某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對(duì)記錄進(jìn)行設(shè)計(jì)、編號(hào)標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、申購(gòu)、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制定本制度。
3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)標(biāo)識(shí)、編目、申購(gòu)、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門(mén)有關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、填寫(xiě)和管理;
3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項(xiàng)目記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸口管理的記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫(xiě)各種記錄。 3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時(shí)提供本部門(mén)的有關(guān)記錄以供查詢(xún)。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計(jì)、編號(hào)、編目管理
4.1.1設(shè)計(jì)：
(1)各部門(mén)按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項(xiàng)目，需要增加表格的由使用部門(mén)制定，填寫(xiě)《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號(hào)后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個(gè)體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請(qǐng)時(shí)，必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項(xiàng)工作中通用、兼容或空缺時(shí)，使用部門(mén)可提出申請(qǐng)?jiān)鰷p質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
4.1.2修改：已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要，使用部門(mén)可填寫(xiě)《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》提出更改申請(qǐng)，并在申請(qǐng)表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號(hào)：記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對(duì)各種記錄表格進(jìn)行編號(hào)。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)記錄進(jìn)行編目，制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門(mén)根據(jù)需要填寫(xiě)《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)品質(zhì)部。
(2)每月20日前，各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》，品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位，申請(qǐng)單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時(shí)掌握存記錄情況，根據(jù)庫(kù)存情況組織印刷并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門(mén)須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門(mén)應(yīng)按記錄的分類(lèi)制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報(bào)品質(zhì)部，歸檔記錄由各部門(mén)保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請(qǐng)，經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場(chǎng)借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場(chǎng)所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場(chǎng)所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等)，經(jīng)記錄保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請(qǐng)表由記錄保管部門(mén)負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門(mén)每月對(duì)文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查，及時(shí)追回借出文件，防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的，要及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門(mén)查閱是否有借出文件，以便及時(shí)收回借出文件。
4.3記錄的填寫(xiě)、更改、使用保管
4.3.1填寫(xiě)、更改
(1)記錄應(yīng)填寫(xiě)及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格，如有不需填寫(xiě)的欄目則以自左至右的一條斜線(xiàn)代替填寫(xiě)內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場(chǎng)的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場(chǎng)，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》WY/QR-WY-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》WY/QR-WY-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》WY/QR-WY-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》WY/QR-WY-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》WY/QR-WY-022
篇2：后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定
為能真實(shí)地反映本單位工作滿(mǎn)足顧客需求的程度，為采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息，并為集團(tuán)和本單位工作運(yùn)行的有效性和有追溯性要求的場(chǎng)合提供客觀(guān)證據(jù)，集團(tuán)在工作運(yùn)行中所發(fā)生的各種記錄，均應(yīng)有效地進(jìn)行管理，特制訂本規(guī)定。
一、定義
記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)所有發(fā)生記錄的單位、部門(mén)和員工。
三、職責(zé)
1．集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)《控制程序文件》中需要的記錄表格，并由集團(tuán)管理者代表審批。
2．各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位《工作指導(dǎo)書(shū)》中需要的記錄表格，并由本單位負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部備案。
3．各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位運(yùn)行中所需要的各種記錄，并由單位負(fù)責(zé)人審批。
4．修改記錄時(shí)，應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?qǐng)，經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。
5．修改后的記錄，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可使用。
6．各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計(jì)一次記錄的發(fā)生情況，并認(rèn)真填寫(xiě)《記錄清單》。
四、記錄的分類(lèi)
1．質(zhì)量管理體系運(yùn)行的記錄：
集團(tuán)《控制程序文件》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄；
各單位《工作指導(dǎo)書(shū)》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄。
2．各單位工作運(yùn)行中確認(rèn)的各種記錄。
五、記錄的標(biāo)識(shí)
1．與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，其標(biāo)識(shí)方式按照集團(tuán)《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。
2．工作運(yùn)行中的記錄，各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)方法。
3．非表格化且不便于編號(hào)標(biāo)識(shí)的記錄，可用記錄名稱(chēng)形式標(biāo)識(shí)。
六、記錄的使用要求
1．經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄，要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場(chǎng)所使用的記錄表格為有效格式。
2．工作場(chǎng)所使www.dewk.cn用的各種記錄，應(yīng)由崗位工作人員填寫(xiě)，別人不得代填。
3．填寫(xiě)記錄時(shí)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)，不得發(fā)生補(bǔ)填、提前填寫(xiě)等現(xiàn)象。記錄填寫(xiě)要完整，填寫(xiě)內(nèi)容要真實(shí)，不得缺項(xiàng)，不得作假，字跡應(yīng)清晰，簽署要齊全（姓名、日期）。
七、記錄的保存
1．各單位應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行和有關(guān)工作運(yùn)行的記錄的檢查、收集。
2．對(duì)收集的記錄應(yīng)進(jìn)行整理、分類(lèi)歸檔。
3．記錄要存放在適宜的地點(diǎn)，防止記錄的損壞或丟失。
4．借閱記錄時(shí)要有登記，并及時(shí)歸還。
5．按照規(guī)定的記錄保存期限，定期清理到期的記錄。
6．需要銷(xiāo)毀的記錄，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理回收、銷(xiāo)毀手續(xù)。
八、附則
1．本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)。
2．本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團(tuán)辦字〔20**〕6號(hào)《關(guān)于下發(fā)z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。
篇3：加強(qiáng)崗位各類(lèi)記錄管理規(guī)定
關(guān)于加強(qiáng)崗位各類(lèi)記錄管理的規(guī)定
為規(guī)范我部基礎(chǔ)管理工作，確保各類(lèi)原始記錄和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性及準(zhǔn)確性，特制訂有關(guān)規(guī)定如下：
1.各崗位員工要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和要求做好當(dāng)班的各類(lèi)記錄；
2.記錄人要保證所記錄的各類(lèi)信息特別是原始數(shù)據(jù)及由其生成的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性；
3.各類(lèi)記錄的書(shū)寫(xiě)要認(rèn)真工整，保持記錄本的整潔，不得隨意涂改和書(shū)寫(xiě)與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容；
4.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（如數(shù)據(jù)失真）要在記錄本上詳實(shí)說(shuō)明，并及時(shí)向科長(zhǎng)或主管工程師反映；
5.科長(zhǎng)、主管工程師或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)抽查各崗位相關(guān)記錄，對(duì)于記錄不規(guī)范的責(zé)任人，分別予以如下處罰：
⑴第一次責(zé)令書(shū)面檢查并罰款50～100元；
⑵第二次責(zé)令書(shū)面檢查并罰款100～200元；
⑶第三次予以300元以上經(jīng)濟(jì)處罰并報(bào)請(qǐng)公司作待崗處理。