公司電話管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范公司電話管理與使用，提高電話使用率，降低辦公費用。
2.范圍
本規(guī)定適用于集團各公司辦公室電話管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負責(zé)對公司所有電話的管理監(jiān)督。
3.2財務(wù)部對電話費用行使稽查權(quán)。
3.3各部門經(jīng)理負責(zé)對部門所屬的電話使用進行監(jiān)督。
3.4信息部負責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護。
4.公司電話配布
4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開通國際直拔電話功能。
4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書等開通國內(nèi)直拔電話功能。
4.3其他各分機開通本市市話功能，如需拔打長途可通過前臺轉(zhuǎn)接。
4.4其他人員因工作需要開通國內(nèi)或國際長途直拔專線的，須由總經(jīng)理(副總裁)批準(zhǔn)。
5.使用規(guī)定
5.1所有直線電話分別設(shè)立責(zé)任人，責(zé)任人職責(zé)包括呼出控制、密碼控制及電話機/傳真機的維護保養(yǎng)。
5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡意賅、長話短說，如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多，可事先擬好相應(yīng)提綱。
5.3傳真機不能作電話使用，傳真內(nèi)容較多時應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.4當(dāng)電話機或傳真機發(fā)生故障時應(yīng)通知信息部派人維修，嚴禁擅自拆卸。
5.5直拔長途電話前應(yīng)加拔IP號(17909或96688)。
5.6各分機拔打長途電話均由總機轉(zhuǎn)撥，通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由，否則總機有權(quán)不予授話。
5.6接聽電話一般最遲不得超三聲鈴響。
5.7傳真機不能作電話使用，傳真內(nèi)容較多時應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.8當(dāng)電話機或傳真機發(fā)生故障時應(yīng)通知信息部派人維修，嚴禁擅自拆卸。
5.9各分機拔打長途電話均由總機轉(zhuǎn)撥，通話時間原則上要求不超過五分鐘;轉(zhuǎn)接國際長途需說明事由，否則總機有權(quán)不予授話。
6.前臺電話管理
6.1樹立良好的企業(yè)形象，對外來電話應(yīng)及時接聽，最遲不得超三聲鈴響，規(guī)范用語：“您好!****，請問您找哪位?請問哪里找?好的，請稍等”;如遇當(dāng)事人不在，應(yīng)問明對方需要轉(zhuǎn)告與否。
6.2無特殊情況，不準(zhǔn)他人在前臺撥打及接聽電話。
6.3所撥出的長途電話一律造冊登記，必須照實填寫。
6.4對需撥打的外線電話，按登記先后順序撥出，同時盡量保持一條線空置，以便外線打入。
6.5嚴禁利用前臺電話拔打私人電話;
6.6前臺工作人員下班時應(yīng)將前臺電話用密碼控制呼出功能，調(diào)至自動轉(zhuǎn)接功能。
6.7前臺文員定于每月5日前匯總上月各長途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。
7.對擅自拔打與公司無關(guān)的電話或聲訊臺(聊天)電話的，將相關(guān)追究責(zé)任人，由責(zé)任人承擔(dān)該部分話費。
篇2：公司電話管理規(guī)定（9）
公司電話管理規(guī)定(九)
第一條 本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 員工打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。
第三條 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛聽，即掛線。
第四條 總臺文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，**公司”當(dāng)方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線，說“電話占線，請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內(nèi)容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負責(zé)人簽字同意后方予掛撥。負責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，部門負責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責(zé)。
第六條 值班人員不按上述第三條的規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責(zé)外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。
第七條 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的，每次罰款50元;私掛香港或澳門的，每次罰款100元;私掛國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。
第八條 公司可為高層領(lǐng)導(dǎo)住宅裝電話并報電話費。部門正職負責(zé)人，經(jīng)申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。
篇3：公司電話管理規(guī)定（10）
公司電話管理規(guī)定(十)
一、話機管理：
1、為了提高工作效率，公司為全體員工配備了電話機，每個員工都要做好話機的維護與保養(yǎng)工作。
2、電話機自然損壞的需做書面申請，寫明損壞原因和內(nèi)容并上報行政人事部，待分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政人事部進行更換或購買。
3、電話機人為損壞的，由當(dāng)事人照價賠償電話機一部。
二、內(nèi)線電話管理：
1、公司的內(nèi)線電話統(tǒng)一使用電話交換機，由辦公室主任負責(zé)，進行安裝，維護及調(diào)整。行政人事部定期制作最新的員工通訊錄，發(fā)給各部門經(jīng)理，由部門經(jīng)理下發(fā)給公司員工，使公司員工隨時掌握最新的通信情況。
2、公司的內(nèi)線電話由辦公室主任負責(zé)調(diào)整、安裝，未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)不得在交換機上開通任何外線電話(前臺除外)，否則，按話費明細對電話開通人和使用人進行處罰。
三、外線電話管理：
1、公司所有外線電話均作為日常辦公使用，嚴禁辦理個人業(yè)務(wù)。
2、撥打電話時，語音要清晰、禮貌。嚴禁出言生硬、強加他人等不禮貌的現(xiàn)象出現(xiàn)。
3、由辦公室主任負責(zé)對外線電話維護或安排，其他任何部門不得私自進行更改。
4公司傳真機均作為日常辦公使用，嚴禁辦理私人業(yè)務(wù)。
5、公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)對違反上述條例的員工進行相應(yīng)的處罰。處罰金額為每次20元。