物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

　　1.0 目的

　　確保現(xiàn)場(chǎng)所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0 適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

　　3.0 職責(zé)

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0 工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

　　4.1.2外來(lái)文件(國(guó)家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來(lái)往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

　　4.2文件和資料的編號(hào)

　　按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。

　　4.3文件和資料的受控狀態(tài)

　　4.3.1質(zhì)量手冊(cè)分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁(yè)加蓋"受控文件"印章，注明受控號(hào)，非受控文件一般只進(jìn)行編號(hào)。

　　4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件，加蓋"受控文件"印章。

　　4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外，其它現(xiàn)場(chǎng)使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批

　　質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫，管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

　　4.5文件和資料的發(fā)布

　　4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量，領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名，領(lǐng)取注有受控號(hào)和加蓋"受控文件"印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明原因和理由，管理者代表批準(zhǔn)后，重新發(fā)放，注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時(shí)，由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請(qǐng)單》，審核批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請(qǐng)單編號(hào)與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過(guò)后，由行政部實(shí)施，資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單，到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁(yè)、換版后的新文件，應(yīng)同時(shí)收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時(shí)，登記在《借閱登記簿》上，按規(guī)定的時(shí)間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見(jiàn)《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過(guò)五次，修改次數(shù)號(hào)用"正"字的筆劃數(shù)表示，"一"表示第一次更改，"T"表示二次更改......"正"表示第五次更改，若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號(hào)用A、B、C......表示，A表示第1版，以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時(shí)收回并記錄，立即蓋上"作廢"印章，統(tǒng)一銷毀。為積累知識(shí)或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁(yè)上蓋上"保留資料"印章方可留用。

　　5.0 支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0 相關(guān)記錄

　　6.1 《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

　　6.2 《文件和資料更改申請(qǐng)表》

　　6.3 《質(zhì)量文件清單》

　　6.4 《借閱登記簿》

　　6.5 《文件和資料更改申請(qǐng)單編號(hào)與摘要登記表》

　　編寫： 審批：

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對(duì)文件進(jìn)行控制，確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件，并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用，從而保證管理體系的有效運(yùn)行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來(lái)文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責(zé)：

　　3.1總裁負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。

　　3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。

　　3.3辦公室負(fù)責(zé)文件的管理和控制，包括外來(lái)文件的管理和控制。

　　3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準(zhǔn)。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關(guān)部門起草，辦公室主任審核，總裁批準(zhǔn)。

　　c) 作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.2文件的編號(hào)

　　所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法：

　　a)管理手冊(cè)的編號(hào)方法

　　SY MM ****

　　年代號(hào)

　　管理手冊(cè)代號(hào)(MM-Management Manual：管理手冊(cè))

　　公司代號(hào)()

　　b)程序文件的編號(hào)方法

　　SY PF **

　　順序號(hào)

　　程序文件代號(hào)(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號(hào)()

　　c)作業(yè)文件的編號(hào)方法

　　SY OF ***

　　順序號(hào)

　　作業(yè)文件代號(hào)(OF-Operantion File)

　　公司代號(hào)()

　　d)記錄文件的編號(hào)方法

　　RF ** **

　　順序號(hào)

　　程序文件順序號(hào)

　　記錄代號(hào)(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標(biāo)識(shí)

　　4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁(yè)右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁(yè)右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內(nèi)部文件、外來(lái)文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽，標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進(jìn)行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實(shí)施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳，管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來(lái)文件由辦公室審批方可復(fù)印。

　　4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過(guò)期或作廢文件，應(yīng)交辦公室處理，過(guò)期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁(yè)應(yīng)及時(shí)向辦公室申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng)，可申請(qǐng)更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504)，經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁(yè)內(nèi)容時(shí)，可用換頁(yè)方式。

　　4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng)，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請(qǐng)單》(QR050

　　4)應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì)：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過(guò)期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經(jīng)管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經(jīng)管理者代表審批，辦公室按4.4.4標(biāo)識(shí)后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請(qǐng)人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經(jīng)管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)。

　　4.7.4.3由電腦操作員進(jìn)行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，經(jīng)批準(zhǔn)人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來(lái)文件由辦公室對(duì)其運(yùn)用性、有效性進(jìn)行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來(lái)文件，經(jīng)審批后(審批手續(xù)按4.3)將復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經(jīng)理及以下人員借閱文件，應(yīng)填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內(nèi)閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來(lái)文件的管理控制：標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術(shù)性的外來(lái)資料分別由辦公室、營(yíng)銷部、技術(shù)開(kāi)發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進(jìn)行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質(zhì)管部，技術(shù)文件由技術(shù)部按本程序控制。

　　5.相關(guān)文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請(qǐng)單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號(hào)登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定

　　某公司文件和資料控制規(guī)定

　　總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《文件和資料控制程序》對(duì)公司執(zhí)行的質(zhì)量文件、引用外部標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件進(jìn)行總體控制，保證公司相關(guān)管理人員、操作人員執(zhí)行的質(zhì)量文件、技術(shù)資料、引用外部標(biāo)準(zhǔn)均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、引用的外部標(biāo)準(zhǔn).保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質(zhì)量體系文件、技術(shù)資料、外部標(biāo)準(zhǔn)，均須得到總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方能生效執(zhí)行。

　　3.發(fā)至部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時(shí)，能及時(shí)撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁(yè)改必須得到控制，原則上文件和資料的頁(yè)改由原批準(zhǔn)人進(jìn)行，如果指定更改人則更改人應(yīng)有原批準(zhǔn)人所依據(jù)的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時(shí)撤回防止使用作廢文件。