綠谷集團會計檔案管理辦法

　　第一條 為了加強集團會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，更好地為集團發(fā)展服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>以及<綠谷集團財務(wù)體系文件>的規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條 集團及各下屬各子公司財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

　　第三條 集團財務(wù)部負(fù)責(zé)對各下屬子公司會計檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第四條 集團及各下屬各子公司必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其它會計憑證。

　　(二)會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其它會計賬簿。

　　(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其它財務(wù)報告。

　　(四)其它類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　第六條 集團及各下屬各子公司每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由各公司財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門編制移交清冊，移交本公司檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)部門內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本公司檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　第七條 集團保存的會計檔案不得借出或被攜帶外出。如有特殊需要，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，能夠提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　各公司應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、、、25年5類。

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

　　各公司會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，能夠比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，能夠按照以下程序銷毀：

　　(一)由本公司檔案機構(gòu)會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(二)公司負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。

　　(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負(fù)責(zé)人。

　　第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　第十二條 采用電子計算機進行會計核算的公司，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　對于采用電腦存儲介質(zhì)保存會計檔案的，必須存放在性能安全可靠的服務(wù)器上，并由公司網(wǎng)絡(luò)管理員定期備份。如果條件達(dá)不到也能夠刻錄成電腦光盤備份(要求使用保管時間較長的刻錄金盤)。

　　第十三條 公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其它原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止公司的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第十四條 公司分立后原公司存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其它方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案;公司分立后原公司解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或稱交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。公司分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　公司因業(yè)務(wù)移交其它公司辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原公司保管，承接業(yè)務(wù)公司可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接公司保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第十五條 公司合并后原各公司解散或一方存續(xù)其它方解散的，原各公司的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的公司統(tǒng)一保管;公司合并后原各公司仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各公司保管。

　　第十六條 各個公司之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　移交會計檔案的公司，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　第十七條 本辦法由上海綠谷(集團)有限公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

　　第十八條 本辦法報經(jīng)批準(zhǔn)后自 5月1日起施行。

篇2：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

篇3：公司會計檔案管理規(guī)定

　　公司會計檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無