物業管理手冊：物業分公司職能部門設置

　　各物業分公司必須按本手冊規定設置職能部門，因當地情況特殊，需要變更部門職能、部門名稱或新增職能部門時，必須事先呈報項目所在公司審核、管理公司物業管理部批準。

　　本章節對行政人事部、品質部、財務部、管理處必須具有的職能作了規定。各物業分公司的組織架構及崗位設置必須遵守"責任清晰、設置規范、機構精簡、運作高效"組織建設原則，可根據實際需要安排其它職能或設置其它職能部門（如工程部、物業部、經營部等），根據這些職能劃分進行機構、崗位設置。如公司規模較小，可將部門職能設置在管理處，盡量精簡機關的行政機構。

　　各物業分公司的體系文件應根據本手冊規定，對組織架構、部門、崗位職責有更細化的描述和規定。

　　組織機構、部門及崗位設置須按本手冊要求獲得批準。

　　1.行政人事部必要的工作職能

　　1.1溝通與協調

　　1)設置專責人員負責與管理公司物業管理部、項目所在公司對接溝通與協調，及時傳達相關信息。

　　2)負責建立并實施本公司內部員工的溝通與協調機制。

　　1.2目標、計劃管理的落實

　　1)協助總經理編制本公司年度工作計劃。

　　2)根據本手冊中的計劃管理要求落實業務工作計劃在各部門各崗位的運用。

　　3)監督各部門、崗位計劃實施效果。

　　4)監督各級主管人員對計劃的考核情況。

　　5)協助總經理監督各部門責任目標完成情況，監控本公司責任目標完成進度。

　　1.3其它常規業務參考如下

　　1)制訂并完善公司相關工作管理制度；

　　2)協助公司總經理規劃并培育公司企業文化體系；

　　3)負責組織召集公司大會、行政辦公例會及各項專題會議；

　　4)負責公司行政文件的擬定、登記、發放、歸檔及公司印章的保管和使用；

　　5)負責公司工商執照、資質等級的申辦、年審、變更、補辦、注銷等工作；

　　6)負責公司車輛、辦公設備、員工餐廳(公司機關)、員工宿舍等行政管理工作；

　　7)負責公司對外聯絡及宣傳；

　　8)負責員工的招聘、入職、離職、人事異動；

　　9)負責對人力資源進行規劃、預測、信息收集及數據統計；

　　10)負責員工檔案的建立及勞務合同的管理；

　　11)負責公司員工考勤、工資、福利及保險管理工作；

　　12)負責公司行政檔案、行政文書的管理。

　　2.品質部必要的工作職能

　　2.1建立、維護和改進公司管理體系

　　1)根據本手冊要求協助總經理建立和細化各方面的文件，形成完整的體系文件。

　　2)落實體系文件在各職能部門、崗位中運行。

　　3)組織內部審核，協助總經理進行管理評審，具體配合物業管理部進行監督審核。

　　4)對于體系中發生的涉及管理公司物業管理部權限的問題應及時通過行政人事部向管理公司物業管理部反映。

　　2.2負責實施品質培訓

　　1)編制總體培訓計劃并組織落實。

　　2)監督各部門、專業的培訓實施情況。

　　3)對總體培訓效果負責。

　　2.3負責質量監督與改進

　　1)根據本手冊9.2要求落實三級檢查機制，具體負責實施本公司月檢，監督周檢、日常檢查實施情況。

　　2)負責總體質量統計分析，監督、指導各專業的質量統計分析。

　　3)負責糾正與預防措施的跟蹤驗證。

　　2.4方案的落實與調整

　　1)跟蹤被批準的方案實施情況。

　　2)協助總經理定期評審方案的適宜性，以及對方案進行評審和調整。

　　2.5其它常規職能參考如下：

　　1)按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標。

　　2)負責本部門相關招標工作，參與非工程類的業務分包、供方的評價與選擇。

　　3)負責定期分析顧客投訴信息，并組織重大投訴的處理。

　　4)負責組織顧客滿意度調查工作。

　　5)負責搜集物業行業法規及其它信息并及時反饋。

　　6)負責組織公司創優評先活動。

　　3.財務部職能

　　3.1根據國家有關財經法規、政策、制度，制定公司財務管理制度和會計核算辦法；

　　3.2按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成本部門責任目標；

　　3.3負責組織編制公司年度收支預算計劃；

　　3.4實行全面預算管理，組織和監督各項資金的收支情況，保障資金供給；

　　3.5按月、季、年定期編制會計報表并按季度編寫財務情況說明書；

　　3.6定期開展經濟活動分析，提出改進意見,為總經理決策提供真實可靠的會計信息；

　　3.7對公司各部門及下屬基層單位進行財務監督和指導；

　　3.8負責經濟合同的財務審核工作,參與供方的評價與選擇；

　　3.9負責公司成本控制和管理，并定

期分析成本細項；

　　3.10負責組織經濟合同的評審，建立合同臺帳；

　　3.11辦理現金收付和銀行結算業務；

　　3.12負責公司采購的預、決算審核工作；

　　3.13負責公司固定資產與低值易耗品管理及清查工作；

　　3.14負責財務檔案的管理工作；

　　3.15制訂本部門業務培訓計劃，并組織實施；

　　3.16配合外部和內部的財務審計工作；

　　3.17負責與財務、稅務、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯絡。

　　4.管理處

　　4.1按照與公司簽訂的《目標管理責任制》的要求完成部門責任目標；

　　4.2負責制定本部門年度、月份工作計劃，并組織實施；

　　4.3按照公司管理體系的標準和要求，持續改進管理服務工作質量；

　　4.4負責轄區內的綠化、清潔、消殺日常管理；

　　4.5負責轄區內的公共秩序維護、車輛、消防日常管理；

　　4.6負責轄區內房屋本體、公共設施設備的日常維修養護，提供有償維修服務；

　　4.7負責轄區內各項費用的收繳工作

　　4.8負責轄區內房屋裝修管理；

　　4.9負責日常接待和客戶投訴的處理；

　　4.10負責業主檔案和本部門物業管理運作檔案的管理；

　　4.11負責與業主委員會的溝通、協調；

　　4.12負責實施社區文化活動；

　　4.13負責制訂本部門業務培訓計劃并組織相關人員實施；

篇2：物業公司地區分公司參觀感想

　　物業公司地區分公司參觀感想

　　3月25日有幸隨同公司領導及各部門經理共同參觀了我們的兄弟公司---zz物業北京地區公司，在業務上進行交流，雖然時間較為短暫，但北京地區公司的成熟管理模式給我留下了深刻的印象。下面我從以下兩點來談談參觀及交流后的感想：

　　一、企業文化建設宣傳牌

　　我在參觀中發現每個辦公室里都懸掛著企業文化建設的宣傳牌，這不僅是一個團隊的宣傳口號，更標志著團隊的努力方向。

　　在此給我印象最深的就是郭總對這個企業宣傳口號的解釋：北京地區公司的每名新員工在一入職就要接受這個企業文化的培訓，從企業文化的四個字，到團隊建設五不，到管理人員四抓，到管理競賽的五個字，比、學、趕、幫、超。無不體現著一個企業的精神面貌及它所追求的氛圍。此外，在交談中我還了解到，他們不僅僅是只用企業文化的培訓來引導每名新入職及在崗的員工，更講究“以情留人”。企業的規章制度可以約束員工，但是在實施各項制度的過程，北京地區公司充分的實行了“人性化”管理，讓每一名員工都能感覺到公司這個大家庭的溫暖，因為他們體會到薪水低于同行業水平可能留不住人，有人會跳槽，但一個良好的工作氛圍，溫暖的大家庭卻可以留住人才，增加員工的向心力。

　　二、人事培訓方面

　　作為從事人事培訓工作的我當然更注重北京地區公司的人事培訓工作，通過人事主管李菲的介紹，我初步了解了他們的招聘、培訓、晉升及考核方面的情況。保險、公積金等系列工作都是有序的進行著，而天津zz目前此類工作正是起步階段，并且人事方面在工作中遇到了公司制度與勞動法相抵觸的地方，在這方面，我覺得更要謹慎考慮，既要站在公司的角度去出發去考慮公司的發展，但也要站在員工的角度去為員工謀福利，使員工的合法權益不受侵害。

　　每一項工作在實施過程中，都是從探尋到實施到改進到成熟，因此我想，北京地區公司的成熟管理經驗有它的必然性，因為他們畢竟比我們起步早、成立早，而且所處地理位置不同，因此天津地區公司需要根據自己按著際情況來計劃我們的工作，把北京地區公司的先進經驗學習過來應用到我們的實踐中的同時根據需要適當調整，加強培訓計劃的實施力度，分檔次進行培訓，并加強培訓后的考核力度，對各管理中心實行培訓后的抽檢工作。此外在新員工入職時可仿效北京的經驗，加強新員工對企業文化的認知度，因為每一名新員工入職就象一張白紙一樣，對他們工作上進行一個指引是人事培訓工作的重點，同時對在職員工進行在崗培訓，讓新員工與老員工一起共同進步。

　　任何事情在起步階段都是艱難的，但是只要有一個開始，而且努力做下去，我想一切困難都可以克服，成功是必然趨勢。這也是本次參觀及座談后的最大感觸，如果有機會也很想有機會去北京地區公司學習一下，懇請公司領導給予這個機會，以使工作做得更好。

　　zz物業天津地區公司

　　行政人事部

　　二00六年四月二日

篇3：物業分公司成本控制制度

　　物業分公司成本控制制度

　　1.1物業分公司成本管理必須遵循目標成本、動態控制的原則，將成本目標納入目標管理責任制，按照分層管理、權責結合、責任到人的原則，落實各部門的成本管理責任。定期進行成本動態統計分析，不斷提高成本管理水平和有效降低各項成本費用。

　　1.2為完整、準確地反映物業服務成本狀況，各項目所在公司、物業分公司應遵循管理公司的規定要求，嚴格區分項目開發成本和物業服務成本。

　　1.3為保證對實際發生成本的有效監督，物業分公司財務部必須對各項業務的成本預算和實際支出進行全程監控，并定期統計分析成本變化，及時發現、糾正異常成本情況，以保證公司總體成本控制在目標范圍之內。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業分公司(籌建處)負責目標成本測算和資金預算計劃的制訂，并按批準的目標成本和資金計劃執行。

　　2.2項目所在公司負責審查確認所屬物業分公司的目標成本測算結果及資金預算計劃，并對執行結果進行備案審查。

　　2.3管理公司物業管理部負責指導各物業分公司進行目標成本測算工作，并對項目所在公司批準的目標成本及其執行情況進行備案審查。

　　3、物業管理成本分類

　　3.1按成本承擔主體劃分：物業管理日常服務成本和項目開發物業啟動費（成本）。

　　3.2按時間劃分：項目分期開發的物業啟動費用和會計年度物業成本、項目開發總物業管理成本。

　　3.3按服務類別劃分：清潔成本、綠化養護成本、安全保衛成本（含人員成本）等。

　　3.4按單項劃分法：人員成本、行政成本、公共能耗等。

　　4、物業管理成本控制要點

　　4.1人員成本是物業管理成本的重要控制節點。必須首先從服務承諾、組織結構設計、服務流程設計、人員到崗時間安排、薪酬體系設計等各個方面考慮控制成本。實現人員最大管理效益是各個項目公司的必然追求。

　　4.2公共能耗成本是物業管理成本的重要開支，必須從產品設計階段、設備采購階段就開始控制，日常物業管理服務期間應該對公共能耗定期監測、分析并采取有效節能措施。

　　4.3編制物業管理方案時要進行物業管理日常服務成本的測算，提出物業服務費和停車場服務費收取標準；

　　4.4編制物業管理方案時要進行物業啟動費（成本）的測算，物業啟動費用是物業管理在項目開發經營期期間發展商投入地產物業管理工作的總費用。是以項目結算周期為時間節點。物業啟動費應報管理公司經營管理委員會批準，并成為考核項目所在公司物業成本的關鍵指標，應進入開發項目經營管理責任書。項目所在公司應把其作為與物業分公司簽訂項目物業管理責任書的經濟指標。

　　4.5各個物業分公司應該提出每個會計年度的物業管理收支測算，并轉化為年度物業管理責任書的經濟指標。年度物業收支預測應分析各類成本的關系，并提出控制的關鍵點和方法。

　　4.6物業分公司應定期(至少每季度)進行成本分析和控制工作，并形成書面報告。

　　5、物業管理日常服務成本測算

　　5.1物業管理日常服務成本測算是指項目總體規劃已經獲得批準，對整體項目在正常管理服務狀態下（全部入住、全面服務）物業管理成本的測算或概算。

　　5.2物業管理日常服務成本測算先要明確物業服務費是包干制、還是酬金制，成本測算細目詳細見《日常運作費用測算指引》，從而推導出物業服務費和停車場服務費的收取標準，并提出定價方案。

　　6、物業啟動費用測算

　　6.1物業啟動費定義：指地產商或發展商在建設開發一個項目時，從物業管理開始前期服務一直到項目經營期結束所投入的所有與物業管理相關的費用和成本。物業啟動費用分為整個項目的物業啟動費用和分期開發各個經營期內的物業啟動費用。

　　6.2物業啟動費的主要構成

　　6.2.1物業開辦費用：指為項目物業管理采購的辦公設施設備、各種工具、辦公室裝修、車輛等，包括入伙前物業公司（管理處）籌備發生的人員成本。不包括物業前期服務咨詢費用。詳細見《開辦費用測算指引》

　　6.2.2物業前期咨詢服務費用：指物業管理公司為了地產營銷、地產后勤、地產工程、地產其他工作提供的服務，如：保安、清潔、食堂、物業設計優化等服務。該服務可以認為是為地產的一個分包服務，項目所在公司和物業分公司應該通過合同約定有關服務事項、相關服務費用標準和服務時間。此項費用計入項目所在公司成本，物業分公司收入。

　　6.2.2.1主要服務項目分類有：配合營銷服務、地產后勤管理、設計優化、工程現場優化、商業招商、會所服務、代收租金服務等。

　　6.2.2.2各個項目主要包括如下成本：人工費用、物料費用、其他費用、服務酬金。

　　6.2.3項目經營期物業管理成本：指的是開發的項目第一期入伙到項目（分期）經營期結束，再到整個項目經營期結束期間的物業虧損情況，虧損分為兩個階段測算。經營期內物業服務費收支應該做到收支平衡，項目物業收支平衡時間最晚不超過項目入伙一年半。測算應充分考慮：收費率等因素對結果的影響。分期開發的應該分期測算。

　　6.2.3.1物業管理公司下設置多個獨立核算物業管理處的，經濟測算應把物業分公司和管理處收支進行區分。

　　6.2.3.2測算要充分考慮空置房管理費、房屋維修基金和項目所在公司應該交納的其他費用。

　　6.2.3.3會所的經營成本和收支情況應該單獨測算列帳，收益和虧損都歸于產權人。

　　6.2.3.4有專業停車場的，停車場應該單獨計算服務成本，測算停車位物業管理收費標準，收取停車位物業服務費。停車位租金收入歸屬產權人（發展商或其他業主），空置車位應交納物業管理費。利用道路或其他公共區域停車的，租金收入應歸屬全體業主，停車位物業服務費用作為物業管理費的補充。

　　6.2.3.4在以上充分計算收入和支出的基礎上，如果有虧損要說明虧損的原因，地產補貼虧損的應該明確補貼的形式和數額。

　　7、物業分公司會計年度成本控制流程

　　7.1物業分公司財務部編制下年度收支預算計劃，經總經理辦公會議討論通過，項目所在公司審核后，每年十二月十五日前報管理公司審批。審批后的年度收支預算方可作為物業分公司年度工作計劃的組成部分。年度收支預算制訂依據是年度工作計劃。

　　7.2經過批準后的年度支出預算作為物業管理目標總成本分解到各部門，并作為目標管理責任制的責任目標，落實到各有關責任人。

　　7.3在年度支出預算總額范圍內，各項支出可作適當調配。

　　7.4物業分公司應嚴格控制計劃外支出，成本支出不得超過計劃所列范圍。

　　7.5物業分公司財務部必須參與和控制所有影響物業管理成本的業務活動，包括，但不限于：

　　7.5.1業務分包（招標）；

　　7.5.2材料設備采購；

　　7.5.3合同簽訂；

　　7.5.4合同付款等。

　　7.6物業分公司財務部負責審核實際發生成本是否在目標成本規定范圍內。每季度進行物業管理成本分析，對目標成本的執行情況進行階段性的檢查和總結，分析成本發生的增減動態和趨勢，并通過分析成本細項超支發生的原因，及時采取控制成本的措施。編制季度《成本統計分析報告》，報項目所在公司審批。

　　8成本控制的方法

　　各物業分公司應通過以下方面的措施，加強成本控制工作。

　　8.1實行定編定崗，控制工資總額，通過管理創新，改變服務模式，簡化服務流程實現人力資源成本的最小化；

　　8.2建立合格供方體系；

　　8.3嚴格執行招投標相關規定；

　　8.4嚴格執行合同審批的制度

　　8.5嚴格執行采購制度

　　8.6建立超支預警系統；

　　8.7采用新技術、新材料、新科學，提高能源利用率，減少能源消耗。例如：采用節能開關、采用新型制冷劑，提高制冷效率、采用太陽能節能草坪燈等。

　　8.8及時了解當地政府對涉及物業管理的有關收費政策，用足用活各項政策資源，努力尋求降低成本的途徑。成本動態措施

　　9、成本超支處理及調整

　　9.1物業分公司總經理、財務部負責監督資金預算的執行，嚴格控制各項費用支出，所有超出規定額度的預算外支出均必須報關項目所在公司審批，并在季度的成本統計分析報告中逐項列明。

　　9.2當發現或預計實際支出超出目標成本，或因其它客觀因素需要調整目標成本時，物業分公司財務部負責提出《物業成本超支報警表》、《目標成本調整審批表》，送經本公司總經理簽署后，按下述規定逐級呈報備案或審批。

　　9.2.1突破物業啟動費成本按照《地產經營管理制度》的有關成本超支規定處理。

　　9.2.2需突破年度目標成本時，報項目所在公司經營管理委員會審核、管理公司批準。

　　10、相關文件與記錄

　　10.1WDWY-WI-MM6101開辦費用測算指引

　　10.2WDWY-WI-MM6102日常運作費用測算指引

　　10.3WDWY-WI-MM6103工程常用工具與備品清單

　　10.4WDWY-FR-MM6101成本超支報警表

　　10.5WDWY-FR-MM6102物業目標成本調整審批表