住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

　　1、建立檔案管理制度

　　根據(jù)檔案資料初建的情況，擬首先制定如下制度：

　　<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>

　　<庫房管理制度><檔案移交驗收制度>

　　2、確定檔案的內(nèi)容

　　物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。

　　①建筑物檔案

　　A、建筑物原始檔案

　　包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

　　產(chǎn)權(quán)資料。包括：項目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

　　(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括：項目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

　　(2)技術(shù)資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)算決算分項單、圖紙會審記錄、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖。

　　(3)竣工驗收證明書。包括：基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、電信局電話工程竣工驗收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書，水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

　　(4)房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。

　　(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書。包括：供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。

　　B、建筑物維護、改造檔案

　　建筑物維護、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體進行維護、改造的有關(guān)資料：

　　(1)維護改造申請表及批準(zhǔn)文件

　　(2)維護改造工程施工許可證

　　(3)維護改造方案

　　(4)維護改造工程合同

　　(5)維護改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

　　(6)維護改造工程驗收說明書

　　(7)維護改造工程結(jié)算(核算)表

　　(8)各設(shè)備及工程使用維護說明書]

　　(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

　　(10)維護改造工程施工設(shè)計圖及竣工圖

　　C、用戶裝修、改造工程檔案

　　用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：

　　(1)裝修、改造申請表及審查意見

　　(2)裝修設(shè)計圖

　　(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

　　(4)完工后的驗收意見

　　②管理工作檔案

　　管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

　　(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項法規(guī)、條例、通知等;

　　(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;

　　(3)公司 ISO體系文件

　　(4)財務(wù)資料

　　(5)工作計劃、方針、目標(biāo)記錄

　　(6)各項管理工作日志

　　(7)糾正和預(yù)防措施方案

　　(8)質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

　　(9)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護記錄

　　(10)滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

　　(11)投訴及投訴處理記錄

　　(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

　　3、檔案的管理

　　(1)檔案的分類、編目及著錄

　　(2)檔案的整理裝訂

　　(3)檔案的電腦化管理

　　4、管理條件：

　　(1)庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度，濕度不超過5%，密閉防光、防鼠防蟲，嚴(yán)禁煙火，配氣體或干粉滅火設(shè)備。

　　(2)辦公條件，適量的存儲和查閱空間，符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。

　　(3)管理人員要求：經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。

篇2：物業(yè)檔案管理具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　業(yè)戶檔案的收集

　　××物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。

　　業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　業(yè)戶檔案的整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　業(yè)戶檔案的歸檔

　　××廣場××號樓項目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。××物業(yè)檔案中心員www.dewk.cn按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。