1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。
2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機(jī)密。
3、凡重要事宜的請示、報(bào)告、匯報(bào)、傳達(dá)、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進(jìn)行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。
4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則,且明確責(zé)任。
5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。
6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。
8、文件的處理
(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理;
(2)如遇重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;
(3)各種關(guān)聯(lián)事項(xiàng),必須與各相關(guān)部門商議后方能處置;
(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項(xiàng),以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)向上級匯報(bào)并請示處理意見。
9、文件的閱覽
文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。
篇2：物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序
1.0目的
對質(zhì)量管理體系文件予以控制，確保在使用時(shí)可獲得有關(guān)版本的適用體系文
件。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的評審和批準(zhǔn)。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)對公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部門負(fù)責(zé)管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件，并確保體系文件的有效使用。
4.0 過程識別
5.0 行為準(zhǔn)則
a)文件應(yīng)清晰，便于識別，發(fā)布前得到批準(zhǔn)；
b)外來文件應(yīng)識別并控制其發(fā)放；
c)使用文件場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本；
d)對作廢文件做出標(biāo)識或隔離，防止非預(yù)期使用；
e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時(shí)應(yīng)先評審、批準(zhǔn)后發(fā)布；
f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確保可識別.
6.0 程序
6.1 文件分類
6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負(fù)責(zé)組織編寫、修改和管理；
6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報(bào)批并控制分發(fā).
6.2 文件編目及標(biāo)識
6.2.1 為確保文件的唯一性，公司做出規(guī)定:
a)質(zhì)量手冊:鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質(zhì)量手冊20**年版.每頁A-0表示A版第0次修改.
b)質(zhì)量記錄:JL-8.3-01表示質(zhì)量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個(gè)記錄.
6.3 文件控制
-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)要求編審；
-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，確保適應(yīng)性；
-文件發(fā)放由主管部門登記編號并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放；
-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別，并注明其版本或修訂狀態(tài)；
-手冊管理執(zhí)行質(zhì)量手冊管理規(guī)定；
-主管部門擬列文件總清單，便于檢索和控制文件有效性；
-文件發(fā)放時(shí)在可能情況下及時(shí)收回作廢/失效文件，包括圖紙，確保使用場所持有文件的唯一性和有效性；
-用于參改的作廢文件或備用文件做出標(biāo)識或單獨(dú)存放.
6.4 文件更改
6.4.1 質(zhì)量手冊程序修改，由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評審后由總經(jīng)理批準(zhǔn).
6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，如需改換文件修改部門，該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.
6.5 文件使用與保管
1)文件領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字；
2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導(dǎo)審批；
3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改，保證文件清晰易于識別；
4)妥善保管文件，放在通風(fēng)、干燥、安全的地方；
5)文件可以是書面，如有條件也可使用電子媒體，但注意留有備份；
6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準(zhǔn).
7.0 相關(guān)文件
7.1 記錄控制程序
7.2 管理策劃控制程序
7.3 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計(jì))管理程序
8.0 記錄
8.1 文件發(fā)放回收記錄
8.2 部門要控文件清單
8.3 文件更修改申請單
篇3：X物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報(bào)、審批程序，對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進(jìn)行控制，確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。
3.0定義
常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報(bào)。
4.0 職責(zé)
4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（例如**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）的編制審核，負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核，負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進(jìn)行適宜性評審。
4.2、各地物業(yè)公司：
4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項(xiàng)目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。
4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對所轄項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核，組織所轄項(xiàng)目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行適宜性評審。
4.2.3各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號
5.1 常規(guī)服務(wù)文件分類
5.1.1 按照文件作用分：**物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報(bào)。
服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。
作業(yè)指導(dǎo)書即各項(xiàng)目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。
檢查通報(bào)是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報(bào)。
5.1.2 按照編制部門分為：常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件。
物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報(bào)。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)。
各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件有項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書，包括項(xiàng)目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。
5.2常規(guī)服務(wù)文件編號
5.2.1 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定
a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為（A）；文件級別：分為1-4級，如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q），如果是項(xiàng)目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目名稱代碼，如廊坊阿爾卡迪亞（LA），廊坊錦繡（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿爾卡迪亞（BA），滄州麗水（CL），蚌埠阿爾卡迪亞（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是單項(xiàng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級號，如綜合管理類一級標(biāo)準(zhǔn)（GL/1），安防類二級標(biāo)準(zhǔn)（AF/2），環(huán)境類三級標(biāo)準(zhǔn)（HJ/3），維修類四級標(biāo)準(zhǔn)（W*/4）；文件序號為發(fā)放號和年號的組合，分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…，其中**代表發(fā)放年號20**年計(jì)為05，20**年計(jì)為06，以此類推。
b) 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號圖示
RSWY- A-***-****
文件序號
文件級別
文件類別
即：RSWY-A-文件級別-文件序號。
例如：**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第1號，文件編號為：RSWY-A-Q-0105；**物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第2號，文件編號為：RSWY-A-LJ-0205；**物業(yè)安防類一級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，20**年第3號，編號為：RSWY-A-AF/1-0305。
5.2.2 檢查標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定
a)文件類別：檢查標(biāo)準(zhǔn)為（B）；使用部門為物業(yè)管理部（WG）或**物業(yè)公司（地點(diǎn)代碼，如LF、CZ、BB、NJ）；檢查類別，如綜合管理類（GL），安防類（AF），環(huán)境類（HJ），維修類（W*）；文件序號同上；
b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號圖示：
RSWY-B-***-***-**** 文件序號
使用部門
檢查類別
即：RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如：物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn)，20**年第1號，編號為：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn)，20**年第2號，編號為：RSWY-B-HJ-LF-0205。
5.2.3 檢查通報(bào)編號
a)文件類別：檢查通報(bào)為（C）；
如果編制部門為物業(yè)管理部（wg）；發(fā)放對象為**物業(yè)公司，廊坊物業(yè)公司（LF），滄州物業(yè)（cz），南京物業(yè)公司（nj），蚌埠物業(yè)公司（bb）；文件序號同上。
b)編號圖示：
RSWY-C-***-****
文件序號
發(fā)放對象
編制部門
即：RSWY-C-發(fā)放對象-序號。
備注：如果編制部門為**物業(yè)公司(**RSWY),廊坊**物業(yè)(LFRSWY)、南京**物業(yè)（NJRSWY）、滄州**物業(yè)（CZRSWY）、蚌埠**物業(yè)（BBRSWY）等；發(fā)放對象省略，其它不變。即：**RSWY-C-序號。
例如：物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報(bào)， 20**年第5號，編號為RSWY-C-CZ-0505；廊坊物業(yè)公司檢查通報(bào)，20**年第5號，編號為LFRSWY-C-0505.
5.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書編號
a)文件類別：作業(yè)指導(dǎo)書編號為D，一般省略；使用部門為**物業(yè)公司*