礦山機械公司客戶回訪管理規定
1 目的
為了及時、真實掌握銷售的情況，全面了解客戶的服務需求，及時發現銷售中存在的各種問題，使上海龍陽品牌得到更多客戶的認可、提升客戶滿意度，特制定本管理規定。
2 適用范圍
本規定適用于客戶回訪人員對客戶進行的例行回訪和針對特別客戶的特定回訪。
3 職責
3.1 客服人員根據詢盤統計表生成客戶資料資料制訂《客戶回訪名單》 ，包括詢盤詳細信息、回訪方式、回訪時間、回訪問題與內容等。
3.2 客服人員根據公司情況結合客戶特點選擇適合的回訪方式。全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》 ，回訪結束后匯總形成《客戶回訪報告》 。
3.3 主管領導負責審閱《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》 ，對回訪記錄和結果進行審查，并提出指導意見。
3.4 客服人員負責對《客戶回訪計劃》 、 《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》進行匯總存檔，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
4 流程
4.1 調取客戶資料
(1)客服人員根據公司客戶詢盤建立資料庫和客戶回訪的相關規定，對所保存的客戶信息進行分析。
(2)客服人員或客戶服務人員根據客戶資料確定《客戶檔案》 。
4.2 客戶拜訪準備
(1)制訂回訪免單客服人員或客戶服務人員根據《客戶 檔案》制訂《客戶回訪名單》 ，包括詢盤詳細信息、回訪方式、回訪時間、回訪問題與內容等?；卦L的目的要明確。一般地，回訪有四大目的：
1)客戶對公司整體情況的了解，通過回訪確定客戶對公司整體形象、業務人員各類意見和建議;
2)回訪的第二目的是為了建立客戶檔案，延伸對客戶的服務，增強公司在客戶思維中的記憶與提高公司在客戶思維中的認知度、美譽度;
3)回訪的第三個目的是找出公司銷售過程中存在的不足之處，提高詢盤成交能力。
4)回訪的第四個目的是確定詢盤有效性，為市場營銷決策提供數據支撐。
(2)回訪時間回訪時間要充分考慮客戶的時間安排，以不打擾客戶為基本準則。
(3)準備回訪資料
1) 客服人員根據《詢盤統計表》準備客戶回訪的相關資料，包括客戶基本情況(姓名、聯系方式、詢盤內容等)、客戶服務的相關記錄等。
2) 確定回訪主體內容。回訪工作人員在與客戶溝通中，客服是公司的“發言人” ，他所講的內容代表公司。因此，回訪的內容，必須要注意維護公司形象。嚴禁與客戶發生爭執。
4.3 實施回訪
(1)回訪的方法優先采用電話通訊方式回訪?；卦L方式優先級從大到小分別是電話、在線溝通工具(QQ、MSN、Skype 等) 、郵件.
(2)回訪行為要求在回訪中，要認真處理客戶的投訴、不滿、疑惑等，應誠實、可信，并且對公司負責，對客戶負責。
(3)回訪信息記錄回訪人員要熱情、全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》 。回訪工作人員必須要日清日結，對所回訪的客戶基本信息、要求以及服務評價都要有書面記錄，對于回訪客戶所提出的問題、建議都要有原始記錄。
4.4 整理回訪記錄和處理
(1)客服人員或客戶服務人員編制回訪報告
1)按時根據《客戶回訪記錄表》記錄的回訪過程和結果，對客戶的回訪過程和回訪結果進行匯總和評價形成《客戶回訪報告》 。
2)回訪結束后，回訪人員應將一周回訪的相關資料提交部門主管審核。
(2)部門主管領導審閱主管領導對下屬人員提交的《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》進行審查，并提出指導意見。及時對回訪結果提供處理意見，并按時上交《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》公司領導審閱。如發現問題，及時與公司領導溝通。
4.5 資料保存和使用
(1)客服人員對《客戶回訪計劃》 、 《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》進行匯總，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
(2)銷售部門根據《客戶回訪記錄表》 、 《客戶回訪報告》改進銷售方式，提高成單效率。
(2)相關市場部參考客戶回訪的相關資料制定市場營銷策劃。
附件一：客服部回訪工作流程工作目標 知識準備 關鍵點控制 細化執行 流程圖
1.查詢“詢盤統計表”回訪人員查詢詢盤統計表，詳細分析客戶資料內容和客戶服務需求《詢盤統計表》
2.明確回訪對象根據客戶資料確定客戶回訪名單《客戶名單》
3.準備回訪資料根據《客戶資料》準備客戶回訪的相關資料，包括客戶基本情況、客戶服務的相關記錄和客戶特點等《客戶回訪資料表》
4.制訂《客戶回訪資料表》根據客戶資料制訂《客戶回訪資料表》 ，《客戶回訪資料表》
5.1 實施回訪
5.2 回訪人員要熱情、全面地了解客戶的需求和對售前、售中、售后服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》《客戶回訪記錄表》
6.整理回訪記錄回訪人員在客戶回訪結束后，及時整理《客戶回訪記錄表》 ，從中提煉主要結論《客戶回訪報告》
7.主管領導審閱主管領導對《客戶回訪記錄》以及《客戶回訪報告》進行審查，并提出指導意見指導意見1.及時掌握客戶需求信息
2.提高客戶滿意度
3.提升企業形象 加深客戶認知
4. 為市場營銷決策提供數據支撐
1.了解客戶的基本信息與要求
2.掌握客戶交談的技巧和策略
8.保存資料銷售或客服部文員對客戶回訪資料進行匯總，并經過分類后予以保存，以備參考《客戶檔案》
1.查詢《詢盤統計表》
3.明確回訪對象
4.準備回訪資料
5.實施回訪
6.整理回訪記錄
7.主管領導審閱
8.保存資料
2.制訂《客戶回訪資料表》
篇2：公司客戶回訪管理規定(5)
公司客戶回訪管理規定（五）
1 目的
為了及時、真實掌握客戶使用公司產品的情況，全面了解客戶的服務需求和使用要求，使本公司的產品獲得客戶的認可、提升客戶滿意度，特制定本管理規定。
2 適用范圍
本規定適用于銷售人員以及客戶服務人員對客戶進行的例行回訪和針對大客戶的特定回訪。
3 職責
3.1銷售人員或客戶服務人員根據客戶資料制訂《客戶回訪計劃》，包括客戶回訪目的、回訪方式、回訪時間、回訪內容等。
3.2銷售人員或客戶服務人員根據公司業務情況結合客戶特點選擇適合的回訪方式。全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》，回訪結束后匯總形成《客戶回訪報告》。
3.3主管領導負責審閱《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》，對回訪記錄和結果進行審查，并提出指導意見。
3.4銷售文員或客服文員負責對《客戶回訪計劃》、《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行匯總存檔，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
4 流程
4.1 調取客戶資料
?。?）銷售人員或客戶服務人員根據公司客戶資料庫和客戶回訪的相關規定，對所保存的客戶信息進行分析。
?。?）銷售人員或客戶服務人員根據客戶資料確定要拜訪的客戶名單。
?。?）銷售人員或客戶服務人員根據客戶資料確定每個客戶拜訪的具體目的。
4.2 客戶拜訪準備
（1）制訂回訪計劃
銷售人員或客戶服務人員根據客戶資料制訂《客戶回訪計劃》，包括客戶回訪的大概時間、回訪目的、回訪內容等。應根據公司業務情況結合客戶特點選擇適合的回訪方式。
回訪的目的要明確。一般地，回訪有三大目的：
1）客戶對產品使用情況了解，通過回訪要教育、引導或培訓客戶使用產品，在回訪中要指導客戶產品使用注意事項，以及產品保養保修注意事項；
2）回訪的第二目的是為了建立客戶檔案，延伸服務項目，增強公司在客戶思維中的記憶與提高公司在客戶思維中的認知度、美譽度；
3）回訪的第三個目的是與客戶建立文化情感關系。特別是在社會中，有一定影響力的客戶是重點回訪對象。
?。?）預約回訪時間或地點
1) 銷售人員或客戶服務人員應事先同客戶聯系，與客戶預約回訪的時間或地點。
2) 時間或地點的預約要充分考慮客戶的時間安排，不打擾客戶。
?。?）準備回訪資料
1) 銷售人員或客戶服務人員根據《客戶回訪計劃》準備客戶回訪的相關資料，包括客戶基本情況(姓名、職務、聯系方式等)、客戶服務的相關記錄和客戶特殊需求等。
2) 確定回訪主體內容?；卦L工作人員在與客戶溝通中，他是公司的"發言人"，他所講的內容代表公司。因此，回訪的內容，必須要事先確定統一的用語，特別是技術性比較強的產品，技術術語的解釋非常重要。
4.3 實施回訪
（1）回訪的方法
可以采用電話、書信、電子郵件、QQ等各種通訊方式回訪。對于重要客戶可以上門回訪。特別是對產品提出中肯意見或良好建議的客戶，一定要上門回訪。
?。?）公司規定必須的客戶回訪有：
1)首次電話回訪
回訪時機：產品安裝或上線使用一個月后，對客戶進行第一次電話回訪。
回訪內容：了解產品使用情況。注重了解客戶對產品基本功能是否掌握。
回訪對象：設備負責人或技術人員、行業行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是使用人員，了解其是否會使用。
措施：回訪結果填入《客戶回訪記錄表》相應欄目，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術建議按照公司正規方式向公司研發技術部門反饋；不能通過電話回訪解決的問題必要時進行現場回訪。
2)常規電話回訪
回訪時機：首次電話回訪后，每半年對客戶進行一次電話回訪。
回訪內容：了解產品使用情況，特別注重了解客戶對產品使用反饋問題或提出的需求。
回訪對象：設備負責人或技術人員、行業行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是設備負責人或技術人員，了解設備使用以來反饋的故障或問題。
措施：回訪結果填入《客戶回訪記錄表》相應欄目，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術建議按照公司正規方式向公司研發技術部門反饋；不能通過電話回訪解決的問題必要時進行現場回訪。
3)現場回訪
回訪時機：對于大客戶每年至少進行一次現場回訪，對于特大或重要客戶每半年進行一次現場回訪。每次回訪后客戶經理或技術服務人員需要受訪客戶在《客戶回訪記錄表》上簽字。
回訪內容：詳細了解產
品使用情況，了解用戶新的需求與建議，尋求新的商務機會，溝通客戶關系。
回訪對象：業務負責人或技術人員、行業行政管理人員、使用人員。以上人員最好都能回訪到，尤其是業務負責人或技術人員，了解客戶對設備的使用要求和新需求，仔細聽取客戶的意見與建議，作為下一步市場開拓方向。
措施：回訪結果填入《客戶回訪記錄表》，在客戶檔案里存檔；對于使用中的問題要及時解決；不能解決的問題或技術建議按照公司正規方式向公司研發技術部門反饋，必要時提交總裁辦的質量與技術管理專員，由總裁辦專門組織立項。
?。?）回訪行為要求
對于現場回訪，回訪工作人員必須準時到達回訪地點。回訪工作人員的語言行為、形體行為都必須要體現公司企業文化。在回訪中，要認真處理顧客的投訴、不滿、疑惑等，應誠實、可信，并且對公司負責，對客戶負責。
?。?）回訪信息記錄
回訪工作人員要熱情、全面了解客戶的需求和對服務的意見，并認真填寫《客戶回訪記錄表》?；卦L工作人員必須要日清日結，對所回訪的客戶基本信息、產品需求、使用要求以及服務評價都要有書面記錄，對于回訪客戶所提出的問題、建議都要有原始記錄。
4.4 整理回訪記錄和處理
（1）銷售人員或客戶服務人員編制回訪報告
1）在結束回訪的第二天應根據《客戶回訪記錄表》記錄的回訪過程和結果，對客戶的回訪過程和回訪結果進行匯總和評價形成《客戶回訪報告》。
2）回訪結束后，回訪人員應在三天內將回訪的相關資料提交部門主管審核，如果由于客觀原因確實無法提交的，應報部門主管同意后一周內提交。
?。?）部門主管領導審閱
主管領導對下屬人員提交的《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行審查，并提出指導意見。及時對回訪結果提供處理意見：
1）對于發現問題及時處理。原則上誰的問題誰負責任，并負責處理。如果由公司安排他人處理，則從當事人銷售或服務費用中扣除相關的差旅和服務費用。
2）對于回訪效果好的員工和技術服務人員，向公司總裁辦提出申請給予表揚，并作為每年度表彰或晉級的依據。
3）對于回訪效果不好的員工和技術服務人員，進行批評，對問題嚴重者提交公司總裁辦審批后進行罰款處罰。每年度的定級、評薪將參考技術服務人員的服務質量。
4.5 資料保存和使用
（1）銷售文員或客服文員對《客戶回訪計劃》、《客戶回訪記錄表》、《客戶回訪報告》進行匯總，按照客戶分類后建立客戶檔案，以備參考。
?。?）相關市場開拓和運營管理部門參考客戶回訪的相關資料制訂《客戶開發計劃》和客戶銷售策略。
4.6回訪費用報銷
（1）銷售人員或客戶服務人員將在客戶回訪過程中形成的報銷憑證和單據進行匯總，經部門主管和分管領導審核并簽字后，到財務管理部報銷。
?。?）回訪費用的報銷額度應控制在公司限定的范圍內，超額部分自行負擔。
5 考核及處罰
5.1 對于沒有認真完整的建立客戶檔案的銷售和客服部門，公司總裁辦將進行處罰：
?。?）未完整準確建立客戶檔案者，將視其情節輕重從部門經費中扣除1000元/次；
?。?）弄虛作假者，將給予100元/次的處罰；
（3）情節特別嚴重者，除給予500元/次處罰，還可以并處降薪、降職、調崗、辭退的處罰。
5.2 對銷售和客服部門的績效考核，增加對客戶投訴處理后的監督調查性電話回訪，在其處理后的回訪考核：
?。?）經核實，未回訪一次，當事人（區域銷售經理或服務經理）罰款500元，部門經理罰款300元；
?。?）弄虛作假一次，當事人（區域銷售經理或服務經理）辭退，部門經理罰款500元；
（3）回訪中的客戶滿意度將和銷售及客服人員的績效工資掛鉤。
篇3：C物業回訪工作規定
一、回訪形式:
上門回訪、電話回訪、信函回訪(公開信)
二、回訪工作類別:
1、業主(住戶)意見/建議的回訪;
2、對投訴的回訪;
3、向業主(住戶)提供維修服務的回訪
三、回訪要求
1、回訪執行人:管理處主任、綜合管理部主管、管理員。
2、上門回訪應該有業主(住戶)的簽名,如果業主(住戶)拒絕簽名,回訪人應記錄業主(住戶)的態度,電話回訪在回訪記錄中注明電話回訪。
3、對回訪中業主(住戶)又重新提出的意見、建議或投訴等,若不能當即解釋清楚或暫時無法作出明確答復的,::應告知預約時間回復;對需要進行多次回訪的應進行多次回訪,第二次以后的回訪可以使用電話回訪。
4、當需對同一問題進行回訪時,可以用公開信的形式,公開信應存入回訪檔案。
5、對業主(住戶)反映的問題做到件件有著落,事事有回音,回訪處理率達100%。
6、對投訴人沒留下姓名或公司及集團只要求復函的投訴,可不進行回訪,但應將復函情況附在投訴表后。
四、回訪頻率
1、業主(住戶)意見征詢和投訴的回訪處理率100%,有業主(住戶)簽名的上門回訪率不低于40%。
2、意見建議的回訪率可根據需要進行。
3、電話回訪率和信函回訪率不超過年回訪總數的60%。
4、維修質量的回訪,每月抽查《維修申請單》的30%,由管理員進行上門或電話回訪,并記錄在《回訪記錄》中。