1 工作目標(biāo)

　　1.1確保文件、資料得到妥善保管，及時(shí)傳遞各類信息，滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務(wù)性工作的正常開展。

　　1.2適用于**康城管理處文件資料的管理，包括對(duì)外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復(fù)印控制工作。

　　2 工作職責(zé)

　　2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)實(shí)施文件資料管理工作規(guī)程。

　　2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實(shí)施人。

　　2.3管理處各員工應(yīng)積極支持、配合開展文件資料管理工作。

　　3 工作指引

　　3.1管理處發(fā)文

　　3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件，填寫《發(fā)文擬稿紙》，經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。

　　3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》，按文件發(fā)放范圍發(fā)放，并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名。《文件發(fā)放登記表》保存期限10年，按編號(hào)次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

　　3.1.3將文件復(fù)印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔，《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。

　　3.2管理處收文

　　3.2.1外來文件收到后，首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》，交經(jīng)理批閱。《收文登記表》保存期限10年，按編號(hào)次序存放，裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

　　3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見，將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。

　　3.2.3將傳閱、處理后的文件及時(shí)收回并連同《收文處理專用紙》存檔，《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。

　　3.3檔案管理

　　3.3.1檔案分系統(tǒng)進(jìn)行管理，用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存，每個(gè)檔案盒應(yīng)清楚標(biāo)明所存

　　檔案的名稱。

　　3.3.2每個(gè)檔案盒內(nèi)應(yīng)有一份卷內(nèi)目錄，并隨時(shí)根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。

　　3.3.3查閱檔案應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案借閱登記表》，文件資料管業(yè)助理應(yīng)認(rèn)真檢查所歸還的檔案，在確認(rèn)無任何損壞后方可接收，對(duì)有損壞現(xiàn)象的，需進(jìn)行修補(bǔ)。如無法補(bǔ)救的文件，上報(bào)管理處經(jīng)理。《檔案借閱登記表》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.4質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍，經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印，必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時(shí)填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》，并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔。《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復(fù)印下發(fā)，并加蓋受控文件章，同時(shí)填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。

　　3.3.6往來受控文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》，寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍，經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印和下發(fā)，并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔。《文件復(fù)印申請(qǐng)表》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.7文件在實(shí)施中，管理處根據(jù)需要修改或更新的文件，應(yīng)有有效的《文件更改申請(qǐng)單》，文件資料管業(yè)助理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)號(hào)，妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放，在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄，按《文件更改通知單》的要求實(shí)施更改。《文件更改通知單》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.8按照各類文件的保存期限，對(duì)超過保存期的文件應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷毀，并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》，銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)。《文件銷毀申請(qǐng)單》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.9作廢版本的文件應(yīng)予以銷毀，同時(shí)根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》，銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)。確需保留的，應(yīng)填寫《文件留用申請(qǐng)單》并在明顯位置予以作廢標(biāo)識(shí)，防止作廢文件的非預(yù)期使用。《文件留用申請(qǐng)單》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。

　　3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次，并將變動(dòng)、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次，填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報(bào)人事行政部一次。《受控文件清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新，保持最新的有效版本。

　　3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。

　　3.4質(zhì)量記錄

　　3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報(bào)的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》。《質(zhì)量記錄清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新，保持最新的有效版本。

　　3.4.2各模塊執(zhí)行人負(fù)責(zé)收集形成的質(zhì)量記錄，進(jìn)行分類編目、歸檔，并及時(shí)報(bào)給文件資料管業(yè)助理備案。

　　3.4.3公司員工因工作需要，需查閱存檔的質(zhì)量記錄時(shí)，填寫《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》，經(jīng)管理處經(jīng)理同意，可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。

　　3.4.4合同要求時(shí)，在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱，須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)管理處經(jīng)理同意。《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》保存期限10年，按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔，每年裝訂成一本，制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。

　　3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。

　　3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限，對(duì)超過保存期的質(zhì)量記錄應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷毀，并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》，銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)。

　　4.質(zhì)量記錄

　　4.1《發(fā)文擬稿紙》

　　4.2《文件發(fā)放登記表》

　　4.3《收文處理專用紙》

　　4.4《收文登記表》

　　4.5《受控文件清單》

　　4.6《文件銷毀申請(qǐng)表》

　　4.7《文件留用申請(qǐng)表》

　　4.8《文件更改申請(qǐng)表》

　　4.9《文件復(fù)印申請(qǐng)表》

　　4.10《檔案借閱登記表》

　　4.11《質(zhì)量記錄清單》

　　4.12《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》

　　4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》

　　4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》

　　5 參閱文件資料

　　5.1《質(zhì)量手冊(cè)》

　　5.2《程序文件》

　　5.3《文件和資料管理程序》

　　5.4《質(zhì)量記錄管理程序》

　　5.5《不合格控制程序》

　　5.6《糾正措施管理程序》

　　5.7《預(yù)防措施管理程序》

篇2：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識(shí)可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對(duì)日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個(gè)在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問題的報(bào)修，經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)查看，初步判定是施工質(zhì)量問題，工作人員填寫《工程質(zhì)量問題通知單》告知施工單位、請(qǐng)施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個(gè)簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？

　　案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒有來辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費(fèi)通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費(fèi)通知單。請(qǐng)問，按這個(gè)地址寄發(fā)的催費(fèi)通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ姟⒔?jīng)常發(fā)生的事情。對(duì)于上述提問，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實(shí)呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。

　　案例一：經(jīng)過一段時(shí)間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因?yàn)樯矸葑C上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實(shí)際居住地與戶籍所在地存在不一致的問題。而且，在商品房買賣合同中都會(huì)約定業(yè)主的實(shí)際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。

　　那么，在日常工作中我們?cè)撊绾尾僮鳌⒆⒁饽男┘?xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)呢？

　　一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問題。

　　1、新項(xiàng)目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項(xiàng)目辦理業(yè)主入伙時(shí)，請(qǐng)業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請(qǐng)業(yè)主提供電子郵件地址。

　　3、如業(yè)主沒有辦理入伙手續(xù)，待入伙過程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。

　　4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時(shí)向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。

　　5、對(duì)于工程維保單位。可在入伙前，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會(huì)議紀(jì)要》形式），約定各個(gè)施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請(qǐng)負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請(qǐng)發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。

　　6、對(duì)于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　　二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問題。

　　送達(dá)是法律術(shù)語(yǔ)，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國(guó)法律沒有對(duì)通知、往來函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實(shí)際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費(fèi)通知、與發(fā)展商的往來函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實(shí)實(shí)在在是對(duì)方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個(gè)案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：

　　1、向業(yè)主送達(dá)催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。

　　2、將催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當(dāng)日?qǐng)?bào)紙（著重突出報(bào)紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。

　　3、將催費(fèi)通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。

　　4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。

　　（1）使用傳真方式，但沒有合同或協(xié)議約定傳真號(hào)碼。

　　（2）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門崗人員。

　　（3）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。

　　（4）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。

　　那我們?cè)趯?shí)踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭(zhēng)議乃至訴訟時(shí)對(duì)己方有利的證據(jù)。我們可以：

　　1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。

　　2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：

　　（1）發(fā)件人一定要在快遞運(yùn)單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費(fèi)通知單，在快遞運(yùn)單上要注明“物業(yè)服務(wù)費(fèi)催繳通知單、文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)、欠費(fèi)期間、欠費(fèi)金額等”）。

　　（2）保存好快遞運(yùn)單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　　（3）如郵寄函件是多頁(yè)的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　　（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時(shí)向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。

　　（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強(qiáng)的文件，可采用“公正送達(dá)”。

　　4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢(shì)已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：

　　（1）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。

　　（2）對(duì)外發(fā)送相關(guān)郵件時(shí)務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對(duì)方收到郵件后打開即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對(duì)方已收到。

　　（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對(duì)不時(shí)之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。

　　（4）通過郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。

　　（5）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。

　　三、關(guān)于外來函件的簽收問題。

　　我們?cè)谌粘９ぷ髦校?jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因?yàn)榇蠹彝ǔＵJ(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實(shí)不然。律師告訴我們，外來函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時(shí)，當(dāng)場(chǎng)不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們?cè)撟⒁馐裁茨兀?/p>

　　1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時(shí)間），對(duì)于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來函應(yīng)保留存檔以備隨時(shí)查詢。

　　2、如有異議應(yīng)及時(shí)回函。對(duì)來函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時(shí)回函澄清，表明觀點(diǎn)。

　　3、如對(duì)方又回函表示新的不同意見時(shí)，應(yīng)再予回函澄清。如無新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期

篇3：地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

　　地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

　　為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作，確保檔案的保護(hù)和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

　　各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；

　　3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度）；

　　4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)；

　　5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等；

　　6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù)；

　　7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料；

　　9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)）。

　　1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2.在一個(gè)卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；

　　2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

　　4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào)，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條 檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng)，報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí)，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng)，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級(jí)審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損

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、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時(shí)歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案?jìng)浞菀?guī)定

　　公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清www.dewk.cn理核對(duì)，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據(jù)。

　　第十一條 檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。

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