PM物業(yè)檔案管理員崗位描述
崗位名稱：公司檔案管理員
任職要求：高中或以上學(xué)歷，熟悉檔案管理，熟悉ISO9000運(yùn)作，工作細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)，具有一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。
直接上司：辦公室主任
主要職責(zé)與權(quán)限：
a)負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理、歸檔及管理。
b)與公司有關(guān)的報(bào)摘、圖片、信息等資料的整理。
c)報(bào)刊、雜志的征訂和分發(fā)。
d)印章、電話的申請(qǐng)辦理。
e) 對(duì)計(jì)生資料建檔。
f) ISO專用表格印制。
g) 做好上級(jí)交給的其它工作。
h) 辦理資料、書籍借閱手續(xù)。
i) 負(fù)責(zé)公司辦公用品的登記、發(fā)放，費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分?jǐn)偧笆褂每刂啤?/p>
j) 負(fù)責(zé)公司員工餐補(bǔ)的發(fā)放。
k) 負(fù)責(zé)公司員工報(bào)銷BP機(jī)費(fèi)用的審核登記。
m) 負(fù)責(zé)公司公共設(shè)備的存貯、保管，辦理公司公用設(shè)備的借用手續(xù)。
n) 負(fù)責(zé)辦公樓的管理及辦公樓空調(diào)、熱水器、打卡鐘、照明、電話系統(tǒng)等的檢查與維護(hù)。
o) )做好上級(jí)交給的其他工作。
篇2：大廈各項(xiàng)專業(yè)管理制度檔案管理
大廈各項(xiàng)專業(yè)管理制度及檔案管理
因篇幅所限，本章對(duì)[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責(zé)、考核制度標(biāo)準(zhǔn)及ISO9000質(zhì)量體系文件只列出目錄/子目錄。
1各項(xiàng)專業(yè)管理制度
第一部分公眾制度
物業(yè)管理公約
精神文明公約
公共設(shè)施管理規(guī)定
房屋維修及保養(yǎng)規(guī)定
電梯安全管理規(guī)定
裝修管理規(guī)定
空調(diào)管理規(guī)定
治安管理規(guī)定
車輛管理規(guī)定
10、消防管理規(guī)定
11、綠化及室外環(huán)境管理規(guī)定
12、環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定
13、樓宇管理規(guī)定
14、房屋租賃管理規(guī)定
15、空置房管理規(guī)定
16、辦公樓管理規(guī)定
17、寵物管理規(guī)定
18、服務(wù)指南
第二部分崗位職責(zé)
管理處主任崗位職責(zé)
綜合部主管崗位職責(zé)
綜合部管理員崗位職責(zé)
綜合部收銀員崗位職責(zé)
綜合部采購員崗位職責(zé)
保安部主管崗位職責(zé)
保安部班長崗位職責(zé)
工程部主管崗位職責(zé)
工程部維修員崗位職責(zé)
10、工程部裝修監(jiān)理崗位職責(zé)
11、環(huán)保部主管崗位職責(zé)
12、清潔班長崗位職責(zé)
13、清潔員崗位職責(zé)
14、綠化員崗位職責(zé)
第三部分考核制度標(biāo)準(zhǔn)（經(jīng)濟(jì)責(zé)任制并考核）
第四部分ISO9000質(zhì)量體系文件
一、質(zhì)量保證手冊(cè)（一級(jí)文件）：闡明公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、描述質(zhì)量體系的文件，對(duì)內(nèi)是綱領(lǐng)性文件，對(duì)外是企業(yè)質(zhì)量保證能力的文字表達(dá)。
二、程序文件（二級(jí)文件）：是質(zhì)量保證手冊(cè)的基礎(chǔ)文件，涉及所選要素的各項(xiàng)活動(dòng)，闡明活動(dòng)的組織分工、活動(dòng)的方式方法，應(yīng)采用的文件、資源和控制方法等。它對(duì)確保質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性起重要作用。
三、規(guī)范手冊(cè)（三級(jí)文件）
員工守則
人事管理手冊(cè)
文件及檔案管理手冊(cè)
綜合服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
房屋接管驗(yàn)收服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
房屋鑰匙領(lǐng)用管理手冊(cè)
裝修管理服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
設(shè)備管理服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
電梯管理服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
10、公共設(shè)施維護(hù)和房屋維修服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
11、倉庫管理手冊(cè)
12、小區(qū)配套設(shè)施服務(wù)規(guī)范；
13、綠化服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
14、保潔服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
15、保安服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
16、車輛管理規(guī)范手冊(cè)
17、消防服務(wù)規(guī)范手冊(cè)
18、專項(xiàng)活動(dòng)規(guī)范手冊(cè)
19、統(tǒng)計(jì)分析方法手冊(cè)
2[大廈]檔案建立與管理
2.1[大廈]檔案建立
·檔案資料的分類：
A、發(fā)展商提供的資料
B、管理處自建檔案資料
2.2[zz大廈]檔案管理
·檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級(jí)-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
·檔案資料收發(fā)管理程序
A．重要資料（如發(fā)展商提供的資料）管理處主任/指定負(fù)責(zé)人交接簽收專管員分卷歸檔。
B．管理處自建檔案資料專管員按公司制定的文件管理程序發(fā)放與接收并立卷歸檔。
·檔案管理要求
多種形式的檔案儲(chǔ)存方式并利于保管。電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。
電腦文件設(shè)置子目錄并定期清除無效文件。
原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類并編制相應(yīng)文件目錄。
檔案鑒定由管理處主任/指定人員負(fù)責(zé)。
檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，原則上按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
檔案專管員必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確，易查找，檔案借閱必須辦理主任簽批手續(xù)并及時(shí)收回，防止文件流失和泄密。
檔案室環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等，配置有效的滅火器材，遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，以保證檔案資料的完好無損。
篇3：物業(yè)項(xiàng)目顧問咨詢資料檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目顧問咨詢資料、檔案管理制度
為使公司顧問管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、ISO9001、ISO14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。
三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個(gè)項(xiàng)目內(nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
五、對(duì)顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。
六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。
八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。