CCA2102:20**《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋?zhuān)何募刂?/STRONG>

　　標(biāo)準(zhǔn)條文

　　組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序，對(duì)成本管理體系所要求的文件予以控制，并確保：

　　a）文件在發(fā)布前得到評(píng)審和批準(zhǔn)，并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性；

　　b）對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以更新，并再次得到批準(zhǔn)；

　　c）識(shí)別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本；

　　d）從使用處及時(shí)收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預(yù)期使用，需要保留這些文件時(shí)，應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；

　　e）對(duì)需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，并規(guī)定這些文件的保密要求；

　　f）外來(lái)文件得到識(shí)別并分發(fā)到使用處。

　　目的和意圖

　　成本管理體系文件的控制重點(diǎn)是讓所有執(zhí)行文件的部門(mén)和人員都能確保使用現(xiàn)行有效版本的成本管理體系文件，以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規(guī)定了對(duì)成本管理體系文件進(jìn)行重點(diǎn)管理和控制的要求。

　　理解要點(diǎn)

　　●文件控制是指對(duì)文件的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、更新、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預(yù)期使用。因?yàn)?，文件是成本管理體系活動(dòng)的依據(jù)，如果管理者在從事成本管理工作或開(kāi)展成本管理活動(dòng)的過(guò)程中用錯(cuò)了文件（依據(jù)錯(cuò)了），那么這些工作或活動(dòng)就一定錯(cuò)了。所以，組織必須對(duì)成本管理體系文件進(jìn)行控制。

　　●記錄是一種特殊類(lèi)型的文件，這種特殊性表現(xiàn)在當(dāng)空白的記錄表格未填寫(xiě)時(shí)，表格欄是填寫(xiě)表格的依據(jù)，是一般的文件；當(dāng)記錄表格被填寫(xiě)后，作為證明活動(dòng)過(guò)程或結(jié)果的證據(jù)時(shí)，是記錄的范疇。作為記錄應(yīng)按4.3.4記錄控制的要求予以控制。

　　●按本標(biāo)準(zhǔn)的要求，組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持《文件控制程序》，對(duì)成本管理體系文件予以控制?！段募刂瞥绦颉返幕緝?nèi)容通常包括：文件控制的目的、文件控制的范圍、文件控制的職責(zé)和權(quán)限、文件的標(biāo)識(shí)、編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、復(fù)制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來(lái)文件的控制等（需要時(shí)）。（不限于此）

　　●對(duì)成本管理體系所要求的文件的控制，組織應(yīng)確保：

　　a）文件在發(fā)布前得到評(píng)審和批準(zhǔn)，并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性；

　　——為什么文件在發(fā)布前要得到評(píng)審？對(duì)成本管理體系文件進(jìn)行評(píng)審的目的就是集思廣益找問(wèn)題、堵漏洞，使文件更充分、更適合于組織的實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布文件提供條件。通過(guò)對(duì)文件的評(píng)審，可以使參加評(píng)審的人員加深對(duì)文件的理解，達(dá)成共識(shí)，便于文件的貫徹執(zhí)行。

　　——文件評(píng)審的方式可分為：會(huì)議評(píng)審、會(huì)簽評(píng)審、起草人自審三種情況。

　　——為什么文件在發(fā)布前要得到批準(zhǔn)？組織采用批準(zhǔn)的形式使成本管理體系文件生效（有效）。因此，文件批準(zhǔn)的目的就是使文件生效，未經(jīng)批準(zhǔn)的文件屬于無(wú)效文件。授權(quán)人員在批準(zhǔn)文件過(guò)程中可以對(duì)該文件進(jìn)行發(fā)布前的最后審查把關(guān)，并以批準(zhǔn)的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準(zhǔn)是權(quán)威性的具體體現(xiàn)，可以強(qiáng)制文件的貫徹執(zhí)行，用批準(zhǔn)的形式還可以分清和追溯發(fā)布文件的責(zé)任人。確認(rèn)文件得到批準(zhǔn)的形式按照國(guó)際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字，就可以認(rèn)為該文件未被批準(zhǔn)，屬無(wú)效文件。而在我國(guó)的組織中文件經(jīng)常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)（如“紅頭”文件），往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字，這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿，驗(yàn)證其是否經(jīng)過(guò)了授權(quán)人員的親筆簽字，如果追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字，就應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。

　　——文件批準(zhǔn)的方式是授權(quán)人員手簽。

　　——文件評(píng)審和批準(zhǔn)的重要性是確保其充分性（完整、全面、系統(tǒng)、不遺漏）與適宜性（適合于組織的實(shí)際情況，并具有可操作性和易操作性）。

　　b）對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以更新，并再次得到批準(zhǔn)；

　　——文件在使用過(guò)程中可能存在不充分或不適宜等問(wèn)題，通過(guò)定期評(píng)審的方式以發(fā)現(xiàn)并消除這些問(wèn)題。

　　——必要時(shí)（如果文件存在的問(wèn)題較多或不適用時(shí)，也就是說(shuō)不對(duì)文件進(jìn)行修改或更新就會(huì)影響成本管理體系的有效性時(shí)）應(yīng)修改或更新文件。

　　——對(duì)已修改或更新的文件應(yīng)再次得到批準(zhǔn)（持續(xù)使文件有效）。

　　——對(duì)文件的修改應(yīng)由原審批部門(mén)或批準(zhǔn)人進(jìn)行審批。若改變?cè)瓕徟块T(mén)或批準(zhǔn)人時(shí)，必須獲得原審批的背景資料。

　　——對(duì)文件的修改或更新，應(yīng)明確其原因、方式、步驟、內(nèi)容和性質(zhì)，并保持記錄。

　　c）識(shí)別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本；

　　——所有使用文件的場(chǎng)所或工作人員必須得到文件（將文件發(fā)放至使用處或向文件主管部門(mén)索?。?。

　　——必須得到文件的現(xiàn)行有效版本。

　　——文件的版號(hào)和修改號(hào)是識(shí)別文件的現(xiàn)行版本和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識(shí)，我們可以采用這種標(biāo)識(shí)方式（如“A/0”為A版第0次修改）對(duì)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)進(jìn)行識(shí)別，以確保獲得文件的現(xiàn)行版本。文件的版號(hào)和修改號(hào)標(biāo)識(shí)應(yīng)得到控制，在對(duì)文件進(jìn)行更改或更新時(shí)應(yīng)相應(yīng)改變其原有的版號(hào)和修改號(hào)，以體現(xiàn)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，否則標(biāo)識(shí)將失去意義，無(wú)法識(shí)別。

　　——可采用《現(xiàn)行受控文件清單》的方式對(duì)文件的現(xiàn)行版本進(jìn)行控制。組織為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別，除了正確地制定《文件編號(hào)規(guī)則》和實(shí)施唯一性標(biāo)識(shí)外，還應(yīng)編制和定期公布《現(xiàn)行受控文件清單》，并在清單中標(biāo)明現(xiàn)行修訂狀態(tài)（有效版本的修改號(hào)），以便文件使用人能及時(shí)識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和確保使用清單中所規(guī)定的文件，達(dá)到防止誤用文件的目的。

　　——要求現(xiàn)行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活動(dòng)的依據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤。

　　——保持文件發(fā)放或文件領(lǐng)用的記錄，記錄中應(yīng)體現(xiàn)文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、版號(hào)/修改號(hào)、分發(fā)號(hào)、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放時(shí)間等信息。

　　d）從使用處及時(shí)收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預(yù)期使用，需要保留這些文件時(shí)，應(yīng)對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；

　　——按文件的發(fā)放記錄或文件使用記錄第一時(shí)間收回作廢文件。

　　——確保文件持有人使用唯一（分發(fā)號(hào)）的有效文件，防止作廢文件的非預(yù)期使用