高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的組卷、整裝及相關(guān)規(guī)定

　　第一節(jié)組卷

　　組卷就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等形式組合在一起，便于保管、保密和利用。

　　第二節(jié)項(xiàng)目檔案組卷要求

　　1、組卷要遵循高速公路文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于高速公路檔案的利用和保管。

　　2、工程施工、監(jiān)理文件材料及竣工圖應(yīng)按工程建設(shè)項(xiàng)目、合同段、單位工程等進(jìn)行組卷。

　　3、要保證案卷內(nèi)所反映問(wèn)題的科技文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　完整：工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中應(yīng)歸檔的文件、圖表等各種文件原件齊全。

　　準(zhǔn)確：檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。

　　系統(tǒng)：按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

　　第三節(jié)案卷內(nèi)科技文件材料的劃分與排列

　　一、文件的劃分

　　每份文件按以下原則劃分：

　　1、綜合類文件正文與附件為1份，原件與復(fù)制件為1份，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1份，正文與發(fā)文稿紙為1份，來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來(lái)函與復(fù)函）各為1份；

　　2、工程施工類文件開(kāi)工申請(qǐng)單與批復(fù)為1份，施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表和附件為1份，施工技術(shù)方案報(bào)審表和附件為1份，施工放樣報(bào)驗(yàn)單和附件為1份，建筑材料報(bào)驗(yàn)單及附件為1份，進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及附件為1份，中間交工申請(qǐng)報(bào)告與中間交工證書(shū)為1份，檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單及附件為1份，承包人申請(qǐng)表及附件為1份等；

　　3、工程監(jiān)理文件每月和每季建筑材料抽檢報(bào)告為1份，每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告為1份，每個(gè)分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每本監(jiān)理日記（志）為1份，每個(gè)工地指令或現(xiàn)場(chǎng)指令與回復(fù)為1份等。

　　二、文件的排列

　　1、工程檔案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)按照來(lái)源和類別（如建設(shè)綜合文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、工程決算文件、竣工圖紙、聲像圖片等）等順序分別組卷，不得混排混組，對(duì)同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。每卷（包括文字卷和圖紙卷）均應(yīng)編寫(xiě)卷內(nèi)目錄和獨(dú)立的頁(yè)號(hào)。

　　2、案卷內(nèi)圖文混合文件材料的排列，要求文字材料在前，圖樣在后；若案卷內(nèi)文字材料只對(duì)其圖樣做補(bǔ)充或局部性說(shuō)明時(shí)，應(yīng)圖樣在前，文字材料在后。

　　3、各單位的綜合管理性文件材料可按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。對(duì)于建設(shè)期上級(jí)批復(fù)等重要文件材料應(yīng)隨同相關(guān)的科技文件材料一起排列。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；鉛印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。

　　4、監(jiān)理單位文件應(yīng)匯總材料在前，原始材料在后。

　　5、施工單位文件材料應(yīng)以合同段為單位，按以下順序進(jìn)行編制：

　　（1）合同段施工綜合文件材料。

　　（2）合同段施工技術(shù)文件材料。遵照項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)各合同段“單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分及編號(hào)”，將本合同段技術(shù)資料以分項(xiàng)工程為單元，依次整理。

　　合同段施工技術(shù)文件材料整理時(shí)應(yīng)遵照以下順序：

　　A、合同段單位、分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料。

　　B、合同段（或單位工程）標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、原材料出廠三證及原材料質(zhì)檢報(bào)告、特種工上崗證等（分類按時(shí)間順序依次整理）。

　　C、各分項(xiàng)工程完工證書(shū)資料。它應(yīng)包含以下內(nèi)容：

　　a、分項(xiàng)工程開(kāi)工申請(qǐng)單、開(kāi)工令、完工證書(shū)；

　　b、分項(xiàng)工程施工方案（或施工組織設(shè)計(jì)）；

　　c、施工測(cè)量放線資料；

　　d、工序質(zhì)量檢測(cè)資料；

　　e、各種試驗(yàn)資料；

　　f、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表；

　　g、其它（質(zhì)量事故及處理文件、與分項(xiàng)工程有關(guān)的依據(jù)性管理文件、會(huì)議紀(jì)要等）。

　　若有試驗(yàn)段，則試驗(yàn)段資料在同類型分項(xiàng)工程完工證書(shū)資料前單獨(dú)整理。

　　D、合同段工程技術(shù)要素及統(tǒng)計(jì)表

　　E、設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列。

　　（3）合同段交工證書(shū)（組專卷）。

　　（4）工程照片材料（按統(tǒng)一裝具要求組專卷）。

　　（5）合同段所有變更文件材料（包括一般文字性變更文件、變更圖紙、變更申請(qǐng)、變更令、變更通知書(shū)以及與變更有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等材料）的整理應(yīng)從第一份變更令開(kāi)始，應(yīng)與相應(yīng)的變更令對(duì)應(yīng)一一配套組合，依次組卷。

　　（6）合同段竣工圖紙應(yīng)按里程、專業(yè)、圖號(hào)進(jìn)行排列。

　　第四節(jié)案卷的構(gòu)成及編目

　　案卷應(yīng)由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。

　　（一）編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)

　　1、卷內(nèi)科技文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)按實(shí)際位數(shù)編制，頁(yè)號(hào)用號(hào)碼機(jī)黑色印油打印。

　　2、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：在有文字或圖樣材料正面的右下角、反面的左小角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)，空白面不編制；竣工圖在標(biāo)題欄外左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　3、如所歸文件屬符合檔案保管要求，并已編有頁(yè)號(hào)的成本、成冊(cè)材料，只需在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次中填寫(xiě)冊(cè)數(shù)。

　　4、案卷封面、案卷目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　（二）案卷封面的編制

　　1、案卷封面：可分案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，統(tǒng)一定制牛皮紙，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。

　　2、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。公路建設(shè)工程項(xiàng)目，案卷題名應(yīng)包括公路建設(shè)項(xiàng)目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項(xiàng)）名稱及文件名稱，如屬橋梁、道路等工程項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名總字?jǐn)?shù)不超過(guò)57個(gè)字。詳見(jiàn)《內(nèi)蒙古自治區(qū)交通廳關(guān)于印發(fā)<內(nèi)蒙古自治區(qū)公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件立卷歸檔辦（試行）>的通知》（內(nèi)交發(fā)[20**]448號(hào)）的第4頁(yè)，案卷題名部分。

　　盒脊“案卷題名”不填，但要填寫(xiě)檔號(hào)。

　　（1）技術(shù)性文件案卷題名的表示形式，以呼包改擴(kuò)建高速公路為例：

　　呼包改擴(kuò)高速公路項(xiàng)目K1+000—K3+000段路面底基層分項(xiàng)工程技術(shù)文件材料。

　　（2）管理性文件案卷題名的表示形式：項(xiàng)目名稱+責(zé)任者+問(wèn)題屬類或名稱。如：呼包改擴(kuò)建高速公路第二駐地辦工程進(jìn)度管理文件

　　3、編制單位：指案卷

形成單位，即組卷單位。

　　4、編制日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料的形成的起訖日期。所有日期按8位，如20**年8月6日至20**年10月5日，應(yīng)為：20**.08.06-20**.10.05；

　　5、保管期限：填寫(xiě)行業(yè)規(guī)定的保管期限。

　　6、密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。

　　7、檔號(hào)：填寫(xiě)檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。

　　所有案卷盒面及盒脊上的“檔號(hào)”中的最后位的流水號(hào)，均要求暫用鉛筆編制臨時(shí)流水號(hào)，以供檔案集中后按項(xiàng)目統(tǒng)一編制‘檔號(hào)’。

　　為保證案卷外觀形式、規(guī)格尺寸等統(tǒng)一、美觀，所有檔案封面及盒脊的填寫(xiě)均應(yīng)遵照五公司的要求進(jìn)行手寫(xiě)或用印章統(tǒng)一印制。

　　（三）卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)

　　所有卷內(nèi)目錄均應(yīng)統(tǒng)一用宋體字打印，且排列在案卷科技文件材料的首頁(yè)之前。

　　1、順序號(hào)：填寫(xiě)文件排列的順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。

　　2、題名：亦稱標(biāo)題，填寫(xiě)科技文件材料標(biāo)題的全稱。一般情況下，應(yīng)照實(shí)抄錄文件材料標(biāo)題的全稱。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，并加[]符號(hào)。案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件及單獨(dú)辦理報(bào)驗(yàn)和批準(zhǔn)手續(xù)形成的文件材料，均應(yīng)逐件填寫(xiě)文件標(biāo)題。

　　3、文件編號(hào)：填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖樣的編號(hào)。文號(hào)應(yīng)寫(xiě)全名。分項(xiàng)（部）工程填寫(xiě)分項(xiàng)（部）工程編號(hào)，如沒(méi)有可不填寫(xiě)。

　　4、責(zé)任者：填寫(xiě)科技文件的直接編制部門或主要責(zé)任者，若某些材料涉及幾個(gè)責(zé)任者，可采用通用的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。如原材料出廠合格證等，則要求最多填寫(xiě)兩個(gè)主要責(zé)任者。施工及監(jiān)理日記，責(zé)任者應(yīng)為人名。

　　5、日期：填寫(xiě)文件形成最終日期。

　　6、頁(yè)次：填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)碼。卷內(nèi)最后一份文件所對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)起訖頁(yè)碼；以“為止*/Y”或“*-Y”即“起始頁(yè)碼/終止頁(yè)碼”的形式表示該卷內(nèi)容至此結(jié)束。屬已裝訂成冊(cè)的文件材料，在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次欄中填寫(xiě)冊(cè)數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁(yè)數(shù)。

　　7、備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件做特殊說(shuō)明用。

　　（四）圖紙目錄編制

　　成套的圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可替代卷內(nèi)目錄內(nèi)容時(shí)，可不再重新編制卷內(nèi)目錄，如其內(nèi)容不能替代卷內(nèi)目錄時(shí)，需重新編制卷內(nèi)目錄。成套的圖紙（包括原圖樣目錄）都需編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在案卷的首頁(yè)加卷內(nèi)目錄，末頁(yè)加備考表。

　　竣工圖目錄編制分兩種形式：一種是竣工圖圖內(nèi)目錄，其編制內(nèi)容應(yīng)包含序號(hào)、圖紙名稱、圖號(hào)、頁(yè)次、備注等基本列目，以表格形式表示，若涉及工程變更，則應(yīng)增加“原設(shè)計(jì)圖與竣工圖圖號(hào)對(duì)照”欄目；另一種是竣工圖卷內(nèi)目錄，格式采用科技檔案標(biāo)準(zhǔn)“卷內(nèi)目錄”格式，“文件編號(hào)”一列編寫(xiě)圖號(hào)，其余編寫(xiě)同竣工圖目錄。竣工圖在編制目錄時(shí)應(yīng)對(duì)每張圖紙材料內(nèi)容進(jìn)行揭示。

　　（五）備考表填寫(xiě)要求

　　備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁(yè)之后。其內(nèi)容分兩部分，上半部分在歸檔時(shí)填寫(xiě)，要標(biāo)明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題；對(duì)于卷內(nèi)有復(fù)印件的文件，要說(shuō)明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地；并有立卷人的簽名，立卷人指案卷組卷人員，檢查人應(yīng)為部門或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及監(jiān)理。下半部分在歸檔后由檔案部門填寫(xiě)管理中需要說(shuō)明的問(wèn)題。卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　（六）案卷盒、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格和要求：

　　1、案卷盒采用無(wú)酸牛皮紙雙裱壓制，尺寸為310*220*20（或30、40、50）mm。

　　2、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表統(tǒng)一采用297*210mm（A4），其中案卷封面采用無(wú)酸牛皮紙制作。

篇2：高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案組卷整裝相關(guān)規(guī)定

　　高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的組卷、整裝及相關(guān)規(guī)定

　　第一節(jié)組卷

　　組卷就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等形式組合在一起，便于保管、保密和利用。

　　第二節(jié)項(xiàng)目檔案組卷要求

　　1、組卷要遵循高速公路文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于高速公路檔案的利用和保管。

　　2、工程施工、監(jiān)理文件材料及竣工圖應(yīng)按工程建設(shè)項(xiàng)目、合同段、單位工程等進(jìn)行組卷。

　　3、要保證案卷內(nèi)所反映問(wèn)題的科技文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　完整：工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中應(yīng)歸檔的文件、圖表等各種文件原件齊全。

　　準(zhǔn)確：檔案的內(nèi)容真實(shí)反映工程項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。

　　系統(tǒng)：按其形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

　　第三節(jié)案卷內(nèi)科技文件材料的劃分與排列

　　一、文件的劃分

　　每份文件按以下原則劃分：

　　1、綜合類文件正文與附件為1份，原件與復(fù)制件為1份，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1份，正文與發(fā)文稿紙為1份，來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來(lái)函與復(fù)函）各為1份；

　　2、工程施工類文件開(kāi)工申請(qǐng)單與批復(fù)為1份，施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表和附件為1份，施工技術(shù)方案報(bào)審表和附件為1份，施工放樣報(bào)驗(yàn)單和附件為1份，建筑材料報(bào)驗(yàn)單及附件為1份，進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及附件為1份，中間交工申請(qǐng)報(bào)告與中間交工證書(shū)為1份，檢驗(yàn)申請(qǐng)批復(fù)單及附件為1份，承包人申請(qǐng)表及附件為1份等；

　　3、工程監(jiān)理文件每月和每季建筑材料抽檢報(bào)告為1份，每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告為1份，每個(gè)分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每本監(jiān)理日記（志）為1份，每個(gè)工地指令或現(xiàn)場(chǎng)指令與回復(fù)為1份等。

　　二、文件的排列

　　1、工程檔案卷內(nèi)科技文件材料應(yīng)按照來(lái)源和類別（如建設(shè)綜合文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、工程決算文件、竣工圖紙、聲像圖片等）等順序分別組卷，不得混排混組，對(duì)同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)。每卷（包括文字卷和圖紙卷）均應(yīng)編寫(xiě)卷內(nèi)目錄和獨(dú)立的頁(yè)號(hào)。

　　2、案卷內(nèi)圖文混合文件材料的排列，要求文字材料在前，圖樣在后；若案卷內(nèi)文字材料只對(duì)其圖樣做補(bǔ)充或局部性說(shuō)明時(shí)，應(yīng)圖樣在前，文字材料在后。

　　3、各單位的綜合管理性文件材料可按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。對(duì)于建設(shè)期上級(jí)批復(fù)等重要文件材料應(yīng)隨同相關(guān)的科技文件材料一起排列。即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；鉛印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后。

　　4、監(jiān)理單位文件應(yīng)匯總材料在前，原始材料在后。

　　5、施工單位文件材料應(yīng)以合同段為單位，按以下順序進(jìn)行編制：

　　（1）合同段施工綜合文件材料。

　　（2）合同段施工技術(shù)文件材料。遵照項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)各合同段“單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分及編號(hào)”，將本合同段技術(shù)資料以分項(xiàng)工程為單元，依次整理。

　　合同段施工技術(shù)文件材料整理時(shí)應(yīng)遵照以下順序：

　　A、合同段單位、分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料。

　　B、合同段（或單位工程）標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)、原材料出廠三證及原材料質(zhì)檢報(bào)告、特種工上崗證等（分類按時(shí)間順序依次整理）。

　　C、各分項(xiàng)工程完工證書(shū)資料。它應(yīng)包含以下內(nèi)容：

　　a、分項(xiàng)工程開(kāi)工申請(qǐng)單、開(kāi)工令、完工證書(shū)；

　　b、分項(xiàng)工程施工方案（或施工組織設(shè)計(jì)）；

　　c、施工測(cè)量放線資料；

　　d、工序質(zhì)量檢測(cè)資料；

　　e、各種試驗(yàn)資料；

　　f、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表；

　　g、其它（質(zhì)量事故及處理文件、與分項(xiàng)工程有關(guān)的依據(jù)性管理文件、會(huì)議紀(jì)要等）。

　　若有試驗(yàn)段，則試驗(yàn)段資料在同類型分項(xiàng)工程完工證書(shū)資料前單獨(dú)整理。

　　D、合同段工程技術(shù)要素及統(tǒng)計(jì)表

　　E、設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列。

　　（3）合同段交工證書(shū)（組專卷）。

　　（4）工程照片材料（按統(tǒng)一裝具要求組專卷）。

　　（5）合同段所有變更文件材料（包括一般文字性變更文件、變更圖紙、變更申請(qǐng)、變更令、變更通知書(shū)以及與變更有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等材料）的整理應(yīng)從第一份變更令開(kāi)始，應(yīng)與相應(yīng)的變更令對(duì)應(yīng)一一配套組合，依次組卷。

　　（6）合同段竣工圖紙應(yīng)按里程、專業(yè)、圖號(hào)進(jìn)行排列。

　　第四節(jié)案卷的構(gòu)成及編目

　　案卷應(yīng)由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。

　　（一）編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)

　　1、卷內(nèi)科技文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)按實(shí)際位數(shù)編制，頁(yè)號(hào)用號(hào)碼機(jī)黑色印油打印。

　　2、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：在有文字或圖樣材料正面的右下角、反面的左小角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)，空白面不編制；竣工圖在標(biāo)題欄外左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　3、如所歸文件屬符合檔案保管要求，并已編有頁(yè)號(hào)的成本、成冊(cè)材料，只需在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次中填寫(xiě)冊(cè)數(shù)。

　　4、案卷封面、案卷目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　（二）案卷封面的編制

　　1、案卷封面：可分案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面，統(tǒng)一定制牛皮紙，內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。

　　2、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。公路建設(shè)工程項(xiàng)目，案卷題名應(yīng)包括公路建設(shè)項(xiàng)目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項(xiàng)）名稱及文件名稱，如屬橋梁、道路等工程項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。案卷題名總字?jǐn)?shù)不超過(guò)57個(gè)字。詳見(jiàn)《內(nèi)蒙古自治區(qū)交通廳關(guān)于印發(fā)<內(nèi)蒙古自治區(qū)公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件立卷歸檔辦（試行）>的通知》（內(nèi)交發(fā)[20**]448號(hào)）的第4頁(yè)，案卷題名部分。

　　盒脊“案卷題名”不填，但要填寫(xiě)檔號(hào)。

　　（1）技術(shù)性文件案卷題名的表示形式，以呼包改擴(kuò)建高速公路為例：

　　呼包改擴(kuò)高速公路項(xiàng)目K1+000—K3+000段路面底基層分項(xiàng)工程技術(shù)文件材料。

　　（2）管理性文件案卷題名的表示形式：項(xiàng)目名稱+責(zé)任者+問(wèn)題屬類或名稱。如：呼包改擴(kuò)建高速公路第二駐地辦工程進(jìn)度管理文件

　　3、編制單位：指案卷

形成單位，即組卷單位。

　　4、編制日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料的形成的起訖日期。所有日期按8位，如20**年8月6日至20**年10月5日，應(yīng)為：20**.08.06-20**.10.05；

　　5、保管期限：填寫(xiě)行業(yè)規(guī)定的保管期限。

　　6、密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。

　　7、檔號(hào)：填寫(xiě)檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。

　　所有案卷盒面及盒脊上的“檔號(hào)”中的最后位的流水號(hào)，均要求暫用鉛筆編制臨時(shí)流水號(hào)，以供檔案集中后按項(xiàng)目統(tǒng)一編制‘檔號(hào)’。

　　為保證案卷外觀形式、規(guī)格尺寸等統(tǒng)一、美觀，所有檔案封面及盒脊的填寫(xiě)均應(yīng)遵照五公司的要求進(jìn)行手寫(xiě)或用印章統(tǒng)一印制。

　　（三）卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)

　　所有卷內(nèi)目錄均應(yīng)統(tǒng)一用宋體字打印，且排列在案卷科技文件材料的首頁(yè)之前。

　　1、順序號(hào)：填寫(xiě)文件排列的順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。

　　2、題名：亦稱標(biāo)題，填寫(xiě)科技文件材料標(biāo)題的全稱。一般情況下，應(yīng)照實(shí)抄錄文件材料標(biāo)題的全稱。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，并加[]符號(hào)。案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件及單獨(dú)辦理報(bào)驗(yàn)和批準(zhǔn)手續(xù)形成的文件材料，均應(yīng)逐件填寫(xiě)文件標(biāo)題。

　　3、文件編號(hào)：填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖樣的編號(hào)。文號(hào)應(yīng)寫(xiě)全名。分項(xiàng)（部）工程填寫(xiě)分項(xiàng)（部）工程編號(hào)，如沒(méi)有可不填寫(xiě)。

　　4、責(zé)任者：填寫(xiě)科技文件的直接編制部門或主要責(zé)任者，若某些材料涉及幾個(gè)責(zé)任者，可采用通用的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。如原材料出廠合格證等，則要求最多填寫(xiě)兩個(gè)主要責(zé)任者。施工及監(jiān)理日記，責(zé)任者應(yīng)為人名。

　　5、日期：填寫(xiě)文件形成最終日期。

　　6、頁(yè)次：填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)碼。卷內(nèi)最后一份文件所對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)起訖頁(yè)碼；以“為止*/Y”或“*-Y”即“起始頁(yè)碼/終止頁(yè)碼”的形式表示該卷內(nèi)容至此結(jié)束。屬已裝訂成冊(cè)的文件材料，在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次欄中填寫(xiě)冊(cè)數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁(yè)數(shù)。

　　7、備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件做特殊說(shuō)明用。

　　（四）圖紙目錄編制

　　成套的圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可替代卷內(nèi)目錄內(nèi)容時(shí)，可不再重新編制卷內(nèi)目錄，如其內(nèi)容不能替代卷內(nèi)目錄時(shí)，需重新編制卷內(nèi)目錄。成套的圖紙（包括原圖樣目錄）都需編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在案卷的首頁(yè)加卷內(nèi)目錄，末頁(yè)加備考表。

　　竣工圖目錄編制分兩種形式：一種是竣工圖圖內(nèi)目錄，其編制內(nèi)容應(yīng)包含序號(hào)、圖紙名稱、圖號(hào)、頁(yè)次、備注等基本列目，以表格形式表示，若涉及工程變更，則應(yīng)增加“原設(shè)計(jì)圖與竣工圖圖號(hào)對(duì)照”欄目；另一種是竣工圖卷內(nèi)目錄，格式采用科技檔案標(biāo)準(zhǔn)“卷內(nèi)目錄”格式，“文件編號(hào)”一列編寫(xiě)圖號(hào)，其余編寫(xiě)同竣工圖目錄。竣工圖在編制目錄時(shí)應(yīng)對(duì)每張圖紙材料內(nèi)容進(jìn)行揭示。

　　（五）備考表填寫(xiě)要求

　　備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁(yè)之后。其內(nèi)容分兩部分，上半部分在歸檔時(shí)填寫(xiě)，要標(biāo)明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題；對(duì)于卷內(nèi)有復(fù)印件的文件，要說(shuō)明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地；并有立卷人的簽名，立卷人指案卷組卷人員，檢查人應(yīng)為部門或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及監(jiān)理。下半部分在歸檔后由檔案部門填寫(xiě)管理中需要說(shuō)明的問(wèn)題。卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　（六）案卷盒、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格和要求：

　　1、案卷盒采用無(wú)酸牛皮紙雙裱壓制，尺寸為310*220*20（或30、40、50）mm。

　　2、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表統(tǒng)一采用297*210mm（A4），其中案卷封面采用無(wú)酸牛皮紙制作。

篇3：業(yè)主委托管理財(cái)物的工作規(guī)定

　　業(yè)主委托管理財(cái)物的工作規(guī)定

　　1.目的

　　妥善保管業(yè)主委托管理的財(cái)物，對(duì)其發(fā)生情況進(jìn)行記錄。

　　2.范圍

　　適用于公司各服務(wù)項(xiàng)目。

　　3.定義

　　無(wú)

　　4.職責(zé)

　　部門/崗位工作職責(zé)

　　管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)識(shí)別顧客財(cái)產(chǎn)問(wèn)題，與業(yè)主明確責(zé)任

　　管業(yè)部負(fù)責(zé)對(duì)委托管理的鑰匙、業(yè)主(顧客)檔案等進(jìn)行管理

　　安全部、工程部負(fù)責(zé)對(duì)房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施等進(jìn)行管理

　　5.方法及過(guò)程控制

　　5.1業(yè)主或業(yè)主共同擁有產(chǎn)權(quán)的財(cái)產(chǎn)，如房屋主體、各類設(shè)備、設(shè)施、委托管理物品，如鑰匙、車輛等、房屋租售信息、業(yè)主、顧客檔案(業(yè)主、顧客的身份、身份證號(hào)碼、車牌號(hào)碼、家庭住址、家庭成員、職業(yè)等)

　　5.2法律、法規(guī)規(guī)定須經(jīng)公司檢驗(yàn)的顧客財(cái)產(chǎn)

　　5.2.1房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的接管驗(yàn)收，執(zhí)行《物業(yè)接管驗(yàn)收程序》

　　5.2.2房屋主體、公共區(qū)域、各類設(shè)備、設(shè)施的日常防護(hù)管理，執(zhí)行《房屋本體維修管理程序》

　　5.2.3空置房屋管理執(zhí)行《空置房屋管理程序》

　　5.3業(yè)主委托管理的物品

　　5.3.1業(yè)主如有委托管理的物品，管理處需由專口負(fù)責(zé)人對(duì)物品進(jìn)行確認(rèn)，業(yè)主所委托的物品應(yīng)在物業(yè)管理服務(wù)范圍之內(nèi)，如有必要須事前簽訂相關(guān)協(xié)議。

　　5.3.2托管物品應(yīng)首先檢驗(yàn)物品的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能、使用等，登記在《顧客物品委托管理記錄單》。

　　5.3.3《顧客物品委托管理記錄單》由業(yè)主與管理處負(fù)責(zé)人共同簽字認(rèn)可后方可辦理物品托管。

　　5.3.4非業(yè)主本人領(lǐng)取物品，必須持有業(yè)主授權(quán)書(shū)及本人身份證。

　　5.3.5業(yè)主委托鑰匙管理，執(zhí)行《鑰匙管理程序》

　　5.4業(yè)主檔案

　　5.4.1業(yè)主入住時(shí)，管理處應(yīng)對(duì)該業(yè)主建立檔案，執(zhí)行《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》

　　5.4.2管業(yè)部主管指派專人對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行定期整理、歸檔。

　　5.4.3業(yè)主檔案需經(jīng)管業(yè)部主管同意后才可以翻閱，登記《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》，如需復(fù)印須經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意。

　　5.4.4如工商、稅務(wù)、衛(wèi)生、公安等政府部門工作人員對(duì)業(yè)主進(jìn)行調(diào)查，管理處應(yīng)驗(yàn)明證件并登記后予以配合。

　　5.5業(yè)主委托管理的物品發(fā)生丟失、損壞或發(fā)生不適用的情況，應(yīng)管理處負(fù)責(zé)人確認(rèn)后以書(shū)面形式報(bào)告給業(yè)主，并保持相關(guān)記錄。

　　6.支持性文件

　　TJVKWY7.5.4-G02《物業(yè)接管驗(yàn)收程序》

　　TJVKWY7.5.1-G11《房屋本體維修管理程序》

　　TJVKWY7.5.1-K02《鑰匙管理程序》

　　TJVKWY7.5.1-K03《空置房屋管理程序》

　　TJVKWY6.1-K01《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》

　　7.質(zhì)量記錄

　　TJVKWY7.5.4-K02-F1《顧客物品委托管理記錄單》

　　TJVKWY7.5.4-K02-F2《業(yè)主檔案查(借)閱記錄表》

　　TJVKWY7.5.4-K02-F3《顧客財(cái)產(chǎn)丟失、損壞記錄》

　　TJVKWY7.5.1-K02-F5《顧客委托(收回)鑰匙登記表》

　　TJVKWY7.5.1-K03-F2《空置房屋設(shè)施檢查記錄》