Z地產(chǎn)集團(tuán)會計(jì)檔案管理制度

　　第一條 總則

　　為了強(qiáng)化**集團(tuán)會計(jì)檔案的管理工作，確保會計(jì)檔案的有序管理、妥善保管、方便查閱、嚴(yán)防損毀，特制訂本制度。

　　第二條 會計(jì)檔案的界定

　　1、會計(jì)憑證類，包括：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。

　　2、會計(jì)帳簿類，包括：總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、輔助帳簿、電算化備份及其他會計(jì)帳簿。

　　3、財(cái)務(wù)報表類，包括：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、電算化盤片、附注及文字說明等。

　　4、其他類，包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、發(fā)票存根、固定資產(chǎn)卡片、會計(jì)報告、查帳報告、驗(yàn)資報告、財(cái)務(wù)會計(jì)制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的的其他重要文件，如經(jīng)濟(jì)合同、公司章程等各種會計(jì)資料，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。

　　5、

　　電算化會計(jì)檔案，包括儲存在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù);會計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表等數(shù)據(jù)。

　　第三條 會計(jì)檔案的裝訂

　　1、對每月形成的會計(jì)檔案，裝訂成冊，貼上統(tǒng)一規(guī)格的封條，填妥憑證的年月、憑證的起止編號、憑證歸檔編號、憑證種類、憑證保管期限，并在憑證封口處加蓋裝訂人的騎縫章，以分清責(zé)任。

　　2、對每年形成的會計(jì)報表、會計(jì)帳簿，經(jīng)核對無誤后，按年裝訂成冊，并按規(guī)定編制歸檔號碼。

　　3、每年對會計(jì)檔案登記清冊應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊。

　　4、對每年形成的會計(jì)檔案，按上海市檔案局要求分報表、帳冊、憑證、其他四大類裝入財(cái)務(wù)憑證盒，并編制檔號。

　　第四條 會計(jì)檔案的保管。

　　1、財(cái)務(wù)部為會計(jì)檔案主管部門，負(fù)責(zé)建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。

　　2、財(cái)務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保管會計(jì)檔案，定期將財(cái)務(wù)部歸檔的會計(jì)資料，按順序立卷編號登記。當(dāng)年會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管1年，期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。

　　3、對電算化的會計(jì)檔案，其中重要的會計(jì)檔案要做雙備份，并存放在不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。

　　4、會計(jì)檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類。會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)，報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。由會計(jì)檔案管理人員編制會計(jì)檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由審計(jì)部和財(cái)務(wù)部有關(guān)人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

　　5、檔案部門接受保管的會計(jì)檔案，原則應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝;個別須拆封重新整理的，會同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　6、會計(jì)檔案應(yīng)妥善保管、存放有序、查找方便，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　7、凡遇單位撤消或合并，會計(jì)檔案由接受單位全部接受并保管。當(dāng)項(xiàng)目公司清算關(guān)閉結(jié)束后，項(xiàng)目公司必須把所有的會計(jì)檔案整理造冊及時移交給集團(tuán)檔案庫。

　　第五條 會計(jì)檔案的借用

　　1、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時，必須按規(guī)定借用，并及時歸還，所借資料不得帶出公司;若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。

　　2、公司內(nèi)查閱會計(jì)檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)。公司其他部門或集團(tuán)內(nèi)其他單位需要查閱的，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且派專人陪同閱看，原件不得借出。

　　3、外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后，方能由檔案管理體制人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔案人的工作單位、查閱日期、會計(jì)檔案名稱及查閱理由。

　　4、會計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出外復(fù)制時，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。

　　第六條 會計(jì)檔案的移交

　　由于會計(jì)人員的變動或會計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等，會計(jì)檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字或蓋章。

　　第七條 會計(jì)檔案的銷毀

　　1、對保管期滿的會計(jì)檔案，按照國家會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門和檔案部門共同鑒定，嚴(yán)格審核，編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》(見附表)，按規(guī)定程序報經(jīng)批準(zhǔn)，方可銷毀。

　　2、在待銷毀的會計(jì)檔案中，有未了的債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)和投資事項(xiàng)，其原始憑證應(yīng)單獨(dú)抽出，另行裝訂，由檔案管理部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和投資終了時為止。

　　3、各企業(yè)按照規(guī)定銷毀檔案時，由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門和財(cái)務(wù)部門共同派專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

　　第八條 會計(jì)檔案保管期限

　　檔案名稱          保管期限

　　1、會計(jì)憑證類：

　　(1)原始憑證、記賬憑證。 15年 其中，涉及外來和對私改造的會計(jì)憑證。 永久

　　(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 5年

　　2、會計(jì)賬簿類：

　　(1)日記賬。 15年  其中，現(xiàn)金和銀行存款日記賬。 25年

　　(2)明細(xì)賬、總賬、輔助賬。 15年

　　(3)涉及外來和對私改造的會計(jì)賬簿。 永久

　　3、會計(jì)報表類：

　　(1)主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報表; 3年

　　(2)月、季度會報表; 3年

　　(3)年度會計(jì)報表。 永久

　　4、其他類：

　　(1)會計(jì)檔案保管清冊及銷毀清冊; 永久

　　(2)財(cái)務(wù)成本計(jì)劃：       3年

　　(3)主要財(cái)務(wù)會計(jì)文件、合同、協(xié)議; 永久

　　(4)公司規(guī)定的付款申請的附屬單據(jù)(如驗(yàn)收單、8年，工程簽證單等)。

　　第七條 本制度之修改須經(jīng)董事會討論、批準(zhǔn)。

　　第八條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)屬集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部。

篇2：公司會計(jì)檔案管理制度

　　公司會計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對會計(jì)檔案的管理。

　　2、會計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對會計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計(jì)資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計(jì)檔案由主辦會計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會計(jì)檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計(jì)檔案時，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計(jì)檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，由會計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計(jì)檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計(jì)資料必須留在老單位。

篇3：房地產(chǎn)股份公司會計(jì)檔案管理制度

　　房地產(chǎn)股份有限公司會計(jì)檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，符合會計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會計(jì)檔案立卷管理辦法

　　1、會計(jì)憑證：每月做好的會計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計(jì)報表：每月做好的會計(jì)報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：單位名稱、單位地址，財(cái)務(wù)報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會計(jì)報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的會計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊，標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽，將會計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計(jì)檔案保管期限

　　1、會計(jì)憑證：

　　①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;

　　②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;

　　2、會計(jì)帳簿：

　　①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

　　②明細(xì)帳保管期限為15年;

　　③總帳保管期限為15年;

　　④輔助帳簿保管期限為15年;

　　⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。

　　3、會計(jì)報表：

　　①月、季度會計(jì)報表保管期限為15年;

　　②年度會計(jì)報表保管期限為永久。

　　4、其他：

　　①會計(jì)移交清冊保管期限為15年

　　②會計(jì)檔案保管清冊保管期為永久

　　③會計(jì)檔案銷毀清冊保管期為永久

　　④銀行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計(jì)檔案銷毀

　　根據(jù)會計(jì)檔案保管期限，銷毀會計(jì)檔案時，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。會計(jì)檔案銷毀時應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。