物業(yè)公司程序文件:質(zhì)量記錄控制程序
1.0 目的
使質(zhì)量記錄完整、準確、清晰，能夠為質(zhì)量體系有效運行及服務(wù)達到規(guī)定的要求提供證明，為質(zhì)量的持續(xù)改進提供依據(jù)。
2.0 范圍
適用于公司各類質(zhì)量記錄和表格的管理。
3.0 職責
3.1 質(zhì)管部負責質(zhì)量記錄管理程序的執(zhí)行。
3.2 各單位負責與各自有關(guān)的質(zhì)量記錄的建立和檢查。
4.0 程序
4.1 質(zhì)量記錄包括能夠直接或間接地證明質(zhì)量體系要素運行的有效性，服務(wù)滿足規(guī)范要求、法規(guī)要求和合同要求的全部證據(jù)，分類如下：
1)質(zhì)量體系實施方面的記錄。如文件收發(fā)記錄、合同評審記錄、項目分包方檔案、設(shè)備管理記錄、糾正措施記錄、檢驗、測量和試驗設(shè)備的檢定記錄、糾正預(yù)防措施記錄、客戶投訴處理記錄、員工培訓記錄等。
2)服務(wù)質(zhì)量驗證方面的記錄。 如內(nèi)審記錄、進貨物資驗證記錄、管理評審記錄、服務(wù)的標識和可追溯性記錄等。
4.2 質(zhì)量表格的分類編號
4.2.1 質(zhì)量表格采用以下形式分類編號：
1)程序文件質(zhì)量記錄表格編號：
YGJYPM-- QR -- --表格序號，從01開始依次排列
要素編號
質(zhì)量記錄標志
公司名稱
2)各單位質(zhì)量記錄表格編號：
QR --☆☆
單位代碼，一個或三個字符
表格序號，從001開始依次排列
4.2.2 單位代碼與單位名稱對應(yīng)如下：
公司領(lǐng)導(dǎo)：
董事長-01 總經(jīng)理-02 管理者代表-03 副總經(jīng)理-04
副總經(jīng)理-05 總會計師-06 助理總經(jīng)理-07
部門代碼：
質(zhì)量管理部-M、 工程管理部-G、 清潔綠化部-Q、 教育培訓部-E、 商務(wù)部-S、企業(yè)發(fā)展策劃部-F、 酒店商管部-J、 人力資源部-R、 社區(qū)文化部-Z、
安保部-B、 財務(wù)部-C 、 辦公室-O、 會計部-K
管理處代碼：
海麗-HLG、海濱-HBG、海連-HLA、怡海-YHG、麗苑-LYG、中銀-ZYG、商城-SCG、
碧荔-BLG、世貿(mào)-SMG、江南-JNG、嘉福-JFA、福德-FDG、東和-DHG、辛誠-*CG、
景發(fā)-JFG、鵬都-PDG、居雅-JYG、華為-HWG、新浩城-*HC、碧云天-BYT、東港-DGG
棕櫚泉-ZLQ、聚豪園-JHY、逸翠園-YCY、浪琴嶼-LQY、陽明山莊-YMS、怡翠山莊-YCS、
中城康橋-ZCK、觀瀾豪園--GLH、東湖豪庭-DHH、中海華庭-ZHH、陽光四季-YGS、
共和世家-GHS 楓丹雅園-FDY、建工賓館-JGB、駿庭名苑-JTM、世濠-SHG
管理處各班組代碼：
維修班-W*B、護衛(wèi)班-HWB、清潔班-QJB、財務(wù)室-CWB、車庫崗-CKB、大堂崗-DTB、
道口崗-DKB、巡邏崗-*LB、消防中心-*FB、服務(wù)中心-FWB、會所-HSB、超市-CSB。
4.3 體系文件分發(fā)號的控制
4.3.1質(zhì)量手冊(QM)、程序文件(COP)由質(zhì)管部發(fā)放。
發(fā)放號：QM-單位代碼、COP-單位代碼
如發(fā)放給海麗管理處的《質(zhì)量手冊》的發(fā)放號是：QM-HLG
4.3.2 各部門的作業(yè)指導(dǎo)書由該部門負責發(fā)放。
發(fā)放號：作業(yè)指導(dǎo)書編號-單位代碼
如安保部《安全保衛(wèi)管理手冊》(WI/B)給海麗的發(fā)放號是：WI/B-HLG
4.3.3某一項工作的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門負責發(fā)放。
發(fā)放號：WI/相關(guān)部門代碼--相關(guān)文件簡稱--單位代碼
如教育培訓部20**年培訓計劃發(fā)放給海麗，則相應(yīng)文件發(fā)放號為：WI/E-pxJH-HLG。
4.3.4 管理處負責將文件發(fā)放給各班組、相關(guān)人員。
發(fā)放號：該文件編號-班組代碼/人員工作牌代碼
如海麗將《建筑裝飾管理手冊》發(fā)放給維修班的發(fā)放號為：WI/G-W*B
4.3.5 單位的發(fā)放文件1年為一次記錄周期，文件發(fā)放的記錄為：
發(fā)放號：單位代碼-00*(*為自然數(shù))- 四位年份 文件名稱
如質(zhì)管部20**年的第5號文件《4月份月檢情況通告》發(fā)文記錄為：
M-005-20** 《4月份月檢情況通告》
4.3.6第4.3.5條中文件范圍包括除QM、COP、WI系列及QR系列以外的資料，QR系列發(fā)放不需填寫發(fā)放號，只需填寫《發(fā)放記錄》。
4.4 質(zhì)量記錄的填寫
4.4.1 質(zhì)量記錄的填寫力求真實、準確、完善和字跡工整，不得有造假和亂涂亂改現(xiàn)象。
4.5 質(zhì)量記錄的收集保管
4.5.1 質(zhì)量記錄的收集保管由各單位指定專人負責，并在收文2日內(nèi)填寫《記錄表格清單》。要求記錄清晰完整，不允許有破壞殘缺，簽字手續(xù)應(yīng)齊全。不符合上述要求的記錄，相關(guān)人員不予接收。在質(zhì)量記錄有效期內(nèi)，文件管理人員必須保證質(zhì)量記錄完整無缺。
4.6 質(zhì)量記錄的借閱
4.6.1根據(jù)工作需要，經(jīng)單位主管批準，本公司人員可借閱存檔的記錄，應(yīng)填寫《借閱記錄》。借閱期一般以三天為限，文件保管人員負責辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督相關(guān)人員按期歸還，文件歸還時，應(yīng)確保完整無損。
4.7 《記錄表格清單》的內(nèi)容包括序號、編號、名稱、狀態(tài)、對應(yīng)文件、責任部門、保存期限等。
4.8 失效質(zhì)量記錄的處理
4.8.1 超過保存期或失效的質(zhì)量記錄或表格，由各單位保管人員在接到新表格記錄后負責銷毀。
5.0 相關(guān)文件與記錄
QR-4.2.4-01 《記錄表格清單》
QR-4.2.3-06 《借閱記錄》
篇2：質(zhì)量記錄控制序程
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理,為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3.職責
3.1 工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置,編制質(zhì)量記錄清單,監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理,并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總,編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質(zhì)量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號,并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成:
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方,其結(jié)構(gòu)為:QRSS-**
其中:QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結(jié)構(gòu)為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》;
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達明確;
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線,進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞,以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時,應(yīng)征得部門負責人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責
3.1 工程部負責質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》