大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定

　　工程檔案是工程部運(yùn)行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù)，加強(qiáng)工程檔案管理是工程部的一項(xiàng)重要工作。為加強(qiáng)工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一．工程檔案目錄管理

　　1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

　　2.工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄，第一級(jí)目錄為類別目錄，第二級(jí)目錄為程序文件目錄，第三級(jí)目錄為工作單目錄。

　　3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)檔案目錄設(shè)置一致。

　　二．工程檔案管理程序

　　1.工程檔案管理責(zé)任

　　(1)工程部經(jīng)理責(zé)任：設(shè)置文秘檔案員；確定檔案目錄；設(shè)置檔案保密等級(jí)；檢查檔案情況。

　　(2)工程部責(zé)任：配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。

　　(3)文秘檔案員責(zé)任：檔案建立；檔案修改；檔案整理；銷毀更新；檔案資料分析報(bào)告；接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理人員檢查；檢查工程部各級(jí)人員檔案工作情況。

　　(4)員工責(zé)任：認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄；接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

　　2.工程檔案管理程序

　　(1) 工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級(jí)檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào)，并在每卷首頁建立目錄清單，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。

　　(2) 工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。

　　(3) 工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽；若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱，不可以借閱。

　　(4) 工程檔案的更改清理和銷毀

　　原始檔案一般不可修改；工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理，過程性工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷毀，但應(yīng)做好銷毀記錄。

　　(5) 上級(jí)檔案存檔

　　工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

　　(6) 保密等級(jí)設(shè)置和更改

　　涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼，其保密等級(jí)和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。

　　(7) 計(jì)算機(jī)檔案管理

　　工程部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　(8) 圖書檔案管理辦法

　　工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴(yán)格按管理辦法借閱。

篇2：百貨公司工程部檔案管理制度

　　百貨公司工程部檔案管理制度

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。

　　7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。