辦公大廈客服部?jī)?nèi)部檔案管理制度
A．文件資料的形成與歸檔
1]資料的形成：
各部工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都必須歸檔；
B．資料的歸檔：
1]文件資料的歸檔范圍
①物業(yè)管理
●清潔衛(wèi)生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
②其他資料
2]歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。檔
案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。
⑥所有文件資料必須及時(shí)歸檔。
3]每月底進(jìn)行一次庫(kù)藏檔案清理，核對(duì)和保管質(zhì)量的檢查工作，做到帳物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
4]檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
C．檔案借閱
1]公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案，并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
2]文書檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4]服從管理人員的管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。
7]調(diào)離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
D．檔案管理人員職責(zé)
1]忠于職守，嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則，積極開展工作。
2]負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料，做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。
3]及時(shí)立卷歸檔，編制總目錄，卷內(nèi)目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協(xié)助查閱檢索。
4]熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。
5]妥善管理檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度，建立借閱登記，對(duì)供出資料按期催還。
6]定期清理，由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對(duì)。核對(duì)后將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴(yán)守機(jī)密，確保檔案安全；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
E．公司內(nèi)外檔案文件管理：
1]公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。
2]公司對(duì)外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開，每個(gè)單位都應(yīng)有一個(gè)獨(dú)立的檔案。
3]所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。
4]相關(guān)檔案存放一年后，應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存，以便日后復(fù)查。
F．檔案銷毀
1]如有任何文件無(wú)需繼續(xù)存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。
2]保密文件（如租戶檔案等）應(yīng)使用碎紙機(jī)處理，如是普通文件且文件較多，應(yīng)撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
篇2：A物業(yè)客服部客戶檔案管理制度
物業(yè)客服部客戶檔案管理制度
1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)
本部門的主要任務(wù)就是"服務(wù)"。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn);
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶資料補(bǔ)充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶報(bào)修記錄
篇3：辦公大樓客服部?jī)?nèi)部檔案管理規(guī)定
辦公大樓客服部?jī)?nèi)部檔案管理規(guī)定
為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本規(guī)定：
A．檔案管理范圍：
1]政府部門頒布的政策性、指令性文件；
2]政府部門、集團(tuán)公司針對(duì)本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等；
3]公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其他相關(guān)資料；
4]公司文件；
5]物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、記錄等資料；
8]公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié)；
9]其他經(jīng)濟(jì)、外包合同；
10]音像、圖片資料；
11]其他要求歸檔的重要文件。
B．負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編制索引和目錄。
C．借閱檔案時(shí)，必須遵守以下規(guī)定：
1]辦理登記手續(xù)，限期歸還，不得帶出公司；
2]愛護(hù)檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁涂寫、更改檔案；
3]借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；
4]檔案如有遺失、損壞、泄密，要追究當(dāng)事人的責(zé)任；
5]檔案借閱按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱；
D．調(diào)離公司的人員，必須清理、移交檔案文件后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。