物業(yè)公司程序文件
入住前工作控制程序
1目的
為了規(guī)范新接管物業(yè)入住前各項準(zhǔn)備工作，提高工作效率，為順利入伙奠定基礎(chǔ)。
2范圍
適用于公司待接管的各類物業(yè)。
3職責(zé)
3.1公司總經(jīng)理或委托公司副總經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)前期介入工作安排和物業(yè)前期準(zhǔn)備工作的組織。
3.2公司品質(zhì)管理組和公司經(jīng)營管理組共同負(fù)責(zé)委托管理合同的評審及簽定。
3.3總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)新建管理處人員編制的確定、人員招聘和培訓(xùn)工作。
3.4公司經(jīng)理管理組負(fù)責(zé)各類收費項目及標(biāo)準(zhǔn)的核定。
3.5公司品質(zhì)管理組負(fù)責(zé)監(jiān)督入住前移交手續(xù)的辦理及有關(guān)資料的準(zhǔn)備工作。
3.6新建管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)相關(guān)管理工作的籌備和實施。
4方法和過程控制
4.1新建管理處經(jīng)理前期準(zhǔn)備工作
4.1.1根據(jù)發(fā)展商委托，指定專業(yè)技術(shù)人員至少提前半年進(jìn)行新項目前期介入工作，將工作情況記錄在《前期介入情況周記表》（N1-8），作為重要資料保存。
4.1.2負(fù)責(zé)擬定入伙工作計劃時間表，并報總經(jīng)理審批。
4.1.3編制管理處組織結(jié)構(gòu)、各崗位職責(zé)，對宿舍、食堂、辦公室、培訓(xùn)室、活動室等安排人員先期統(tǒng)籌，并報辦公室及總經(jīng)理審批。
4.1.4擬定《入伙流程》、《入伙指南》、《常規(guī)服務(wù)項目及收費標(biāo)準(zhǔn)》、《住戶手冊》等文件，并配合發(fā)展商與業(yè)主簽定《前期物業(yè)管理協(xié)議書》。
4.1.5指定專人負(fù)責(zé)辦公用品、辦公及維修設(shè)備與工具、安全保潔用品的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。物資采購主要包括：
a.辦公用品包括：家私、各類文具等。
b.辦公及維修設(shè)備包括：電腦、打印機、電話、電工工具、電動工具等。
c.安全保潔用具包括：各類清潔工具、剪草機、對講機、警棍等。
4.1.6根據(jù)工程進(jìn)度制定物業(yè)接管驗收工作計劃，并就驗收工作中發(fā)現(xiàn)的問題同發(fā)展商項目部建立穩(wěn)定的溝通渠道，以便在入伙前解決已發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題。
4.1.7指定專人負(fù)責(zé)記錄入住前后發(fā)生的清潔、返修及配套完善工程等過程所產(chǎn)生的各項費用，以便與有關(guān)單位結(jié)算。
4.1.8指定專人與政府有關(guān)部門建立良好的公共關(guān)系，包括：煤氣、水電、電視、電信、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務(wù)等。
4.1.9指定專人辦理管理處營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼、稅務(wù)登記證、收費許可證等。
4.1.10指定專人辦理停車場的驗收及營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證和收費許可證等。
4.1.11配合發(fā)展商用水、用電指標(biāo)的申請、水電抄表到戶、電話、電視、煤氣、通郵、網(wǎng)絡(luò)等的開通手續(xù)。
4.1.12進(jìn)行入伙模擬演練，檢驗入伙流程、資源配置等準(zhǔn)備工作是否充分。
4.1.13將《入住須知》樣本于入伙前十天交于發(fā)展商，以便通知業(yè)主辦理入伙手續(xù)時一并發(fā)放。
4.2公司辦公室前期準(zhǔn)備工作
4.2.1負(fù)責(zé)在入伙前三個月正式下發(fā)管理處成立的任命。
4.2.2負(fù)責(zé)新建管理處人員編制的確定，并確保管理及技術(shù)人員提前三個月到位，安全保潔員提前一個月到位。
4.2.3負(fù)責(zé)新建管理處人員的入職培訓(xùn)及對管理專業(yè)技術(shù)人才的培訓(xùn)考核。
4.2.4負(fù)責(zé)新建管理處辦公用品及辦公設(shè)備的審核、員工工作服的訂制。
4.2.5負(fù)責(zé)新建管理處交通運輸工具的調(diào)配工作。
4.3公司品質(zhì)管理組前期準(zhǔn)備工作
4.3.1監(jiān)督前期介入的相關(guān)工作，每月至少一次對前期介入工作進(jìn)行檢查，協(xié)助相關(guān)問題的處理。
4.3.2協(xié)助質(zhì)量體系文件的發(fā)放及相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書的編寫。
4.3.3協(xié)助組織新項目管理處質(zhì)量體系文件及入伙流程等的培訓(xùn)。
4.3.4負(fù)責(zé)對擬接管物業(yè)項目策劃及《委托管理合同》的評審，報總經(jīng)理簽定。
4.3.5負(fù)責(zé)新項目房屋租售的準(zhǔn)備工作。
4.3.6負(fù)責(zé)向管理處提供有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的相關(guān)法律、法規(guī)、管理規(guī)定等，建立物業(yè)管理檔案資料，必備的資料包括：
A.《業(yè)主公約》；
B.《委托銀行代收款協(xié)議書》；
C.《業(yè)主（住戶）
資料卡》；D.《物品領(lǐng)用登記表》；
E.煤氣公司《委托銀行代收款合同書》；
F.供電局《委托代收電費合同書》（實行抄表到戶后用）；
G.《房屋交付驗收表》；
H.有線電視《委托銀行代收款合同書》；
I.自來水公司《委托銀行代收款合同書》；
J.《業(yè)戶手冊》；
K.《入伙指南》；
L.《房屋質(zhì)量保證書》、《房屋使用說明書》；
M.防盜門、窗花、陽臺推拉門圖樣（包括材料、規(guī)格、尺寸、要求等）；
N.房內(nèi)配送電器或其他需操作設(shè)施用品的說明書、保修卡；
O.房間設(shè)計平面圖（含水電走向）（備索）；
P.其他與業(yè)主相關(guān)或需了解的資料。
4.3.7對擬定的《入伙流程》、《入伙指南》、《常規(guī)服務(wù)項目及收費標(biāo)準(zhǔn)》、《住戶手冊》、《前期物業(yè)管理協(xié)議書》等入伙相關(guān)資料進(jìn)行審核。
4.3.8負(fù)責(zé)管理處所有標(biāo)識的設(shè)計、制作并指導(dǎo)貼放。
4.3.9負(fù)責(zé)新項目入伙現(xiàn)場的策劃、布置及展板的設(shè)計、制作和安放。
4.4公司經(jīng)營管理組前期準(zhǔn)備工作
4.4.1負(fù)責(zé)前期介入費用及新項目管理費標(biāo)準(zhǔn)的測算，經(jīng)總經(jīng)理審批后納入委托管理合同。
4.4.2負(fù)責(zé)新項目各項服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)的審定。
4.4.3負(fù)責(zé)管理處前期準(zhǔn)備階段清潔、返修及配套完善工程各項費用的審定。
4.4.4負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處出納按財務(wù)制度建立財務(wù)賬冊及熟練掌握**物業(yè)財務(wù)軟件的運用。
4.4.5負(fù)責(zé)監(jiān)督新建管理處的物資采購工作。
5支持性文件
**WY7.1-G01《物業(yè)管理策劃/準(zhǔn)備工作程序》
6支持性質(zhì)量記錄表格
**WY7.5.1-G01-F1《前期介入情況周記表N01》
**WY7.5.1-G01-F2《前期介入情況周記表N02》
**WY7.5.1-G01-F3《前期介入情況周記表N03》
**WY7.5.1-G01-F4《前期介入情況周記表N04》
**WY7.5.1-G01-F5《前期介入情況周記表N05》
**WY7.5.1-G01-F6《前期介入情況周記表N06》
**WY7.5.1-G01-F7《前期介入情況周記表N07》
**WY7.5.1-G01-F8《前期介入情況周記表N08》
篇2：物業(yè)知識培訓(xùn)：業(yè)主入住前籌備工作
物業(yè)知識培訓(xùn)：業(yè)主入住前籌備工作
注：
1) 竣工驗收時間：在樓宇入住前一至三個月進(jìn)行；
2) 入住時間：住戶入住時間；
1. 0建全管理處：
1) 竣工驗收前三個月，公司任命管理處主任，房管員2人(收款1人)到位，組成管理處新的籌建班子；其他人員根據(jù)工作進(jìn)展需要，彩取分步到位的辦法，業(yè)主(住戶)入住時，管理處各類人員必須仔部到位。
2) 管理各類人員可按以下程序和時間到位，但應(yīng)根據(jù)小區(qū)條件和實際情況進(jìn)行調(diào)整(以下人員名額按建筑面積5萬平方米的住宅小區(qū)擬定)：
A. 入住前三個月，任命管理處主任，房管員2人(收款1人)到位，投入入住前的各項準(zhǔn)備工作；
B. 竣工驗收前二個月，大廈消防中心值班人員3人(機電1人，給排水1人，電梯1人)現(xiàn)場，與機電安裝維修工程部人員起，參與機電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作，掌握大廈設(shè)備設(shè)施的基本情況和操作規(guī)程；
C. 竣工驗收前半個月，電工2人，給排水1人，進(jìn)入現(xiàn)場，熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等，參加竣工驗收，配合房管員監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。
D. 竣工驗收前半個月，部分保安人員到位，上崗培訓(xùn)后，負(fù)責(zé)對所接受的物業(yè)守衛(wèi)工作；
E. 入住前一個月，管理處管理層人員到位，管理處掛牌辦公；
F. 入住前一個月，炊事員到位，食堂開餐；
G. 入住前半個月，衛(wèi)生人員到位，開始對區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收的房間進(jìn)行清潔工作；
H. 入住前半個月，全部保安人員配齊上崗；
I. 入住前半個月，維修班組成立，人員配齊到位；
2. 0入住工作方案：
1) 編寫：
管理處成立后，管理處主任負(fù)責(zé)根據(jù)物業(yè)管理部編寫的《物業(yè)管理方案》，編寫管理處入住工作方案，入住工作方案的內(nèi)容包括以下內(nèi)容：
A.核實《物業(yè)管理方案》中擬定的管理處人員配備情況；
B.根據(jù)小區(qū)的實際情況和《物業(yè)管理方案》中對小區(qū)管理的要求以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，擬定小區(qū)入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面的配套改進(jìn)意見或整改措施，如下所示：
*治安方面：小區(qū)四周種綠籬或安裝防護(hù)欄；增設(shè)報警系統(tǒng)；統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗；
*車輛管理：增設(shè)區(qū)間道路標(biāo)志；封閉小區(qū)由多個出入口到一進(jìn)一出或二進(jìn)二出等；增設(shè)自行車棚；加固架空層車庫；
*垃圾清運：增設(shè)垃圾池(屋)垃圾清運站等；
*樓道燈：改成節(jié)能燈(如：溫感、聲控或觸摸式等)；
C.擬定管理處辦公用房和員工宿舍的裝修方案；
D.根據(jù)《物業(yè)管理方案》的開辦采購計劃，擬定分步購置計劃；
E.制定入住流程；
F.其他；
2) 報批：
以質(zhì)量手冊中“文件和資料的控制”和程序文件的“文件和資料的控制程序”的規(guī)定進(jìn)行；
3.0準(zhǔn)備入住資料：
1) 根據(jù)公司原有的格式和小區(qū)的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《業(yè)主公約》、《防火公約》。
*注：《業(yè)主公約》按《深圳經(jīng)濟特區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》應(yīng)在入住率達(dá)60%時，由業(yè)主委員會討論制定，管理公司為了加強管理，與住戶相互制約，制定臨時規(guī)定，當(dāng)入住達(dá)到60%時，再按業(yè)主委員會制定的《業(yè)主公約》執(zhí)行。
2)印刷市政府頒布的《深圳市住宅裝修管理規(guī)定》，并結(jié)合實際情況編寫和印刷《住宅(大廈)室內(nèi)裝修管理規(guī)定》、《住宅區(qū)(大廈)商場裝修管理規(guī)定》和《臨時用電管理規(guī)定》。
3) 印刷安裝空調(diào)管理規(guī)定(附空調(diào)安裝平面示意圖)和空調(diào)架的式樣圖。
4) 印刷“辦理入住手續(xù)須知”，內(nèi)容要求寫明管理處辦公地，業(yè)主應(yīng)帶的證件，并附簡明扼要的入住程序流程說明圖等。
5) 印刷其他規(guī)定：如防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定(附草樣平面示意一圖)等。
6) 印刷入住表格：
4.0協(xié)調(diào)工作：
1) 與供電局、自來水公司、石油液化氣甕和郵局等單位搞好聯(lián)系工作，保證住戶入住后水、電、氣等的供應(yīng)。
2) 代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜，爭取現(xiàn)場放號，方便業(yè)主。
3) 與學(xué)校、派出所和居委會聯(lián)系，了解小孩轉(zhuǎn)學(xué)和遷移戶口的手續(xù)辦理細(xì)節(jié)，以及有關(guān)聯(lián)系電話，入住時公告。
5.0通知入住：
通過登報或寄發(fā)通知書的形式，提前一個月向業(yè)主發(fā)出入住通知。寄發(fā)通知應(yīng)包括以下資料：
1) 入住通知書
2) 辦理入住手續(xù)須知
3) 收費項目一覽表
6.0入住時的環(huán)境布置：
1) 區(qū)內(nèi)環(huán)境：
A. 入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您喬遷×××大廈(村)”等，插彩旗，營造熱烈的氣氛。
B. 插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標(biāo)明“管理處→”字樣，采用紅底黑字或紅底黃字等。
C. 入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時間。
2) 管理處辦公環(huán)境：
A. 掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受。
B. 張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”程序，各窗口標(biāo)識清楚，一目了然。
C. 管理人員著裝整潔，精神飽滿。
D. 辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
篇3：物業(yè)小區(qū)業(yè)戶入住前籌備工作
物業(yè)小區(qū)業(yè)戶入住前籌備工作
注：
1)竣工驗收時間：在樓宇入住前一至三個月進(jìn)行；
2)入住時間：住戶入住時間；
1.0建全管理處：
1)竣工驗收前三個月，公司任命管理處主任，房管員2人（收款1人）到位，組成管理處新的籌建班子；其他人員根據(jù)工作進(jìn)展需要，彩取分步到位的辦法，業(yè)主（住戶）入住時，管理處各類人員必須仔部到位。
2)管理各類人員可按以下程序和時間到位，但應(yīng)根據(jù)小區(qū)條件和實際情況進(jìn)行調(diào)整（以下人員名額按建筑面積5萬平方米的住宅小區(qū)擬定）：
A.入住前三個月，任命管理處主任，房管員2人（收款1人）到位，投入入住前的各項準(zhǔn)備工作；
B.竣工驗收前二個月，大廈消防中心值班人員3人（機電1人，給排水1人，電梯1人）現(xiàn)場，與機電安裝維修工程部人員起，參與機電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作，掌握大廈設(shè)備設(shè)施的基本情況和操作規(guī)程；
C.竣工驗收前半個月，電工2人，給排水1人，進(jìn)入現(xiàn)場，熟悉樓宇結(jié)構(gòu)、公共配套設(shè)施和設(shè)備等，參加竣工驗收，配合房管員監(jiān)督樓宇工程遺留問題的整改工作。
D.竣工驗收前半個月，部分保安人員到位，上崗培訓(xùn)后，負(fù)責(zé)對所接受的物業(yè)守衛(wèi)工作；
E.入住前一個月，管理處管理層人員到位，管理處掛牌辦公；
F.入住前一個月，炊事員到位，食堂開餐；
G.入住前半個月，衛(wèi)生人員到位，開始對區(qū)內(nèi)環(huán)境和已接收的房間進(jìn)行清潔工作；
H.入住前半個月，全部保安人員配齊上崗；
I.入住前半個月，維修班組成立，人員配齊到位；
2.0入住工作方案：
1)編寫：
管理處成立后，管理處主任負(fù)責(zé)根據(jù)物業(yè)管理部編寫的《物業(yè)管理方案》，編寫管理處入住工作方案，入住工作方案的內(nèi)容包括以下內(nèi)容：
A.核實《物業(yè)管理方案》中擬定的管理處人員配備情況；
B.根據(jù)小區(qū)的實際情況和《物業(yè)管理方案》中對小區(qū)管理的要求以及要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，擬定小區(qū)入住后在加強治安、車輛管理、垃圾清運等方面的配套改進(jìn)意見或整改措施，如下所示：
*治安方面：小區(qū)四周種綠籬或安裝防護(hù)欄；增設(shè)報警系統(tǒng)；統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)、防盜窗或鋁金窗；
*車輛管理：增設(shè)區(qū)間道路標(biāo)志；封閉小區(qū)由多個出入口到一進(jìn)一出或二進(jìn)二出等；增設(shè)自行車棚；加固架空層車庫；
*垃圾清運：增設(shè)垃圾池（屋）垃圾清運站等；
*樓道燈：改成節(jié)能燈（如：溫感、聲控或觸摸式等）；
C.擬定管理處辦公用房和員工宿舍的裝修方案；
D.根據(jù)《物業(yè)管理方案》的開辦采購計劃，擬定分步購置計劃；
E.制定入住流程；
F.其他；
2)報批：
以質(zhì)量手冊中“文件和資料的控制”和程序文件的“文件和資料的控制程序”的規(guī)定進(jìn)行；
3.0準(zhǔn)備入住資料：
1)根據(jù)公司原有的格式和小區(qū)的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《業(yè)主公約》、《防火公約》。
*注：《業(yè)主公約》按《深圳經(jīng)濟特區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》應(yīng)在入住率達(dá)60%時，由業(yè)主委員會討論制定，管理公司為了加強管理，與住戶相互制約，制定臨時規(guī)定，當(dāng)入住達(dá)到60%時，再按業(yè)主委員會制定的《業(yè)主公約》執(zhí)行。
2)印刷市政府頒布的《深圳市住宅裝修管理規(guī)定》，并結(jié)合實際情況編寫和印刷《住宅（大廈）室內(nèi)裝修管理規(guī)定》、《住宅區(qū)（大廈）商場裝修管理規(guī)定》和《臨時用電管理規(guī)定》。
3)印刷安裝空調(diào)管理規(guī)定（附空調(diào)安裝平面示意圖）和空調(diào)架的式樣圖。
4)印刷“辦理入住手續(xù)須知”，內(nèi)容要求寫明管理處辦公地，業(yè)主應(yīng)帶的證件，并附簡明扼要的入住程序流程說明圖等。
5)印刷其他規(guī)定：如防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定（附草樣平面示意一圖）等。
6)印刷入住表格：
4.0協(xié)調(diào)工作：
1)與供電局、自來水公司、石油液化氣甕和郵局等單位搞好聯(lián)系工作，保證住戶入住后水、電、氣等的供應(yīng)。
2)代業(yè)主與電話公司聯(lián)系電話安裝事宜，爭取現(xiàn)場放號，方便業(yè)主。
3)與學(xué)校、派出所和居委會聯(lián)系，了解小孩轉(zhuǎn)學(xué)和遷移戶
口的手續(xù)辦理細(xì)節(jié)，以及有關(guān)聯(lián)系電話，入住時公告。5.0通知入住：
通過登報或寄發(fā)通知書的形式，提前一個月向業(yè)主發(fā)出入住通知。寄發(fā)通知應(yīng)包括以下資料：
1)入住通知書
2)辦理入住手續(xù)須知
3)收費項目一覽表
6.0入住時的環(huán)境布置：
1)區(qū)內(nèi)環(huán)境：
A.入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您喬遷×××大廈（村）”等，插彩旗，營造熱烈的氣氛。
B.插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標(biāo)明“管理處→”字樣，采用紅底黑字或紅底黃字等。
C.入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時間。
2)管理處辦公環(huán)境：
A.掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受。
B.張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”程序，各窗口標(biāo)識清楚，一目了然。
C.管理人員著裝整潔，精神飽滿。
D.辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。