公司EMS程序文件范本:文件控制程序

　　七.文件控制程序

　　1.主題內(nèi)容和適用范圍

　　本程序規(guī)定了環(huán)境管理體系文件的控制方法和職責(zé)。

　　本程序適用于與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制工作。

　　2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—規(guī)范及使用指南》

　　《ISO14000：1996環(huán)境管理體系—原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

　　3.職責(zé)

　　3.1推行辦負(fù)責(zé)《環(huán)境管理手冊(cè)》、《環(huán)境管理體系程序》和《環(huán)境管理體系作業(yè)文件》文件的管理和控制。

　　3.2與控制環(huán)境質(zhì)量相關(guān)的其他文件由文件編制單位管理和控制。

　　4.程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1公司環(huán)境管理體系文件由四個(gè)層次組成，即《環(huán)境管理手冊(cè)》為一級(jí)文件；《環(huán)境管理體系程序》為二級(jí)文件；《環(huán)境管理體系作業(yè)文件》為三級(jí)文件；《記錄》為四級(jí)文件。

　　4.1.2資料包括法律、法規(guī)和其他要求、工藝文件、環(huán)境審核報(bào)告等。

　　4.2文件、資料的編制和批準(zhǔn)發(fā)布

　　4.2.1《環(huán)境管理手冊(cè)》由管理者代表組織編制，總裁審批發(fā)布；《環(huán)境管理體系程序》由推行辦組織編制，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。

　　4.2.2推行辦組織編寫作業(yè)文件，品保部部長審批生效。

　　4.2.3所有文件的審批均使用手簽體。

　　4.3文件的發(fā)放

　　4.3.1文件經(jīng)審批后由其控制部門組織發(fā)放。

　　4.3.2各文件發(fā)放部門必須編制文件發(fā)放目錄，明確本部門控制的文件和資料。

　　4.3.3各文件發(fā)放部門必須編制文件更改一覽表或在文件一覽表中對(duì)當(dāng)前使用文件的修訂狀態(tài)加以標(biāo)識(shí)。

　　4.3.4各文件發(fā)放部門必須明確文件受控范圍，統(tǒng)一編號(hào)，加受控標(biāo)識(shí)，并保存發(fā)放記錄。

　　4.3.5各文件使用部門必須編制《文件資料目錄》，詳細(xì)列出指導(dǎo)本部門開展工作的質(zhì)量文件。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1《環(huán)境管理手冊(cè)》、《環(huán)境管理體系程序》的更改由使用部門提出，推行辦組織修改并審核，由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　4.4.2《環(huán)境管理體系作業(yè)文件》的更改由使用部門提出，推行辦組織修改，由原審批人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　4.4.3資料的更新由原審定發(fā)放部門進(jìn)行。

　　4.4.4文件的基準(zhǔn)版本更改由原控制部門進(jìn)行，其他部門使用的文件或文件由其他部門分發(fā)時(shí)，各部門應(yīng)根據(jù)原控制部門下發(fā)的更改通知單對(duì)本部門使用或分發(fā)的文件進(jìn)行更改。原控制部門應(yīng)對(duì)更改情況進(jìn)行定期抽檢。

　　4.4.5文件更改次數(shù)較多時(shí)，由控制部門發(fā)放新文件。

　　4.5作廢文件的回收和處理

　　4.5.1文件和資料的控制部門及時(shí)從受控現(xiàn)場(chǎng)撤回所有作廢文件，并做回收記錄。

　　4.5.2作廢文件回收后，經(jīng)原批準(zhǔn)發(fā)布人同意后由控制部門組織銷毀，并保存銷毀記錄。

　　4.5.3對(duì)因法律或信息保存原因而存檔的任何作廢文件加以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。

　　5.支持性文件、作業(yè)文件

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責(zé)：

　　3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。

　　3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。

　　3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.2文件的編號(hào)

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：

　　a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法

　　SY MM ****

　　年代號(hào)

　　管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))

　　公司代號(hào)()

　　b)程序文件的編號(hào)方法

　　SY PF **

　　順序號(hào)

　　程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號(hào)()

　　c)作業(yè)文件的編號(hào)方法

　　SY OF ***

　　順序號(hào)

　　作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)

　　公司代號(hào)()

　　d)記錄文件的編號(hào)方法

　　RF ** **

　　順序號(hào)

　　程序文件順序號(hào)

　　記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標(biāo)識(shí)

　　4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實(shí)施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復(fù)印。

　　4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí)，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。

　　4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術(shù)開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請(qǐng)單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：房地產(chǎn)公司文件控制程序

　　1.目的

　　通過對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制,確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制,包括外來文件和資料。

　　3.職責(zé)

　　3.1 工程部是文件控制的主管部門,主要負(fù)責(zé):

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況;

　　b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;

　　3.3 各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作;

　　3.4 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1 受控文件的范圍:

　　4.1.1 用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;

　　4.1.2 用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料;

　　4.1.3 外來文件和資料,包括:法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2 文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn):

　　a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn);

　　c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

　　d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

　　4.2.2 文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3 文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

　　4.3.2 對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別,對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。

　　4.3.3 各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件,填寫"文件接收登記表"。

　　4.4 文件的更改

　　4.4.1 文件需要更改時(shí),由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單",說明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí),應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2 文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3 各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng),采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對(duì)圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5 文件的保存與回收

　　4.5.1 對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料,由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3 受控文件不得隨意復(fù)印,需要時(shí),應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng),批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收,并進(jìn)行記錄,對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí),應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。

　　4.6 外來文件的控制

　　4.6.1對(duì)外來文件,由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施;

　　b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負(fù)責(zé)保存和處理,對(duì)建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項(xiàng)目部使用。

　　c)項(xiàng)目經(jīng)營運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負(fù)責(zé)處理。

　　4.6.2 各部門按照分工管理范圍,負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等),并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11 工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1 QR05-01 文件發(fā)放登記表

　　5.2 QR05-02 文件接收登記表

　　5.3 QR05-03 文件借閱登記表

　　5.4 QR05-04 文件更改申請(qǐng)/通知單

　　5.5 QR05-05 受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2 Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

　　6.3 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4 Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　; 6.5 Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6 Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7 Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》