物業(yè)公司文件和資料控制程序（五）
1．0目的
對質(zhì)量體系文件和編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制，確保公司所有受控的場合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。
2．0適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系文件和相關(guān)的外來文件（如強(qiáng)制執(zhí)行文件或參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖紙等）的控制。
3．0職責(zé)
3．1質(zhì)管部負(fù)責(zé)對全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。
3．2質(zhì)管部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。
3．3各部門負(fù)責(zé)人（ISO9000負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)或指定一名文件管理人員負(fù)責(zé)對本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。
4．0工作程序
4．1文件和資料的分類
本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件，本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件；非受控文件是不受更改控制的文件，如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。
A本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和支持性文件，其層次結(jié)構(gòu)如下圖：
文件內(nèi)容：
按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和適用標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系；
描述各職能部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動；
詳細(xì)的工作文件，包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。
B質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求，詳細(xì)的工作文件等。
4．2質(zhì)量體系文件的控制
4．2．1編制與審批
A質(zhì)量手冊和程序文件由質(zhì)管部負(fù)責(zé)編寫，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對初稿進(jìn)行討論后由管理者代表負(fù)責(zé)最終審核，總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)；
B工作規(guī)程由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫并審核，管理者代表或其指定人員負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。
4．2．2標(biāo)識與編碼
A受控的質(zhì)量手冊、程序文件和工作規(guī)程每頁加蓋藍(lán)色"受控文件"專用印章，但正本（原稿）上不需蓋單；非受控的質(zhì)量體系文件每頁均加蓋藍(lán)色"非受控文件"專用印章；
B沒有"受控文件"標(biāo)識或?yàn)榉撬{(lán)色受控印章的質(zhì)量體系文件在公司內(nèi)禁止使用；
C文件的編碼方法見《文件編碼規(guī)定》。
4．2．3復(fù)制
受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制，質(zhì)量手冊和程序文件的復(fù)印由各部門文件管理員填寫《受控文件復(fù)印申請表》，經(jīng)質(zhì)管部核準(zhǔn)，管理者代表批準(zhǔn)后，同質(zhì)管部負(fù)責(zé)執(zhí)行；工作規(guī)程的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請，經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)，由部門文件管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
4．2．4發(fā)放與保管
4．2．4．1受控文件的發(fā)放與保管
A質(zhì)量手冊
--質(zhì)管部將質(zhì)量手冊發(fā)放于相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，做好發(fā)放記錄
--質(zhì)量手冊正本存放在質(zhì)管部
B程序文件
--由質(zhì)管部按照《文件發(fā)放范圍清單》發(fā)放到有關(guān)的場所和人員，并做好發(fā)放記錄；
--程序文件正本存放在質(zhì)管部，各部門持有的程序文件由文件管理員或批準(zhǔn)的使用人負(fù)責(zé)保管，同時保證使用的程序文件必須是有效版本；
C工作規(guī)程
--由各部門文件管理員按《文件發(fā)放范圍清單》進(jìn)行發(fā)放，并建立發(fā)放記錄；
--工作規(guī)程正本由發(fā)放部門文件管理員保存，各部門及各管理處持有的工作規(guī)程由文件管理員或批準(zhǔn)的使用人負(fù)責(zé)保存，并保證相關(guān)場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本；
D文件管理員在發(fā)放文件時，應(yīng)注意文件分發(fā)號的確定
--質(zhì)量手冊的分發(fā)號按《質(zhì)量手冊發(fā)放控制員》中控制序號，對應(yīng)每一個使用部門/人員，該分發(fā)號固定不變；
--其他受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序，由文件管理員確定，要求每份文件只有一個對應(yīng)的分發(fā)號。
4．2．4．2非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文件管理員做好發(fā)放登記。
4．2．5更改
A各級人員在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作出修改，需填寫《文件修改建議表》報原文件編制部門/人員或所在部門負(fù)責(zé)；
B修改建議被采納實(shí)施時，原文件編制部門的文件管理須將《文件修改建議表》復(fù)印一份交質(zhì)管部備案；
C文件的更改由原文件編制部門或人員負(fù)責(zé)執(zhí)行，必要地應(yīng)附有更改說明；
D更改后的文件按本程序4．2條款執(zhí)行；
4．3外來文件的控制
4．3．1評審與批準(zhǔn)
對為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等，在使用前由各部門經(jīng)理進(jìn)行評審后批準(zhǔn)使用。
4．3．2標(biāo)識
各部門文件管理員在批準(zhǔn)后的《外來文件清單》上加蓋藍(lán)色受控文件專用印章。
4．3．3發(fā)放與保管
各部門的文件管
理員負(fù)責(zé)外來文件的發(fā)放和保管，必要時也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場所，但須做好發(fā)放登記。4．3．4外來文件如需復(fù)印，須填寫《受控文件復(fù)印申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，由所在部門文件管員負(fù)責(zé)復(fù)印和登記。
4．3．5更改
各級文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時將其發(fā)放到相關(guān)部門、場所。若新版文件是舊看到文件替代，則收回舊版文件；若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充，則將新、舊版文件存放在一起。
4．4公開文件的控制
4．4．1每份公開文件（如用戶須知、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項目清單通知等）上均應(yīng)注明版本號和生效日期，版本號用英文大寫字母（A，B，C…）表示。
4．4．2有固定張貼、發(fā)放地點(diǎn)或人中的公開文件，由文件管理員負(fù)責(zé)做好發(fā)放登記。
4．4．3公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改，版本號和生效日期就隨之變更一次。文件管理員負(fù)責(zé)對有固定張貼、發(fā)放地點(diǎn)的公開文件進(jìn)行更換，同時管理處必須發(fā)出公開告示，確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時傳達(dá)給用戶及有關(guān)人員。
4．5質(zhì)量記錄的控制
見《質(zhì)量記錄的控制程序》
4．6質(zhì)量記錄表格的控制
4．6．1質(zhì)管部保存所有質(zhì)量記錄表格式樣一份，各部門文件管理員保存所需使用的質(zhì)量記錄表格式樣一份。
4．6．2文件管理員負(fù)責(zé)填寫《質(zhì)量記錄表格清單》，其中"審核人"、"批準(zhǔn)人"即為相應(yīng)文件的審批人，"日期"即為相應(yīng)文件的生效日期或更改生效日期。
4．6．3質(zhì)量記錄表格有更改時，文件管理員須隨之更改《質(zhì)量記錄表格清單》，經(jīng)審、批人簽名確認(rèn)后，從生效之日起使用新表格，并要求文件管理員將更改后的表格與清單復(fù)印一份交質(zhì)管部備案。
4．7對用電腦保存的文件，如質(zhì)量體系文件、停車場收費(fèi)系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由有使用權(quán)的人員進(jìn)行操作。
5．0相關(guān)文件
5．1《質(zhì)量手冊》
5．2《受控文件清單》
5．3《文件發(fā)放登記表》
5．4《受控文件復(fù)印申請表》
5．5《文件修改建議表》
5．6《外來文件清單》
5．7《文件編碼規(guī)定》
5．8《質(zhì)量文件編寫導(dǎo)則》
5．9《質(zhì)量記錄的控制程序》
篇2：X公司文件和資料控制規(guī)定
某公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。
篇3：某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
某產(chǎn)業(yè)公司文件和資料控制規(guī)定
總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。
1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。
2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。
3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。
4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。
5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。