項目管理處物資的采購控制程序
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應(yīng)程序，確保采購物資符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務(wù)活動所需物資的采購。其他物資（如辦公用品）的采購可參照執(zhí)行。
3.0職責
3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件，由部門負責人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門負責實施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況，作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃，說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等（如有特殊要求，須說明）。
4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經(jīng)理審核后，報公司總經(jīng)理批準。
4.1.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應(yīng)商處進行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時，先填寫《請購單》，說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等（如有特殊要求，須注明）。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批和報批手續(xù)后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應(yīng)商處進行采購，如有急需等特殊情況，根據(jù)物品價值可由部門負責人或總經(jīng)理批準后也可在其他供應(yīng)商處對實物質(zhì)量進行驗證合格購買。
4.2供應(yīng)商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進行采購時，將采購物資的時間、供應(yīng)商登記在計劃表或《請購單》相應(yīng)欄目內(nèi)。
4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。
5.0相關(guān)文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序
物業(yè)公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。
3.0職責
3.1行政部負責物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負責按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。
3.2各部門或機構(gòu)負責提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術(shù)部或使用部門、機構(gòu)負責采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價。
3.3財務(wù)部負責從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。
3.5使用物品的相關(guān)部門人員負責對采購物資的質(zhì)量進行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認，財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準。
5.1.2E類物品采購需專題報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預(yù)算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負責實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門進行進貨驗證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；
5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達擬采購的產(chǎn)品，適當時包括：
5.4.1產(chǎn)品采購批準的要求。
5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應(yīng)商的條件
a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務(wù)良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當時包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認證證書；
b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e)供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復(fù)評
行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：學(xué)校后勤管理處物資采購及領(lǐng)用規(guī)定
學(xué)校后勤管理處物資采購及領(lǐng)用管理規(guī)定
為進一步提高后勤處管理水平，規(guī)范工作流程，建設(shè)數(shù)字化后勤，根據(jù)當前后勤處工作實際，經(jīng)處委會研究，制定本規(guī)定。
一、物資采購
1、采購：
⑴后勤處各科室需購買的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經(jīng)科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。
⑵物業(yè)需用物資由物業(yè)維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經(jīng)分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。
⑶學(xué)校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經(jīng)本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。
2、驗收：所購物資應(yīng)嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發(fā)放制度。(購買的物資必須經(jīng)過倉庫入庫后執(zhí)行領(lǐng)用手續(xù)，特殊情況除外)
二、物資領(lǐng)用及管理
1、物業(yè)維修需用物資必須由物業(yè)維修主管到學(xué)校倉庫統(tǒng)一領(lǐng)取，其他人員未經(jīng)批準不得隨意領(lǐng)用。物業(yè)領(lǐng)用的物資必須在一周內(nèi)對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業(yè)對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經(jīng)學(xué)校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規(guī)定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領(lǐng)用，出現(xiàn)不良后果由物業(yè)承擔全部責任并根據(jù)物業(yè)管理辦法進行相應(yīng)經(jīng)濟的處罰。
2、后勤處各科室需用物資的領(lǐng)用必須持“物資領(lǐng)用單”經(jīng)科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發(fā)放，手續(xù)不全的不得發(fā)放物資。
三、低值易耗品的管理
為加強對后勤處內(nèi)各類物品的管理，各科室應(yīng)安排專人根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法，對本科室內(nèi)的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產(chǎn)管理員進行匯總。各科在工作過程中應(yīng)及時對各種設(shè)備或工具進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現(xiàn)的物品損耗、報廢等其他原因，應(yīng)及時報告資產(chǎn)管理員及時銷賬。
本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。
后勤管理處
20**年1月1日
物資采購計劃表
序號
物資名稱
規(guī)格
型號
數(shù)量
進場日期
預(yù)算資金或
特殊說明
申報人： 日期： 審核： 日期：
物資使用情況說明表
物資名稱
使用數(shù)量
使用部位
使用情況說明：
維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)
物資領(lǐng)用單
序號
物資名稱
規(guī)格型號
數(shù)量
備注
領(lǐng)用人： 日期： 科室負責人：