公司文書管理工作制度5

　　第一章目的

　　第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規范的程序，使文書處理準確、及時，提高文書處理的工作效率和文書的質量，特制訂本辦法。

　　第二章組織管理

　　第二條公司各部門與外界來往文書的收發由行政管理部門統一辦理。各分公司(工廠)的文書收發由其所屬部門辦理，行政部門負責文書的收受及發送。

　　第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分發、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜。

　　第三章文書的種類

　　第四條公司的通用文書有以下幾種。

　　(1)請示：向上級部門請求、請示、批準的事項。

　　(2)報告：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項。

　　(3)決定：對公司重要事項或重大活動作出安排。

　　(4)決議：經過會議討論或議定，要求貫徹執行的事項。

　　(5)批復：上級答復下級的請示事項。

　　(6)通告：在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。

　　(7)通知：傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協助或需要周知或共同執行的事項;發布規章、任免、聘用事項。

　　(8)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。

　　(9)信函：對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題，請有關部門批準。

　　(10)會議紀要：記載和表達會議重要精神及議定事項，要求與會單位共同遵守執行。

　　第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。

　　第六條文書的類別。

　　(1)絕密：指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。

　　(2)秘密：指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。

　　(3)機密：指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

　　(4)普通：指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西，則另當別論。

　　(5)傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的文書。

　　第四章文書制作要領

　　第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。

　　(1)發文號：由公司的代字、發文年度、發文順序號組成，位于文頭與界欄線上。

　　(2)收文機關：向上級的請示、報告，一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的，用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。

　　(3)標題：對公文主要內容的概括和反映，是公文的眉目。

　　(4)正文：公文的主體部分。

　　(5)發文機關：制發文的單位，位于正文的右下側，應寫全稱或通用簡稱。

　　(6)公文日期：包括年、月、日，寫在公文末尾，一般以印制日期為準，重要公文以簽發日期為準。

　　(7)公文印章：加印在發文日期中間。

　　(8)密級：保密文件注明密級。

　　(9)附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。

　　第八條用紙格式。

　　(1)國內公文用紙用16K型(26cm×18.4cm)，涉外公文用A4型(29.7cm×21.0cm)。

　　(2)圖文區：國內用16K型(23.3cm×14.9cm)，國際標準用A4型(27cm×17.5cm)。

　　第九條印裝格式。

　　(1)公文均采用橫書橫排。

　　(2)單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂。

　　(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。

　　第十條版面格式：首頁采用文頭。

　　第十一條公文行文原則。

　　(1)上行文原則。

　　①逐級行文，即下一級行文給直接上級。

　?、诙嗉壨瑫r行文，即下級向上級和更高上級同時行文。

　?、墼郊壭形?，遇特殊、緊急情況，或對直接上級的檢舉、控告。

　　(2)下行文原則。

　?、僦鸺壭形摹?/p>

　?、诙嗉壨瑫r行文。

　?、壑必灥降仔形?。

　　(3)平行文原則：相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。

　　第十二條文書的署名。

　　(1)公司內文書，如果是一般往來文書，只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書，只需部門署名;如果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名與職務。

　　(2)對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執、公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。

　　第十三條文書的蓋章。

　　(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

　　(2)如果文書署名者不在，可加蓋職務或代理者印章，并加蓋具體執行者印章代替。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。

　　(3)以部門或公司名義起草的文書，須在旁側加蓋有關責任者印章。

　　第十四條文書制作注意事項。

　　(1)文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規范。

　　(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，并加以證明，附上相關資料與文件。

　　(3)必須明確起草文書的責任者，并署上請示審批提案者姓名。

　　(4)對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改者須署名。

　　(5)可行可不行的堅決不行文，減少行文數量，提高行文權威性和質量。

　　(6)減少聯合行文，避免聯合簽審過程中時間延誤和扯皮。

　　(7)行文分清主次，提高行文針對性，減輕行文對象單位負擔。

　　(8)不輕易越級行文。

　　第五章文書制作流程

　　第十五條對外行文操作流程。

　　(1)擬稿。

　?、儆删唧w承辦人員起草，并由部門負責人審核。

　?、趯ν獍l文一般以公司名義發文。各分公司、子公司有必要發文時，在公司后加下屬企業全稱。

　?、郯l文稿必須符合公文種類、格式使用規范。

　　(2)核稿。

　?、贁M稿完畢后，填寫發文擬稿單，一并送各級領導審核。

　?、趯徍擞袉栴}時與有關當事人溝通，統一意見后進行修改。

　　(3)簽發。有關領導審核簽發，明確簽署意見、姓名、日期。

　　(4)編號。由行政部統一編排發文字號。

　　(5)繕印、校對。

　?、偌奔刃刑幚?。

　?、诒Ｃ芗蓪Ｈ舜蛴　?/p>

　?、鄞蛴『蟮男印U紙等應妥善處理。

　?、軕獙Ｈ诵Γ栽鍨闇剩匾募瓒嗳诵?。

　　⑤打印、校對責任人簽名。

　　(6)在無誤、規范的文件上統一蓋印章。

　　(7)填寫登記簿。

　　(8)封發。

　　①發文工作由行政部門負責。

　?、诓轵灍o誤后信件封口，填寫準確，注明急件、密級。

　　第十六條對內行文處理程序。

　　(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執行。

　　(2)特殊情況下，各級部門、下屬企業對公司行文可不必經繕印程序。

　　(3)對內行文，由各部門、下屬企業負責人、公司領導簽發。

　　第六章文書的發送

　　一些需要郵寄或專人遞交的文書，按下列要點進行發送，必要時還需給文秘室回復或回執，調查報告不受本條規定限制。

　　第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名，并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。

　　第十八條公司內部文書原則上不封緘。

　　第十九條各部門的郵寄文書，必須于發送前，在“發信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。

　　第七章文書的處理

　　第二十條普通文書的處理原則。

　　(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。

　　(2)如果遇到重要或異常事項，必須及時與上級主管取得聯系，按上級指示辦理。

　　(3)各種有關聯的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。

　　第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。

　　第八章文書的閱覽原則

　　第二十二條某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉給或交還文書的主管。

　　第二十三條有必要在各部門傳閱的文書，必須附“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規定欄目填寫，并最終交還文書主管。

　　第九章收文操作流程

　　第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真，統一由行政部門簽收，填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書，統一由行政部拆封處理。

　　第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人，如系公文，應主動送行政部登記處理。

　　第二十六條分發。

　　(1)行政部根據公文性質、要求，確定具體化在辦和閱批對象，填寫公文閱辦單。

　　(2)分發去向。

　?、僦匾獊砦?，由行政部長提出初步意見(擬辦)，再由公司領導批示(批辦)。

　?、谝话阄募?，直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效，分清主辦、協辦、復文與不復文。

　　③參閱性文件，直接組織傳閱。

　?、芊秶幻鞯奈募?，送領導審閱。

　　第二十七條催辦。

　　分對內催辦與對外催辦，包括發函、派專人打電話等方式，要使用工作催辦單，對來文做到事事有交代、件件有著落，防止漏辦、延誤。

　　第二十八條結辦。

　　文件傳閱完畢，已答復發文單位，有處理意見的文件，均視為結辦。

　　第十章文書的整理與保存

　　第二十九條全部完結的文書，在結辦后三天內，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

　　第三十條公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。

　　第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接交主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。

　　第十一章文書的保存年限

　　第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定;重要的合同書、協議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

　　第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

　　第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。

　　第三十五條保存1年文書，指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。

　　第十二章注意事項

　　第三十六條重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

　　第三十七條保存期滿及沒必要繼續保存的文書，經主管決定，填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記，報公司領導批準后銷毀。

　　第三十八條銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不遺漏。

　　第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。

　　第十三章附則

　　第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業的公文管理。

　　第四十一條本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。

篇2：公司郵電文書檔案立卷歸檔制度

>　　郵電文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

　　1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍〖HT〗

　　第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條 信訪工作材料。

　　第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

　　第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

　　第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一

　　文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨www.dewk.cn年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條 本制度自印發之日起實施。

篇3：機關單位印章、文件和文書管理制度

>　　某機關單位印章、文件和文書管理制度

　　一、印章由專人負責管理、使用。

　　二、函件、介紹信需加蓋印章時，以縣人大常委會及其黨組名義發出的，須經人大常委會主任和黨組書記或委托副主任和副書記審核同意，以人大常委會辦公室名義發出的，須經辦公室主任審核同意。

　　三、以縣人大常委會及其黨組名義發出的文件，由辦公室核稿后，送常委會主任、黨組書記或由主任、黨組書記委托副主任、副書記簽發;以縣人大常委會辦公室名義發出的文件，由辦公室主任簽發，或由辦公室主任委托辦公室副主任簽發。

　　四、文件印刷由專人負責，手續不完備的文件一概不得打印分發。文件打印后，由起草人負責校對，凡涉及機密的文件，應隨時將校樣銷毀。文件按規定份數印刷后由印章管理人員加蓋印章，并按發文范圍及時登記分發、寄送，上黨政信息網的文件，須經辦公室主任簽發后發送。

　　五、文件的收發由專人負責，必須建立來文登記制度，上級來文以及縣委、縣政府的文件要及時登記、送批。

　　六、“急轉”文件要送各有關人員即閱即收。一般傳閱文件在各環節滯留時間：常委會主任、副主任一般不超過三天，各工作委員會負責人一般不超過兩天。

　　七、呈送領導閱批的文件，先呈送常委會主任，然后再呈送常委會副主任。

　　八、實行“呈送領導閱批文件清單”制度，清單注明文件目錄、份數、呈送時間和退回時間等，以備查找。