為確保管理處正式接管小區(qū)物業(yè)以后,各項(xiàng)工作能夠穩(wěn)妥有序的開展,達(dá)到《物業(yè)管理合同》約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),管理處(籌)根據(jù)物業(yè)公司與甲方的合作意 向,以《物業(yè)管理合同》(草稿)和《物業(yè)管理方案》(草案)為基礎(chǔ),重點(diǎn)從清潔、保安、設(shè)備、綠化等綜合服務(wù)和日常管理方面做好各項(xiàng)籌備工作,具體從以下幾個(gè)方面開展:
一、基本籌備工作計(jì)劃
基本籌備工作主要指管理處開辦計(jì)劃,通過購(gòu)買、調(diào)配管理處日常運(yùn)作所需的設(shè)備、用具等,使管理處具備辦公和為甲方提供服務(wù)的硬件環(huán)境。具體包括以下內(nèi)容:
(1)辦公設(shè)備的配置(辦公桌、椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜等);
(2)日常辦公用具的準(zhǔn)備(辦公用品采購(gòu)、公章雕刻等);
(3)管理處工作人員的服裝制作(含胸卡等);
(4)護(hù)衛(wèi)、::清潔等臨時(shí)工作人員的住宿(包括宿舍、床架、床上用品等,如有需要,還應(yīng)考慮以上人員的伙食,如煤氣灶、煤氣罐等);
(5)維修保養(yǎng)工具的配置。
說明:管理處(籌)應(yīng)結(jié)合甲方及自身的實(shí)際情況,對(duì)以上計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整。
二、制度建立工作計(jì)劃
健全的制度是管理處規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)。管理處在接管期間應(yīng)高度重視各項(xiàng)制度的健全工作,以公司管理部制定的《物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文本》為指導(dǎo),盡 快完善管理處的各項(xiàng)規(guī)章制度。在制度未出臺(tái)之前,管理處可采取召開專題會(huì)議、形成會(huì)議紀(jì)要的方法來臨時(shí)規(guī)范各項(xiàng)工作,一旦時(shí)機(jī)成熟,就應(yīng)形成制度。具體實(shí) 施包括以下幾個(gè)方面:
1、管理處各崗位的崗位職責(zé)。包括:主任崗位職責(zé)、副主任崗位職責(zé)、各部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)和各基層崗位的崗位職責(zé)等。
2、管理處日常管理制度。包括:公文管理、印章管理、電腦管理、會(huì)議管理、財(cái)務(wù)管理、考勤管理、值班管理、收費(fèi)管理、投訴管理、人事管理、維修管理、員工請(qǐng)休假管理、員工儀表儀容及行為規(guī)范管理、員工考核管理、員工宿舍管理等。
3、管理處清潔工作
篇2：物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入住前籌備工作
物業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：業(yè)主入住前籌備工作
注：
1) 竣工驗(yàn)收時(shí)間：在樓宇入住前一至三個(gè)月進(jìn)行；
2) 入住時(shí)間：住戶入住時(shí)間；
1. 0建全管理處：
1) 竣工驗(yàn)收前三個(gè)月，公司任命管理處主任，房管員2人(收款1人)到位，組成管理處新的籌建班子；其他人員根據(jù)工作進(jìn)展需要，彩取分步到位的辦法，業(yè)主(住戶)入住時(shí)，管理處各類人員必須仔部到位。
2) 管理各類人員可按以下程序和時(shí)間到位，但應(yīng)根據(jù)小區(qū)條件和實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整(以下人員名額按建筑面積5萬(wàn)平方米的住宅小區(qū)擬定)：
A. 入住前三個(gè)月，任命管理處主任，房管員2人(收款1人)到位，投入入住前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；
B. 竣工驗(yàn)收前二個(gè)月，大廈消防中心值班人員3人(機(jī)電1人，給排水1人，電梯1人)現(xiàn)場(chǎng)，與機(jī)電安裝維修工程部人員起，參與機(jī)電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作，掌握大廈設(shè)備設(shè)施的基本情況和操作規(guī)程；
C. 竣工驗(yàn)收前半個(gè)月，電工2人，給排水1人，進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等，參加竣工驗(yàn)收，配合房管員監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。
D. 竣工驗(yàn)收前半個(gè)月，部分保安人員到位，上崗培訓(xùn)后，負(fù)責(zé)對(duì)所接受的物業(yè)守衛(wèi)工作；
E. 入住前一個(gè)月，管理處管理層人員到位，管理處掛牌辦公；
F. 入住前一個(gè)月，炊事員到位，食堂開餐；
G. 入住前半個(gè)月，衛(wèi)生人員到位，開始對(duì)區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收的房間進(jìn)行清潔工作；
H. 入住前半個(gè)月，全部保安人員配齊上崗；
I. 入住前半個(gè)月，維修班組成立，人員配齊到位；
2. 0入住工作方案：
1) 編寫：
管理處成立后，管理處主任負(fù)責(zé)根據(jù)物業(yè)管理部編寫的《物業(yè)管理方案》，編寫管理處入住工作方案，入住工作方案的內(nèi)容包括以下內(nèi)容：
A.核實(shí)《物業(yè)管理方案》中擬定的管理處人員配備情況；
B.根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況和《物業(yè)管理方案》中對(duì)小區(qū)管理的要求以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，擬定小區(qū)入住后在加強(qiáng)治安、車輛管理、垃圾清運(yùn)等方面的配套改進(jìn)意見或整改措施，如下所示：
*治安方面：小區(qū)四周種綠籬或安裝防護(hù)欄；增設(shè)報(bào)警系統(tǒng)；統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗；
*車輛管理：增設(shè)區(qū)間道路標(biāo)志；封閉小區(qū)由多個(gè)出入口到一進(jìn)一出或二進(jìn)二出等；增設(shè)自行車棚；加固架空層車庫(kù)；
*垃圾清運(yùn)：增設(shè)垃圾池(屋)垃圾清運(yùn)站等；
*樓道燈：改成節(jié)能燈(如：溫感、聲控或觸摸式等)；
C.擬定管理處辦公用房和員工宿舍的裝修方案；
D.根據(jù)《物業(yè)管理方案》的開辦采購(gòu)計(jì)劃，擬定分步購(gòu)置計(jì)劃；
E.制定入住流程；
F.其他；
2) 報(bào)批：
以質(zhì)量手冊(cè)中“文件和資料的控制”和程序文件的“文件和資料的控制程序”的規(guī)定進(jìn)行；
3.0準(zhǔn)備入住資料：
1) 根據(jù)公司原有的格式和小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印刷《住戶手冊(cè)》、《業(yè)主公約》、《防火公約》。
*注：《業(yè)主公約》按《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》應(yīng)在入住率達(dá)60%時(shí)，由業(yè)主委員會(huì)討論制定，管理公司為了加強(qiáng)管理，與住戶相互制約，制定臨時(shí)規(guī)定，當(dāng)入住達(dá)到60%時(shí)，再按業(yè)主委員會(huì)制定的《業(yè)主公約》執(zhí)行。
2)印刷市政府頒布的《深圳市住宅裝修管理規(guī)定》，并結(jié)合實(shí)際情況編寫和印刷《住宅(大廈)室內(nèi)裝修管理規(guī)定》、《住宅區(qū)(大廈)商場(chǎng)裝修管理規(guī)定》和《臨時(shí)用電管理規(guī)定》。
3) 印刷安裝空調(diào)管理規(guī)定(附空調(diào)安裝平面示意圖)和空調(diào)架的式樣圖。
4) 印刷“辦理入住手續(xù)須知”，內(nèi)容要求寫明管理處辦公地，業(yè)主應(yīng)帶的證件，并附簡(jiǎn)明扼要的入住程序流程說明圖等。
5) 印刷其他規(guī)定：如防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定(附草樣平面示意一圖)等。
6) 印刷入住表格：
4.0協(xié)調(diào)工作：
1) 與供電局、自來水公司、石油液化氣甕和郵局等單位搞好聯(lián)系工作，保證住戶入住后水、電、氣等的供應(yīng)。
2) 代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜，爭(zhēng)取現(xiàn)場(chǎng)放號(hào)，方便業(yè)主。
3) 與學(xué)校、派出所和居委會(huì)聯(lián)系，了解小孩轉(zhuǎn)學(xué)和遷移戶口的手續(xù)辦理細(xì)節(jié)，以及有關(guān)聯(lián)系電話，入住時(shí)公告。
5.0通知入?。?/p>
通過登報(bào)或寄發(fā)通知書的形式，提前一個(gè)月向業(yè)主發(fā)出入住通知。寄發(fā)通知應(yīng)包括以下資料：
1) 入住通知書
2) 辦理入住手續(xù)須知
3) 收費(fèi)項(xiàng)目一覽表
6.0入住時(shí)的環(huán)境布置：
1) 區(qū)內(nèi)環(huán)境：
A. 入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您喬遷×××大廈(村)”等，插彩旗，營(yíng)造熱烈的氣氛。
B. 插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標(biāo)明“管理處→”字樣，采用紅底黑字或紅底黃字等。
C. 入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。
2) 管理處辦公環(huán)境：
A. 掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受。
B. 張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”程序，各窗口標(biāo)識(shí)清楚，一目了然。
C. 管理人員著裝整潔，精神飽滿。
D. 辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。