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物業(yè)經理人

物業(yè)檔案管理工作的培訓

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  物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。

  物業(yè)檔案是指關于某物業(yè)所有的包括過去和現在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

  1、物業(yè)檔案的內容:

  物業(yè)檔案的內容主要由物業(yè)設計施工圖、物業(yè)產權檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內容。

  物業(yè)設計施工圖是一種反映物業(yè)現狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時,它們反映了物業(yè)的功能和結構等的變化情況,www.dewk.cn使之成為與物業(yè)的現狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據。

  物業(yè)管理公司可以通過圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業(yè)提供了重要依據。

  2、物業(yè)檔案的特點:

  專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、價值性、法律性。

  3、物業(yè)管理檔案的要求:

  物業(yè)檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作,當物業(yè)的產權發(fā)生移動或房屋現狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時,各種物業(yè)資料應及時進行變更異動,才能保證物業(yè)資料的準確、完整、真實、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學化、經常化。具體的要求是:

  (1)收集資料要全面;

  (2)整理資料要規(guī)范;

  (3)保管資料要科學;

  (4)變更資料要及時;

  (5)使用資料要得當;

  (6)統(tǒng)計資料要準確。

  4、物業(yè)檔案的收集

  收集的實質就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點,是一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:

  (1)納入計劃、明確責任;

  (2)內容要齊全、完整、準確、翔實;

  (3)形式要標準規(guī)范;

  (4)載體要豐富。

  5、物業(yè)檔案的整理

  (1)物業(yè)檔案的整理要求:

  整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。

  要求做到:分類科學,組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質地優(yōu)良,便于保管和利用。

  (2)設備檔案管理

  設備的標識、建帳和資料的管理

  ①設備的標識:

  所有設備實現單機懸掛《設備卡》,標識該機的編號、技術資料、責任人、運行狀況等。

  ②設備的建帳:

  建立《機電設備臺帳》,臺帳內容包括:設備名稱、統(tǒng)一編號、型號、生產廠家、技術資料、保養(yǎng)人等。

  ③設備資料的歸檔:

  每臺設備資料依次編入:每臺設備所涉及的設備檢查保養(yǎng)計劃表、設備檢查保養(yǎng)表、機電設備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、合格證等。

篇2:酒店員工培訓檔案管理規(guī)定

  酒店員工培訓檔案管理規(guī)定

  1、總則

  為將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案,以便準確掌握員工培訓情況,更好地進行監(jiān)督和管理,特制定本規(guī)定。

  2、適用范圍

  地面服務部所有經過各類培訓的干部、員工。

  3、職責

  3.1 地面服務部市場業(yè)務部負責員工Ⅰ級和Ⅱ極培訓檔案的統(tǒng)一管理。

  3.2 各單位負責本部門員工Ⅲ級培訓檔案的統(tǒng)一管理。

  4、培訓檔案管理

  培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據。

  4.1 檔案記錄

  4.1.1 檔案記錄的內容應包括:培訓時間、地點、內容、課時、考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。

  4.1.2 檔案的記錄應及時準確。不需要發(fā)放證書的,應在培訓結束后5日內完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書的,應在收到證書后5日內完成檔案的記錄工作。

  4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。

  4.2檔案的維護

  4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護,維護內容包括:檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。

  4.3 檔案的使用

  4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應向該部門提出申請,得到其行政正職同意后,方可使用檔案。

  4.3.1 檔案資料未經管理職責部門經理批準,不得帶出培訓檔案的保存地點或進行復制。

  4.3.2 各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓檔案使用記錄》。

  4.4 檔案的保存

  4.4.1 員工的培訓檔案應長期保存。

篇3:物業(yè)管理檔案管理培訓

  物業(yè)管理檔案的概念與分類、收集整理

  物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內容。

  一、檔案的定義

  檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義:一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體;二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙,在工程竣工驗收之前,它是正在使用的文件,既非原始記錄,也非檔案;在工程竣工驗收后,經過歸檔保存后的施工圖紙,以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄,即檔案。

  二、物業(yè)管理檔案的內容

  物業(yè)管理檔案的內容包括物業(yè)權屬資料、技術資料和驗收文件,業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權屬檔案資料、個人資料,物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關合同資料等。

  三、物業(yè)管理檔案的分類方法

  物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

  (一)年度分類法

  年度分類法:根據形成和處理文件的年度,將全宗內檔案分成各個類別。

  特點:按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律,能夠保持檔案在形成時間方面的聯系,可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況,便于按年度查閱和利用檔案。

  (二)組織機構分類法

  組織機構分類法:按照立檔單位的內部組織機構,把全宗內的檔案分成各個類別。

  特點:能保持全宗內文件在來源方面的聯系,客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌,便于按一定專業(yè)查閱檔案。

  (三)事件分類法

  事件分類法:按照全宗內檔案反映的事件進行分類,又稱為事由分類法或問題分類法。

  特點:能較好地保持文件在內容方面的聯系,使內容相同或相近的文件集中在一起,既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌,又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

  物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應根據企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求,采用相應的分類方法。

  四、物業(yè)管理檔案存放

  為了方便檢索利用,歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先,檔案應當有專門的檔案室,檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次,要選擇文件架和文件柜,物業(yè)管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇,一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷,管理面積較大的物業(yè)公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

  確定了案卷存放的工具和分類方法之后,就可以根據分類方法對存放工具進行編目,即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記,以便于存放和檢索取用。

  (1)物業(yè)承接查驗期收集整理的檔案是物業(yè)基礎資料檔案,這類檔案比較重要,一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多,這類檔案應專架或專柜存放。

  (2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案,這類檔案存放期長,檢索頻度較高,隨時間推移會發(fā)生有限增加,因此這類檔案架或柜應留有余量。

  (3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長,會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

  檔案案卷在進行上架排列時,物業(yè)管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列,同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置,方便今后的編目和查閱。

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