P物業(yè)質(zhì)量記錄控制作業(yè)指導書
1.目的：規(guī)范各類質(zhì)量記錄的管理。
2.范圍：適用于公司各部門。
3.職責
3.1營運管理部負責編制及修訂《質(zhì)量記錄清單》，監(jiān)督、檢查各部門質(zhì)量記錄的控制情況。
3.2 部門經(jīng)理負責質(zhì)量記錄借閱和處理的審批。
3.2 各部門指定專人負責質(zhì)量記錄的管理。
4.方法和過程控制
4.1 工作現(xiàn)場質(zhì)量記錄的管理
4.1.1 工作現(xiàn)場的質(zhì)量記錄應保存在標有質(zhì)量記錄名稱的文件夾中。
4.1.2 工作現(xiàn)場質(zhì)量記錄應保持整潔。各級管理人員須對現(xiàn)場質(zhì)量記錄進行檢查，并于每月5日前將上月質(zhì)量記錄收集后上交部門經(jīng)理審閱。
4.2 已收集的質(zhì)量記錄的管理
4.2.1 各部門須指定專人在每月初檢查上月生成的質(zhì)量記錄，確保無異常。
4.2.3質(zhì)量記錄歸檔須合理編目、標識，每卷資料的封面需裝訂《歸檔資料封面》。
4.2.4質(zhì)量記錄一般可按月/季/年度定期歸檔。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強的可在一月份進行;對于數(shù)量較多的可在每月或每季第一個月的5日前進行。
4.3 已歸檔質(zhì)量記錄的管理和報廢
4.3.1質(zhì)量記錄的保管依照《檔案資料管理程序》執(zhí)行。
4.3.2各部門參照營運管理部制定的《質(zhì)量記錄清單》保存質(zhì)量記錄。超過保存期限的質(zhì)量記錄填寫《質(zhì)量記錄報廢申請表》報部門經(jīng)理審批后作報廢處理。
4.4 質(zhì)量記錄的檢查
4.4.1營運管理部每月組織一次質(zhì)量記錄管理情況檢查，并將檢查情況記錄在《質(zhì)量記錄檢查記錄表》上。
4.4.2質(zhì)量體系文件更改后，營運管理部須對各部門質(zhì)量記錄進行一次全面檢查，重點抽查當次更改的質(zhì)量記錄，將檢查情況記錄在《質(zhì)量記錄檢查記錄表》上。
5.相關(guān)文件
*Z-CQ01-01 《質(zhì)量記錄清單》
6.質(zhì)量記錄和表格
*Z-CQ01-F1 《質(zhì)量體系文件編制(更改)申請表》
*Z-CQ01-F2 《質(zhì)量記錄檢查記錄表》
*Z-CQ01-F3 《質(zhì)量記錄報廢申請表》
*Z-CQ01-03-F3 《借閱登記表》
*Z-CQ02-F1 《歸檔資料封面》
*Z-CQ02-F2 《歸檔資料登記表》
篇2：M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
1目的
對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。
2范圍
適用于為證明服務符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。
3職責
3.1質(zhì)管部負責監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
3.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。
3.3管理部檔案室負責保管超過一年的質(zhì)量記錄。
3.4各部門負責人負責批準本部門編制的質(zhì)量記錄格式。
4程序
4.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的質(zhì)量記錄。
4.2質(zhì)量記錄的標識編號
質(zhì)量記錄的標識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3質(zhì)量記錄填寫
4.3.1質(zhì)量記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4質(zhì)量記錄的保存、保護
4.4.1各部門的資料員必須把所有質(zhì)量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。
4.4.2質(zhì)管部編制《質(zhì)量記錄清單》，將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的《質(zhì)量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。
4.4.3質(zhì)管部每3個月要檢查一次各部門質(zhì)量記錄的使用、管理情況。
4.5質(zhì)量記錄發(fā)放、借閱和復制
a)各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向質(zhì)管部領用所需記錄空白表;
b)各部門保管的質(zhì)量記錄應便于檢索，需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。
4.6質(zhì)量記錄的銷毀處理
質(zhì)量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質(zhì)管部審核，報管理者代表批準，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。
4.7記錄格式
4.7.1各部門的質(zhì)量記錄格式，由各部門經(jīng)理負責組織編制，部門經(jīng)理審批，交質(zhì)管部備案。
4.7.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。
5相關(guān)文件
《文件控制程序》。
6質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄清單》。
6.2《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.3《文件借閱、復制記錄》。
6.4《文件銷毀申請》。
篇3：物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制程序
公司程序文件 版 號: A
修改號: 0
EJ-QP6.5 物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制程序 頁 碼: 1/2
1.目的:
建立質(zhì)量記錄的收集、編目、查閱、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規(guī)定要求,能提供足夠的有效證據(jù)。
2.適用范圍:
適用于本公司質(zhì)量記錄的管理。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.16章
3.2 ISO9002標準第4.16章
4.職責:
各部門負責人應確保本公司所產(chǎn)生、發(fā)出的質(zhì)量記錄與本部門質(zhì)量工作有關(guān)的記錄按規(guī)定的程序收集、傳遞、標識、編目和保存。
5.工作程序:
5.1質(zhì)量記錄的收集、傳遞:
5.1.1各部門負責人應確保本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄及本部門質(zhì)量記錄分門別類得到完整收集,并按有關(guān)信息反饋渠道及流程及時傳遞。
5.2標識、書寫:
5.2.1負責人應確保本部門產(chǎn)生或收集的質(zhì)量記錄數(shù)據(jù),所記錄的內(nèi)容(項目)等進行必需的標識,標識應與質(zhì)量記錄所記錄的內(nèi)容一一對應,易于查閱。
5.2.2所有的質(zhì)量記錄應字跡清楚,基本內(nèi)容齊全,能分清各類名稱等。每一份質(zhì)量記錄均應有日期。
5.2.3所有記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改,其書寫記錄時有錯應用橫線劃掉,并且要能識別原記錄。
5.3編目:
5.3.1為了便于查閱存放記錄的資料表,文件柜應按類存放,并建立目錄,目錄應存放在方便查閱的地方。
5.3.2各部門可根據(jù)各部門的實際情況自行編目歸檔。
5.3.3綜合辦公室應對所有質(zhì)量記錄編制一個總的《質(zhì)量記錄一覽表》,該表除標明質(zhì)量記錄名稱、編號外,應有存放地點、責任人、保管年限,應注明版號、發(fā)布日期,《質(zhì)量記錄一覽表》應發(fā)放到各部門,并抄送一份報管理者代表。
5.4貯存、保管:
5.4.1各部門負責人應確保質(zhì)量記錄完好無損,記錄的內(nèi)容完整清晰,可隨時作為質(zhì)量體系運作的有效證據(jù)提供給需方或其代表或第三方機構(gòu)審核。
5.4.2如需查詢有關(guān)質(zhì)量記錄,經(jīng)該部門責任人同意,并填寫《文件/資料借閱登記表》,查閱完畢,盡快還回,做好登記,以防遺失。
5.5保管年限:
5.5.1綜合辦公室根據(jù)各部門的實際情況,對各種不同的質(zhì)量記錄的用途及合同中的規(guī)定或有關(guān)服務對保存質(zhì)量記錄的要求,作適當規(guī)定,并在《質(zhì)量記錄一覽表》中明確。
5.5.2各部門保存的公司程序文件涉及到的每一種質(zhì)量記錄的表格需登記在《質(zhì)量記錄一覽表》中。
5.6質(zhì)量記錄的修改:
5.6.1各部門員工如在填寫質(zhì)量記錄過程中發(fā)現(xiàn)設計有問題或不實用時,均有權(quán)提出修改。
5.6.2質(zhì)量記錄的修改由申請修改人填寫《文件修改報批單》,經(jīng)管理者副代表審批,管理者代表批準后,才被認為正式有效。
5.7處理:
5.7.1綜合辦公室應對各部門超過保存年限的質(zhì)量記錄統(tǒng)一收回,進行銷毀,以確保公司的技術(shù)、經(jīng)營等資料不泄密。
6.支持文件 略