某有限公司綜合檔案管理制度

　　一、總 則

　　第一條 為了加強公司的檔案管理工作，有效的保護和利用檔案，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用，按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系，更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實力。

　　第二條 檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶，是公司歷史的鑒證。

　　第三條 檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標志，是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，列入議事日程，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

　　第四條 公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于保管和開發(fā)利用。

　　二、公司檔案管理工作的基本原則

　　以集中管理與分散管理相結(jié)合，集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理，檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門管理，以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料，由主辦人負責(zé)將其相關(guān)的文件資料及時整理并歸檔。

　　三、公司檔案管理基本制度

　　第一條 管理部門

　　1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔，制訂文件部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門保管，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后妥善保存，總經(jīng)辦則以復(fù)印件歸檔。

　　2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定，各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經(jīng)辦檔案管理處。

　　第二條 文件點收

　　文件結(jié)案移送歸檔時根據(jù)如下原則點收：

　　1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸檔。

　　2.文件如經(jīng)過抽查應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)的簽認。

　　3.文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。

　　4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

　　第三條 文件整理（點收文件后應(yīng)依下列方式整理）

　　1.中文直寫，文件以右方裝訂為原則;中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角;左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3.文件如有皺褶破損參差不齊等情形，應(yīng)先補整裁切折疊使其整齊劃一。

　　第四條 檔案分類

　　1.檔案分類應(yīng)視文件內(nèi)容、部門、組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)項目等因素按部門、大類、小類三級分類，先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依文件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2.檔案分類應(yīng)力求切合實際，如果因文件較多三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級細類，如文件不多也可僅使用部門及大類或小類二級。

　　3.同一小類或細類的案件以裝訂于一檔夾為原則，如文件較多一個檔夾不夠使用時可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類或細類之后增設(shè)卷次編號以便查考。

　　4.每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)目次表，文件歸檔時依序編號登錄，并以每一案一個目次編號為原則。

　　5.檔號的表示方式如：A1A2----B1B2C1C2D1-----E1E2

　　第五條 檔案整理

　　1.檔案文件應(yīng)依目次號順序，以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用見出紙注明目次號碼以便翻閱。

　　2.檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱以便查檔。

　　第六條 保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章制度外，依下列規(guī)定辦理:

　　1.永久保存：公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及辦事細則;董事會紀錄財務(wù)報表、政府機關(guān)核準文件;不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2.10年保存：預(yù)算決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3.5年保存：期滿或解除的合約，其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者.

　　5.各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第七條 檔卷清理

　　1.檔案管理人員應(yīng)隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔以防蟲蛀腐朽，每年更換時依規(guī)定清理一次，已到保存期限的給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中部分經(jīng)核定仍有保存參考價值的，管檔人員應(yīng)將收發(fā)文登記單上附注其保留文件，并注明部分銷毀的日期。

　　四、公司檔案保密利用制度

　　1.貫徹并嚴格執(zhí)行國家檔案《保密法》，維護檔案的完整與安全。

　　2.檔案管理人員加強自身修養(yǎng)、忠于職守、模范地執(zhí)行保密制度。

　　3.查取檔案一律由檔案管理人員進行，非檔案管理人員嚴禁擅自入室查閱。

　　4.嚴格執(zhí)行檔案借閱利用制度，未經(jīng)批準檔案管人員不得擅自提供密級檔案。

　　5.對因特殊情況借出去的檔案，要常監(jiān)督檢查其使用情況，逢節(jié)假日全部收回;檔案室要有保密措施，加強檢查，確保安全。

　　6.發(fā)生失、泄密事件，及時上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并立即追查，視情節(jié)輕重進行處理。

　　五、檔案借閱利用制度

　　1.公司內(nèi)部人員凡是因工作需要借閱利用檔案的，辦理登記手續(xù)即可，外單位借閱須持單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，方可借閱。

　　2.利用者只能查閱自已所需內(nèi)容，不得翻閱、摘抄其它內(nèi)容，須保持案卷整潔，不得涂改，折迭、折卷、抽換、污損，違者視情節(jié)輕重進行處理。

　　3.機密文件一律不外借，其它各類檔案、資料一般不借出，經(jīng)批準借出后，須當天歸還，特殊情況可適當放寬。

　　4.歸還檔案必須當面清點注銷，借者主動填寫利用效果情況。

　　5.借閱檔案如有損毀、丟失者，按國家《檔案法》追究其法律責(zé)任。

　　六、聲像檔案管理制度

　　聲像檔案是指以聲音和形象為表現(xiàn)形式的檔案。它包括：影片、照片、錄音帶、錄像帶等原始聲像文件材料，是本公司活動的真實記錄，具有重要的憑證、參考價值。根據(jù)《檔案法》的要求，特制訂制度如下：

　　l、凡是反映公司職能活動的影片、照片、錄像帶、錄音帶且有保存價值的，整理后移交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。

　　2、移交的照片應(yīng)包括底片、照片和文字說明三個部分;文字說明應(yīng)包括時間、地點、內(nèi)容、人物名稱和攝影者等。

　　3、移交的錄像帶、錄音帶應(yīng)是原版，盒上貼有文字標簽：標明題目、講話人、錄制日期、卷(盤)號、編號、帶長、時間等項，盒內(nèi)還要附上文字說明。

　　七、檔案統(tǒng)計制度

　　1.檔案室應(yīng)根據(jù)實際需求，編制必要的統(tǒng)計表格，并認真填寫。

　　2.檔案人員應(yīng)認真做好檔案進、出的原始記錄，做到及時交接。

　　3.及時填寫、匯總。

　　4.統(tǒng)計數(shù)字要準確、全面。

　　EE電池有限公司

　　20**年7月3日

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務(wù)部負責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，財務(wù)部負責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負責(zé)人批準后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。