物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1 目的
確保公司內(nèi)部所有的質(zhì)量體系文件得到統(tǒng)一的編碼，規(guī)范文件和資料的管理。
2 適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系文件和資料，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄以及被納入公司質(zhì)量體系的相關(guān)外來文件的編碼。
3 職責(zé)
品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料編碼的歸口管理。
4 程序要點(diǎn)
(1)文件和資料的除有行業(yè)特殊規(guī)定外，均按以下條款規(guī)定進(jìn)行。
(2)文件分類與編碼規(guī)則
a) 質(zhì)量手冊(cè)(采用“A”作代碼)
編碼格式：×××/A-※※-※※
文件發(fā)布年號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)、質(zhì)量手冊(cè)代碼、公司名
b) 程序文件(采用“B”作代碼)
編碼格式：×××/B-※※-※※
文件序號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)、程序文件代碼、公司名
c) 各類計(jì)劃(采用“QP”縮寫)
編碼格式：×××/A-※※-※※-※※
計(jì)劃序號(hào)、部門代碼、標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)、質(zhì)量計(jì)劃縮寫、公司名
d) 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(采用“C”作代碼)
編碼格式：×××/C-※※-※※
規(guī)程序號(hào)、部門代碼、規(guī)程代碼、公司名
e) 質(zhì)量記錄
★程序文件要求的記錄編碼格式
編碼格式：×××/B-※※-※※-※※
該文件記錄表格、該要素文件的序號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)、程序文件代碼、公司名
★標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程要求的記錄編碼格式
編碼格式：×××/C-※※-※※-※※
該文件記錄表格、規(guī)程序號(hào)、部門代碼、規(guī)程代碼、公司名
f) 其他文件資料編碼：
★審核報(bào)告(采用“IQR”縮寫)
編碼格式：×××/IQR-※※-※※
評(píng)審年號(hào)、評(píng)審報(bào)告序號(hào)、評(píng)審報(bào)告縮寫、公司名
★管理評(píng)審報(bào)告(采用“MQR”縮寫
編碼格式：×××/MQR-※※-※※
評(píng)審年號(hào)、評(píng)審報(bào)告序號(hào)、評(píng)審報(bào)告縮寫、公司名
(3)代碼
a)公司代碼用英文全稱×××表示。
b)文件和資料名稱代碼：
質(zhì)量手冊(cè)--A 程序文件--B 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程--C
質(zhì)量計(jì)劃--QP 外來文件--ED 審核報(bào)告--IQR
管理評(píng)審報(bào)告--MQR
c)要素號(hào)與GB/T19002--1994idtISO9002：1994第4章“質(zhì)量體系要求”中的條目編號(hào)一致。
d)部門代碼：
品質(zhì)部及公司通用--G·S 部門共用--G·Y 公共事務(wù)部--A·W
保安部--B·A 行政部--*·Z 人事部--R·S
財(cái)務(wù)部--C·W 消防管理中心--*·F 機(jī)電維修部--J·D
園林綠化部--Y·L 保潔部--B·J
e)受控代碼：
總經(jīng)理--01 管理者代表--02 副總經(jīng)理--03
行政部--04 人事部--05 財(cái)務(wù)部--06
品質(zhì)部--07 經(jīng)營部--08 管理處經(jīng)理--09
管理處副經(jīng)理--10 公共事務(wù)部--11 機(jī)電維修部--12
保安部--13 消防管理中習(xí)--14 園林綠化部--15
保潔部--16
注：如果一個(gè)部門發(fā)放的文件超過 2份及以上時(shí)，應(yīng)在上述編號(hào)后加分編號(hào)，例如機(jī)電維修部發(fā)放3份文件則受控編號(hào)為12-1、12-2、12-3以此類推。
(4)文件條款的
a)文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母來表達(dá);
b)文件條款以四個(gè)層次為限，分別是條、款、項(xiàng)、瞇。
(5)文件的標(biāo)識(shí)
a) 文件版本的識(shí)別：
A / O
版本識(shí)別字母“A”為首版，“B”為第版，以此類推。
b) 文件更改狀態(tài)的識(shí)別：
A / O
更改狀態(tài)識(shí)別數(shù)字“O”為此頁文件首版，以此類推
5 記錄
6相關(guān)性支持文件
《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
篇2：物業(yè)管理質(zhì)量體系文件編碼規(guī)定
1.0 目的
1.1本指導(dǎo)書確保每一個(gè)質(zhì)量體系文件都有唯一的編碼。便于文件的識(shí)別、追溯和控制。
2.0 適用范圍
2.1 本指導(dǎo)書適用于本公司質(zhì)量體系文件的編碼。
3.0 職責(zé)
3.1 行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公司質(zhì)量體系文件統(tǒng)一編碼和登記。
4.0 編碼規(guī)定
4.1 質(zhì)量體系文件在編寫完成后,由行政人事部按照規(guī)定的要求進(jìn)行登記、編碼。
4.2 代號(hào)
4.2.1公司內(nèi)各級(jí)部門代號(hào)從該部門名稱中取三個(gè)漢語拼音字母來表示,如:
*ZB——行政人事部CWB——財(cái)務(wù)部JYB——經(jīng)營部
GCB——工程部BAB——保安部YLB——園林清潔部
YCG——怡翠花園管理處DLG——電力大樓管理處N*G——能興大樓管理處
YDG——移動(dòng)通信管理處FYG——法院管理處RJG——軟件科技園管理處
KTB——怡翠花園康體部(其他依次類推)
4.2.2文件類別代號(hào)取兩個(gè)漢語拼音字母表示:
ZL——質(zhì)量手冊(cè)C*——程序文件ZY——作業(yè)指導(dǎo)書JL——質(zhì)量記錄
4.2.3順序號(hào)用四位數(shù)表示,從左到右前二位表示文件所屬內(nèi)容,后二位代表順序。程序文件前二位的編號(hào)是—00,作業(yè)指導(dǎo)書前二位的編號(hào)如下:
a)按職能部門、管理處區(qū)分
10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理
40—經(jīng)營部管理50—財(cái)務(wù)部管理60—園林清潔部管理
70—其他部管理90—社區(qū)中心康體部管理(其他依次類推)
b)按管理處內(nèi)部專業(yè)管理區(qū)分
80—接管驗(yàn)收管理81—公共場(chǎng)地管理82—設(shè)備設(shè)施管理
83—清潔