公司EMS程序文件范本：環境記錄控制程序
十四.環境記錄控制程序
1.主題內容與適用范圍
本程序規定了環境記錄的標識、收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置的方法。
本程序適用于公司各種環境記錄（包括合同分供方提供的環境記錄）的控制和管理工作。
2.引用標準和文件
《ISO14000：1996環境管理體系—規范及使用指南》
《ISO14000：1996環境管理體系—原則、體系和支持技術通用指南》
3.職責
3.1推行辦負責制定公司內使用的各種環境記錄的標識方法及環境記錄的范圍。
3.2各環境職能部門根據各自的業務范圍，對各種環境記錄進行收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置工作。
4.程序
4.1環境記錄的范圍
環境記錄包括各種證明對污染控制情況符合規定要求和環境管理體系有效運行的各種報告、記錄：如質量審核報告、管理評審記錄、過程控制和糾正措施記錄、人員資格和培訓記錄等。
4.2環境記錄的媒介形式
環境記錄可以載以任何形式的媒體，如文字、硬拷貝、電子媒體等。
4.3環境記錄的填寫規定
4.3.1記錄要清楚、工整、全面、易懂，便于查閱、追溯。
4.3.2記錄要準確、具體、及時，當場記錄，避免事后回憶、追憶。
4.3.3填寫記錄時原則上使用鋼筆，墨水要用碳素墨水，有復寫要求或操作有難度時方可使用圓珠筆，禁止使用鉛筆和紅墨水筆。
4.3.4記錄填寫有錯誤時，不得在記錄上隨意涂改，也不得使用涂改液涂改；應在原記錄上劃兩條平行線，要求能看到原數據；在旁邊寫上新數據時，應有更改者的簽名或加蓋個人印鑒。
4.3.5記錄要依規定填寫齊全，不準留空白項。
4.3.6不準在記錄中書寫與記錄無關的內容，不準在框格外填寫內容，若空間不足可加附頁。
4.3.7記錄中禁止使用繁體字和不規范的簡化字。
4.4質量記錄的標識
4.4.1推行辦負責制定環境記錄的編號原則和方法，各部門按規定對記錄進行編號。
4.4.2編號方法
Q/*DZGT.H□□□□□
記錄順序號
三位阿拉伯數字表示本部門環境
記錄順序號
部門代號
兩位阿拉伯數字表示部門代號
管理標準代號
G代表管理標準，T代表體系，H代表環境記錄
企標代號
4.4.3部門代號：《管理性作業文件編寫規定》。
4.5環境記錄的控制
4.5.1各控制部門應填寫《環境管理體系記錄清單》，并將其復印件報推行辦，明確本部門所控制的質量記錄的傳遞程序、保存地點和期限，負責相應環境記錄的定期收集、整理、歸檔、保管和處置。
4.5.2環境記錄的儲存和保管方式必須便于存取，并有適宜的儲存和保管環境，防止損壞、變質或丟失。
4.5.3環境記錄的借閱按各單位文件資料管理辦法執行。
4.6環境記錄的保存期限
4.6.1長期保存的環境記錄
a.管理評審報告：3年；
b.第三方環境管理體系認證報告：3年；
c.內部環境管理體系審核報告：3年；
d.資格評定記錄：6年。
4.6.2隨受控對象而確定時間的環境記錄：（一年以上到受控停止后一年）
a.檢驗、測量和試驗設備的檢定校準數據記錄；
b.合同分供方的有關環境記錄；
c.產品更改、工藝更改記錄；
d.文件資料發放和更改記錄；
e.糾正措施記錄；
f.工藝紀律檢查記錄。
4.6.3無定期保存的環境記錄（一年以上）。
4.7環境記錄的處理
4.7.1合同要求時，在商定期內環境記錄必須能提供給顧客或其代表在進行評價時查閱。
4.7.2到達保存期限后，由部門領導組織進行銷毀并保存銷毀記錄。
5.支持性文件、作業文件
篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序
房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質量記錄的設置
4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2 質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳
5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)
房地產公司質量記錄控制程序（三）
1.目的
通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。
2.范圍
適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。
3．職責
3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。
3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。
3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1質量記錄的設置
4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。
4.2質量記錄的編號
質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**
其中：QR-表示質量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3質量記錄的填寫要求做到：
a.字跡清楚，表達明確；
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4質量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。
4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。
4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。
4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。
4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6質量記錄的查閱
查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。
5.質量記錄
5.1QR19-01質量記錄變更申請單
5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳
5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》
6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》