物業(yè)管理手冊：記錄控制程序
1、目的
對記錄進行有效控制，為服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求和管理體系有效運行提供證據(jù)。
2、適用范圍
適用于對管理體系運行中記錄的控制。
3、職責(zé)
3.1品質(zhì)部負責(zé)對公司各種記錄的管理、監(jiān)督和歸檔工作。
3.2各相關(guān)部門負責(zé)對本部門記錄進行收集、整理和保管工作。
4、程序
4.1記錄的格式
4.1.1各部門提出本部門質(zhì)量記錄格式，經(jīng)品質(zhì)部編號后備案。
4.1.2品質(zhì)部根據(jù)實際情況統(tǒng)一確定記錄的格式和編號，經(jīng)管理者代表批準后執(zhí)行。
4.1.3質(zhì)量記錄的修改，由各責(zé)任部門提出申請、并設(shè)計新的質(zhì)量記錄格式，經(jīng)品質(zhì)部編號后備案，經(jīng)管理者代表批準后執(zhí)行。
4.1.4記錄的編號按《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，每一種質(zhì)量記錄表格均應(yīng)有唯一的名稱，并通過對質(zhì)量記錄表格的編號加以識別。
4.2記錄的填制要求
4.2.1記錄、表格填寫必須用鋼筆或中性筆，統(tǒng)一為黑色字體，內(nèi)容完整、真實。
4.2.2記錄填寫應(yīng)及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)采用“-”劃去，各相關(guān)欄目簽名應(yīng)簽全名。
4.2.3修改要用“-”劃去，在其上方更改并由更改人簽上姓名和日期。
4.3記錄的收集和保存
4.3.1各相關(guān)部門每月26日前將本月《服務(wù)過程檢驗單》、《空置房屋檢驗單》和根據(jù)《業(yè)主回訪單》、《業(yè)主投訴處置單》等情況進行匯總填寫的《月管理目標、指標完成情況統(tǒng)計分析》交品質(zhì)部。
4.3.2品質(zhì)部每月28日前根據(jù)《服務(wù)過程檢驗單》、《品質(zhì)部抽檢單》和《月管理目標、指標完成情況統(tǒng)計分析》填寫《月管理目標、指標檢驗匯總分析》，并發(fā)放到各相關(guān)部門。
4.3.3各相關(guān)部門根據(jù)上月《月管理目標、指標檢驗匯總分析》填寫《不合格項糾正（預(yù)防）措施》于每月5日前交品質(zhì)部。
4.3.4接待專員或接待主管每月月底前將本月《維修任務(wù)單》交相關(guān)客服主管入檔保存。
4.3.5各部門人員的《工作日志》由各部門第一責(zé)任人負責(zé)進行收集、保存。
4.3.6各部門負責(zé)對本部門所有記錄進行裝訂和歸檔管理。記錄可以以磁盤、電子文檔等媒體方式保存或傳遞。
4.3.7記錄的保存期限及保存地點見附錄。
4.4記錄的查閱
4.4.1如需查閱公司保存的記錄時，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人同意，填制《記錄查閱單》后方可查閱，其內(nèi)容包括：查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時間、歸還時間、記錄編號等。
4.4.2查閱的文件必須保證其完好無損，歸還時應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)。
4.5記錄的保護、銷毀
4.5.1記錄必須實施專人管理，每月月底進行整理一次，保證其完好性。
4.5.2記錄保存時間見附表，超過年限時由相關(guān)部門填制《記錄銷毀單》，并報管理者代表批準后由品質(zhì)部負責(zé)監(jiān)督銷毀，銷毀單內(nèi)容包括：銷毀的文件名稱、件數(shù)、編號、銷毀人、監(jiān)毀人、審批人等。
4.6品質(zhì)部每季度對各部門的填寫和保管情況進行抽查并填制《品質(zhì)部抽檢單》
5、相關(guān)文件
5.1《文件控制程序》
6、相關(guān)記錄
6.1《記錄查閱單》JW/JL-4.2.4-001
6.2《記錄銷毀單》JW/JL-4.2.4-002
6.3《品質(zhì)部抽檢單》JW/JL-5.4.5-003
6.4《業(yè)主投訴處置單》JW/JL-7.2-002
篇2：質(zhì)量記錄控制序程
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理,為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3.職責(zé)
3.1 工程部負責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置,編制質(zhì)量記錄清單,監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理,并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作。
4.控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總,編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式,具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時,由使用部門提出申請,填寫"質(zhì)量記錄變更申請單",闡明理由,屬表格形式的要提供表樣,報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責(zé)對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號,并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成:
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方,其結(jié)構(gòu)為:QRSS-**
其中:QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方,其結(jié)構(gòu)為:
MMM-SS-***
其中:MMM-填報部門代號,各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》;
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到:
a.字跡清楚,表達明確;
b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果;
c.具備記錄人的簽字和填寫的日期;
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線,進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞,以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄,必要時,可登記"質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳"和"質(zhì)量記錄接收登記臺帳"。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責(zé)收集整理質(zhì)量記錄,在專門位置存放,進行保管和維護,以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求,由部門資料員負責(zé)對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年,逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時,應(yīng)征得部門負責(zé)人同意后,方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時,由接待部門征得工程部的同意后,為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量記錄控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量記錄的控制和管理，為產(chǎn)品符合規(guī)定要求及質(zhì)量體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.范圍
適用于公司質(zhì)量體系運行和項目開發(fā)建設(shè)全過程質(zhì)量記錄的控制。
3．職責(zé)
3.1 工程部負責(zé)質(zhì)量記錄的設(shè)置，編制質(zhì)量記錄清單，監(jiān)督檢查各部門的執(zhí)行情況。
3.2 各部門負責(zé)所分管質(zhì)量活動中質(zhì)量記錄的管理，并按規(guī)定進行有關(guān)記錄的移交。
3.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作。
4．控制程序
4.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置
4.1.1 工程部負責(zé)對質(zhì)量體系文件中涉及的質(zhì)量記錄進行匯總，編制質(zhì)量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》。
4.1.2 當質(zhì)量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質(zhì)量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。
4.1.3 工程部負責(zé)對批準使用的質(zhì)量記錄進行編號，并將其列入質(zhì)量記錄清單。
4.2 質(zhì)量記錄的編號
質(zhì)量記錄的編號由設(shè)置編號和填報編號兩部分組成：
4.2.1 質(zhì)量記錄的設(shè)置編號位于記錄左上方，其結(jié)構(gòu)為：QRSS-**
其中：QR-表示質(zhì)量記錄
SS-**該記錄順序號
4.2.2 質(zhì)量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結(jié)構(gòu)為：
MMM-SS-***
其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》；
SS-填報年號
***-填報的順序號
4.3 質(zhì)量記錄的填寫要求做到：
字跡清楚，表達明確；
真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結(jié)果；
具備記錄人的簽字和填寫的日期；
4.4 質(zhì)量記錄的傳遞
4.4.1由各部門資料員負責(zé)按照質(zhì)量記錄的傳遞路線，進行質(zhì)量記錄的傳遞。
4.4.2質(zhì)量記錄的傳遞，以相關(guān)人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內(nèi)文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳”和“質(zhì)量記錄接收登記臺帳”。
4.5 質(zhì)量記錄的收集、貯存和歸檔
4.5.1 各部門資料員負責(zé)收集整理質(zhì)量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。
4.5.2 根據(jù)Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責(zé)對質(zhì)量記錄進行整理歸檔。
4.5.3 總經(jīng)理工作部負責(zé)對歸檔后的質(zhì)量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
4.5.4 各部門保管的質(zhì)量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。
4.6 質(zhì)量記錄的查閱
查閱人員需查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)征得部門負責(zé)人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關(guān)的質(zhì)量記錄。
5.質(zhì)量記錄
5.1 QR19-01 質(zhì)量記錄變更申請單
5.2 QR19-02 質(zhì)量記錄發(fā)放登記臺帳
5.3 QR19-03 質(zhì)量記錄接收登記臺帳
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.3 Q/TZH-WI-034《質(zhì)量記錄表格樣式匯編》