辦公用品管理制度
1.目的
為對辦公用品的采購、發(fā)放及使用進(jìn)行有效的管理，合理配置辦公資源、降低辦公用品費(fèi)用，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司辦公用品的管理。
3.內(nèi)容
3.1辦公用品的分類
根據(jù)辦公用品的價(jià)值和使用特性分為A、B、C、D四類：
A類：即價(jià)值較高，并納入固定資產(chǎn)管理類辦公用品，指計(jì)算機(jī)，復(fù)印機(jī)，打印機(jī)，傳真機(jī)，手機(jī)，大型辦公家具，辦公桌，辦公椅，空調(diào)，書柜，微波爐，飲水機(jī)、工作服等;
B類：非消耗性工具、文具類，指電話機(jī)，各式文件架(欄)、文件夾、資料袋、訂書機(jī)、計(jì)算器、剪刀、鋼筆、簽字筆、直尺、三角板、白板、號碼機(jī)、拉桿夾、檔案盒、U盤、證件夾、圓頭夾、小刀、電水壺、水瓶等;
C類：消耗性文具類，指各種紙、筆記本、筆芯、膠水、膠帶、回形針、大頭針、圓珠筆、橡皮、鉛筆、涂改液、釘書釘、復(fù)寫紙、色帶、帳芯、帳殼、印油、皮筋等;
D類：即勞保用品，指手套、拖把、掃把、垃圾桶、垃圾袋、廁刷、潔廁凈、洗衣粉、抹布、消毒液、臉盆、水桶、肥皂、創(chuàng)可貼、電池、家具護(hù)理蠟、玻璃凈亮水等。
3.2需求申請
3.2.1B、C、D類辦公用品的需求由使用者申請，經(jīng)辦公室審核決定是否配給。
3.2.2A類辦公用品由需求部門負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)辦公室審核，總經(jīng)理審批后決定是否配給。
3.3采購
3.3.1經(jīng)審批后的需求物品，經(jīng)辦公室審核有庫存的,辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后發(fā)放給需求申請者，沒有庫存也不能內(nèi)部調(diào)配的，則需申請采購。
3.2.2所有辦公用品的采購，必須實(shí)行先申請，后采購的原則。
3.2.3所有辦公用品的采購由總經(jīng)理指定專人采購(以下簡稱為采購員)。
3.3.4由使用人填寫《請購單》(需詳細(xì)注明需采購物品名稱、數(shù)量、型號、規(guī)格、特性、用途、使用日期，其他特性等須在備注欄中寫明),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，辦公室核定，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購員方可實(shí)行采購。
3.3.5未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得擅自采購，否則其采購費(fèi)用不予報(bào)銷。特殊情況，來不及辦理請購手續(xù)的，須電話請示總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后方可采購，事后應(yīng)及時(shí)辦理請購手續(xù)。否則，其采購費(fèi)用不予報(bào)銷。
3.3.6采購辦公用品時(shí)，必須由2人同去采購，采購員為第一責(zé)任人，陪同人為第二責(zé)任人。
3.3.7采購員在接到經(jīng)審批后的《請購單》時(shí)，應(yīng)按照《請購單》所寫要求采購。保證所采購的物品滿足使用要求，并在要求的使用日期前完成采購作業(yè)。
3.3.8采購員應(yīng)在所需采購物品滿足使用功能的要求下盡量選擇價(jià)格低的物品。
3.3.9采購員對于日常性采購的物品，應(yīng)定點(diǎn)采購，每次采購后將價(jià)格報(bào)辦公室備案。非經(jīng)常性采購的項(xiàng)目，必須貨比三家，最終選擇物美價(jià)廉的供應(yīng)商。
3.3.10嚴(yán)禁在采購作業(yè)中，虛報(bào)采購費(fèi)用及物品價(jià)格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對責(zé)任人作辭退處理，且視為被辭退人同意放棄一切經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
3.3.11采購回來的物品應(yīng)及時(shí)交辦公室文員處驗(yàn)收入庫。
3.3.12經(jīng)驗(yàn)收不符合要求的物品，由采購人及時(shí)換貨或退貨。
3.3.13辦公室主任作為辦公用品采購的監(jiān)督者。
3.4驗(yàn)收及入庫
3.4.1經(jīng)采購的物品必須先驗(yàn)收后入庫。
3.4.2一般物品的驗(yàn)收人員由辦公室文員及采購申請人組成。特殊物品的驗(yàn)收由辦公室組織驗(yàn)收小組驗(yàn)收。
3.4.3驗(yàn)收時(shí)，要查看所采購的物品數(shù)量、型號、特性等與《請購單》所寫是否相同，是否滿足使用要求。
3.4.4驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)所采購的物品不符合質(zhì)量要求或申請人使用要求的，不予入庫，由采購員及時(shí)辦理換貨或退貨事宜。
3.4.5經(jīng)驗(yàn)收合格的物品由辦公室文員及出納共同辦理入庫手續(xù)。
3.5辦公用品的領(lǐng)用
3.5.1辦公用品的領(lǐng)用，由使用者填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，辦公室文員審核無誤后給予發(fā)放并登記所發(fā)放的辦公用品。
3.5.2每月8日前，辦公室文員將統(tǒng)計(jì)后的《辦公用品領(lǐng)用單》交財(cái)務(wù)一份。
3.5.3辦公室文員每3個(gè)月應(yīng)對所負(fù)責(zé)的辦公用品庫存盤點(diǎn)一次。發(fā)現(xiàn)帳與實(shí)物數(shù)量不符應(yīng)及時(shí)報(bào)辦公室主任。
3.5.4辦公室文員對所管理的辦公用品負(fù)責(zé)。
3.6辦公用品的使用管理
3.6.1辦公用品實(shí)行誰使用誰負(fù)責(zé)，辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的使用監(jiān)督工作。
3.6.2辦公室負(fù)責(zé)A類辦公用品的維修工作。
3.7其他未盡事宜按照公司相關(guān)制度執(zhí)行。
《請購單》
物品名稱
單位
規(guī)格
數(shù)量
特性
顏色
用途
要求到貨日期
備注
申請人
部門經(jīng)理
辦公室
總經(jīng)理
請購單
物品名稱
數(shù)量規(guī)格型號特性顏色用途
要求到貨日期*年*月*日
備注
申請人
部門經(jīng)理
辦公室
總經(jīng)理
辦公用品采購、驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用流程圖
辦公室文員和出納辦理入庫
辦公室文員、申請人驗(yàn)收
采購員換貨或退貨
不合格
合格
無
有
申請人領(lǐng)用
是否合格
采購員采購
總經(jīng)理審批
倉庫是否有該物品
辦公室審核
部門負(fù)責(zé)人審核
申請人填寫《請購單》
篇2：科技公司辦公用品管理制度
某科技公司辦公用品管理制度
第一章 總則
第一條 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定中的辦公用品包括：
公司給員工個(gè)人配置的通訊工具(手機(jī)、BP機(jī))、辦公桌椅、電話機(jī)和員工日常工作所需的辦公文具。
公司給部門配置的文件柜、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。
公司公用的辦公設(shè)備，如公共區(qū)域的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。
公司為部門購置的書籍、雜志和報(bào)刊。
第二章 個(gè)人辦公用品的管理
第三條 公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
第四條 員工日常辦公用品的領(lǐng)用：
公司員工領(lǐng)用辦公用品須至行政部填寫"辦公用品領(lǐng)用登記"。
公司員工應(yīng)當(dāng)自覺愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn);節(jié)約使用辦公用品。
第三章 部門辦公用品的管理
第五條 除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。
第六條 部門申請購買辦公用品的程序：
第一步：部門經(jīng)理填寫《辦公用品申請表》;
第二步：交于公司行政部(分公司則交于分公司行政，由其統(tǒng)一傳真至上海行政部);
第三步：上海行政部查對庫存或根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要統(tǒng)一核準(zhǔn)，上報(bào)董事長;
第四步：董事長簽核;
第五步：上海行政部將申請結(jié)果及購買方式或地點(diǎn)反饋給各部門經(jīng)理(分公司則反饋給分公司行政)。
第七條 部門辦公用品領(lǐng)用之后，由部門經(jīng)理分發(fā)辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經(jīng)理須至行政部變更記錄。
第四章 公共辦公用品的管理
第八條 公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護(hù)。
第九條 公司所有員工應(yīng)當(dāng)愛護(hù)公共辦公用品，打印、復(fù)印避免浪費(fèi)。對于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。
第十條 員工在使用公共辦公用品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)機(jī)器故障應(yīng)及時(shí)向行政部或公司網(wǎng)管報(bào)修。
第五章 附則
第十一條 公司根據(jù)辦公用品使用人追究損壞賠償責(zé)任。
第十二條 本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。
篇3：某醫(yī)院辦公用品管理制度
醫(yī)院辦公用品管理制度
1、目的
為規(guī)范辦公用品采購與管理流程，保證部門(科室)申請的辦公用品得到有效利用，避免出現(xiàn)閑置、浪費(fèi)現(xiàn)象，制定本制度。
2、適用范圍
2.1本制度適用于辦公用品與低值辦公設(shè)備的管理。
2.2辦公用品分為一次性使用物品(如簽字筆、鉛筆、膠棒、筆記本、色帶等)與可重復(fù)使用的物品(如筆筒、剪刀、訂書機(jī)、文件夾等)兩大類。
2.3低值辦公設(shè)備是指掃描儀、噴墨打印機(jī)、傳真機(jī)、電話等購置金額小于1000元(含)的辦公設(shè)備。
3、原則
3.1采購前貨比三家，購買價(jià)廉物美的商品。
3.2先申請，后領(lǐng)用，庫存最少的原則。
4、職責(zé)部門
4.1院辦(人事行政部、后勤)指定專人(以下簡稱“采購專員”)負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公用品采購與管理工作;
4.2院辦(人事行政部、后勤)負(fù)責(zé)人(以下簡稱“采購主管”)負(fù)責(zé)審批各部門辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃及匯總分析辦公費(fèi)用使用情況，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.3采購專員負(fù)責(zé)匯總各部門(科室)的辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃，經(jīng)采購主管批準(zhǔn)后集中購買并發(fā)放;負(fù)責(zé)辦理采購報(bào)銷手續(xù);負(fù)責(zé)核算各部門(科室)辦公費(fèi)用，按月上報(bào)采購主管。
4.4部門(科室)指定專人(下簡稱“部門文秘”)負(fù)責(zé)本部門(科室)辦公用品的申請、領(lǐng)用與《部門辦公用品臺帳》的日常管理。
5、工作程序
5.1申請
5.1.1部門文秘每月末匯總本部門(科室)對辦公用品的需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》并交至采購專員。
5.2采購
5.2.1采購專員匯總各部門(科室)上報(bào)的辦公用品申請計(jì)劃，針對采購項(xiàng)目向供貨方詢價(jià)，經(jīng)采購主管審批簽字后，進(jìn)行集中采購(采購期間一般為三天之內(nèi));辦公設(shè)備采購需報(bào)總經(jīng)理(院長)審批。
5.2.2辦公用品采購金額超過1000元(單件價(jià)格，含)時(shí)，需報(bào)總經(jīng)理(院長)審批。
5.3入庫及領(lǐng)用
5.3.1采購專員完成采購后，根據(jù)采購項(xiàng)目明細(xì)單逐項(xiàng)辦理入庫手續(xù);
5.3.2入庫完成后，采購專員通知部門文秘領(lǐng)取所申請的辦公用品;
5.3.3部門文秘根據(jù)申領(lǐng)明細(xì)在部門(科室)內(nèi)發(fā)放物品，按照領(lǐng)用情況分別登記《部門辦公用品臺賬》(，并對“需歸還類”(可重復(fù)使用)物品做出標(biāo)記。辦公用品領(lǐng)用人需在《部門辦公用品臺帳》本人頁上簽字確認(rèn)。
5.4配發(fā)
5.4.1新員工入職時(shí)配發(fā)的辦公用品一般包括簽字筆、筆記本、筆筒、文件夾、文件架各一件，其它因公必備辦公用品按需申領(lǐng)。
5.4.2對于每人每月必須定額發(fā)放的必備用品(如勞保用品等)，可以根據(jù)實(shí)際情況及匡算量每月一次性配發(fā)，以減少申請程序。
5.5返還
5.5.1部門(科室)出現(xiàn)領(lǐng)用量剩余或不再使用的物品時(shí)，需退還采購專員辦理核銷，沖抵本部門(科室)辦公費(fèi)用;
5.5.2員工離(調(diào))職時(shí)，www.dewk.cn需提取《部門辦公用品臺賬》的本人頁到院辦(人事行政部、后勤)辦理“需歸還類”辦公用品的返還手續(xù)。
5.5.3需歸還辦公用品在正常使用情況下?lián)p壞，可到采購專員處以舊換新;如丟失則應(yīng)由領(lǐng)用人按用品的采購價(jià)格予以賠償。
5.6保管
5.6.1采購專員需清楚掌握辦公用品庫存情況，并經(jīng)常整理，保證物品不受侵蝕。
5.7盤點(diǎn)
5.7.1采購專員應(yīng)定期盤點(diǎn)辦公用品庫存(根據(jù)庫存大小自行安排盤點(diǎn)周期，一般每月進(jìn)行一次)。盤點(diǎn)要求作到賬物相符，如果不一致必須查找原因，經(jīng)采購主管批準(zhǔn)后調(diào)整賬目，使兩者一致。
5.8費(fèi)用結(jié)算
5.8.1采購專員每月第一周應(yīng)將上月發(fā)生的辦公用品采購、發(fā)放情況及分?jǐn)偟馁M(fèi)用匯總成表，上報(bào)采購主管審批后辦理付款手續(xù)。