文書管理制度

　　--大學(xué)后勤管理處收發(fā)文管理辦法

　　為充分發(fā)揮后勤管理處辦公室牽頭作用，確保后勤管理處辦公程序規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、協(xié)調(diào)有方、督辦有力，特制定本收發(fā)文管理辦法。

　　一、發(fā)文管理規(guī)定

　　(一)發(fā)文辦理指以后勤管理處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　(二)草擬

　　草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。

　　2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

　　3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、相關(guān)職能部門的職權(quán)與主送部門的行文關(guān)系確定。

　　4、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

　　5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

　　6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　7、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

　　8、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　　9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　(三)審核

　　1、以后勤管理處名義擬制公文，必須要經(jīng)過后勤管理處主要領(lǐng)導(dǎo)審閱，核準(zhǔn)確需行文后，方可正式行文。

　　2、擬制公文時，對涉及學(xué)校其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，后勤管理處應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商，取得一致意見后方可行文;

　　3、如出現(xiàn)意見分歧，后勤管理處的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，后勤管理處可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)單位會簽后報(bào)請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

　　(四)會簽

　　1、公文送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核并編制文號。審核審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全等。

　　2、以后勤管理處名義簽發(fā)的上行文，由后勤管理處主要負(fù)責(zé)人或者黨務(wù)負(fù)責(zé)人簽發(fā);

　　3、以后勤管理處名義簽發(fā)的下行文或平行文，屬后勤管理處分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的一般由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　①后勤管理處上行文由辦公室擬稿。文件形成后，屬后勤管理處的由處長簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由后勤黨總支書記簽發(fā)。

　　處長(簽發(fā))

　　辦公室(擬稿) 辦公室(編號、打印、存檔) 后勤黨總支書記(簽發(fā))

　　②后勤管理處下行文或平行文由后勤管理處各中心辦公室擬稿，分管副處長審核、簽發(fā)。

　　各中心辦公室(擬稿) 分管該中心業(yè)務(wù)的副處長(簽發(fā)) 各中心辦公室(編號、打印、存檔)

　　③屬于后勤管理處秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　辦公室(擬稿) 處長(簽發(fā)秘密標(biāo)示) 行政主管(報(bào)送) 辦公室(存檔)

　　④后勤管理處發(fā)文機(jī)關(guān)代字有四種：

　　分別設(shè)為：后勤【發(fā)】、 后勤【字】、 后勤【函】、 后勤【會紀(jì)】。

　　(五)復(fù)核

　　1、公文正式印制前，后勤管理處辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。

　　2、復(fù)核的重點(diǎn)是：行文方式是否妥當(dāng)，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，公文格式是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

　　3、由后勤管理處各中心草擬的公文如在復(fù)核過程中改動較大，應(yīng)在修改后，請各中心負(fù)責(zé)人重新進(jìn)行審核。

　　(六)印制

　　1、以后勤管理處名義簽發(fā)的公文，由辦公室統(tǒng)一安排印制、用印、登記、分發(fā)等工作。

　　①已簽發(fā)的后勤管理處文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按后勤管理處文印管理規(guī)定處理。

　　②后勤管理處文件印制后，由擬稿人校對，審核后方能復(fù)印、蓋章。

　　2、公文原稿及時存檔，需歸檔公文應(yīng)及時移交檔案室。

　　(七)、分發(fā)

　　1、后勤管理處的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

　　2、秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

　　二、收文管理規(guī)定

　　(一)后勤管理處對收到公文的辦理過程，有簽收、登記、審批、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

　　(二)簽收

　　1、對簽收收到的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批示，不得延誤。

　　2、對標(biāo)明緊急字樣的公文，除及時送后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)圈閱批外，應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)出辦理時限。

　　(三)登記

　　收文登記的范圍包括：

　　1、后勤管理處部門之間正式往來的各種收文，如上級機(jī)關(guān)(**大學(xué))的政策性、指導(dǎo)性、交辦性、參閱性公文;

　　2、后勤管理處各中心的呈請性公文;

　　3、平行或其他不相隸屬機(jī)關(guān)(**大學(xué)各職能部門)的商洽性、詢問性公文;

　　4、參加重要會議的通知、會上印發(fā)的會議公文及其他材料等;

　　5、重要的、密級的刊物、資料以及具有政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、科學(xué)價(jià)值的公文、資料;

　　6、群眾來信等。

　　(四)審批

　　1、審批公文時，對有具體工作事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)在處理單上明確簽署意見，其他審批人簽名視為同意;

　　2、沒有具體工作事項(xiàng)的，簽名表示已閱知。

　　(五)擬辦

　　1、凡需后勤管理處及其所屬中心貫徹執(zhí)行、具體辦理或閱知的公文均需擬辦。

　　2、對上級來文的擬辦，應(yīng)提出要求辦理、貫徹落實(shí)的后勤管理處具體中心或負(fù)責(zé)人;

　　3、對下級機(jī)關(guān)或平行、不相隸屬機(jī)關(guān)來文的擬辦，需要明確指定負(fù)責(zé)復(fù)文的中心或負(fù)責(zé)人員，必要時注明時限。如：“擬請?jiān)凇猎隆寥辙k復(fù)”，“擬請×××同志負(fù)責(zé)辦理”;

　　4、對需要聯(lián)合辦理的公文的擬辦，應(yīng)明確指定牽頭負(fù)責(zé)部門，以免各中心之間互相爭辦或者相互推諉。

　　(六)批辦

　　1、是指由后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動。

　　2、批辦意見應(yīng)規(guī)范地書寫在《文件批辦單》的批辦欄內(nèi)，一般不要寫在公文的白邊區(qū)上。

　　(七)承辦

　　1、經(jīng)后勤管理處主管領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，應(yīng)交有關(guān)中心或負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)辦理，以將批辦意見落到實(shí)處。

　　2、在公文辦理完畢之后，承辦人員應(yīng)清晰、工整地在《文件批辦單》的相應(yīng)欄目內(nèi)，填寫承辦的經(jīng)過與結(jié)果，并填寫承辦人姓名與日期，以備日后查詢。

　　(八)催辦

　　1、后勤管理處領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦;

　　2、緊急公文要做到跟蹤催辦，重要公文要做到重點(diǎn)催辦，一般公文要做到定期催辦。

　　(九)歸檔

　　1、凡發(fā)送到后勤管理處的文件，均由行政主管統(tǒng)一負(fù)責(zé)接收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，送交后勤管理處處長批示。

　　2、處長批示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求立即送達(dá)后勤管理處有關(guān)部門執(zhí)行;

　　3、屬急件的，應(yīng)在接件后即時報(bào)送。

　　4、外來文件閱辦處理完畢后，后勤管理處辦公室負(fù)責(zé)按立卷歸檔要求及時分類歸檔。

　　(十)閱辦

　　1、后勤管理處各中心或個人要對所承辦的公文事項(xiàng)，及時落實(shí)，及時反饋。緊急公文當(dāng)天回復(fù);重要公文三天之內(nèi)回復(fù);一般公文一周之內(nèi)回復(fù)。

　　2、后勤管理處文件閱辦部門或個人對有閱辦要求的文件，必須在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至后勤管理處辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。

　　此管理辦法自頒布之日起執(zhí)行。

篇2：集團(tuán)企業(yè)收發(fā)文管理制度

　　企業(yè)集團(tuán)收發(fā)文管理制度

　　一、收文

　　1、登記：所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項(xiàng)目登記在《收發(fā)文件清單》上。

　　2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱，及時分發(fā)、及時收回歸檔。

　　二、發(fā)文

　　1、公司文件的擬定簽發(fā)，對內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。

　　2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草，要對文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù)，須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件，由董事長指定專人負(fù)責(zé)起草。

　　3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經(jīng)理審核簽字，如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù)，須由有關(guān)部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件，由董事長簽發(fā)。

　　4、簽發(fā)：凡以公司名義行文的，須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后，方可交付打印，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨(dú)立行文的，部門經(jīng)理簽發(fā)即可。

　　5、打印：在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后，交行政部審核登記，標(biāo)明文號，密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文，但要補(bǔ)辦登記手續(xù)，按審核份數(shù)打印。

　　6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

　　7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發(fā)文部門也須自留一份備查。

　　8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達(dá)。

　　三、傳真

　　1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真，并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。

　　2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。

篇3：公司收發(fā)文管理規(guī)定

　　公司收發(fā)文管理規(guī)定

　　1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。

　　2.本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》

　　3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附《公文處理單》，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，行政文員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。

　　4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，行政文員不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在《收文登記簿》上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。

　　5.本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。

　　6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。

　　7.對一些機(jī)密文件，需在文件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。

　　8.每月未，行政文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。

　　9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔，必須做好登記造冊工作。每月未，將收、發(fā)文整理裝訂成冊。

　　10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。節(jié)