房地產(chǎn)公司文件管理程序（十一）
1．目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時(shí)準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。
2．職責(zé)：
2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴；
2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程：
3.1文件分類：
3.1.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來(lái)文件和外送文件。
A.內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議文件、周記、制度文件等
B.外來(lái)文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文、公共事業(yè)單位來(lái)文等
C.外送文件：即公司制作的對(duì)外發(fā)出的文件。如對(duì)政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。
分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。
A．技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。
B．財(cái)務(wù)文件：即在公司會(huì)計(jì)工作中形成和使用的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。如會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。
C．人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。
D．合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。
E．簽價(jià)單：即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。
F．決算資料：即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過(guò)程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3記錄：即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求：
3.2.1文件處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號(hào)分明。對(duì)外行文采用國(guó)家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及具體規(guī)定詳見(jiàn)第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理辦法》之第二章"文件格式"）
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，因特殊情況必須越過(guò)傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書(shū)立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
A．編制：文件由相關(guān)部門或個(gè)人擬寫，所在部室資料員進(jìn)行編號(hào)登記；若以公司名義對(duì)外行文則由總經(jīng)理秘書(shū)編號(hào)。
B．批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā)；需要多個(gè)部門批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
C．登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時(shí)整理文件目錄。來(lái)圖加蓋受控分發(fā)號(hào)。
D．用印：公司印章由總經(jīng)理秘書(shū)保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時(shí)，應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。
E．發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。
F．傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。
G．更改：技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)由發(fā)布該文件的個(gè)人或部門提出，并填寫《文件更改申請(qǐng)單》，通過(guò)資料員報(bào)原審批人批準(zhǔn)，并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時(shí)作好登記。
H．版本公布：制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號(hào)；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。
I．回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動(dòng)不再符合持有資格時(shí)，所在部門資料員負(fù)責(zé)及時(shí)收回。
J．歸卷：各部室資料員要做好平時(shí)歸卷和定期歸卷工作。平時(shí)歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)無(wú)存檔價(jià)值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請(qǐng)示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保存。
K．借閱：文件需要借閱或復(fù)印時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
L．保護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時(shí)，復(fù)寫件、圓珠筆書(shū)寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。
M．歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過(guò)的有保存價(jià)值的文件向圖書(shū)檔案室移交，無(wú)歸檔或存查價(jià)值的文件，經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。
3.2.7在文件處理時(shí)限方面，一般文件2個(gè)工作日，加急文件1個(gè)工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超過(guò)時(shí)限，必須先通知文件發(fā)出部門，并說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長(zhǎng)，但必須將延長(zhǎng)的時(shí)限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對(duì)已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。
3.2.8在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí)，由副經(jīng)理替代，必要時(shí)可通過(guò)電話向正職經(jīng)理請(qǐng)示，有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會(huì)簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會(huì)簽的環(huán)節(jié)。（具體做法參見(jiàn)《合同管理制度》）。
3.2.10總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)
理匯報(bào)；3.2.11各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類表單，但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報(bào)總經(jīng)室。
3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3分類管理：
3.3.1通用文件：
A．內(nèi)部文件：
a．請(qǐng)示單：即各部室請(qǐng)求總經(jīng)理指示意見(jiàn)或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明，各級(jí)審批人無(wú)法實(shí)現(xiàn)的需及時(shí)向經(jīng)辦人反饋。
報(bào)告：即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作情況時(shí)使用的陳述性文件，在我司，可視為請(qǐng)示單的補(bǔ)充形式。
a)知曉性報(bào)告：
b）執(zhí)行性報(bào)告：
通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。
a）總經(jīng)理室發(fā)文：
b）人力資源部發(fā)文：
d．工作聯(lián)系函：即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時(shí)限。如有抄送部門，對(duì)方反饋時(shí)應(yīng)同時(shí)將反饋情況函告抄送部門。
e．會(huì)議性文件：即記載公司經(jīng)理例會(huì)、專題例會(huì)、工程監(jiān)理例會(huì)等會(huì)議的主要精神、主要情況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見(jiàn)《會(huì)議制度》。
f．周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問(wèn)題的文字記錄。
g．制度文件：即公司對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面活動(dòng)所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管批準(zhǔn)。
B.外來(lái)文件：
a．法律法規(guī)：
b．外部來(lái)文：如政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文等
C．外送文件：如對(duì)政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2專用文件：
A．技術(shù)文件：
a.圖紙：具體管理詳見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》
b.施工專用文件：具體管理詳見(jiàn)《施工管理程序》
B．財(cái)務(wù)文件：具體管理詳見(jiàn)《財(cái)務(wù)管理制度》
C．人事資料：具體管理詳見(jiàn)《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
D.合同文件：具體管理詳見(jiàn)《合同管理制度》
E．簽價(jià)單：具體管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》
F．決算資料：具體管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》
3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關(guān)文件：
4.1《融僑集團(tuán)文件處理辦法》（見(jiàn)第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊(cè)》之《文件處理辦法》）
4.2《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財(cái)務(wù)管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價(jià)管理程序》
5.相關(guān)表單：
5.1發(fā)文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請(qǐng)示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請(qǐng)示單
5.7工作聯(lián)系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯(lián)系單
5.10圖紙收發(fā)登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.13文件更改申請(qǐng)表
編制：包秋霞
日期：20**.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌
日期：20**.4.28批準(zhǔn)：林權(quán)
日期：20**.4.30
篇2：房地產(chǎn)文件管理程序（十一）
房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時(shí)準(zhǔn)確的處理和安全有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。
2.職責(zé)：
2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)督，并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴;
2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的具體工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3.工作流程：
3.1文件分類：
3.1.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來(lái)文件和外送文件。
A.內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議文件、周記、制度文件等
B.外來(lái)文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文、公共事業(yè)單位來(lái)文等
C.外送文件：即公司制作的對(duì)外發(fā)出的文件。如對(duì)政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等
3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的專門文件。
分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。
A.技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程建設(shè)專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。
B.財(cái)務(wù)文件：即在公司會(huì)計(jì)工作中形成和使用的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。如會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。
C.人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。
D.合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。
E.簽價(jià)單：即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。
F.決算資料：即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過(guò)程中產(chǎn)生的文件。
3.1.3記錄：即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應(yīng)商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求：
3.2.1文件處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號(hào)分明。對(duì)外行文采用國(guó)家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規(guī)定詳見(jiàn)第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理辦法》之第二章"文件格式")
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，因特殊情況必須越過(guò)傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書(shū)立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過(guò)如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
A.編制：文件由相關(guān)部門或個(gè)人擬寫，所在部室資料員進(jìn)行編號(hào)登記;若以公司名義對(duì)外行文則由總經(jīng)理秘書(shū)編號(hào)。
B.批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā);需要多個(gè)部門批準(zhǔn)的，須進(jìn)行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間;應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。
C.登記：收發(fā)文(除便條、介紹信、回執(zhí)等)應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并及時(shí)整理文件目錄。來(lái)圖加蓋受控分發(fā)號(hào)。
D.用印：公司印章由總經(jīng)理秘書(shū)保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時(shí)，應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。
E.發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。
F.傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。
G.更改：技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)由發(fā)布該文件的個(gè)人或部門提出，并填寫《文件更改申請(qǐng)單》，通過(guò)資料員報(bào)原審批人批準(zhǔn)，并由原文件發(fā)
布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時(shí)作好登記。
H.版本公布：制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號(hào);總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本情況并給予公布。
I.回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動(dòng)不再符合持有資格時(shí)，所在部門資料員負(fù)責(zé)及時(shí)收回。
J.歸卷：各部室資料員要做好平時(shí)歸卷和定期歸卷工作。平時(shí)歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi);定期歸卷即一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)無(wú)存檔價(jià)值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請(qǐng)示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保存。
K.借閱：文件需要借閱或復(fù)印時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
L.保護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。歸卷時(shí)，復(fù)寫件、圓珠筆書(shū)寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。
M.歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過(guò)的有保存價(jià)值的文件向圖書(shū)檔案室移交，無(wú)歸檔或存查價(jià)值的文件，經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。
3.2.7在文件處理時(shí)限方面，一般文件2個(gè)工作日，加急文件1個(gè)工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過(guò)時(shí)限，必須先通知文件發(fā)出部門，并說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等控制性部門的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長(zhǎng)，但必須將延長(zhǎng)的時(shí)限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對(duì)已明顯延誤的文件進(jìn)行追蹤。
3.2.8在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)進(jìn)行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他原因未能及時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí)，由副經(jīng)理替代，必要時(shí)可通過(guò)電話向正職經(jīng)理請(qǐng)示，有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。
3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會(huì)簽的合同草案進(jìn)行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會(huì)簽的環(huán)節(jié)。(具體做法參見(jiàn)《合同管理制度》)。
3.2.10總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)文件的傳遞、執(zhí)行情況進(jìn)行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)理匯報(bào);
3.2.11各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類表單，但必須根據(jù)本程序提供的相應(yīng)表單樣式及要素進(jìn)行調(diào)整;若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報(bào)總經(jīng)室。
3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。
3.3分類管理：
3.3.1通用文件：
A.內(nèi)部文件：
a.請(qǐng)示單：即各部室請(qǐng)求總經(jīng)理指示意見(jiàn)或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明，各級(jí)審批人無(wú)法實(shí)現(xiàn)的需及時(shí)向經(jīng)辦人反饋。
報(bào)告：即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作情況時(shí)使用的陳述性文件，在我司，可視為請(qǐng)示單的補(bǔ)充形式。
a)知曉性報(bào)告：
b)執(zhí)行性報(bào)告：
通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。
a)總經(jīng)理室發(fā)文：
b)人力資源部發(fā)文：
d.工作聯(lián)系函：即公司部門之間進(jìn)行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時(shí)限。如有抄送部門，對(duì)方反饋時(shí)應(yīng)同時(shí)將反饋情況函告抄送部門。
e.會(huì)議性文件：即記載公司經(jīng)理例會(huì)、專題例會(huì)、工程監(jiān)理例會(huì)等會(huì)議的主要精神、主要情況及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見(jiàn)《會(huì)議制度》。
f.周記：即各部室每周的工作總結(jié)及計(jì)劃、存在問(wèn)題的文字記錄。
g.制度文件：即公司對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面活動(dòng)所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規(guī)范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準(zhǔn)。
B.外來(lái)文件：
a.法律法規(guī)：
b.外部來(lái)文：如政府來(lái)文、供方來(lái)文、顧客來(lái)文等
C.外送文件：如對(duì)政府、供方、顧客等發(fā)出的文件
3.3.2專用文件：
A.技術(shù)文件：
a.圖紙：具體管理詳見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》
b.施工專用文件：具體管理詳見(jiàn)《施工管理程序》
B.財(cái)務(wù)文件：具體管理詳見(jiàn)《財(cái)務(wù)管理制度》
C.人事資料：具體管理詳見(jiàn)《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
D.合同文件：具體管理詳見(jiàn)《合同管理制度》
E.簽價(jià)單：具體管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》
F.決算資料：具體管理詳見(jiàn)《工程造價(jià)管理程序》
3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關(guān)文件：
4.1《融僑集團(tuán)文件處理辦法》(見(jiàn)第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊(cè)》之《文件處理辦法》)
4.2《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財(cái)務(wù)管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價(jià)管理程序》
5.相關(guān)表單：
5.1發(fā)文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請(qǐng)示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請(qǐng)示單
5.7工作聯(lián)系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯(lián)系單
5.10圖紙收發(fā)登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見(jiàn)《設(shè)計(jì)過(guò)程管理程序》)
5.13文件更改申請(qǐng)表
編制：包秋霞
日期：20**.4.22審核：林立強(qiáng)、陳衛(wèi)斌
日期：20**.4.28批準(zhǔn)：林權(quán)
日期：20**.4.30
篇3：物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序
1.0目的
對(duì)質(zhì)量管理體系文件予以控制，確保在使用時(shí)可獲得有關(guān)版本的適用體系文
件。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的評(píng)審和批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件，并確保體系文件的有效使用。
4.0 過(guò)程識(shí)別
5.0 行為準(zhǔn)則
a)文件應(yīng)清晰，便于識(shí)別，發(fā)布前得到批準(zhǔn)；
b)外來(lái)文件應(yīng)識(shí)別并控制其發(fā)放；
c)使用文件場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本；
d)對(duì)作廢文件做出標(biāo)識(shí)或隔離，防止非預(yù)期使用；
e)手冊(cè)(含程序)發(fā)布或換版時(shí)應(yīng)先評(píng)審、批準(zhǔn)后發(fā)布；
f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確保可識(shí)別.
6.0 程序
6.1 文件分類
6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊(cè)、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、修改和管理；
6.1.2 行政管理文件包括外來(lái)文件和本公司文件由辦公室報(bào)批并控制分發(fā).
6.2 文件編目及標(biāo)識(shí)
6.2.1 為確保文件的唯一性，公司做出規(guī)定:
a)質(zhì)量手冊(cè):鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質(zhì)量手冊(cè)20**年版.每頁(yè)A-0表示A版第0次修改.
b)質(zhì)量記錄:JL-8.3-01表示質(zhì)量手冊(cè)中第8.3不合格的控制要素中第一個(gè)記錄.
6.3 文件控制
-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)要求編審；
-所有支持體系過(guò)程的文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，確保適應(yīng)性；
-文件發(fā)放由主管部門登記編號(hào)并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放；
-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別，并注明其版本或修訂狀態(tài)；
-手冊(cè)管理執(zhí)行質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)定；
-主管部門擬列文件總清單，便于檢索和控制文件有效性；
-文件發(fā)放時(shí)在可能情況下及時(shí)收回作廢/失效文件，包括圖紙，確保使用場(chǎng)所持有文件的唯一性和有效性；
-用于參改的作廢文件或備用文件做出標(biāo)識(shí)或單獨(dú)存放.
6.4 文件更改
6.4.1 質(zhì)量手冊(cè)程序修改，由主管部門填寫《文件更改申請(qǐng)單》任管理者代表審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，手冊(cè)修改量大可采取換頁(yè)、修改頁(yè)數(shù)超過(guò)三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評(píng)審后由總經(jīng)理批準(zhǔn).
6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，如需改換文件修改部門，該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.
6.5 文件使用與保管
1)文件領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字；
2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批；
3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改，保證文件清晰易于識(shí)別；
4)妥善保管文件，放在通風(fēng)、干燥、安全的地方；
5)文件可以是書(shū)面，如有條件也可使用電子媒體，但注意留有備份；
6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準(zhǔn).
7.0 相關(guān)文件
7.1 記錄控制程序
7.2 管理策劃控制程序
7.3 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計(jì))管理程序
8.0 記錄
8.1 文件發(fā)放回收記錄
8.2 部門要控文件清單
8.3 文件更修改申請(qǐng)單