**市金灣物業(yè)服務(wù)有限公司·作業(yè)文件 文件編號 AK-KF -006

　　版次 A/0

　　業(yè)主檔案管理規(guī)定 生效日期 20**年6月20日

　　頁 碼 第1頁 共3頁

　　1.0目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作，為嚴(yán)格對業(yè)戶檔案管理，保證檔案管理有效性、規(guī)范性，加強(qiáng)對業(yè)戶資料的保密工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

　　3.0職責(zé)

　　3.1物業(yè)主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2資料管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

　　4.0工作內(nèi)容：

　　4.1業(yè)主檔案內(nèi)容：

　　4.1.1收樓資料：

　　4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》;

　　4.1.3《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

　　4.1.4業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

　　4.1.5《物品資料及鑰匙簽收表》;

　　4.1.6樓宇情況檢查表;

　　4.1.7收樓通知書;

　　4.1.8交款通知書;

　　4.1.9購房認(rèn)購書

　　4.1.10管理公約簽約頁;

　　4.1.11《物業(yè)服務(wù)合同》;

　　4.2裝修資料：

　　4.2.1《裝修申請審批表》;

　　4.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;

　　4.2.3《裝修承諾書》;

　　4.2.4《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書》;

　　4.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;

　　4.2.6《裝修人員管理條例》;

　　4.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表，施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件，業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

　　4.3入住日常資料：

　　4.3.1業(yè)主來函;

　　4.3.2客戶服務(wù)單;

　　4.3.3催繳費(fèi)通知單;

　　4.3.4《整改通知單》;

　　4.4業(yè)主檔案袋的整理

　　4.4.1業(yè)戶資料整理、分類:

　　4.4.1.1 資料按一戶一檔，分區(qū)、分樓號存放，貼上清晰標(biāo)簽，以便查找;

　　4.4.1.2 業(yè)戶資料收集裝訂成冊，按時間先后排列，最早資料于最后一頁存放，之后增加的資料于其面上增加，編上頁碼，編寫目錄，冊面填寫“業(yè)主檔案資料情況”表;

　　4.4.1.3 資料收集按先后順序主要分為三大部份：業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

　　4.4.2 業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

　　4.4.2.1客服組辦理完單元交付手續(xù)后，將業(yè)戶資料交于前臺;

　　4.4.2.2 前臺客服助理戶將業(yè)戶資料輸入電腦后，按樓名整理存檔;

　　4.4.2.3 對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服助理按上述規(guī)定處理;

　　4.4.3客服組前臺客服助理每月30日進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;

　　4.4.4每年3月將上年度超過保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;

　　4.4.5 銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握，慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料，由部門主任審批后銷毀，并做好記錄存檔。

　　4.5業(yè)戶資料查閱及印取:

　　查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料，須于客服組前臺進(jìn)行登記，并說明因由;經(jīng)物業(yè)主管審批同意后，資料管理員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案，抽取有關(guān)業(yè)戶資料。屬查閱資料的，由資料管理員陪同進(jìn)行現(xiàn)場查閱;屬印取資料的，資料管理員嚴(yán)格按上級領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)行印取。

　　4.6保密要求

　　4.6.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下，須予以上鎖;

　　4.6.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼，并于每月30日進(jìn)行一次更新;

　　4.6.3違反上述要求的，對責(zé)任人給予口頭警告處理;

　　4.6.4泄露遺失業(yè)戶資料的，對責(zé)任人給予書面警告處理，造成嚴(yán)重影響的，給予辭退。

　　4.7業(yè)主檔案的跟蹤

　　4.7.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。服務(wù)中心應(yīng)及時為新業(yè)主建立“業(yè)主檔案”，同時對原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。

　　4.7.2業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報物管部經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　4.7.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　4.7.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

　　5.0相關(guān)表格

　　5.1《業(yè)主資料情況表》

　　5.2《業(yè)主檔案目錄》

　　編制：z 審核：周艷軍 批準(zhǔn):

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設(shè)檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設(shè)檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務(wù)委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務(wù)委員會第五次會議批準(zhǔn)20**年12月13日長春市人民代表大會常務(wù)委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設(shè)檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強(qiáng)城市建設(shè)檔案的管理，發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本轄區(qū)城建檔案管理工作，其檔案業(yè)務(wù)受同級檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，依法做好城建檔案管理的相關(guān)工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)受同級建設(shè)主管部門委托，負(fù)責(zé)下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應(yīng)當(dāng)永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現(xiàn)代科技手段修補(bǔ)、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監(jiān)督和指導(dǎo)城建檔案業(yè)務(wù)工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)人員；

　　（六）參加建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收；

　　（七）組織和參與城建檔案學(xué)術(shù)研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把城建檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，建立健全城建檔案管理機(jī)構(gòu)。確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個人，應(yīng)當(dāng)按照國家和省有關(guān)獎勵規(guī)定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送或者移交：

　　（一）工業(yè)建筑、民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、公用基礎(chǔ)設(shè)施、交通基礎(chǔ)設(shè)施、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機(jī)密級以上的工程除外）等建設(shè)工程檔案；

　　（二）城市地下建（構(gòu)）筑物以及供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦拧⒂芯€電視等各類管線工程檔案及地下管網(wǎng)普查、補(bǔ)測、補(bǔ)繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　　（四）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第八條 建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)登記，并與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書。

　　相關(guān)部門在核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證時，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書。

　　第九條 建設(shè)單位編制建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)與工程進(jìn)度同步，保證建設(shè)工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。因建設(shè)單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向建設(shè)單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十條 報送城建檔案應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　（一）檔案資料應(yīng)當(dāng)是原件。依照有關(guān)規(guī)定可以報送副本或者復(fù)制件的，復(fù)制件上應(yīng)當(dāng)注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設(shè)工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、齊全、完整、字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一；

　　（四）建設(shè)工程竣工圖圖樣清晰，與工程實(shí)體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應(yīng)當(dāng)以竣工測量成果為依據(jù)。

　　建設(shè)單位在報送建設(shè)工程項目紙質(zhì)檔案的同時，應(yīng)當(dāng)將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十一條 建設(shè)單位在申請辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當(dāng)?shù)匠墙n案管理機(jī)構(gòu)查詢并取得施工地段的地下建（構(gòu)）筑物、管線工程現(xiàn)狀資料；沒有現(xiàn)狀資料的，應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的測繪單位進(jìn)行補(bǔ)測、補(bǔ)繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十二條 建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)申請建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收。

　　城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自收到建設(shè)單位預(yù)驗(yàn)收申請之日起十個工作日內(nèi)預(yù)驗(yàn)收完畢。建設(shè)工程檔案符合要求的，出具建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件；不符合要求的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照城建檔案管理機(jī)構(gòu)提出的要求補(bǔ)充、完善，并重新提請預(yù)驗(yàn)收。

　　未進(jìn)行建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收或者預(yù)驗(yàn)收不合格的，建設(shè)單位不得組織竣工驗(yàn)收。

　　建設(shè)主管部門在辦理工程竣工驗(yàn)收備案時，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)的建設(shè)工程檔案認(rèn)可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重大固定資產(chǎn)投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗(yàn)收。

　　第十三條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格之日起三個月內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送建設(shè)工程檔案。

　　地下建（構(gòu)）筑物、管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗(yàn)收合格之日起十五日內(nèi)，向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。建設(shè)單位被撤銷或者注銷的，建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)向上級主管機(jī)關(guān)或者城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送。

　　第十五條 改建、擴(kuò)建的工程項目，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充原建設(shè)工程檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送。

　　第十六條 地下管線普查、補(bǔ)測、補(bǔ)繪形成的檔案，應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)報送或者移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　第十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)在收到符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，應(yīng)當(dāng)在五個工作日內(nèi)向建設(shè)單位核發(fā)建設(shè)工程檔案合格證。

　　第十八條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應(yīng)當(dāng)在三年內(nèi)全部向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在每年第一季度，向市城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發(fā)區(qū)的建設(shè)工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收；跨市、縣（市）的建設(shè)工程檔案，由市城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)單位，有計劃地收集、征集、恢復(fù)、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護(hù)、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)城建檔案保護(hù)利用設(shè)施建設(shè)，建立城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)。

　　城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)由城市規(guī)劃主管部門負(fù)責(zé)提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將建設(shè)工程檔案信息及時導(dǎo)入城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的動態(tài)管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

　　（一）檔案館館庫選址、設(shè)計、建設(shè)符合國家規(guī)定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設(shè)施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現(xiàn)代技術(shù)手段備份保存和保護(hù)；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環(huán)境。同時進(jìn)行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的載有本單位印章的檔案復(fù)制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會公開館藏檔案結(jié)構(gòu)、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)規(guī)定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機(jī)構(gòu)依照有關(guān)規(guī)定。可以收取城建檔案服務(wù)費(fèi)。其服務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責(zé)任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規(guī)定的，由建設(shè)主管部門責(zé)令改正，并按照下列規(guī)定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負(fù)責(zé)的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規(guī)定的，由建設(shè)主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法賠償。

　　第三十三條 建設(shè)單位有下列情形之一的，由建設(shè)主管部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，由建設(shè)主管部門記入建設(shè)行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書的；

　　（二）未按照工程進(jìn)度編制、收集建設(shè)工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設(shè)工程檔案不符合本條例規(guī)定的；

　　（四）未在規(guī)定時間內(nèi)報送建設(shè)工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關(guān)規(guī)定給予處理；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗(yàn)收合格的建設(shè)工程，其建設(shè)工程檔案未向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報送的，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照本條例的有關(guān)規(guī)定報送。

　　第三十六條 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。