花園小區業主委員會工作文件控制程序
1目的
為確保業主委員會工作的規范性、可追溯性和延續性，特制定本程序。
2適用范圍
本程序適用于業主委員會工作有關的所有文件，包括決議、公告、公文以及適當范圍的外來文件的控制。
3引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽區YJ花園小區業主大會議事規則》
YJ-003(09)《北京市朝陽區YJ花園小區管理規約》
4術語
4.1提案：由業主委員會委員就某一問題提出的建議。
4.2決議：符合《北京市朝陽區YJ花園小區業主大會議事規則》規定的程序，由多數業主委員會委員表決通過的提案。
4.3公告：向小區全體業主正式公布的業主委員會決議。
4.4公文：就某一事項向小區相關方發出的業主委員會決議。
4.5外來文件：與小區物業管理有關的法律、法規以及相關方發給業主委員會的文件。
4.6受控文件：需要始終關注其有效狀態的文件。
5職責
5.1業主委員會委員負責起草提案并提交給全體委員表決;
5.2業主委員會秘書負責文件的收發、整理、保存及歸檔;
5.3業主委員會主任/副主任負責對業主委員會秘書的文件管理工作進行監督。
6工作程序
6.1文件的編制和發布
6.1.1業主委員會委員起草提案時，應在題目中簡要寫明提案事項;提案內容為公告或公文時，應隨附公告或公文的提案文稿;
6.1.2提案形成決議后，應打印出文稿并經所有同意該提案的委員簽字，形成正式的決議文稿;
6.1.3業主委員會秘書根據決議文稿，制作相應的公告或公文，加蓋業主委員會公章，并給與相應編號進行發布。公告或公文應與決議文稿一致。
6.2文件的編號方法
6.2.1所有業主大會決議和業主委員會文件按照“文件類型-編號-年份”的規則進行編號;
6.2.2業主委員會代表業主大會簽訂的合同，參照本程序進行文件管理;
6.2.3外來文件中的法律、法規等仍執行原文件編號;
6.2.4文件類型的簡寫如下：
業主大會決議：YJ
業主委員會決議：YT
公告：GG
公文：FW
收文：SW
合同：HT
6.3文件的收發和登記
6.3.1對外發出公文時，業主委員會秘書或經手的業主委員會委員應將公文一式兩份提交給相關方，其中一份請對方簽收后帶回給業主委員會秘書存檔;
6.3.2業主委員會秘書負責對業主委員會對外發出的公文和收到的公文按7.2、7.3規定的記錄格式逐項填寫《發文登記表》或《收文登記表》。
6.4文件的歸檔、保存和共享
6.4.1業主委員會秘書負責按本程序規定的格式編制受控文件清單，按決議、發文、合同、外來文件進行分類登記;
6.4.2業主委員會秘書負責將有委員簽字的決議文稿和相關單位簽收的公文文稿以及收到的外來文件掃描成電子文檔，連同紙質文檔分別歸檔保存;
6.4.3業主委員會通過在網易建立共用電子郵箱實現文件實時共享，秘書負責及時將電子文檔發到網易網盤中的相應文件夾中保存;
6.4.4紙質文檔每半年應集中裝訂成冊，由業委會秘書負責保存;電子文檔每一年應集中刻盤，業委會委員和秘書每人保存一份。
6.5文件的評審、更改
6.5.1業主大會決議和業主委員會決議是業主委員會工作的依據，應該在每年3月對其充分性和適宜性進行全面評審;
6.5.2經評審認為不適宜或需增減的業主委員會決議，由業主委員會主任/副主任發起提案予以更改、換版或作廢;
6.6文件的移交和銷毀
6.6.1每屆業主委員會必須向下一屆業主委員會完整移交本屆的全部文件，新一屆業主委員會應對上屆業主委員會有關自身建設方面的決議進行評審，并決議是否沿用或更改;
6.6.2業主委員會不得對上一屆和本屆的文件進行銷毀;文件銷毀需要經過隔屆的業主委員會決議通過方可進行。
6.7文件的查閱
6.7.1業主委員會的所有文檔均接受業主的隨時查閱，具體接待由業主委員會秘書負責;
6.7.2前來查閱業主委員會文檔的業主應能證明自己的業主身份。
7記錄
7.1《提案/決議清單》
7.2《發文登記表》
7.3《收文登記表》
篇2：小區業主委員會工作文件控制程序
文件控制程序
1 目的
為確保業主委員會工作的規范性、可追溯性和延續性，特制定本程序。
2 適用范圍
本程序適用于業主委員會工作有關的所有文件，包括決議、公告、公文以及適當范圍的外來文件的控制。
3 引用文件
YJ-002(09)《北京市朝陽區Z花園小區業主大會議事規則》
YJ-003(09) 《北京市朝陽區Z花園小區管理規約》
4 術語
4.1 提案：由業主委員會委員就某一問題提出的建議。
4.2 決議：符合《北京市朝陽區Z花園小區業主大會議事規則》規定的程序，由多數業主委員會委員表決通過的提案。
4.3 公告：向小區全體業主正式公布的業主委員會決議。
4.4 公文：就某一事項向小區相關方發出的業主委員會決議。
4.5 外來文件：與小區物業管理有關的法律、法規以及相關方發給業主委員會的文件。
4.6 受控文件：需要始終關注其有效狀態的文件。
5 職責
5.1 業主委員會委員負責起草提案并提交給全體委員表決;
5.2 業主委員會秘書負責文件的收發、整理、保存及歸檔;
5.3 業主委員會主任/副主任負責對業主委員會秘書的文件管理工作進行監督。
6 工作程序
6.1 文件的編制和發布
6.1.1 業主委員會委員起草提案時，應在題目中簡要寫明提案事項;提案內容為公告或公文時，應隨附公告或公文的提案文稿;
6.1.2 提案形成決議后，應打印出文稿并經所有同意該提案的委員簽字，形成正式的決議文稿;
6.1.3 業主委員會秘書根據決議文稿，制作相應的公告或公文，加蓋業主委員會公章，并給與相應編號進行發布。公告或公文應與決議文稿一致。
6.2 文件的編號方法
6.2.1 所有業主大會決議和業主委員會文件按照“文件類型-編號-年份”的規則進行編號;
6.2.2 業主委員會代表業主大會簽訂的合同，參照本程序進行文件管理;
6.2.3 外來文件中的法律、法規等仍執行原文件編號;
6.2.4 文件類型的簡寫如下：
業主大會決議：YJ
業主委員會決議：YT
公告：GG
公文：FW
收文：SW
合同：HT
6.3 文件的收發和登記
6.3.1 對外發出公文時，業主委員會秘書或經手的業主委員會委員應將公文一式兩份提交給相關方，其中一份請對方簽收后帶回給業主委員會秘書存檔;
6.3.2 業主委員會秘書負責對業主委員會對外發出的公文和收到的公文按7.2、7.3規定的記錄格式逐項填寫《發文登記表》或《收文登記表》。
6.4 文件的歸檔、保存和共享
6.4.1 業主委員會秘書負責按本程序規定的格式編制受控文件清單，按決議、發文、合同、外來文件進行分類登記;
6.4.2 業主委員會秘書負責將有委員簽字的決議文稿和相關單位簽收的公文文稿以及收到的外來文件掃描成電子文檔，連同紙質文檔分別歸檔保存;
6.4.3 業主委員會通過在網易建立共用電子郵箱實現文件實時共享，秘書負責及時將電子文檔發到網易網盤中的相應文件夾中保存;
6.4.4 紙質文檔每半年應集中裝訂成冊，由業委會秘書負責保存;電子文檔每一年應集中刻盤，業委會委員和秘書每人保存一份。
6.5 文件的評審、更改
6.5.1 業主大會決議和業主委員會決議是業主委員會工作的依據，應該在每年3月對其充分性和適宜性進行全面評審;www.dewk.cn
6.5.2 經評審認為不適宜或需增減的業主委員會決議，由業主委員會主任/副主任發起提案予以更改、換版或作廢;
6.6 文件的移交和銷毀
6.6.1 每屆業主委員會必須向下一屆業主委員會完整移交本屆的全部文件，新一屆業主委員會應對上屆業主委員會有關自身建設方面的決議進行評審，并決議是否沿用或更改;
6.6.2 業主委員會不得對上一屆和本屆的文件進行銷毀;文件銷毀需要經過隔屆的業主委員會決議通過方可進行。
6.7 文件的查閱
6.7.1 業主委員會的所有文檔均接受業主的隨時查閱，具體接待由業主委員會秘書負責;
6.7.2 前來查閱業主委員會文檔的業主應能證明自己的業主身份。
7 記錄
7.1 《提案/決議清單》
7.2 《發文登記表》
7.3 《收文登記表》