**縣檔案局(館)

　　20**年檔案安全檢查工作情況匯報(bào)

　　根據(jù)**市檔案局文件《**市檔案局關(guān)于開(kāi)展檔案安全檢查工作的通知》(*檔字〔20**〕9號(hào))精神，結(jié)合我縣實(shí)際，我局(館)成立了由局(館)長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各股室負(fù)責(zé)人為成員的檔案安全自查小組，對(duì)局(館)辦公室、檔案庫(kù)房、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和消防設(shè)施等重點(diǎn)部位進(jìn)行了全面檢查，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：

　　一、加強(qiáng)檔案安全意識(shí)，落實(shí)檔案安全責(zé)任

　　檔案安全是檔案工作的重中之重，長(zhǎng)期以來(lái)，我局(館)十分重視檔案安全工作，一是組織檔案局(館)全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于加強(qiáng)檔案安全工作的文件精神，使局(館)每一位同志從思想上增強(qiáng)防范意識(shí);二是教育各干部職工從思想上時(shí)刻繃緊安全保管利用這根弦，堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的方針，牢固樹(shù)立了“隱患險(xiǎn)于明火，防范勝于救災(zāi)，責(zé)任重于泰山”的安全責(zé)任意識(shí);三是加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，將安全責(zé)任分解到人，責(zé)任到人，落實(shí)到人。并把安全工作與個(gè)人的年終考核掛鉤，嚴(yán)格責(zé)任追究，實(shí)行一票否決，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理。

　　二、認(rèn)真開(kāi)展自查自糾，排除安全隱患

　　在檢查中，我們嚴(yán)格對(duì)照“八防”要求進(jìn)行自查自糾，從檢查結(jié)果來(lái)看，我局(館)的檔案庫(kù)房與辦公區(qū)相對(duì)獨(dú)立，功能?chē)?yán)格區(qū)分，不存在相互交織的現(xiàn)象;配備了一定數(shù)量和符合要求的滅火器，單位干部職工均進(jìn)行了以消防安全知識(shí)為重點(diǎn)的安全知識(shí)教育培訓(xùn)，提高了處置突發(fā)事故的能力;定期對(duì)庫(kù)房配備的溫濕度測(cè)量?jī)x器、空調(diào)、除濕機(jī)、消防設(shè)施、防盜報(bào)警裝置等設(shè)備進(jìn)行了檢查維護(hù);庫(kù)房照明采用白熾燈;檔案庫(kù)房實(shí)行專(zhuān)人保管，專(zhuān)人查閱，非庫(kù)房管理人員進(jìn)出庫(kù)房必須經(jīng)過(guò)局(館)長(zhǎng)批準(zhǔn);堅(jiān)持實(shí)行定期保潔制度，做到檔案庫(kù)房及消防通道干凈、整潔，無(wú)堆放雜物和易燃易爆物品的現(xiàn)象;強(qiáng)化值班制度，嚴(yán)格實(shí)行24小時(shí)值班，每天的值班人員負(fù)責(zé)檢查門(mén)窗是否關(guān)好，電源是否關(guān)閉，庫(kù)房和檔案有無(wú)安全隱患;每月及節(jié)假日前，局(館)領(lǐng)導(dǎo)還要會(huì)同相關(guān)股室人員進(jìn)行全局(館)范圍內(nèi)的安全大檢查，對(duì)檔案庫(kù)房、用電線路、電器運(yùn)轉(zhuǎn)等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，排查隱患;明確了專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息上傳工作，不斷完善了檔案信息系統(tǒng)安全管理措施。確保了檔案的安全完整，保證了檔案工作的正常開(kāi)展。

　　三、強(qiáng)化檔案實(shí)體安全管理，確保檔案完整

　　在嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，幫助各單位做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在檔案的收集、整理、歸檔、移交、簽定、銷(xiāo)毀過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保了檔案材料的安全。對(duì)新接收的檔案按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)處理后，方可進(jìn)入庫(kù)房。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)梅雨季節(jié)檔案的管理力度，做到勤去濕，勤巡視庫(kù)房是否有漏雨情況，確保檔案安全渡過(guò)梅雨期。

　　在檔案管理工作中，我局(館)始終堅(jiān)持以檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格遵照《檔案法》、《**省檔案管理?xiàng)l例》的要求，制訂了《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定制度》、《檔案查閱利用制度》等相關(guān)制度，逐步落實(shí)檔案安全管理措施，加強(qiáng)檔案管理的程序化、科學(xué)化、規(guī)范化，為檔案安全和利用提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)檢查，使干部、職工的安全意識(shí)有了很大的提高，全局形成了“人人是責(zé)任人、個(gè)個(gè)是檢查員”的氛圍，互相監(jiān)督、互相檢查已變成了自覺(jué)行動(dòng)。在今后的工作中，我們將不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)，使檔案安全工作常抓不懈，進(jìn)一步提高檔案保護(hù)和利用水平，為全縣檔案事業(yè)作出新的貢獻(xiàn)。

篇2：花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)

　　花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（五）

　　1.0目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。

　　3.0職責(zé)

　　3.1客戶(hù)服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　4.0程序要點(diǎn)

　　4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。

　　4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。

　　4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　4.1.4《物業(yè)分戶(hù)移交驗(yàn)收單》。

　　4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　4.1.6《業(yè)主人住驗(yàn)房表》。

　　4.1.7《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

　　4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記（產(chǎn)權(quán)證書(shū)）。

　　4.1.11其他應(yīng)保存的資料。

　　4.2檔案盒（夾）的制作。

　　4.2.1根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

　　4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成，如：

　　JCH-KH-業(yè)主檔案：表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶(hù)服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。

　　4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　4.3業(yè)主檔案袋的制作。

　　4.3.1準(zhǔn)備適量的26cm*34cm左右尺寸的檔案袋。

　　4.3.2將寫(xiě)有"棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)"的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。

　　4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

　　4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。

　　4.6按檔案盒（夾）內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括：序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。

　　4.7業(yè)主檔案的跟蹤。

　　4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，客戶(hù)服務(wù)中心隊(duì)管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；

　　b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理，由客戶(hù)服務(wù)中心隊(duì)管理員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天對(duì)業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

　　4.7.3對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主，管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案"，同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。

　　4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進(jìn)行管理。

　　4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶(hù)服務(wù)中心隊(duì)檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

　　5.0記錄

　　6.0相關(guān)支持文件

　　6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

篇3：小區(qū)業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定

　　小區(qū)業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定

　　1、為便于掌握小區(qū)內(nèi)業(yè)戶(hù)的基本情況，服務(wù)中心實(shí)行建立業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔并實(shí)行電腦管理制。

　　2、業(yè)戶(hù)檔案統(tǒng)一由客服部建立并管理，客服部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)戶(hù)檔案柜鑰匙的管理。

　　3、業(yè)戶(hù)檔案包括：業(yè)戶(hù)入住資料、裝修資料、業(yè)戶(hù)給物業(yè)公司的書(shū)面信件（包括投訴、表?yè)P(yáng)、建議）、物業(yè)公司的回復(fù)、業(yè)戶(hù)產(chǎn)權(quán)變更或出租（商住）資料、費(fèi)用支付情況等。

　　4、業(yè)戶(hù)檔案資料應(yīng)分類(lèi)分戶(hù)建立、保存（一戶(hù)一檔），并要建立統(tǒng)一的目錄，各類(lèi)目錄上要列明所有應(yīng)保留的業(yè)戶(hù)資料名稱(chēng)，如果有該資料，則在該內(nèi)容前畫(huà)勾，以顯示目前業(yè)戶(hù)都有哪些檔案在冊(cè)。

　　5、在業(yè)戶(hù)的聯(lián)系方式、物業(yè)產(chǎn)權(quán)等發(fā)生變化時(shí)客戶(hù)主任應(yīng)及時(shí)對(duì)業(yè)戶(hù)資料進(jìn)行變更并在總臺(tái)備案，保證資料的完整性及有效性。由客戶(hù)主任每季度進(jìn)行一次業(yè)戶(hù)家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)季度以上的業(yè)主，各區(qū)域客戶(hù)主任應(yīng)每7天跟蹤一次。

　　6、業(yè)戶(hù)檔案必須嚴(yán)密保管，嚴(yán)禁非客服部人員查看，其他部門(mén)人員若需查看，必須經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人許可，并填寫(xiě)《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》。嚴(yán)禁將業(yè)戶(hù)檔案資料帶離檔案存放地點(diǎn)。

　　7、業(yè)戶(hù)檔案需鎖放在指定檔案柜中，鑰匙由客服部負(fù)責(zé)人保管。存放地點(diǎn)周?chē)３智鍧崱⒏蓛簟⑼L(fēng)、干燥，檔案存放地點(diǎn)禁止吸煙、堆放雜物，以避免引起火災(zāi)。

　　8、客戶(hù)主任在日常工作中，嚴(yán)禁將業(yè)戶(hù)任何信息透露給其他人，以保護(hù)業(yè)戶(hù)的隱私，同時(shí)也維護(hù)了物業(yè)公司的形象。

　　9、嚴(yán)格控制出租及商住房屋的管理，凡是出租或商住房屋，客戶(hù)主任應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)業(yè)戶(hù)將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續(xù)，并填寫(xiě)《租戶(hù)情況登記表》。

　　10、業(yè)戶(hù)檔案建立后，應(yīng)將所有情況輸入電腦，形成《業(yè)戶(hù)情況一覽表》，以便及時(shí)查找，更正有關(guān)內(nèi)容。

　　支持文件：

　　1、《業(yè)戶(hù)檔案查閱登記表》

　　2、《租戶(hù)情況登記表》

　　3、《業(yè)戶(hù)情況一覽表》