置業(yè)集團(tuán)公司招標(biāo)采購管理制度
第一章總則
第一條為規(guī)范集團(tuán)公司各工程項(xiàng)目的采購招標(biāo)工作，提高工作成效，特制定本制度。
第二條本制度適用于整個(gè)集團(tuán)采購管理系統(tǒng)。
第二章供應(yīng)商資料收集
第三條項(xiàng)目部提供材料需求計(jì)劃
(一)任何材料的采購都必須有項(xiàng)目部提供的材料采購審批單，只有做到"以需定購"，才能有效地降低采購成本。無材料采購審批單的，采購中心不予受理。
(二)根據(jù)材料采購審批單，確定每個(gè)具體項(xiàng)目的采購負(fù)責(zé)人。
(三)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)與項(xiàng)目部就采購材料的規(guī)格及技術(shù)指標(biāo)要求進(jìn)行詳細(xì)的溝通。
(四)材料需求計(jì)劃應(yīng)有明確的數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)以及到貨時(shí)間要求。
第四條搜尋并聯(lián)系供應(yīng)商
(一)可通過Internet、黃頁、供應(yīng)商介紹等方式搜尋材料供應(yīng)商。
(二)采購人員與供應(yīng)商交流的過程中應(yīng)努力學(xué)習(xí)材料知識(shí)和行業(yè)知識(shí)，力求在每次一種材料采購結(jié)束后成為該材料的專家。
(三)嚴(yán)禁供應(yīng)商與項(xiàng)目部私下單獨(dú)接觸，供應(yīng)商對(duì)項(xiàng)目的疑問由采購管理中心與項(xiàng)目部溝通后由采購管理中心進(jìn)行答復(fù)，嚴(yán)格執(zhí)行前后臺(tái)管理，杜絕腐敗滋生的機(jī)會(huì)。
第五條供應(yīng)商資格預(yù)審
(一)資格預(yù)審的目的是為了將不符合條件的供應(yīng)商初步淘汰，減少后期的工作量，做到有的放矢。
(二)供應(yīng)商資格預(yù)審的內(nèi)容一般應(yīng)包括：供應(yīng)商的規(guī)模、技術(shù)資質(zhì)、市場(chǎng)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況以及過往業(yè)績(jī)。
(三)一般選出10家以上符合條件的供應(yīng)商作為將來邀請(qǐng)招標(biāo)的對(duì)象。
第六條建檔及封樣工作
(一)選出符合資格預(yù)審條件的供應(yīng)商后應(yīng)建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案及相關(guān)的電子文件：產(chǎn)品、資格預(yù)審的內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。供應(yīng)商的信息檔案建立起來后應(yīng)集中匯總，并做到在采購管理中心內(nèi)部的信息共享。
(二)凡是進(jìn)入招標(biāo)采購程序的材料，供應(yīng)商必須提供樣品。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好封樣工作，封樣庫的兩把鑰匙由專人保管，非采購管理中心人員不得進(jìn)入封樣庫，避免質(zhì)量以及腐敗的問題發(fā)生。
第三章招標(biāo)和投標(biāo)
第七條編制招標(biāo)文件
(一)招標(biāo)文件由相應(yīng)的的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來統(tǒng)一草擬，在招標(biāo)文件中應(yīng)規(guī)定：供應(yīng)商投標(biāo)需分商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)兩部分分別投標(biāo)裝訂成冊(cè)。
(二)招標(biāo)文件中的商務(wù)部分要求由采購管理中心擬定;技術(shù)部分要求由項(xiàng)目部擬定，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)積極與項(xiàng)目部溝通以準(zhǔn)確確定技術(shù)部分要求。
(三)招標(biāo)文件擬定后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行初步審核。
第八條法務(wù)部審核招標(biāo)文件
按照公司在招標(biāo)采購方面的規(guī)定，所有的招標(biāo)文件在發(fā)售前一定要經(jīng)法務(wù)部審核，審核通過后方可蓋章生效。
第九條發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)
我司采用的是邀請(qǐng)招標(biāo)的采購方式，邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于項(xiàng)目時(shí)間相對(duì)比較緊、供應(yīng)商數(shù)量并不多的情況比公開招標(biāo)更有優(yōu)勢(shì)，也不失公平性。根據(jù)具體的采購材料，我司一般采取電話邀請(qǐng)或邀請(qǐng)函兩種方式來發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)。
第十條發(fā)售招標(biāo)文件
(一)根據(jù)我國招標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定，我司對(duì)招標(biāo)文件采取的是發(fā)售的方式，由各投標(biāo)人自行自愿購買。
(二)標(biāo)書費(fèi)的多少一般根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目總金額來確定，招標(biāo)文件一經(jīng)發(fā)售，不論投標(biāo)人中標(biāo)與否，標(biāo)書費(fèi)概不退還。
第十一條勘測(cè)現(xiàn)場(chǎng)
供應(yīng)商有要求勘測(cè)現(xiàn)場(chǎng)的，相應(yīng)的項(xiàng)目采購負(fù)責(zé)人必須陪同前往。具體的時(shí)間行程安排，相應(yīng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)先與項(xiàng)目部溝通后確定，不允許供應(yīng)商私自與項(xiàng)目部接觸。
第十二條答疑
對(duì)供應(yīng)商就招標(biāo)文件中的疑問進(jìn)行答疑，必須使供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件的內(nèi)容全面了解，避免以后出現(xiàn)供應(yīng)商的投標(biāo)文件不符合招標(biāo)文件要求的情況，使本來可能有實(shí)力中標(biāo)的供應(yīng)商被廢標(biāo)，影響采購的整個(gè)進(jìn)度和質(zhì)量。
第十三條收取投標(biāo)文件
(一)每位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在收取投標(biāo)文件時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查投標(biāo)文件是否密封并蓋騎縫章，如未未作以上操作則作廢標(biāo)處理。
(二)投標(biāo)文件內(nèi)容應(yīng)包括投標(biāo)文件的正本、副本及電子文檔。
(三)收取投標(biāo)文件的同時(shí)收取投標(biāo)保證金，保證金的用途要提前和供應(yīng)商解釋清楚。
第十四條開標(biāo)和評(píng)標(biāo)
(一)評(píng)標(biāo)的評(píng)委必須有項(xiàng)目部、采購管理中心、總經(jīng)辦三方參加，評(píng)委的總?cè)藬?shù)需為奇數(shù)。
(二)開標(biāo)前必須擬好評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，并確定商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)的比重。
(三)評(píng)標(biāo)應(yīng)從技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)兩方面評(píng)審，由相應(yīng)的評(píng)委分別評(píng)比，杜絕腐敗隱患。
(四)開標(biāo)時(shí)做好相應(yīng)的開標(biāo)記錄：參與開標(biāo)的各方人員簽到表、每個(gè)投標(biāo)人的得分表。
(五)按照技術(shù)標(biāo)得分，從所有的投標(biāo)人中選出得分前七名。
第四章商務(wù)談判
第十五條要求供應(yīng)商第二次報(bào)價(jià)
和技術(shù)標(biāo)得分前七名的供應(yīng)商聯(lián)系，要求他們?cè)趦r(jià)格再次下降，并根據(jù)最新的報(bào)價(jià)在剩下的七家供應(yīng)商中選出前五名。
第十六條要求供應(yīng)商第三次報(bào)價(jià)
和供應(yīng)商再次聯(lián)系，要求他們進(jìn)行第三次報(bào)價(jià)，并以價(jià)格為標(biāo)準(zhǔn)在剩下的五家供應(yīng)商中選出前三名。
第十七條第一輪談判
經(jīng)過三次報(bào)價(jià)后，正式進(jìn)入談判程序，首先由招標(biāo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與選出的供應(yīng)商進(jìn)行4次談判，并做好相關(guān)的談判增值記錄。
第十八條第二輪談判
在第一輪談判結(jié)束后，由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的直接上級(jí)與供應(yīng)商進(jìn)行第二輪的2次談判，
綜合考慮各供應(yīng)商在技術(shù)和價(jià)格上的整體實(shí)力，初步確定中標(biāo)供應(yīng)商，做好相關(guān)的談判增值記錄。
第十九條第三輪談判
由部門負(fù)責(zé)人與初步確定的中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行最后談判，做好談判增值記錄。
第二十條商務(wù)談判原則
(一)"毛巾擠水"：要求供應(yīng)商在投標(biāo)后進(jìn)行的第二次和第三次報(bào)價(jià)的過程為"毛巾擠水"過程，通過這兩次報(bào)價(jià)使采購價(jià)格初步下降。
(二)"毛巾烘干"：在要求供應(yīng)商第三次報(bào)價(jià)后，開始正式進(jìn)入談判階段，通過"三輪七次"不同層次的談判，達(dá)到進(jìn)一步降低價(jià)格的效果。
(三)談判原則：沒有計(jì)劃的不談判;沒有目標(biāo)的不談判;沒有前后臺(tái)管理措施的不談判;不封樣不談判;沒有參加招投標(biāo)的供應(yīng)商不談判;沒有3家以上供應(yīng)商不談判;參與談判的人對(duì)價(jià)格沒有決定權(quán)。
(四)輪談判都應(yīng)體現(xiàn)增值過程。
第五章合同簽訂
第二十一條合同簽字
由我方擬定雙方簽署的采購合同，并交法務(wù)部進(jìn)行審核。審核通過后，由供應(yīng)商首先在合同上簽字蓋章，進(jìn)行系列的評(píng)審我方才在合同上簽字蓋章。
第二十二條成本降低的機(jī)會(huì)
作為采購人員，我們應(yīng)努力抓住成本降低的每一個(gè)機(jī)會(huì)。合同通過總經(jīng)辦評(píng)審后，我方在合同上簽字前可以進(jìn)一步與供應(yīng)商就價(jià)格再一次商議。
第二十三條合同簽訂
合同簽訂一式4份，采購管理中心、供應(yīng)商各一份，行政部和檔案室各留存一份。合同簽字蓋章后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知未中標(biāo)供應(yīng)商做好回訪工作，并根據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定退還投標(biāo)保證金，維護(hù)好公司的良好形象。
第二十四條資料存檔
招標(biāo)采購必須做到"一材一檔"，存檔資料應(yīng)包括：供應(yīng)商的投標(biāo)文件、投標(biāo)供應(yīng)商清單及供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商資料、談判增值表、采購合同等。
第六章附則
第二十五條本制度實(shí)施后，前期相關(guān)規(guī)定和制度自行終止。
第二十六條本制度執(zhí)行監(jiān)督權(quán)歸采購管理中心。
采購管理中心
頒發(fā)日期：二零零七年一月八日
篇2：物業(yè)管理公司采購管理制度
物業(yè)管理公司采購管理制度
1.0 總則
1.1 目的
為了規(guī)范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運(yùn)營所需物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風(fēng)險(xiǎn)，減少交易成本，保持并保證對(duì)供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價(jià)比的采購物資，特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動(dòng)所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門劃分
2.1物資使用部門：負(fù)責(zé)《申購單》的申報(bào)及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購部門：負(fù)責(zé)物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門：負(fù)責(zé)采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗(yàn)收。
2.4財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購貨款的支付結(jié)算。
2.5總經(jīng)理：負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核，以及采購的監(jiān)督。
2.6集團(tuán)采購部：對(duì)采購的監(jiān)督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類
3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計(jì)算機(jī)外設(shè)與耗材及其維護(hù)服務(wù)；公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、場(chǎng)地修飾、設(shè)施維護(hù)以及其它行政類物資及服務(wù)。
3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護(hù)而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品；小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補(bǔ)種的花草、樹木以及維護(hù)。
3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動(dòng)保護(hù)用品。
3.1.5E類物資：固定資產(chǎn)類物資。會(huì)同集團(tuán)采購部統(tǒng)一采購。
凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型，均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計(jì)劃采購：各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動(dòng)、以及工作計(jì)劃于每月25日編制申購計(jì)劃，并填寫《申購單》報(bào)主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批，如超出審批權(quán)限，上報(bào)集團(tuán)審批。
3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補(bǔ)辦《申購單》手續(xù)。
3.3采購流程
申請(qǐng)人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計(jì)劃采購--物資使用部門和倉庫驗(yàn)收接受--采購人員辦理財(cái)務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。
3.4采購審批權(quán)限
3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經(jīng)理審批權(quán)后，可進(jìn)行采購；
3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批，方可進(jìn)行采購。
3.5采購價(jià)格管理
3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查，向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價(jià)表，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)到最后定價(jià)，并做好詢價(jià)、定價(jià)表的管理。
3.5.2由集團(tuán)采購部提供價(jià)格參考表，再進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、定價(jià)。
3.6采購實(shí)施
3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》，依據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行詢價(jià)、定價(jià)后，確定供應(yīng)商，進(jìn)行采購。
3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價(jià)格供應(yīng)。
3.6.3與集團(tuán)采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商，進(jìn)行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。
3.7采購貨款的支付與報(bào)銷
3.7.1采購人員報(bào)銷時(shí)，必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認(rèn)、主管經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付結(jié)算工作。
3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價(jià)格的合理性。
3.8.2臨時(shí)供應(yīng)商。要求與其達(dá)成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價(jià)格的合理性。
3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格，做好各種表格的管理
4.0 供應(yīng)商管理
4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價(jià)表的管理，以及對(duì)供應(yīng)商定期評(píng)價(jià)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、送貨時(shí)間觀念等各項(xiàng)評(píng)價(jià)。
4.2不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商。及時(shí)調(diào)整，減少對(duì)公司的損失。
5.0 采購的監(jiān)督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團(tuán)采購部上報(bào)《月度采購報(bào)告》，每年1月20日向集團(tuán)采購部上報(bào)《年度采購報(bào)告》。
5.2集團(tuán)采購部、審計(jì)部對(duì)**物業(yè)采購情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督、審計(jì)。
6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范
6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。
6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任，不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個(gè)人利益，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認(rèn)可后，方可接受供應(yīng)商的宴請(qǐng)；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商的邀請(qǐng)。
6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，方可接受供應(yīng)商的邀請(qǐng)，前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動(dòng)。
6.5采購人員代表公司形象，對(duì)于供應(yīng)商方面的工作人員，應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié)，公平對(duì)待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。
6.7對(duì)違反本制度的行為，公司有權(quán)進(jìn)行處理，包括必要時(shí)對(duì)嚴(yán)重違反本制度的員工解聘，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)構(gòu)處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋；
7.2本制度報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦審批備案后生效。
篇3：物業(yè)分公司采購分包管理制度
物業(yè)分公司采購分包管理制度
1、總則
1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包，不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本，倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務(wù)分包活動(dòng)公開、有序地進(jìn)行。
1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際情況，各物業(yè)分公司凡單項(xiàng)合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù)，必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制，包括但不限于：
a)物料、設(shè)備采購；
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；
c)服務(wù)分包等。
2、相關(guān)職責(zé)界定
2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計(jì)劃制訂和具體實(shí)施，以及20萬元以下的招標(biāo)工作。
2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標(biāo)工作。
2.350萬元(含)以上的招標(biāo)項(xiàng)目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。
3、供方管理
3.1供方合格評(píng)定準(zhǔn)則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評(píng)定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于)：
a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；
b)有資質(zhì)證書；
c)固定的營業(yè)地點(diǎn)；
d)充足的供貨資源；
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù)；
f)合理的產(chǎn)品價(jià)位；
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上；
h)供貨及時(shí)性達(dá)到95%以上；
i)對(duì)不合格品能及時(shí)退換的良好售后服務(wù)等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強(qiáng)的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地，但對(duì)其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解，以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。
3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方，其合格評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于)：
a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點(diǎn)；
b)滿足服務(wù)項(xiàng)目的能力；
c)良好的社會(huì)信譽(yù)；
d)合理的承包價(jià)格；
e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，及跟蹤服務(wù)的有效性和及時(shí)性。
3.2供方合格評(píng)定方法
3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質(zhì)等級(jí)、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評(píng)，至少應(yīng)評(píng)審供方以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：
a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性；
b)價(jià)格；
c)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會(huì)信譽(yù)度；
d)售后服務(wù)；
e)付款方式；
f)交貨方式、交貨周期；
g)公共關(guān)系；
h)品牌；
i)供方內(nèi)部運(yùn)作狀況；
3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評(píng)定審批表》，記錄對(duì)上述評(píng)審結(jié)論。品質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核，并重點(diǎn)對(duì)供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗(yàn)證，其營業(yè)執(zhí)照的項(xiàng)目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評(píng)合格的供方，在可行時(shí)應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，現(xiàn)場(chǎng)考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現(xiàn)場(chǎng)考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點(diǎn)、公司規(guī)模等，必要時(shí)對(duì)其所承包的項(xiàng)目進(jìn)行考察核實(shí)，以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會(huì)的信譽(yù)程度。
3.2.5現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告，并由考察人員會(huì)簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告，連同《供方合格評(píng)定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。
3.3合格供方的監(jiān)督評(píng)估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案，并適時(shí)更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名稱、注冊(cè)地址；
b)評(píng)審結(jié)果和記錄；
c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；
d)資質(zhì)等級(jí)證書；
e)質(zhì)量保證書；
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對(duì)合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評(píng)估，根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u(píng)估周期和方式，包括：
a)對(duì)常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評(píng)估；
b)對(duì)提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評(píng)估；
c)對(duì)提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方，應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個(gè)月內(nèi)完成供方監(jiān)督評(píng)估。
3.3.3
物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評(píng)估時(shí)，可參照管理公司《供方合格評(píng)定與監(jiān)督評(píng)估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評(píng)估表》。
3.3.4合格供方監(jiān)督評(píng)估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應(yīng)注意對(duì)以下內(nèi)容的評(píng)估：
a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況；
b)供方產(chǎn)品價(jià)格的變化；
c)社會(huì)信譽(yù)的變化；
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；
e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監(jiān)督評(píng)估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實(shí)施，品質(zhì)部對(duì)措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，并形成跟蹤記錄。
4、招標(biāo)工作程序
4.1招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)
4.1.1招標(biāo)項(xiàng)目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計(jì)劃提出，計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目可直接編制招標(biāo)文件。非計(jì)劃內(nèi)的招標(biāo)項(xiàng)目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計(jì)劃，必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報(bào)批手續(xù)。
4.1.2招標(biāo)計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時(shí)間、資格評(píng)審時(shí)間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件，招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于)：
a)招標(biāo)人(公司)簡(jiǎn)介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；
b)招標(biāo)項(xiàng)目簡(jiǎn)介，包括項(xiàng)目?jī)?nèi)容、項(xiàng)目要求等；
c)對(duì)投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求，包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等；
d)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法；
e)評(píng)標(biāo)活動(dòng)方案，包括招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)，開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等；
f)其他事項(xiàng)的說明。
4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實(shí)際操作中招標(biāo)計(jì)劃、招標(biāo)小組、招標(biāo)文件及擬邀請(qǐng)投標(biāo)單位的資格審查可同步報(bào)批。
4.2成立招標(biāo)小組
4.2.1每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目均必須根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)成立招標(biāo)小組，負(fù)責(zé)整個(gè)招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。
4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員，全過程參與招標(biāo)工作。
4.2.3在整個(gè)招標(biāo)過程中，每次評(píng)審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。
4.3投標(biāo)單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息，由招標(biāo)小組審查確定擬邀請(qǐng)投標(biāo)單位。
4.3.2各類招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時(shí)，才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定：
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格；
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后才能作為擬邀請(qǐng)的投標(biāo)單位；
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。
4.4發(fā)標(biāo)
4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場(chǎng)踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織，公司各部門視實(shí)際需要指派人員配合，但至少應(yīng)保證同時(shí)有來自不同部門的二人參加。
4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場(chǎng)踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄，其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補(bǔ)充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。
4.5開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)
4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作，現(xiàn)場(chǎng)拆封，該過程應(yīng)形成書面記錄，參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。
4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析，以便進(jìn)一步的評(píng)標(biāo)定標(biāo)工作。
4.5.3招標(biāo)小組組長主持招標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)工作，招標(biāo)小組全體人員參加，實(shí)際人數(shù)不少于3人。
4.5.4各類專業(yè)的評(píng)標(biāo)工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標(biāo)小組評(píng)標(biāo)，并將評(píng)標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報(bào)批后確定中標(biāo)單位。
4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi)，招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。
4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊(cè)第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內(nèi)部的合同評(píng)審過程，并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標(biāo)過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊(cè)，并在正式合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。
5、物料采購
5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)
5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實(shí)際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量，包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件，建立物料庫存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個(gè)人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn)，編制《物業(yè)采購分類明細(xì)表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
5.1.2《物料采購分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計(jì)劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對(duì)《物業(yè)采購分類明細(xì)表》進(jìn)行評(píng)審更新，并報(bào)本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計(jì)劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計(jì)劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一，在年度采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計(jì)劃調(diào)整時(shí)，必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計(jì)劃，并報(bào)項(xiàng)目所在公司審批。
5.3月度采購計(jì)劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補(bǔ)充計(jì)劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結(jié)合年度物料計(jì)劃制定下月的物料采購計(jì)劃，說明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報(bào)行政人事部。
5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補(bǔ)充計(jì)劃及各部門(管理處)月度物料采購計(jì)劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計(jì)劃》。
5.4計(jì)劃采購實(shí)施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計(jì)劃》交行政人事部采購員實(shí)施采購。凡屬于招標(biāo)范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標(biāo)選擇采購供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評(píng)定合格后方可選擇。
5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項(xiàng)目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項(xiàng)目均必須在進(jìn)貨驗(yàn)收合格后付款。
5.4.3對(duì)簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項(xiàng)目，行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個(gè)以上的物料時(shí)，一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。
5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時(shí)組織進(jìn)貨的驗(yàn)收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。
5.5零星、應(yīng)急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：
a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請(qǐng)單》，說明物料名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；
b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；
c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請(qǐng)單》交行政人事部采購員實(shí)施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對(duì)實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證后自行購買，但在購買后須按上述要求補(bǔ)辦緊急采購手續(xù)。
5.6物料采購時(shí)效
5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，特殊情況報(bào)行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6、物料保管
6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗(yàn)收、入庫、儲(chǔ)存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗(yàn)收，確認(rèn)符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放，并做好防護(hù)措施。
6.3物料進(jìn)、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收合格，出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。
6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進(jìn)、出明細(xì)，并每月盤點(diǎn)一次，確保各項(xiàng)物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。
7、服務(wù)(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時(shí)決定的服務(wù)分包，按本手冊(cè)第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報(bào)項(xiàng)目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對(duì)外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求，包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評(píng)價(jià)方法等，并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊(cè)的規(guī)定，明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對(duì)分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評(píng)估，并針對(duì)不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒ǎ?不限于)：
a)針對(duì)長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等)，應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定，對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控；
b)針對(duì)周期性的分包業(yè)務(wù)(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理，并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報(bào)告，監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn)；
c)針對(duì)一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程，根據(jù)實(shí)際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評(píng)估均應(yīng)形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)要求服務(wù)供方進(jìn)行整改，相關(guān)整改過程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。
8、相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評(píng)定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評(píng)估表
8.5WDWY-FR-MM6204招標(biāo)工作計(jì)劃
8.6WDWY-FR-MM6205招標(biāo)文件審批表
8.7WDWY-FR-MM6206評(píng)標(biāo)、定標(biāo)審批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計(jì)劃
8.9WDWY-FR-MM6208零星(應(yīng)急)物料采購申請(qǐng)單