淺議物業(yè)管理標書編制

　　隨著物業(yè)管理行業(yè)愈加規(guī)范，企業(yè)投標工作頻次增加，參與投標逐步成為企業(yè)獲取項目、占有市場份額的主渠道。筆者近期參加了一些評標工作，將業(yè)主招標方、企業(yè)投標方以及評標方的做法與認識交織在一起，有了一些對企業(yè)標書編制工作的思考。

　　招標單位說：標書是說明書，希望看到企業(yè)將如何為業(yè)主提供管理服務(wù)。投標方說：標書是宣言書，它會表明物業(yè)管理企業(yè)將怎樣為業(yè)主提供管理服務(wù)，將達到怎樣的水準。評標方說：標書是判決書，通過物業(yè)管理企業(yè)的表述，使評委看到企業(yè)是否能夠?qū)崿F(xiàn)標書所指的工作。因此說，標書編制的第一環(huán)節(jié)在于針對性，應(yīng)針對業(yè)主需求、針對項目特點、針對評標人對標書的一些關(guān)注點來編制標書，而現(xiàn)存的問題往往是標書針對性不強。

　　俗活說：干活不由東，累死也無功。標書的編制首先要從專業(yè)角度去了解顧客需求，分析顧客需求，滿足顧客需求，通過標書讓業(yè)主或招標人感到參加投標的企業(yè)準確、全面地了解了業(yè)主需求。

　　例如近日參加了一個總部大廈的評標工作，評標前業(yè)主單位代表在說明中指出，希望擬聘的物業(yè)管理公司符合以下幾點：有管理總部物業(yè)的經(jīng)歷；有新技術(shù)、新方法的管理手段；有滿足需求的服務(wù)特點；有明確的成本計算明細；有企業(yè)人員管理的制度和具有一定專業(yè)水準的管理服務(wù)團隊；有相關(guān)經(jīng)歷的人員；有重視企業(yè)自身形象和隊伍素質(zhì)管理的做法；有突出細節(jié)管理的手段與經(jīng)驗。這些都對企業(yè)編制標書起到了指路明燈的作用。遺憾的是參加投標的企業(yè)中，有的企業(yè)沒有對上述需求做出具體動作，響應(yīng)性較差，偏差明顯，影響了投標效果。而勝出企業(yè)的響應(yīng)性卻非常突出，不儀把業(yè)主的要求變成了方案，寫進了標書，而且還通過創(chuàng)新和發(fā)揮來解答業(yè)主的問題，使響應(yīng)性更加突出，實現(xiàn)了通過標書與業(yè)主進行積極的互動與交流，產(chǎn)生了共鳴，達到了事半功倍的效果。

　　無論是業(yè)主方，還是評標方，對于標書的關(guān)注點在于五方面，即標書的整體性，人員配置的符合性，費用核算的合理性，承諾的可行性，對業(yè)主需求或項目需求的響應(yīng)忭。標朽編制的過程很大程度上體現(xiàn)出的是競標企業(yè)的專家思想和企業(yè)的專業(yè)水平。編制好具有專業(yè)水準的標書應(yīng)該注意以下三方面問題：

　　崗位的安排應(yīng)根據(jù)改革法規(guī)和行業(yè)特點及項目需求而確定。人員的定編應(yīng)結(jié)合崗位的設(shè)置，超編設(shè)崗與過少配置都將造成不夠事業(yè)的印象。

　　費用支出是體現(xiàn)專業(yè)水準的重中之重。費用的計算過程是專業(yè)素質(zhì)的體現(xiàn)過程，它與管理品質(zhì)、投入質(zhì)量相關(guān)。因此，應(yīng)結(jié)合服務(wù)標準設(shè)計服務(wù)程序，制定服務(wù)投入量，核算服務(wù)成本。

　　服務(wù)承諾要具有可行性。在以往的評標過程中，有些企業(yè)的承諾過于空泛，而有些企業(yè)的承諾又讓人明顯感到難以實現(xiàn)。例如：報修到達時限，十幾萬平米的項目，接報修后三分鐘到達就難以實現(xiàn)；報修返修率為零，難以實現(xiàn)；服務(wù)滿意率100%，難以實現(xiàn)；食堂餐飲服務(wù)滿意率100%，不可能實現(xiàn)；既然是讓顧客、讓評委、讓外行內(nèi)行都感覺難以實現(xiàn)的承諾，就會造成失信。因此，承諾要留有余地，要恰到好處。以上問題集中于一點：即通過專家思想體現(xiàn)專業(yè)水平。

　　標書中對企業(yè)發(fā)展的描述針對性要強。要針對所投項目的特點，在標書中整體介紹公司情況的基礎(chǔ)上，重點應(yīng)該放在相似項目的管理服務(wù)方面，目的在于使其體現(xiàn)參照物的作用，使業(yè)主更加直觀地感受到企業(yè)的管理水平。

　　企業(yè)要在項目展示的同時注意理念與做法的展示。理念要適宜并具有一定的超前性，做法要恰當(dāng)且體現(xiàn)細致管理，要在細微之處下功夫，表現(xiàn)與-般的不同，從而引起注意。有些理念和做法有可能引發(fā)一些爭論，只要堅信豐題正確，原則無誤，就要加強對業(yè)主和評標方的引導(dǎo)，同時通過對標書內(nèi)容進一步論述的環(huán)節(jié)，適度地修改完善，才能取得事半功倍的效果。

　　結(jié)合以上四方面的認識，我們應(yīng)從注意兩人問題著手編制標書：

　　一是知己、知彼、知行情。

　　知己：注意公司經(jīng)營定位與所投項目的檔次，明確公司擬要采取的經(jīng)營戰(zhàn)略，并有針對性地結(jié)合以往業(yè)績，在標書中體現(xiàn)出公司的理念與創(chuàng)新思想、項日管理策劃要點等。

　　知彼：要在接到招標文件之日起注意了解業(yè)主、業(yè)主需求及項目情況，結(jié)合上述做法，首先做好項目現(xiàn)場勘察、答疑等前期工作。注意做好項目特點分析、功能分析、需求分析，注意歸納分析結(jié)果，最主要的是將符合應(yīng)標項目需求的分析分類體現(xiàn)在標書中。

　　知行情：所謂行情，即是在人、機、料、法、環(huán)等各個環(huán)節(jié)中，行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定和習(xí)慣做法與個性需求。

　　人：人的配置過剩會顯示管理設(shè)計有誤，過少則顯得不夠?qū)I(yè)或優(yōu)先進入后調(diào)整之嫌疑。只要理由充分，即可自信設(shè)置。

　　機：機具配置及前期啟動費用的計取，工作的安排應(yīng)有前瞻性，否則不僅影響上作的開展，還會影響雙方合作。

　　料：對管理消耗的計劃與準備一定要結(jié)合項目的檔次、業(yè)主的需求而定，要量入而出，明確標準。

　　法：要明確管理原則，突出制度，要讓業(yè)主方通過標書了解到投標方將怎樣實施管理，依據(jù)何在。要將掌握的專業(yè)法規(guī)情況，在標書中索引全面，從而增強招標方的信任感。

　　環(huán)：管理的環(huán)境建設(shè)很重要，特別是企業(yè)自身的環(huán)境建設(shè)直接體現(xiàn)企業(yè)素質(zhì)。因此環(huán)境投入不可缺少，部分企業(yè)投標中經(jīng)常以犧牲企業(yè)前期開力、管理費支出等方面而贏得中標，一旦中標將給項目后期管理造成困難，或為控制成本，降低了服務(wù)檔次，或苦苦支撐，造成企業(yè)損失，二者均不可取。在投標時就應(yīng)明確列支，無論是外行與內(nèi)行，只有強調(diào)有序服務(wù)，標準化管理，業(yè)主才會接受對于管理環(huán)境的建設(shè)。

　　二是忌粗、忌虛、忌硬傷。

　　標書編制是嚴肅的事，容不得半點馬虎，但在多次評標中所反映出的問題恰恰就枉于此。編制過程粗、文字組織粗、原則話多、框架語言多、具體描述少、專業(yè)淪據(jù)少，給招標方或評委的感覺是不專業(yè)、不認真、不可信。更有甚者，在報價中出現(xiàn)計算性錯誤、小數(shù)點位置上的錯誤、抄用其他標書語言時名稱上的錯誤等等，業(yè)內(nèi)人土稱之為“硬傷”。這一“硬傷”輕則失去中標機會，重則敗壞企業(yè)聲譽，影響企業(yè)發(fā)展，因此要非常注意。

篇2：物業(yè)管理招投標標書制作

　　物業(yè)管理招投標標書制作

　　隨著《物業(yè)管理條例》的頒布實施，物業(yè)管理招投標逐漸成為承接物業(yè)管理項目的主要方式，無論是物業(yè)管理企業(yè)還是建設(shè)單位、業(yè)主和政府行政管理部門，都將面對物業(yè)管理招投標的運行規(guī)則。面對新形勢，物業(yè)管理企業(yè)除了應(yīng)該學(xué)習(xí)、掌握《物業(yè)管理條例》、《前期物業(yè)管理招投標管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定外，還要掌握物業(yè)管理招投標實務(wù)的操作方法，這對于參加投標的物業(yè)管理企業(yè)是非常重要的。

　　在實際招投標的過程中，投標企業(yè)的標書起到了至關(guān)重要的作用，標書的制作應(yīng)該引起廣大物業(yè)管理企業(yè)的高度重視。

　　一、做好標書制作的準備工作

　　對于投標的物業(yè)管理企業(yè)，及時獲得有關(guān)項目的招標信息，可以說是展開項目的第一步。因此，獲得項目信息的時間越早，就能夠爭取到越多的時間，中標的可能性就越大，獲得招標信息最為常見的途徑是招標通告。

　　獲得招標信息之后，投標的物業(yè)管理企業(yè)就應(yīng)該積極與用戶、項目主管單位建立聯(lián)系，爭取在招標通告前，甚至在項目進行評估和可行性研究的階段介入，及早了解招投標者對物業(yè)管理的設(shè)想和安排。這些工作的好處體現(xiàn)在三個方面：

　　首先，通過這些工作，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以及早了解業(yè)主或建設(shè)單位制訂的物業(yè)管理項目的詳細要求，包括招投標項目概況、招標對象、招標說明、“標”或“包”的具體劃分、采用的技術(shù)規(guī)范和對工作的特殊要求等。更重要的是，業(yè)主或建設(shè)單位在立項、研究和設(shè)計等工作的過程中，往往已經(jīng)形成了一些意向性的想法，包括對物業(yè)管理企業(yè)的看法等，投標物業(yè)管理企業(yè)如果在交流中盡量掌握這些信息，就可以有針對性地做好前期工作，及早開展投標的準備工作。

　　其次，投標的物業(yè)管理企業(yè)可以通過與業(yè)主或建設(shè)單位的接觸，進行充分的技術(shù)交流。一方面，可以起到介紹和宣傳的作用，讓業(yè)主或建設(shè)單位對物業(yè)管理企業(yè)及其服務(wù)有一個感性認識；另一方面也可以對業(yè)主的要求有更深刻的理解，以便在編制投標文件時準確響應(yīng)或著重加以說明。某些時候，當(dāng)業(yè)主或建設(shè)單位尚未確定招標文件某一部分的具體內(nèi)容及指標時，通過技術(shù)交流，可能使用戶愿意采用投標物業(yè)管理企業(yè)提供的服務(wù)及管理模式；當(dāng)業(yè)主在設(shè)計中有不當(dāng)之處時，通過技術(shù)交流幫助業(yè)主作出修改，加深業(yè)主對投標物業(yè)管理企業(yè)的信任，這都會對投標物業(yè)管理企業(yè)非常有利。

　　另外，在長時間的接觸和交流過程中，如果投標物業(yè)管理企業(yè)能夠抓住機會，為業(yè)主或建設(shè)單位提供一些力所能及的服務(wù)，都會給對方留下良好的印象，為將來的合作打下良好的基礎(chǔ)。

　　二、標書制作中的幾個問題

　　項目招標之后直至開標之前的這段時間，可以說是投標物業(yè)管理企業(yè)的沖刺階段。投標物業(yè)管理企業(yè)在此過程中要注意以下幾個方面：

　　1、根據(jù)招標文件的要求，制訂投標文件的制作進度計劃，有條不紊地制作投標文件，以免造成文件的缺失或?qū)φ袠宋募奈错憫?yīng)。要仔細研究招標文件，尤其要注意文件中的一些特殊規(guī)定，例如有的招標文件中要求投標物業(yè)管理企業(yè)所提供的營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報表等資格文件必須經(jīng)過公證機關(guān)的公證，如果忽略了這些要求，就可能導(dǎo)致廢標。

　　2、針對招標文件中的主要技術(shù)問題，多與業(yè)主或建設(shè)單位聯(lián)系和溝通，掌握用戶的要求和意圖。如果用戶組織了標前會和現(xiàn)場考察，一定要事先做充分準備，以便及時得到滿意的答復(fù)和澄清，并在投標文件中給予充分明確的響應(yīng)。

　　三、投標人在編制投標文件時要注意的問題

　　投標文件是投標方對招標文件的直接響應(yīng)，投標文件應(yīng)及時對招標文件提出的實質(zhì)性的要求和條件做出回答。編制投標文件時要圍繞主題進行論述：

　　1、把握主題

　　投標人應(yīng)當(dāng)認真研究、正確理解招標文件的全部內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上按要求編制招標文件，切忌偏題。努力圍繞“如何能夠全面、客觀反映招標人本次招標情況”這一出發(fā)點去編制投標文件，細化各項條目。

　　2、嚴格規(guī)范

　　投標文件必須對招標文件中有關(guān)招標項目的研發(fā)內(nèi)容、技術(shù)要求、項目價格、實施計劃等主要內(nèi)容進行填報和說明。投標文件中使用的計量單位，除招標文件中有特殊要求外，應(yīng)采用法定計量單位。

　　投標單位不得修改招標文件的要求，不能遺漏或回避招標文件中必須回答的問題，更不能提出任何附帶條件。投標人應(yīng)當(dāng)按照招標文件的要求編制投標文件，投標文件應(yīng)當(dāng)對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件做出明確回答。

　　3、真實有效

　　投標文件中闡述的內(nèi)容、提供的證明材料必須真實可靠，客觀反映投標人的情況，不得弄虛作假，必須遵守有關(guān)的國家法律、法規(guī)和條例。

　　4、統(tǒng)籌考慮

　　投標文件的內(nèi)容可能牽涉到技術(shù)、經(jīng)濟、資信等各方面的問題，因此，投標人要組織相關(guān)部門的人員分頭編制。同時，整個投標文件的內(nèi)容應(yīng)保持一致性和貫徹性，投標書按統(tǒng)一格式書寫。

　　5、合理設(shè)置文檔

　　一份完整合格的投標文件，不僅要有詳實的內(nèi)容，也要有封面、目錄、頁眉、頁腳等，且在頁面安排、標題設(shè)置、圖表說明的字體、字號、色彩的運用上合理得體，既符合項目的嚴謹性，又要體現(xiàn)自己的特色。在編制技術(shù)標書過程中，應(yīng)避免因偏離要求而影響技術(shù)評分，或指標過優(yōu)而抬高了報價，影響開標結(jié)果。而對于用戶較為重視的指標，則可以適當(dāng)?shù)丶右詢?yōu)化，并在投標文件相應(yīng)的部分，加以詳細的描述，以引起招標方在評標時的興趣和重視，有利于爭取中標。

　　四、確定投標價格時要注意的幾個問題

　　在國際公開招標的情況下，一般來說，按照招標文件規(guī)定的評標因素評估的最低價格的投標，即為中標。因此，投標價格是影響評標的關(guān)鍵因素，在確定報價時，應(yīng)注意以下幾個方面：

　　1、在確定報價時，應(yīng)與業(yè)主或建設(shè)單位采取雙方坦誠相待的原則。很多物業(yè)管理企業(yè)參加公開招標的經(jīng)驗不足，往往存在僥幸心理，或者希望在價格上留一手，賺取高額利潤，或者企圖以不合理的低價搶標，有些物業(yè)管理企業(yè)參與競爭只是為了擴大公司的對外影響，并不在乎企業(yè)效益問題，所以虧損也在所不惜。這些行為都是不正當(dāng)?shù)摹Ｍ稑宋飿I(yè)管理企業(yè)應(yīng)確定合理的利潤比例，經(jīng)過努力即使最終未能中標，也不會留有遺憾。

　　2、在確定報價時，要注意分析競爭對手的情況，一般來說，每個投標物業(yè)管理企業(yè)在作價時，都有自己的原則和規(guī)律，因此，在每次投標前，都要盡量摸清其他參與投標的對手的名單，搜尋以往在類似項目中該投標物業(yè)管理企業(yè)的投標價格，結(jié)合當(dāng)時與現(xiàn)在其他因素的變化，分析測算對手在此次投標中的可能報價范圍，從而為自己的最終報價提供參考。

　　3、在確定報價時，還要考慮可能影響中標后項目收益的一些因素，如原材料價格、人工費用、管理費用等，以確定最終的報價。

　　總之，在物業(yè)管理招投標過程中，要樹立競爭意識、公德意識，除了依靠法律和行政手段規(guī)范外，還須倡導(dǎo)建立道德秩序。這種道德秩序就是重視信譽、注重企業(yè)形象、遵紀守法、公平參與，自覺抵制不正當(dāng)競爭，將物業(yè)管理招投標引入法制化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，保證我國物業(yè)管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

　　作者系中房集團北京物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理 文/鄧乃鴻