物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系文件
--智能卡管理辦法
1.目的：
規(guī)范對(duì)智能卡的管理控制，避免智能卡的不合理使用。
2.范圍：
適用使用智能卡的各管理處。
3.方法和過程控制：
3.1 智能卡的發(fā)放控制
3.1.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本部門的智能卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。
3.1.2部門指定專人負(fù)責(zé)智能卡的授權(quán)發(fā)放管理工作，負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的身份識(shí)別、房號(hào)和使用范圍等登記。每季度對(duì)智能卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，填寫《智能卡季度整理表》，對(duì)異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對(duì)電腦密碼每季度進(jìn)行更改。
3.2 智能卡的登記發(fā)放
3.2.1業(yè)主申請(qǐng)領(lǐng)卡須出示有關(guān)證明，智能卡發(fā)放人員根據(jù)證明，進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán)，并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
3.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請(qǐng)領(lǐng)卡，須經(jīng)部門經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名，發(fā)放人員進(jìn)行智能卡的發(fā)放授權(quán)，并在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。
3.2.3 智能卡持有人需對(duì)卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更，須持有相關(guān)證明，部門發(fā)卡人員予以變更，并登記。
3.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。
3.3 智能卡的掛失、解掛
3.3.1持卡人掛失/解掛智能卡時(shí)，須出示本人身份證，經(jīng)智能卡發(fā)放人員核對(duì)無誤后，予以掛失/解掛，并予以登記。
3.4 智能卡的更換、退還
3.4.1持卡人在保修期內(nèi)智能卡自然損壞，憑舊卡到控制中心可換取新卡，發(fā)卡人收回舊卡并登記。
3.4.2持卡人因人為造成智能卡損壞，如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請(qǐng)領(lǐng)取，不能更換。
3.4.3公司贈(zèng)送的智能卡不能辦理退還相關(guān)手續(xù)。
3.4.4車主不再承租車位后，出納應(yīng)及時(shí)知會(huì)發(fā)卡人員，取消其車場授權(quán)，并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù)，同時(shí)填寫《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。
3.5 智能卡的注銷
3.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更，部門出納員應(yīng)及時(shí)通知中心，對(duì)其智能卡進(jìn)行注銷，并通知原業(yè)主。
3.5.2如果工作人員持有的智能卡存在不合理使用或丟失，授權(quán)人應(yīng)立即予以注銷或收回智能卡，同時(shí)填寫《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》。
3.6 智能卡的授權(quán)期限規(guī)定
業(yè)主及家庭成員的智能卡授權(quán)期限一般為五年；其他人員智能卡授權(quán)期限一般為一年，最長不得超過兩年。
3.7工作人員智能卡的回收
部門工作人員調(diào)離或離職，由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回智能卡，登記在《智能卡發(fā)放/異常情況登記表》中。
3.8門禁系統(tǒng)密碼管理
大堂門、單元門的開啟密碼管理處每季度更改一次，更改后的新密碼應(yīng)提前一周發(fā)到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進(jìn)行通知。
4.質(zhì)量記錄表格：
GZWY7.5.1-A01-07-F1 《智能卡發(fā)放（異常）情況記錄表》
GZWY7.5.1-A01-07-F2 《智能卡季度整理表》
篇2：住宅小區(qū)IC智能卡管理公約(3)
住宅小區(qū)IC智能卡管理公約（三）
本小區(qū)作為體現(xiàn)21世紀(jì)居住精神的高尚住宅區(qū)，在管理上使用IC智能卡的管理制度，即居住于本小區(qū)的業(yè)主一律可憑IC智能卡自由進(jìn)出小區(qū)、停車場和住戶樓宇，既方便了業(yè)主的居家生活，又強(qiáng)化了小區(qū)的治安管理，是一項(xiàng)行之有效、方便快捷的物業(yè)管理措施。為完善對(duì)業(yè)主IC智能卡的管理，特別請(qǐng)業(yè)主注意以下事項(xiàng)：
一、妥善保管IC智能卡，不要隨意將卡借他人或告訴他人的IC智能卡密碼，以防不測(cè)。
二、如在使用中不慎將IC卡丟失，請(qǐng)于第一時(shí)間到物業(yè)管理處報(bào)失、銷卡。物業(yè)管理處將在重新輸入住戶資料后為您辦理新卡。
三、請(qǐng)注意保存IC智能卡，在保管過程中不宜折疊、亂擦、熏烤，需防潮且要防高溫。
篇3：小區(qū)長智能卡管理辦理規(guī)程
小區(qū)長智能卡的管理、辦理規(guī)程
1.0目的：規(guī)范智能卡的管理，提高小區(qū)安全防范，確保小區(qū)業(yè)戶的生命、財(cái)產(chǎn)安全。
2.0適用范圍：公司所管轄各物服中心。
3.0職責(zé)：
3．1、客服中心負(fù)責(zé)辦理智能卡具體工作。
3．2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收取相關(guān)費(fèi)用。
4.0智能卡管理及辦理程序
4．1、小區(qū)智能卡分為業(yè)主卡和非業(yè)主卡兩大類，按卡的類型可分為"白卡"和"灰卡"兩種，智能卡可以通過電腦設(shè)置各種功能。
4．2、卡的種類及使用權(quán)限
所有辦卡人員均需提供身份證明，并留復(fù)印件、照片交于物服中心
白卡：業(yè)主本人和業(yè)主的直系親屬
灰卡：業(yè)主的親朋好友、租戶卡、保姆卡、裝修卡及物業(yè)服務(wù)中心管理人員、清潔人員、電梯保養(yǎng)等人員
4．3、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：
業(yè)主卡：工本費(fèi)元/張，不收取押金（各物服中心根據(jù)實(shí)際情況制定具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)）
非業(yè)主卡：工本費(fèi)元/張，押金元，裝修卡押金元
4．4、卡的使用范圍
業(yè)主卡：可以根據(jù)業(yè)主的要求開啟相應(yīng)單元門
租戶：只可以開本棟單元門，特殊情況需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)
裝修卡：由各物服中心指定出入口
4．5、智能卡由財(cái)務(wù)建立進(jìn)出臺(tái)帳實(shí)施統(tǒng)一管理，物業(yè)部根據(jù)實(shí)際用量申請(qǐng)領(lǐng)取，并做好記錄。
4．6、申請(qǐng)辦理程序
1、前臺(tái)值班員核實(shí)申請(qǐng)人的身份，辦理相應(yīng)的智能卡，詳細(xì)登記在智能卡辦理登記本上。
2、申請(qǐng)人的身份證復(fù)印件及一寸照片，并存放在申請(qǐng)記錄本上存檔。
3、財(cái)務(wù)部收取相關(guān)的費(fèi)用。
4、登記申請(qǐng)人的樓棟號(hào)及業(yè)主簽領(lǐng)登記
4．7、退卡的程序
1、退卡人需帶齊收據(jù)及智能卡到物業(yè)部辦退卡手續(xù)
2、物業(yè)部填寫退卡單，并驗(yàn)智能卡是否有損壞，無誤后在電腦取消卡號(hào)。退卡人持退卡單收據(jù)及智能卡到財(cái)務(wù)結(jié)算。財(cái)務(wù)部憑收據(jù)退卡單、智能卡辦理，退還押金。
4．8掛失程序
1、掛失者不慎將卡丟失，應(yīng)及時(shí)電話或其他形式通知物服中心。
2、客服前臺(tái)值班員接到掛失者電話或其他形式信息后，應(yīng)及時(shí)取消掛失者的智能卡的所有功能。
3、根據(jù)顧客需求及時(shí)補(bǔ)辦智能卡。
1．0支持性文件與質(zhì)量記錄
5．1《智能卡辦理申請(qǐng)登記表》PR/WY-24-01
5．2《業(yè)主智能卡辦理檔案表》PR/WY-24-02
5．3《裝修出入證申請(qǐng)登記表》PR/WY-24-03
5．4《裝修出入證檔案表》PR/WY-24-04
5．5《退卡單》PR/WY-24-05