物業(yè)園區(qū)業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1 客服部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2 管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1 業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2 經(jīng)業(yè)主簽署后的《二證一書》。
4.1.3 《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.1.5 《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6 《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
4.1.7 《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
4.1.8 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：
業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處客服部管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有“棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)”的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，客服部管理員應(yīng)將情況記錄在業(yè)主檔案中：
a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理，由客服部管理員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱需報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客服部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客服部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
業(yè)主檔案目錄
NO：
序號(hào) 檔案編號(hào) 業(yè)主姓名 入伙時(shí)間 檔案頁(yè)數(shù) 備注
篇2：北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度
北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度
（20**年*月*日業(yè)委會(huì)會(huì)議通過）
第一條 所有檔案資料，由業(yè)主委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管。
第二條 各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號(hào)，妥善保管。
第三條 檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條 檔案資料主要包括：
（一）各類會(huì)議記錄、紀(jì)要；
（二）業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決議、決定等書面材料；
（三）各屆業(yè)主委員會(huì)產(chǎn)生、備案的材料；
（四）山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊(cè)及業(yè)主聯(lián)系方式；
（五）訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同；
（六）山莊標(biāo)識(shí)，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件；
（七）業(yè)主和使用人的書面意見、建議書；
（八）維修資金收支情況清冊(cè)；
（九）會(huì)議錄音、錄像、照片等；
（十）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；
（十一）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；
（十二）物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說明文件；
（十三）物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營(yíng)開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊(cè)等；
（十四）其它有關(guān)材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料，并認(rèn)真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。
第六條 業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì)委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。
第八條 因管理不當(dāng)，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條 本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
篇3：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案
為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。
1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3.裝修檔案：包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料：包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。
6.本部門員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對(duì)于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制，使儲(chǔ)存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存，便于查找。同時(shí)，還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標(biāo)志貼www.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，
并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用
工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對(duì)于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀，但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。