建筑工程項目資料管理措施（五）
1 資料管理原則
工程資料是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監理資料、施工資料和竣工圖。本章闡述的工程資料管理主要是指對后兩項（施工資料和竣工圖）的收集、編制、整理、流轉及歸檔的全過程管理。
工程資料管理貫穿工程建設全過程，存在上下級關系，協作關系，約束關系，供求關系等多重關聯，需要相關單位或部門的通力配合和協作，是綜合性、系統化、多元化的管理，同時，也將體現工程管理的先進性和綜合管理水平。
工程資料管理應遵循明確、科學的管理原則：
1.1同步性原則
工程資料應保證與工程施工進度同步完成，工程資料不符合要求的，不得進行分項、分部和單位工程的驗收，工程資料對工程質量具有否決權。
1.2規范性原則
工程資料所反映的內容應真實、明確，符合現行工程建設相關規范、標準、規定，并滿足合同和設計要求，不符合規定要求的應由直接責任人或單位限期完成整改。
1.3時限性原則
施工資料的報驗、報審及驗收應有時限性要求，工程各相關單位宜在合同中約定報驗、報審資料的申報時間、審批時間以及驗收資料的審檢時間，并約定應承擔的責任。當無約定時，施工資料的申報、審批或審核不得影響正常施工或驗收。
1.4有效性原則
工程資料應真實、有效，對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的應按有關規定予以處罰，情節嚴重的應依法追究法律責任。
2 資料的匯總與管理
2.1前期資料
工程前期資料包括：工程招投標文件，工程合同，施工組織設計，各專項施工方案，施工必須的勘查、測繪、設計文件，建設單位及政府相關部門的各項批文、規定等。
1）職責劃分
由技術部作為責任部門負責工程資料的統一管理，配備專職資料員督促其他部門對相應的文件資料及時收集、整理。
2）前期資料處理要點
*技術部在內部管理部、各工程部等相關部門的配合下，及時收集施工必須的勘查、測繪、設計文件及各類批復文件。
*明確各部門在工程前期應收集、整理和上報的資料目錄及遞交時間。各部門配置專職資料員及時收集、整理。
*資料統一編碼造冊，隨時整理，并作為對各部門工作的考核指標之一。
2.2過程資料
由于工程資料涉及專業、系統多，單位廣，來源渠道各樣，因此工程資料不但應按照類別分類，還應按照專業系統劃分。施工過程中工程資料的分類、整理和保存應執行國家及行業現行法律、法規、規定、標準及地方有關規定，按工程的實際情況以及現行規定為前提，進行過程管理。
1）過程技術資料主要包含以下內容:
*原材料、半成品、成品出廠質量證明和試（檢）驗報告
*施工試驗報告
*施工記錄
*預檢記錄
*隱蔽工程驗收記錄
*基礎、結構驗收記錄
*采暖、衛生與煤氣工程
*電氣安裝工程
*通風與空調工程
*電梯安裝工程
*施工組織設計與技術交底
*工程質量檢驗評定
*竣工驗收資料
*設計變更、洽商記錄
2）資料的形式及要求
*資料的形式包括文字、表格、圖紙、工程照片、光盤軟件等，是對工程進行建設、檢查、維護、管理、使用的依據，都應按規定存檔。
*文字資料和表格資料應用鋼筆或簽字筆書寫，做到字跡清楚、書寫工整，內容準確、齊全、真實并保證跟蹤記錄，而不是事后追記。
*工程照片能生動的反映工程各階段的進展情況，必須做到與工程建設同步。每張照片都要附有簡要的文字資料，以說明照片內容、照片類型、拍照時間、作者、底片編號等。
*光盤資料的封面上應注明光盤內容、錄入人和錄入日期。
3）過程資料的分類及說明
A）設計類：
*首發圖紙及變更圖紙目錄--圖紙目錄表；
*設計變更--變更單及變更圖紙；
*答疑文件--設計聯絡書、質疑書、設計交底、設計問題會議紀錄；
B）技術方案類：
*施工組織設計--標前施組、標后施組；
*設計施工標準、規定--設計規范、各專業施工規范、專業標準、特殊標準；
*施工方案--總承包編制、分包商編制及總包、監理審核意見；
*技術交底--總承包編制、分包商編制；
*措施交底--總承包編制、分包商編制（安全、保衛、消防、衛生、廠容、成品保護措施等）
*計劃類：
*總包計劃--總計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃，專項工程計劃；
*分包計劃--總計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃，專項工程計劃；
C）采購類：
*項目明細表--主要項目明細表（項目、廠家、價格）
*廠家方案及報價--廠家提供文件
*廠家資質及樣本--廠家提供
*加工訂貨合同附件--各相關部門提供
*訂貨確認書--對比表、內部與外部批復文件；
*設備隨機文件--廠家提供
D）質量保證類：
*質量保證--質量管理網絡與質量檢查制度、項目質量保證計劃與質量檢驗計劃、分包質量方案、廠家質量方案
*原材料實驗報告--包括進口材料的國家商檢報告，隨時收集、整理、歸檔；
*設備材料合格證--按專業分類整理；
*開箱、抽檢紀錄--按專業分類整理；
*質量評定統計表--每月分部分項分專業進行；
*政府部門驗收、檢查紀錄--按專業分類整理；
*設備安裝紀錄--按專業分類整理；
*試運轉、調試、系統運行紀錄--按專業分類整理；
*單位工程、分部、分項工程驗收單--技術部統一整理；
*質量紀錄--質量巡視檢查紀錄、質量事故報告，分專業整理；
*移交文件--移交單、交接單、使用說明文件
E）合同類：
*工程總承包合同--與業主的總承包合同及相關文件；
*采購合同--分專業；
*外部服務合同--咨詢、專利使用、運輸等；
F）財務類：
*收取業主合同款項及支付分包款項的文件
*每月的財務報表
*每月的預算報表
*每月的統計報表
G）會議類：
*內部會議文件--會議記錄、錄音、照片等；
*監理例會--會議記錄；
*分包協調會--會議記錄；質量整改會議紀要；
*專題會議--技術、質量、計劃、安全、文明施工等；
H）安保及文明施工類：
*安全生產網絡及管理辦法
*各分包單位制定的安全生產制度、教育培訓制度、消防保衛工作制度、場容場貌管理辦法等文件
*每月安全生產檢查評比表
*發生重大安全事故的，要有事故報告、事故調查報告、事故處理報告
*各類安全生產有關的臺帳、資料等
I）辦公類：
*項目部內部規定、制度
*工程簡報
*工程定點定期照片、錄象等
*各類分發、接受的文件記錄
2.3竣工資料的收集整理
由總工程師負責，技術部具體實施竣工資料文件的編制、整理、驗收與移交。各專業設專人負責編制技術資料，根據業主的具體要求，組織各專業人員繪制竣工圖，并設專職資料員負責整個竣工資料的收集整理，對口業主及上級檔案管理部門，指導、組織、協調竣工資料的編制與驗收工作。
工程竣工資料應符合以下要求：
*同步性：應在竣工驗收前匯總、整理完畢。
*規范性：應符合現行工程建設規范、標準規定及設計、合同要求。
*完整性：各類施工資料應完備齊全。
*有效性：資料內容應真實、有效，不得弄虛作假。
*科學性：資料分類、編號、組卷應合理、科學，便于追溯、查詢。
*竣工圖：應按規定要求繪制、整理。
在通過業主及監理單位驗收后，將工程竣工資料按合同要求的時間、套數移交給業主，并辦理移交手續。
篇2：小區樓宇檔案資料管理措施
小區樓宇檔案資料管理措施
樓宇檔案資料管理的要點：
1、完善建檔流程，嚴格檔案管理制度；
2、明確建檔內容，實行系統收集、集中管理；
3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制；
4、推行現代化、系統化、科學化、多元化、規范化、經常化等"六化"管理。
樓宇檔案是住宅區財產的重要組成部分，管理好住宅區檔案是物業管理工作的重要內容。為此，我公司將特別設立檔案室，配備專業管理人員，建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發揮重要作用。對進德小區的檔案資料管理，將沿用我公司的經驗做法如下：
一、樓宇檔案的建立
1、檔案的建立執行以下流程：
收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
2、明確檔案內容，實行系統收集、集中管理
（1）設施、設備檔案：建筑工程資料、圖紙，公用設施資料、圖紙，竣工驗收資料，房屋墻體竣工圖，室外管網資料、圖紙，安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。
（2）住戶檔案：業主登記表，購（租）房合同，入伙通知書，證件，業主公約，裝修責任書、圖紙，維修檔案等資料。
（3）管理檔案：文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案，樓宇巡視、門衛情況、投訴與回訪等資料。
3、建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、樓宇檔案管理
1、檔案室、管理處管理制：為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久性保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理，對重要原始檔案進行嚴格管理，管理處則保存復印件的存檔管理制度。
2、檔案室檔案
（1）按照檔案對溫度、濕度和照明的要求，建立標準化的檔案資料室，配備檔案專業人員，實行電腦化系統管理；
（2）采用多種形式的信息貯存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等，并采用適當的保存方式；
（3）貫徹國家保密法，確保檔案在使用過程中的安全，不丟失、不泄密；
（4）實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統；
（5）堅持檔案資料收集的系統化；
（6）做到檔案組卷分類科學化，檔案組卷按內容分類，逐一編號、登記造冊、編輯目錄，按工作部門分柜保存；
（7）實行檔案管理工作檢查經常化，每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。
篇3：物業園區資料管理措施
物業園區資料管理措施
（1）工程資料
1）要求標準
①分門別類地接收整套（房屋、設施、設備、綠化等）接管驗收資料，填寫相關表格。
②每年年底對整套資料進行一次核對。
③資料由管理員負責，專人管理。
④借用、歸還資料必須登記。
2）管理內容
所有工程技術、維修、改造資料，各種竣工圖、各類設施設備使用、說明等資料、施工管線圖及交接驗收記錄等。
（2）業主資料
1）要求標準
①每年年底核對一次，及時更新業主信息。
②資料由專人管理。
③建立業主檔案目錄。
④借用、歸還資料必須登記。
2）管理內容
①《業主基本情況登記表》。
②《房屋交付驗收清單》。
③《交付物品清單》。
④《領房手續書》。
⑤《裝修前驗收表》。
⑥《裝修管理協議》。
⑦《裝修檢查表》。
⑧《業主意見征詢表》。
⑨與該業主相關的資料。
（3）財務資料
1）要求標準
①保密性。檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
②除公司領導、公司財務負責人外，任何未經物業服務中心經理同意，他人不得查閱管理中心帳務。
③管理中心帳本隔年上交公司存檔。
2）管理內容
財務相關資料。
（4）文件資料
1）要求標準
①收到、發出文件后進行留底存檔。
②組織員工學習（經理負責）、傳閱。
③受控文件對外保密。
2）管理內容
①外來文件。
②受控文件。
③公司發文。
④管理中心的申請、報告。
⑤管理中心致業主函。
⑥管理中心致開發公司函。
⑦管理中心致其他部門函。
（5）其它要求
①各類檔案必須注意保密，各種檔案未經許可不準外傳、外借和隨意翻動。
②文件、檔案收集后，應編制檔案目錄按目錄分類裝訂存放。
③每天應清理來往文件、各種檔案，以免資料堆積。
④裝訂文件、檔案要按序排列，每年2月份前將前年檔案裝訂、歸檔。
⑤歸檔要注意整潔、資料分類能隨手而得，避免盲目的查找。