設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

　　1 目的

　　對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。

　　2 適用范圍

　　適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。

　　3 職責(zé)

　　3.1 工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。

　　3..2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

　　3..3 各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。

　　4 操作步驟

　　4.1 技術(shù)資料的收集

　　4.1.1 新購設(shè)備技術(shù)資料的收集

　　4.1.1.1 新購設(shè)備進(jìn)行開箱驗收時，工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。

　　4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進(jìn)行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。

　　4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。

　　4.1.2 新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集

　　公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。

　　4.1.3 其他技術(shù)資料的收集

　　4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

　　4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。

　　4.2 技術(shù)資料的存檔

　　4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

　　4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進(jìn)行編號。

　　4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。

　　4.3 技術(shù)資料的使用

　　4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印，核對無誤后并進(jìn)行分發(fā)，同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。

　　4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

　　4.4 技術(shù)資料的作廢

　　4.4.1 符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理

　　以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:

　　a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸，或被其明令禁止;

　　b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;

　　C) 因本身存在較大錯誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

　　4.4.2 技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.4.3 已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。

　　4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章，同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。

　　4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，加蓋“保留”章后方可保留。

　　5 記錄

　　技術(shù)資料發(fā)放表

　　技術(shù)資料登記表

　　作廢技術(shù)資料處理記錄表

篇2：酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度

　　酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度

　　1.設(shè)備建立臺賬范圍

　　凡價值在2000元以上，連續(xù)使用一年以上，安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn)，都應(yīng)列入設(shè)備臺賬;

　　2.設(shè)備分類及編號應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級號碼制：

　　生活服務(wù)設(shè)備-S 信息設(shè)備-*

　　文娛保健設(shè)備-W 環(huán)境美化設(shè)備-H

　　保安設(shè)備-B 交通運載設(shè)備-J

　　其他設(shè)備-Q

　　設(shè)備編號說明：

　　(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號，為了統(tǒng)一方便，號碼順序從1開始(不從0開始);

　　(2)如有報廢和調(diào)撥出部門，其編號應(yīng)永久保留，并說明調(diào)出原因，不要用新購進(jìn)或其他設(shè)備來填補報廢設(shè)備的舊編號;

　　(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨編號，而可以在主機編號之后編附機號;

　　(4)每臺設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;

　　3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號

　　(1)重點設(shè)備：用A表示;凡具備下列條件之一者，為重點設(shè)備：

　　a.負(fù)荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設(shè)備;

　　b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;

　　c.停機后，對經(jīng)營及酒店聲譽有嚴(yán)重影響的設(shè)備;

　　d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;

　　e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;

　　f.出現(xiàn)故障或事故嚴(yán)重影響人身安全的設(shè)備;

　　g.對環(huán)境保護(hù)及作業(yè)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;

　　h.單臺(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;

　　例：鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;

　　(2)重要設(shè)備：用B表示;凡具備下列條件之一者，為重要設(shè)備：

　　a.多班運行或開機時間長的設(shè)備;

　　b.需要經(jīng)?；蚨ㄆ谡{(diào)整的設(shè)備;

　　c.故障停機對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;

　　d.故障頻次多或停機時間長的設(shè)備;

　　e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;

　　f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;

　　g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;

　　h.單臺(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;

　　例：各種泵、通風(fēng)機、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計算機、運輸車輛等;

　　(3)一般設(shè)備：用C表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備，為一般設(shè)備：

　　a.負(fù)荷低、開機時間短;

　　b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;

　　c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;

　　d.故障停機不影響經(jīng)營的設(shè)備;

　　e.不構(gòu)成重點、重要設(shè)備的其他設(shè)備;

　　例：彩電、風(fēng)機盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;

　　4.設(shè)備臺賬內(nèi)容

　　(1)使用單位：填寫單位名稱及酒店編號;

　　(2)管理類別：按上面的規(guī)定填寫;

　　(3)設(shè)備名稱：按設(shè)備銘牌填寫;

　　(4)設(shè)備編號：按上面的規(guī)定填寫;

　　(5)相關(guān)設(shè)備編號：填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號;

　　(6)固定資產(chǎn)編號：按固定資產(chǎn)賬上填寫;

　　(7)規(guī)格型號：按設(shè)備銘牌填寫;

　　(8)總電功率：填寫本設(shè)備需要的總電功率;

　　(9)制造單位：按設(shè)備銘牌填寫;

　　(10)出廠編號：按設(shè)備銘牌填寫;

　　(11)出廠日期：按設(shè)備銘牌填寫;

　　(12)啟用日期：填寫實際投入使用的日期;

　　(13)安裝地點：填寫設(shè)備安裝的具體地點;

　　(14)設(shè)備原值：按固定資產(chǎn)賬填寫;

　　(15)預(yù)計殘值：按固定資產(chǎn)賬填寫;

　　(16)計提折舊：填寫累提的折舊額;

　　(17)使用年限：填寫預(yù)計使用的年限;

　　(18)設(shè)備現(xiàn)狀：填寫"在用"或"封存"、"閑置"、"報廢"等;

　　(19)備注：填寫其他需要說明的內(nèi)容。

　　5.設(shè)備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項目主管填制，總監(jiān)秘書負(fù)責(zé)保管存檔。

　　6.設(shè)備情況發(fā)生變化，及時修正臺賬記錄。

　　7.根據(jù)臺賬，定期對的所有設(shè)備進(jìn)行盤查，做到賬物相符。

　　8.設(shè)備技術(shù)檔案管理

　　(1)所有重點、重要設(shè)備以及列入計劃檢修的一般設(shè)備，都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立，應(yīng)符合勞動管理部門的要求，按勞動局要求的格式建立，其他設(shè)備按和管理公

　　司要求建立;

　　(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時、準(zhǔn)確地反映設(shè)備的運行狀況;

　　(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息，及時分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)、檢修及改造、更新。

　　9.設(shè)備技術(shù)資料管理

　　(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、整理、核實、登記和保管，堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;

　　(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容：

　　a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料;

　　b.上級及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購置的文件;

　　c.設(shè)備購置合同;

　　a.設(shè)備出廠合格證;

　　e.設(shè)備裝箱單及開箱驗收記錄;

　　f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;

　　g.設(shè)備使用說明書及進(jìn)口設(shè)備說明書中文譯本;

　　h.設(shè)備圖紙和備件圖冊

　　10.使用設(shè)備技術(shù)資料，使用部門一般使用復(fù)印件，如不便復(fù)印，可將資料歸檔后，經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準(zhǔn)，指定負(fù)責(zé)人，由使用者辦理長期原件借用手續(xù)，存放于使用部門。

　　11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔)，存放于工程部技術(shù)檔案柜。

　　12.資料檔案的管理

　　(1)維護(hù)檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;

　　(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚，送閱、交辦的文件要及時，并有責(zé)任催辦;

　　(3)文件、資料歸檔要及時，做到每月整理一次，每年清理一次，分門別類做好歸檔并做好記錄;

　　(4)遵守保密規(guī)定，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn)，一切文件資料不得外傳外借

　　13.資料檔案的使用規(guī)定

　　(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進(jìn)行，未履行借閱登記手續(xù)，任何人不得擅自將資料帶離檔案室;

　　(2)在使用資料檔案時，使用人不得吸煙、喝水、吃食物，以免造成損壞;

　　(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹，不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為，必須保證資料檔案的完好無損;

　　(4)資料檔案在檔案室外未被使用時，不得長時間擺放在桌面上，應(yīng)及時放入專用檔案柜中保存;

　　(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;

　　(6)借閱資料檔案時間一般以一周為一個借閱期限，重要資料以一天為限，特殊情況應(yīng)由部門總監(jiān)/經(jīng)理簽署意見并注明使用時間，到期未還，管理人員負(fù)責(zé)催還。