1.工作目的

　　規(guī)范對(duì)業(yè)戶投訴的調(diào)度處理工作，提高工作效率，確保服務(wù)質(zhì)量。

　　2.工作職責(zé)

　　管理處負(fù)責(zé)人：管理處經(jīng)理、分管服務(wù)投訴管理的主管。

　　調(diào)度人員：在正式班時(shí)，為管理處的專職/兼職調(diào)度員。在非正式班時(shí)，為當(dāng)值的值班人員。

　　實(shí)施責(zé)任人：即負(fù)責(zé)處理投訴案的具體執(zhí)行人，包括管理處的管理人員、維修工、保安員、清潔工及其他操作人員。

　　管理處調(diào)度人員(值班人員)：接聽投訴電話(或接待投訴人員)，在《投訴、調(diào)度記錄》中做記錄，并按調(diào)度流程實(shí)施調(diào)度或做其他處理，同時(shí)負(fù)責(zé)跟進(jìn)。如問題重大而無法處理，應(yīng)即報(bào)管理處負(fù)責(zé)人或直報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

　　管理處負(fù)責(zé)人：應(yīng)每周檢查一次投訴的質(zhì)量記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。每月要給調(diào)度人員的服務(wù)質(zhì)量在《投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》上下評(píng)語，因工作質(zhì)量(服務(wù)質(zhì)量)不合格產(chǎn)生的投訴，上報(bào)公司并填《糾正與預(yù)防措施》報(bào)告，上報(bào)質(zhì)量管理部備案，做好主動(dòng)處理投訴工作，為應(yīng)急和處理突發(fā)事件做好準(zhǔn)備。

　　3.工作指引

　　3.1 管理處調(diào)度人員

　　3.1.1 接到業(yè)戶口頭/電話投訴或其他投訴信息后，即填寫《調(diào)度記錄》，并按規(guī)定確定處理方式后立項(xiàng)(填表)。

　　3.1.2 用口頭/電話的方式將投訴內(nèi)容告之有關(guān)主管(隊(duì)長(zhǎng))或直接告之維修班長(zhǎng)(當(dāng)值保安隊(duì)長(zhǎng))。如一時(shí)找不到，可立即與實(shí)施責(zé)任人聯(lián)系，并要求對(duì)方按規(guī)定立即安排處理，并做記錄(填表)。

　　3.1.3 如投訴的內(nèi)容緊急或事關(guān)重大，應(yīng)即報(bào)管理處負(fù)責(zé)人或直報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并做記錄(填表)。

　　3.1.4 在投訴案立項(xiàng)并通知有關(guān)處理部門、領(lǐng)導(dǎo)或?qū)嵤┴?zé)任人二小時(shí)后，要進(jìn)行第一次跟進(jìn)，

　　了解處理與安排情況，并催促處理進(jìn)度(填表)。

　　3.1.5 在當(dāng)日下班前要進(jìn)行第二次跟進(jìn)，了解處理與安排情況(填表)。如該立項(xiàng)事宜還未作處理和安排，應(yīng)即把情況通知管理處負(fù)責(zé)人并做記錄。

　　3.1.6 在投訴案處理完畢后，調(diào)度人員接到實(shí)施責(zé)任人口頭、電話或送回的《服務(wù)單》副本等的反饋?zhàn)C實(shí)，應(yīng)即將投訴案做銷項(xiàng)處理(填表)。

　　3.1.7 銷項(xiàng)的手續(xù)最終要到調(diào)度人員接到《服務(wù)單》副本之后才能完結(jié)。調(diào)度人員要在此副本上簽字，并裝訂歸檔，以備查或供有關(guān)人員計(jì)費(fèi)使用。

　　3.1.8 調(diào)度人員每周一要對(duì)上周的投訴案做一次全面跟進(jìn)，了解進(jìn)度及處理安排情況，如有無法處理或處理?xiàng)l件不具備的情況，應(yīng)記錄下來由管理處負(fù)責(zé)人確認(rèn)或確定新的處理方法(記錄、填表)。

　　3.1.9 月總結(jié)

　　A.調(diào)度人員每月要總結(jié)一次投訴處理情況，填寫《投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》，并簡(jiǎn)要做出總結(jié)報(bào)告(填表)。

　　B.管理處負(fù)責(zé)人除每周檢查一次投訴處理質(zhì)量外，每月要在《調(diào)度記錄月總結(jié)表》上加評(píng)語并簽名。

　　3.2 緊急或重大事情投訴(求救)的處理方法

　　3.2.1 緊急或重大事情(調(diào)度)是指如下事情：

　　A.凡出現(xiàn)危害業(yè)戶財(cái)產(chǎn)和生命安全的公共安全事件。

　　B.凡出現(xiàn)火警預(yù)報(bào)和火警的報(bào)告。

　　C.凡出現(xiàn)在小區(qū)范圍內(nèi)的人身、交通安全事故。

　　D.當(dāng)?shù)卣?zhí)法機(jī)關(guān)、上級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)指定要速辦的公務(wù)或采取的必要措施。

　　3.2.2 接悉重大事情(求救)的緊急投訴后，調(diào)度人員必須立即按以下步驟調(diào)度處理：

　　A.各管理處調(diào)度人員(或值班人員)應(yīng)按應(yīng)急處理規(guī)程進(jìn)行處理，同時(shí)用最快的方式通知管理處負(fù)責(zé)人來處理，如當(dāng)時(shí)負(fù)責(zé)人因故不在場(chǎng)或找不到，可越級(jí)用最快的方式通知公司的主管副總經(jīng)理，直至總經(jīng)理。

　　B.在通知了以上人員后，管理處的調(diào)度人員(值班人員)緊跟著立即用最快的方式通知有關(guān)責(zé)任人員：如保安部經(jīng)理、工程部經(jīng)理、保安隊(duì)長(zhǎng)、電梯隊(duì)長(zhǎng)、維修班長(zhǎng)、保安班長(zhǎng)等，要求其立即趕到出事現(xiàn)場(chǎng)了解和處理事件，并立即報(bào)回調(diào)度人員處，同時(shí)直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　C.以上通知完成后，調(diào)度人員(值班人員)應(yīng)立即將處理情況記錄(填表)并立項(xiàng)。調(diào)度人員在事件處理告一段落之前或沒有后續(xù)人員接替的情況下，不能擅離崗位，要起到溝通聯(lián)絡(luò)、協(xié)助處理事件的作用。

　　3.2.3 處理緊急投訴完成或告一段落后，調(diào)度人員要按以下方式繼續(xù)跟進(jìn)調(diào)度：

　　A.跟進(jìn)了解事件處理情況，并在《工作日志》和《投訴調(diào)度記錄》中做記錄(填表)。

　　B.跟進(jìn)了解善后工作的進(jìn)度、情況，并做記錄(填表)。

　　C.對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求措施件件立項(xiàng)，并下達(dá)執(zhí)行，做好跟進(jìn)與記錄(填表)。

　　D.在進(jìn)行以上工作的同時(shí)，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意簽字后，可將本次緊急投訴案銷項(xiàng)。

　　4.參閱文件、資料

　　4.1 《業(yè)戶投訴處理程序》

　　4.2 《業(yè)戶投訴的立項(xiàng)和銷項(xiàng)規(guī)定》

　　4.3 《業(yè)戶投訴處理及時(shí)率的解釋與規(guī)定》

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1 《工作日志》

　　5.2 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄》

　　5.3 《物業(yè)管理投訴調(diào)度記錄月總結(jié)表》

篇2：物業(yè)客戶投訴處理的藝術(shù)

　　物業(yè)客戶投訴處理的藝術(shù)

　　“用戶至上，專業(yè)服務(wù)”是所有物業(yè)公司的服務(wù)宗旨，要使用戶滿意，除了要提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)外，還要正確處理好用戶的投訴。

　　投訴處理是一項(xiàng)集心理學(xué)、社交技巧于一體并體現(xiàn)服務(wù)人員道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、工作能力等綜合素養(yǎng)，給投訴者所提問題予以妥善解決或圓滿解答的工作。處理投訴工作的原則是依法辦事;宗旨是服務(wù)用戶;目標(biāo)是杜絕有效投訴;從而提高管理單位的聲譽(yù)及社會(huì)影響。

　　一、用戶投訴的定義:

　　用戶因?qū)ξ飿I(yè)管理企業(yè)的服務(wù)需求或不滿等，通過各種方式向有關(guān)部門反映的行為，稱之為投訴。用戶投訴的方式包括來電、來訪、來函、其它(如登報(bào))等。

　　二、用戶投訴的分類:

　　1、按投訴的性質(zhì)分:有效投訴與溝通性投訴

　　(1)有效投訴:

　　有效投訴有兩種情況:用戶對(duì)物業(yè)管理單位在管理服務(wù)、收費(fèi)、經(jīng)費(fèi)管理、維修養(yǎng)護(hù)等方面失職、違法、違紀(jì)等行為的投訴，并經(jīng)過有關(guān)行業(yè)主管部門查實(shí)登記的。用戶向物業(yè)管提出的管理單位或管理人員故意、非故意，或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。

　　(2)溝通性投訴:

　　求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。

　　咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯(lián)絡(luò)了的。

　　發(fā)泄型:投訴者帶有某種不滿，受委屈或誤會(huì)等造成的內(nèi)心不滿，要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當(dāng)，會(huì)變成有效投訴，所以必須認(rèn)真處理溝通性投訴。

　　2、按投訴的內(nèi)容分為:

　　(1)對(duì)設(shè)備的投訴:用戶對(duì)設(shè)備的投訴主要包括:空調(diào)、照明、供水供電、電梯等等，即使我們建立了一個(gè)對(duì)各種設(shè)備的檢查、維修、保養(yǎng)制度，也只能養(yǎng)活此類問題的發(fā)生，而不能保證消除所有設(shè)備潛在的問題。

　　(2)對(duì)服務(wù)態(tài)度的投訴:

　　用戶對(duì)服務(wù)態(tài)度的投訴主要包括:不負(fù)責(zé)任的答復(fù)行為，冷冰冰的態(tài)度，愛理不理的接待方式等。由地管理人員與用戶都由不同個(gè)性的人組成，所以任何時(shí)間，此類投訴都容易發(fā)生。

　　(3)對(duì)服務(wù)質(zhì)量的投訴:

　　用戶對(duì)維修的質(zhì)量、郵件未能及時(shí)送到用戶手中，都屬于對(duì)服務(wù)質(zhì)量的投訴。減少用戶對(duì)服務(wù)態(tài)度與服務(wù)質(zhì)量的投訴的最好方法是加強(qiáng)對(duì)服務(wù)人員的培訓(xùn)。

　　(4)突發(fā)性事件的投訴。

　　三、正確理解用戶投訴

　　1、下面是一些值得我們得視的數(shù)據(jù):

　　對(duì)服務(wù)不滿的用戶:96%會(huì)靜靜地離開，91%永遠(yuǎn)不會(huì)再回來，80%的此類用戶將不滿意的服務(wù)活動(dòng)向8至10位朋友訴說，20%的此類用戶更會(huì)向20個(gè)友人講述。

　　為何用戶會(huì)離開:3%因搬遷而離開，5%因建立新的友誼關(guān)系，9%因更好更優(yōu)的選擇，

　　83%因管理者的服務(wù)不專業(yè)或惡劣的待人態(tài)度。

　　想離開的用戶會(huì)留下嗎?70%會(huì)！假如他們的投訴問題被妥善解決后，95%的用戶將會(huì)留下！假如他們所投訴的問題即刻得到解決，平均每一位投訴者將會(huì)對(duì)其5位朋友講述自己的投訴及事情最終的解決辦法。

　　2、我們?cè)撊绾卫斫馔对V?

　　(1)投訴能指出在服務(wù)過程中應(yīng)改善的環(huán)節(jié)。

　　(2)投訴其實(shí)是用戶給予我們?cè)俣忍峁?yīng)改善服務(wù)的機(jī)會(huì)，使用權(quán)有意見用戶重新接受我們。

　　(3)投訴給我們機(jī)會(huì)去令用戶忠于我們。

　　四、如何處理用戶的投訴?

　　據(jù)有關(guān)資料顯示，房地產(chǎn)行業(yè)的投訴率居廣東省各行業(yè)投訴率的第二位，而物業(yè)管理的投訴又居房地產(chǎn)業(yè)的首位。深圳市物業(yè)管理協(xié)會(huì)為了協(xié)調(diào)解決物業(yè)管理行業(yè)的矛盾糾紛，保護(hù)物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主的合法權(quán)益，于2000年4月30日制定了《深圳市物業(yè)管理協(xié)會(huì)投訴處理辦法(試行)》。《處理辦法》第十四條規(guī)定:凡被記入會(huì)籍檔案的投訴，都將作為該會(huì)員單位年度行業(yè)評(píng)優(yōu)活動(dòng)的扣分依據(jù)。對(duì)投訴量大且整改不利，案件特別多的會(huì)員，經(jīng)協(xié)會(huì)常務(wù)理事會(huì)研究可給與內(nèi)部處罰直至取消其會(huì)籍資格。由此可見，如何正確處理用戶投訴是每個(gè)物業(yè)管理公司必須認(rèn)真對(duì)待的。

　　1、處理投訴的基本原則:

　　(1)真心誠(chéng)意地幫助用戶解決問題

　　用戶投訴，說明工作尚有漏洞，說明用戶的某些要求尚未被重視，每個(gè)人都應(yīng)理解用戶的心情，努力識(shí)別及滿足他們的真正需求，滿懷誠(chéng)意地幫助用戶解決問題。只有這樣，才能贏得用戶的信任與好感，才能有助于問題的解決。

　　(2)把"對(duì)"讓給用戶

　　用戶因?yàn)椴粷M才會(huì)來投訴，往往用戶的情緒會(huì)失控，這時(shí)，我們不該失控，要從對(duì)方的角度去理解問題，即使用戶言談中有不對(duì)的，也要把"對(duì)"讓給用戶，與用戶爭(zhēng)議會(huì)激發(fā)矛盾。

　　(3)不損害公司的利益

　　2、處理用戶投訴的程序

　　從投訴的開始到結(jié)束，是一個(gè)牽涉面相當(dāng)廣而又一環(huán)扣一環(huán)的過程:

　　接訴--聆聽--判斷處理--回訪--總結(jié)。

　　(1)接訴

　　禮貌是做好投訴處理工作的基礎(chǔ)。投訴接待環(huán)境是影響處理工作的第一關(guān)。

　　(2)聆聽與記錄

　　誠(chéng)意聽取用戶的投訴。認(rèn)真記錄事故的要點(diǎn)。

　　(3)判斷、處理

　　感謝用戶的關(guān)心和愛護(hù)。快速判斷、迅速反映、及時(shí)處理。經(jīng)過判斷分析，當(dāng)找到問題所在，應(yīng)以積極的正面態(tài)度回應(yīng)用戶，如告訴他會(huì)怎樣處理等。

　　(4)回訪

　　是建立信任，彌補(bǔ)因種種原因造成失誤的重要環(huán)節(jié)，也是檢查工作質(zhì)量，與用戶溝通，

　　搞好關(guān)系的最好機(jī)會(huì)。

　　(5)總結(jié)

　　發(fā)生這次投訴的原因是什么?從這次投訴處理中學(xué)到了什么?在從今后的工作中怎樣才能避免類似情況的發(fā)生，需要作哪些方面的調(diào)整。

篇3：業(yè)主投訴處理六個(gè)策略

　　業(yè)主投訴處理六個(gè)策略

　　投訴的情況是非常復(fù)雜的，業(yè)主的投訴也未必全部都有根據(jù)和理由。但是通過我們預(yù)料的問題，確定合適的答復(fù)方式，可以更有效地處理顧客的投訴。

　　投訴的問題大致有以下幾大類：

　　第一類、對(duì)設(shè)備設(shè)施方面的投訴業(yè)主對(duì)設(shè)備設(shè)施設(shè)計(jì)、選型不合理或?qū)υO(shè)備運(yùn)行質(zhì)量不滿意。如電梯經(jīng)常停電、停梯維修，供電供水設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障等。產(chǎn)生投訴的原因是業(yè)主使用的物業(yè)與期望有差距。業(yè)主使用物業(yè)、支付物業(yè)管理費(fèi)，總是希望物業(yè)處于最佳使用狀態(tài)并感覺方便舒心。

　　第二類、對(duì)管理服務(wù)方面的投訴

　　業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的投訴主要有以下方面:用戶的財(cái)產(chǎn)和人身安全是否能得到保障，物業(yè)服務(wù)是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，物業(yè)人員禮儀禮貌是否得體，服務(wù)態(tài)度是否熱情,辦公或居住環(huán)境是否安靜;服務(wù)時(shí)間和服務(wù)是否及時(shí)快捷等。業(yè)主感覺到服務(wù)質(zhì)量低于期望值肘，就會(huì)因不滿而投訴。期望值來源于用戶日常得到正常服務(wù)的感覺和物業(yè)公司的服務(wù)承諾。如果服務(wù)承諾過高，容易因期望值落差而投訴。另外當(dāng)某項(xiàng)服務(wù)“失常”時(shí)，如工作人員態(tài)度惡劣，日常運(yùn)作出現(xiàn)故障、維修人員未能按時(shí)完成作業(yè)等，業(yè)主會(huì)以投訴來傾訴自己的不滿。

　　第三類、收費(fèi)方面的投訴

　　主要是各種分?jǐn)傎M(fèi)和特約維修費(fèi)。如水、電、清潔、綠化、公共設(shè)備等分?jǐn)傎M(fèi)用及換燈、換鎖等特約維修費(fèi)用。物業(yè)服務(wù)也是某種意義上的商品。業(yè)主總希望用最少的付出購(gòu)買到最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，物業(yè)公司則希望服務(wù)成本最小化，這矛盾集中反映在繳納各類費(fèi)用這一敏感問題上。

　　第四類、對(duì)突發(fā)事件方面的投訴

　　因停電、停水、電梯困人、溢水及室內(nèi)被盜、車輛丟失等突然事故而造成投訴。這類問題雖有其“偶然性”和“突發(fā)性“,但因事件本身很重犬，對(duì)用戶的日常工作和生活帶來較*煩而導(dǎo)致強(qiáng)烈的投訴。

　　處理用戶投訴，一般采取以下幾種策略:

　　策略一:

　　接到投訴時(shí)，首先要假定我們的工作存在問題，耐心聽取或記錄投訴，不當(dāng)面反駁業(yè)主意見，業(yè)主前來投訴，是對(duì)物業(yè)某些方面的服務(wù)有不滿或意見，心里有怨氣。此時(shí)若一味解釋或反駁,業(yè)主會(huì)認(rèn)為物業(yè)不尊重其意見而加劇對(duì)立情緒，甚至產(chǎn)生沖突。所以要耐心聽業(yè)主“訴苦”并進(jìn)行記錄，使業(yè)主感覺到物業(yè)虛心誠(chéng)意的態(tài)度，隨著訴說的結(jié)束其怨氣也會(huì)逐漸消除。

　　策略二:

　　對(duì)業(yè)主的遭遇或不幸表示歉意或同情，讓業(yè)主心理得以平衡，投訴的問題無論大小輕重，都要認(rèn)真對(duì)待和重視，要采取“移情換位”思維方式，轉(zhuǎn)換角色，設(shè)身處地站在業(yè)主立場(chǎng)上，感受業(yè)主所遭遇到的麻煩和不幸，安慰用戶，拉近與業(yè)主的心理距離。

　　策略三：

　　對(duì)業(yè)主的投訴要求提出處理意見，遵循公司的經(jīng)營(yíng)原則，滿足用戶的部分合理要求，很少有業(yè)主投訴是為表示“徹底決裂”的，大多業(yè)主用投訴來向物業(yè)“談判”,使物業(yè)重視其投訴，并能解決其投訴的問題。物業(yè)公司要站在“公平、公正、合理、互諒”的立場(chǎng)上提出處理意見，協(xié)調(diào)解決好用戶遇到的困難和問題。

　　策略四:

　　感謝用戶的意見和建議，作為改進(jìn)工作和完善工作的依據(jù)，投訴是業(yè)主與物業(yè)公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投訴，表明業(yè)主對(duì)物業(yè)還持信任態(tài)度，物業(yè)要有“聞過則喜”的度量，把業(yè)主的投訴加以整理分類，從業(yè)主角度檢討、反思公司的各項(xiàng)工作，不斷完善和改進(jìn)管理及服務(wù)工作。

　　策略五:

　　督促相關(guān)部門處理投訴內(nèi)容，對(duì)投訴處理的實(shí)際效果，直接關(guān)系到物業(yè)公司的聲譽(yù)及整體管理水平。投訴處理的關(guān)鍵是盡快分析投訴內(nèi)容，查清原因，督促有關(guān)部門限時(shí)進(jìn)行處理，達(dá)到預(yù)計(jì)結(jié)果使業(yè)主滿意，要確保不再發(fā)生同樣問題，杜絕“二次投訴”的發(fā)生。

　　策略六:

　　把投訴處理結(jié)果盡快以電話或信函形式反饋給業(yè)主。盡快處理投訴，并給業(yè)主以實(shí)質(zhì)性答復(fù)，這是投訴處理工作中的重要一環(huán)，及時(shí)的回復(fù)可顯示物業(yè)公司的工作時(shí)效。業(yè)主口頭;投訴可以電話回復(fù)，一般應(yīng)不超過一個(gè)工作日。回復(fù)可以向業(yè)主表明其投訴已得到重視，并已妥善處理。