān)于規(guī)范招標(biāo)文件的建議

　　招標(biāo)文件是招標(biāo)活動最直接的依據(jù)，對招標(biāo)項目的描述、技術(shù)規(guī)范及要求、投標(biāo)人須知、技術(shù)響應(yīng)、評標(biāo)程序和標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等項目是其主要的內(nèi)容，文件內(nèi)在的邏輯性、完整性、對項目的針對性和合法性是其精髓所在。規(guī)范物業(yè)管理招投標(biāo)活動，首先應(yīng)當(dāng)規(guī)范招標(biāo)文件的編制。為此，筆者建議通過加強物業(yè)管理招標(biāo)備案的審核來控制和減少招標(biāo)文件中的不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象:

　　1）增加對物業(yè)管理招標(biāo)條件的限制。

　　“建住房〔20**)130號”文件和地方行業(yè)主管部門的有關(guān)文件對完成物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)工作的時限做了規(guī)定，但是都沒有就物業(yè)管理招標(biāo)所應(yīng)具備的條件做出界定，由此就出現(xiàn)了前述的招標(biāo)文件要件不全的現(xiàn)象。為了杜絕這一問題的出現(xiàn)，建議對物業(yè)管理招標(biāo)的前提條件進(jìn)行規(guī)范。

　　2）實行專家審核制度。

　　在物業(yè)管理招標(biāo)備案時，可由行業(yè)主管部門安排，在專家?guī)熘须S機抽取2~3名物業(yè)管理評標(biāo)專家對招標(biāo)文件進(jìn)行審核，將發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范、不嚴(yán)密或有礙公平、公正等的相關(guān)內(nèi)容向招標(biāo)人(或代理機構(gòu))提出，并請其修正;同時，專家還可以根據(jù)招標(biāo)人的實際需求提出相關(guān)的建設(shè)性意見。

　　通過規(guī)范招標(biāo)文件，將能更好地堅持和貫徹物業(yè)管理招標(biāo)“三公一誠”的原則。

　　參考文獻(xiàn):

　　①成都市房產(chǎn)局，《 成都市物業(yè)管理招標(biāo)文件(示范文本)》[20**]210號

　　②謝紹志，《物業(yè)管理與招標(biāo)投標(biāo)實務(wù)全書》，安徽文化音像出版社，20**.11

篇3：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問題的報修，經(jīng)過現(xiàn)場查看，初步判定是施工質(zhì)量問題，工作人員填寫《工程質(zhì)量問題通知單》告知施工單位、請施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？

　　案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒有來辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費通知單。請問，按這個地址寄發(fā)的催費通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ姟⒔?jīng)常發(fā)生的事情。對于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。

　　案例一：經(jīng)過一段時間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因為身份證上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會約定業(yè)主的實際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。

　　那么，在日常工作中我們該如何操作、注意哪些細(xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險呢？

　　一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問題。

　　1、新項目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項目辦理業(yè)主入伙時，請業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請業(yè)主提供電子郵件地址。

　　3、如業(yè)主沒有辦理入伙手續(xù)，待入伙過程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。

　　4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。

　　5、對于工程維保單位。可在入伙前，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會議紀(jì)要》形式），約定各個施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。

　　6、對于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　　二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問題。

　　送達(dá)是法律術(shù)語，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國法律沒有對通知、往來函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費通知、與發(fā)展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實實在在是對方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：

　　1、向業(yè)主送達(dá)催費通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。

　　2、將催費通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當(dāng)日報紙（著重突出報紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。

　　3、將催費通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。

　　4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。

　　（1）使用傳真方式，但沒有合同或協(xié)議約定傳真號碼。

　　（2）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門崗人員。

　　（3）發(fā)文單位請簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。

　　（4）發(fā)文單位請簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。

　　那我們在實踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭議乃至訴訟時對己方有利的證據(jù)。我們可以：

　　1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。

　　2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：

　　（1）發(fā)件人一定要在快遞運單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費通知單，在快遞運單上要注明“物業(yè)服務(wù)費催繳通知單、文件份數(shù)和頁數(shù)、欠費期間、欠費金額等”）。

　　（2）保存好快遞運單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　　（3）如郵寄函件是多頁的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　　（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。

　　（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強的文件，可采用“公正送達(dá)”。

　　4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：

　　（1）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。

　　（2）對外發(fā)送相關(guān)郵件時務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對方收到郵件后打開即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對方已收到。

　　（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對不時之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。

　　（4）通過郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。

　　（5）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。

　　三、關(guān)于外來函件的簽收問題。

　　我們在日常工作中，經(jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因為大家通常認(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時，當(dāng)場不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們該注意什么呢？

　　1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時間），對于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來函應(yīng)保留存檔以備隨時查詢。

　　2、如有異議應(yīng)及時回函。對來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時回函澄清，表明觀點。

　　3、如對方又回函表示新的不同意見時，應(yīng)再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期