施工合同辦理、審批及存檔規范
適用范圍:除房地產買賣合同外所有對外經濟合同。
規范目的:明確程序,分清責任;便于付款審核和日常查詢;提高合同審批效率;確保合同資料完整。

規范內容:
合同辦理原則
第一條:1、應事先簽定合同的情形:
1)金額5000元以上且屬于非即時清結(指雙方承擔的權利義務不能同時即刻完成的情況)的經濟業務;
2)金額5000元以下,但根據以往經驗或業務自身特殊性(如特別需要強調保修或質量保證責任的)必須簽署合同的。
2、無需簽定合同的情形:
1)即時清結的零星經濟業務;
2)和施工單位簽有合同后增補工程的業務(由項目部專業人員通過增補簽證并附報預算或估算書的方式操作);
3)視具體情況掌握的其他情形。
第二條:具體辦理時,應按照公司規定采用統一的格式化標準合同。關于格式化合同,詳見《格式化標準合同管理規范》。
第三條:嚴禁工程類業務未簽合同即先行施工,杜絕后補合同現象,有正當理由的特殊情況除外。其他類別合同參照執行。

合同審批
第四條:經辦部門應按照公司有關規范就合同的全部條款和對方充分協商、達成一致(300萬元以上合同需財務部、成本管理部、www.dewk.cn工程管理部及辦公室法律組等相關的專業部門參加),待對方蓋章確認后,再進入公司審批程序、報請公司領導批準。合同至少一式四份,其他原因需增加份數的,視具體情況而定。
第五條:經辦人申報合同時,應根據不同的經濟業務,填制相應的合同審批表。包括以下五類:工程類、材料及設備采購類、室外環境類、公司管理類、營銷類。其中前三類適用于項目直接投資的經濟業務,營銷類適用于銷售部辦理廣告、包裝、策劃等業務,公司管理類適用于和項目開發無關的、屬于公司管理方面的零星業務。表格格式見附件。
第六條:經辦人必須認真、完整填寫合同審批表的項目內容,真實反映實際情況。通過招投標確定的,必須填寫相應的招投標資料編號,同時將定標書原件作為其必要附件一并附報。有其他附件的,如預算書、報價單、方案、效果圖等,應在合同審批表"備注"欄加以說明。
第七條:工程類合同應事先編制預算或估算(有正當理由的特殊情況除外),作為合同報批時的必要附件。
第八條:合同審批按照審批表所反映的審批環節進行。除了采用公司格式化文本的情況外,其他均需公司法律顧問審閱并簽字認可,具體情況判斷由成本管理部在審核時掌握。
第九條:特殊情況外,成本管理部對轉來的待審合同應在一天內審核完畢并每天分兩次匯總交財務總監審批。

合同存檔管理
第十條:檔案管理按照辦公室和相關部門兩級管理的原則進行。
第十一條:辦公室是公司所有檔案的管理中心,必須完整保存所有合同。
第十二條:為保證合同的順利執行和便于監控合同執行過程,在合同沒有徹底履行完畢之前,經辦部門、財務部以及成本管理部也應各自保存已簽合同的原件或復印件,并指定專人負責部門內部編號和歸檔管理。在項目結束后將相關重要檔案移交辦公室。::各部門應自行制訂相應的檔案管理制度,交辦公室備案。
第十三條:財務部歸檔保存公司所有與付款有關的合同,成本管理部對有關項目開發投資的合同進行歸檔管理。
第十四條:在合同審批通過、經簽字蓋章后,辦公室應按照《檔案編號規范》規定,對公司留存的合同及審批表進行統一編號。
第十五條:辦公室檔案管理員編號完畢后,應將合同審批表通過掃描存入電腦,通過辦公自動化系統實現共享,以方便有關人員在付款辦理和審核時查閱,合同審批表原件由辦公室連同一份合同原件以及定標書原件一并歸檔保存。
第十六條:檔案管理員負責在合同簽署完畢第一時間將一份合同原件交財務部存檔,同時復印兩份分別交于經辦部門和成本管理部。
第十七條:屬于合同報批時的除定標書以外的其他附件,由經辦部門妥善保存,并在合同結束后移交公司辦公室統一管理。

其他
第十八條:財務部負責所有合同印花稅的計算及交納工作。
第十九條:經辦人辦理合同付款時,無需附報合同,但必須在付款申請單上注明公司統一的合同編號。
第二十條:財務部不再將合同復印件作為付款憑證附件。
附圖1《合同管理程序》
附表3《合同審批表》

篇2：地產公司《經濟合同審批表A小額/緊急采購審批表》試用規定

　　地產公司《經濟合同審批表A、小額/緊急采購審批表》試用規定

　　為簡化經濟合同的審批流程，公司制定了《經濟合同審批表A》及《小額/緊急采購審批表》。現將有關表格試用規定通知如下：

　　1、適用范圍

　　a）市場營銷系統、行政人事部

　　b）兩部門負責的全部經濟合同和采購事項

　　2、試用日期：20**年4月30日起

　　3、《經濟合同審批表A》中的"合同負責人"應是能獨立對外承擔責任的人，一般是主任或主任級以上的員工。"合同負責人"和"審批人"，均由公司簽發相應的《授權表》統一規定。

　　4、合同負責人對合同的合理性、合法性、完整性負責，并應保證該合同符合公司及本部門的各項管理流程。合同負責人應在合同送審前作出認真審核，在需要時可及時直接聯系公司法務專員。

　　人事行政部 ----------zz（分機8108）

　　市場部----------zz（分機8609）

　　----------zz（分機6806）

　　5、合同負責人在遇到較大額的對外合作合同、銀行信貸或抵押合同、長期高額的租賃合同及其他可能給公司帶來較大影響的合同（包括對公司商譽的影響）時，需通知公司法務專員提前參與合同的談判、協商過程中。

　　6、《經濟合同審批表A》中的法務專員意見欄和法律顧問意見欄右欄中的幾種合同類型選擇項，由法務專員審核填寫。

　　7、各部門經理應對本部門的"一次性小金額合同"作出書面規定，并抄送給法務部作指引。

　　8、部門法務專員在接到合同文本后，如有意見，會向合同負責人提出，如需要，可要求合同負責人安排直接與簽約對方溝通。

　　9、各部門如遇有以下采購：

　　a)緊急而無法于交付前簽定合同的采購：指一次性且金額在[30000元]以下，因急需有關產品或服務而無法于交付前完成議定和審批程序的采購。

　　b)小額零星采購：指金額在10000元以下的產品或服務，而在市場慣例下一般采取即時結清、無須簽訂書面合同的采購。

　　經辦人必須事先與合同對方就辨購的主要條款作出明確，并填寫《小額/緊急采購審批表》，報合同負責人批準。未經批準，經辦人不得實施該采購。經辦人對采購的數量、單價、金額應明確填寫。如可能經辦人，應將填寫完畢的《小額/緊急采購審批表》第1頁（及協議的主要條款）以傳真等方式交給對方，由對方簽字或蓋章確認后再以傳真等方式遞回經辦人；如根據采購性質暫時無法明確金額或數量的，可以填寫約數。

　　10、小額/緊急采購事項的經辦人，是經部門經理或審批人授權負責議定及執行合同/采購的員工，他應對采購條件的合情、合理、合法性向公司負責。

　　11、《小額/緊急采購審批表》及中的"審批人"，是經公司授權的部門經理或以上的員工，他由公司簽發相應的《授權表》統一規定，并應與《經濟合同審批表A》中的"審批人"一致。

　　12、《經濟合同審批表A》及《小額/緊急采購審批表》的申請與簽批采用"兩級制"，即《經濟合同審批表A》中的"合同負責人"和"審批人"不能為同一人；而《小額/緊急采購審批表》中的"經辦人"與"審批人"不能為同一人。例如：

　　a)部門經理作為審批人，其合同審批權限在[10000元]內，經辦人則應是被委派執行采購的員工。

　　b)市場總監如作為10001元至30000元合同的審批人，則合同負責人須為公司授權的有效合同負責人，若合同負責人不是部門經理，在送呈市場總監批前，部門經理仍需對本部門的經濟合同作出審核。

　　13、經辦人應在《小額/緊急采購審批表》獲簽批的當日或次日上午，將該表傳送到財務部和法務部（如適用）備案。有效備案的《小額/緊急采購審批表》將作為成功申請借支、報銷或補簽合同時的必要憑證。

　　15、部門法務專員應根據《小額/緊急采購審批表》的內容對補簽合同進行審核，注意兩者在主要條款上是否保持一致。

　　16、經辦人和合同負責人需有效跟進【經濟合同審批表】及《小額/緊急采購審批表》審批后的事務，并對合同的執行結果和合同條款的履行負責。

　　17、公司原則上不允許補簽合同， 故各部門在采購前應首先考慮按正常的合同審批程序處理。

　　18、有備用金管理制度的，應沿用原規定，不能采用《小額/緊急采購審批表》。

　　19、超過30，000元以上的緊急采購，必須預先取得部門總監或副總以上的管理層

　　批準方可使用本《小額/緊急采購審批表》。

　　試用期間由法務部負責監督，兩部門有任何意見請書面向法務部副經理提出，于六月十五日前法務部副經理將有關試用結果形成書面報告。

　　地區總監 zz

　　20**年4月30日

　　附：《經濟合同審批表A》

　　《小額/緊急采購審批表》

　　《行政人事/市場部經濟合同審批授權表》

篇3：知名房地產公司土地合同審批作業指引

　　知名房地產公司土地合同審批作業指引

　　1.目的

　　為有效控制和降低土地合同的法律風險，規范土地合同的審批流程，特制定本作業指引。

　　2.適用范圍

　　適用于深圳公司及深圳區域中心內各下屬房地產公司（指深圳區域中心下屬廣州、中山、東莞等公司，下同）對外簽署的所有土地類合同的審批。

　　3.名詞術語

　　3.1.土地類合同：專指涉及土地獲取的合同、補充合同、意向書、承諾書等，包括以獲取土地為目的而簽署的股權收購協議、資金共管協議、項目公司章程等法律文件，統稱土地合同。

　　4.職責權限

　　4.1.區域中心內各下屬房地產公司項目發展部：

　　4.1.1.根據本公司項目發展專業主管領導的授權，組織合同談判并負責土地合同文本的起草、專業評審及修訂；

　　4.1.2.負責將經本公司第一負責人認可的土地合同文本上報區域中心進行合同會審，并按照區域中心的要求進行修訂；

　　4.1.3.土地合同經區域中心及集團同意簽約后，負責按照簽約條件予以執行及后續跟進。

　　4.2.區域中心項目發展部：

　　4.2.1.負責組織深圳公司土地合同的談判、合同文本起草及修訂，并負責跟進已簽約合同的執行；

　　4.2.2.負責組織土地合同在區域中心層面的會審，包括合同技術性討論，并負責落實各專業意見；

　　4.2.3.負責向區域中心領導層提供該土地合同能否簽約的建議。

　　4.3.區域中心最高領導：

　　4.3.1.批準土地合同的簽署。

　　5.工作程序

　　5.1.組織新項目土地工作小組：

　　5.1.1.本公司可根據項目情況，授權項目發展部組織由公司財務、法律等相關專業人員組成的新項目土地工作小組，特殊情況可增加設計、工程、成本等相關專業人員，上述專業人員均由其所屬部門負責人指定、項目發展部核準；

　　5.1.2.對情況復雜的項目，下屬房地產公司自身缺乏相關專業人員的，可報請區域中心項目發展部予以人員支持、協調，甚至由區域中心項目發展部提前介入，通過組織區域中心層面的技術性討論的方式給予支持；

　　5.1.3.工作小組一經成立，非遇特殊情況，在該項目未終止前，成員不予變動。

　　5.2.土地合同版本管理

　　5.2.1.除政府規定的格式合同外，土地合同的版本一律由我方提供，不得使用合作方提供的版本；

　　5.2.2.合同談判過程中，確保土地合同的修訂由我方進行，嚴格控制合作方人員修改我方正在使用的電子版本。

　　5.3.土地合同談判：

　　5.3.1.組織土地合同談判的項目負責人，由本公司項目發展專業的主管領導指定并授權；

　　5.3.2.談判過程中涉及土地價格、合作方式、付款節奏等對項目收益有重大影響的承諾，項目負責人須取得本公司第一負責人同意后方可對外做出。

　　5.4.土地合同的起草、修訂、向對方出示及初步定稿

　　5.4.1.土地合同由項目負責人起草，并根據實際談判情況進行修訂；

　　5.4.2.土地合同由法律人員協助審核修改，保證合同內容實現談判目的并有效降低風險；

　　5.4.3.談判過程中需要向對方出示土地合同文本的，須經本公司項目發展專業的主管領導同意后向對方出示；

　　5.4.4.合作方最終確認的合同文本，經本公司第一負責人審批同意后，作為初步定稿進入區域中心合同會審。

　　5.5.土地合同會審

　　5.5.1.下屬房地產公司項目發展部向區域中心項目發展部提出合同會審的申請，同時上報已經公司第一負責人審批同意的土地合同初步定稿，附項目相關背景資料；

　　5.5.2.區域中心項目發展部根據項目具體情況，召集區域中心項目發展專業的主管領導及法律室、財務部等相關專業部門參加土地合同會審，下屬房地產公司須詳細介紹項目的背景資料和有關法規、政策的情況，區域中心項目發展部匯總各專業部門的會審意見，責成下屬房地產公司就土地合同進行修改；

　　5.5.3.為提高效率，土地合同會審中涉及集團企劃部介入的工作可與區域中心項目發展部并行同步進行。

　　5.6.土地合同審批及簽署：

　　5.6.1.下屬房地產公司確保按照區域中心合同會審意見對合同進行修改后，經合作方認可即可定為最終稿，并進入合同審批流程；

　　5.6.2.下屬房地產公司在本公司內的土地合同審批具體流程為：項目負責人 →項目發展部負責人 → 本公司相關部門負責人 → 本公司主管項目發展領導 → 本公司第一負責人，此流程完成后進入區域中心審批流程；

　　5.6.3.區域中心審批流程為：區域中心項目發展部負責人→ 區域中心項目發展部指定參與審批的區域中心其他部門負責人 → 區域中心主管項目發展領導 → 區域中心最高領導，其中存在付款的土地合同必須經過區域中心財務部審核，非政府格式合同必須經區域中心法律室審核；

　　5.6.4.土地合同經區域中心審批完成后，按照相關規定須報集團批準的由區域中心報集團審批；

　　5.6.5.土地合同完

成全部審批流程后，由本公司董事長或董事長授權簽署，項目負責人必須保證所簽署文件與完成審批的文件完全一致。

　　5.7.土地合同的保密

　　5.7.1.區域中心內土地合同的保密操作按照深圳公司《公司秘密信息管理規范》執行；

　　5.7.2.除與政府簽署的格式合同外，所有土地合同均為區域中心永久絕密文件；

　　5.7.3.土地合同審批過程中所涉及各相關部門的負責人應該對本部門接觸土地合同的人員范圍及保密工作負責；

　　5.7.4.項目負責人在建立、傳送、保存土地合同電子文檔時應設定文檔密碼，并對每一版本按時間順序統一編制版本號，土地合同所有接觸者應注意合同電子文本的保密、妥善存放；

　　5.7.5.土地合同文本應統一由項目負責人對外提供，并只能對相關部門的負責人傳送，如需向相關部門的其他人員傳送，需經相關部門負責人授權，其他任何持有人無權對外傳送；

　　5.7.6.打印的土地合同文本使用后須全部銷毀，確有必要保存一天以上的，打印人保證不被他人取閱；

　　5.7.7.土地合同簽署后，項目負責人將原件放置檔案室存檔，并不得留存簽署文件的復印件。

　　6.支持性文件

　　6.1.VKSZ/QP/PR001《項目論證程序》

　　6.2.VKSZ/RL/GO001《公司秘密信息管理規范》

　　7.相關記錄

　　7.1.《土地合同審批表》