地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

　　為了加強(qiáng)公司檔案的管理工作，確保檔案的保護(hù)和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結(jié)合公司檔案管理實(shí)際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門(mén)自行保管，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén)，設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類(lèi)檔案，做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

　　各部門(mén)設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等；

　　3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度）；

　　4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)；

　　5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等；

　　6.公司的各類(lèi)申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門(mén)的批復(fù)；

　　7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料，公司歷年來(lái)的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料；

　　9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料（含各類(lèi)載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)）。

　　1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2.在一個(gè)卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；

　　2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

　　4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào)，然后逐卷登記，填寫(xiě)《案卷總目錄》。

　　第六條 過(guò)程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條 檔案銷(xiāo)毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷(xiāo)毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單，由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請(qǐng)，報(bào)銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷(xiāo)毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀：部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí)，可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，部門(mén)經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序并簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單，逐級(jí)審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損

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、劃線(xiàn)等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時(shí)歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。

　　第九條 檔案?jìng)浞菀?guī)定

　　公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無(wú)法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫(xiě)《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等，按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清www.dewk.cn理核對(duì)，做到帳、物相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據(jù)。

　　第十一條 檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。

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篇2：公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤(pán):儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點(diǎn)

　　4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿(mǎn)之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。

　　4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封整理的，由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。

　　4.3會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門(mén)查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說(shuō)明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。

　　4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說(shuō)明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。

　　4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷(xiāo)毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無(wú)

篇3：公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍規(guī)定

　　公司文件、檔案密級(jí)劃分和存放范圍的規(guī)定

　　1.文件和檔案的密級(jí)度分為絕密級(jí)、秘密級(jí)和內(nèi)部文件三級(jí)。絕密級(jí)文件一般可存放于行政辦公室，秘密級(jí)文件資料一般可存放于部門(mén)經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門(mén)秘書(shū)處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產(chǎn)生部門(mén)的經(jīng)理和總監(jiān)級(jí)以上人員;

　　(2)秘密--文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、有關(guān)的部門(mén)經(jīng)理;

　　(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門(mén)的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門(mén)的員工。

　　3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)劃、方針和各類(lèi)涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營(yíng)管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè);日常經(jīng)營(yíng)管理計(jì)劃、成果;客戶(hù)情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;

　　(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門(mén)制度和部門(mén)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。