購物中心物業(yè)公司代購材料管理規(guī)定
1、目的:為了加強(qiáng)代購材料的采購、倉儲、領(lǐng)用等管理,特制定本規(guī)定。
2、適用范圍:適用于各中心維修材料的采購。
3、名詞解釋:本規(guī)定中"代購材料"是指為商場進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料,該材料由物業(yè)公司代為采購、倉儲、領(lǐng)用等,由商場審核付款、監(jiān)督使用,包括五金、電器、水暖、保潔材料等,不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。
4、具體要求:
4.1、采購管理
4.1.1、物業(yè)公司應(yīng)會同商場對供應(yīng)商進(jìn)行評審,每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方,合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票(如提供普通發(fā)票的價(jià)格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價(jià),則可考慮接受普通發(fā)票)。物業(yè)公司采購員應(yīng)關(guān)注市場行情和變化,如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整合格供方建議,經(jīng)與商場共同評審合格后再進(jìn)行調(diào)整。
4.1.2、每月22日前,物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗(yàn)用量制定下月代購材料采購計(jì)劃,報(bào)至物業(yè)公司采購員處(電子版),計(jì)劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購員應(yīng)立即對所有合格供方進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià),并于每月26日編制完成材料月采購計(jì)劃審批單(應(yīng)分材料類別編制)報(bào)至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后,復(fù)印一份交物業(yè)公司采購員安排采購。
4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料,原則上按2-10天用量安排采購,即庫存量低于2天用量時(shí)采購補(bǔ)庫,最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料,可一次性按月計(jì)劃購入。對偶發(fā)性的非日常材料,商場管理處應(yīng)提前兩天通知采購員安排采購。
4.1.4、對于超計(jì)劃或計(jì)劃外的材料,商場管理處應(yīng)編報(bào)材料臨時(shí)采購審批單,經(jīng)采購員詢價(jià)、比價(jià)后,報(bào)至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后安排采購。對于突發(fā)緊急維修,則可根據(jù)靈活性原則,先采購維修,再補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。
4.1.5、對于部分容易損壞,但又無法確定何時(shí)會損壞的五金等部件(如:掛鎖),可確定最低庫存數(shù),以滿足維修的及時(shí)性。發(fā)生領(lǐng)用時(shí),商場管理處再以臨時(shí)采購審批單的形式經(jīng)審批后補(bǔ)充最低庫存。
4.1.6、采購員采購時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價(jià),在同樣的質(zhì)量要求下,選擇性能價(jià)格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議,嚴(yán)禁不調(diào)查、不比價(jià)、盲目采購。比價(jià)時(shí)不同質(zhì)量的材料無可比性。
4.1.7、大宗材料的采購,物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購,同時(shí)應(yīng)通知購物中心指派相關(guān)人員參與。
4.2、倉儲管理
4.2.1、入庫驗(yàn)收
材料入庫時(shí),由采購員和商場管理處相關(guān)主管對材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,必要時(shí),可請工程部相關(guān)主管協(xié)同驗(yàn)收;倉庫保管員對材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后采購員應(yīng)填寫入庫單。入庫單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、數(shù)量、不含稅單價(jià)、不含稅金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗(yàn)收人簽字。《入庫單》一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳,一聯(lián)總務(wù)用于對帳,一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點(diǎn)驗(yàn)的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料,采購員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。
4.2.2、單獨(dú)保管
代購材料收驗(yàn)入庫后,應(yīng)存放在代購材料專用貨架上,不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應(yīng)與自購材料同樣嚴(yán)格,要分類存放,堆放整齊。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨(dú)存放,防止腐爛變質(zhì)。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實(shí)行責(zé)任管理。
4.2.3、建卡建賬
代購材料應(yīng)單獨(dú)建卡建帳,帳簿采用數(shù)量金額式,收發(fā)應(yīng)序時(shí)登記,定期盤點(diǎn)。
4.3、領(lǐng)用管理
4.3.1、材料領(lǐng)用時(shí),由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單,經(jīng)管理處經(jīng)理審核簽字后,據(jù)以到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、請領(lǐng)數(shù)量等要素,領(lǐng)料單一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)總務(wù)用于對帳、一聯(lián)管理處留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨,禁止用白條領(lǐng)用。倉庫保管員發(fā)貨后,應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量、不含稅單價(jià)和不含稅金額并簽名。一次領(lǐng)用數(shù)量按以下原則掌握:
4.3.1.1、領(lǐng)用日常消耗性材料,可以在每天上午九點(diǎn)以前按當(dāng)天的
4.3.1.2、估計(jì)用量一次性領(lǐng)用,周五可按三天的估計(jì)用量領(lǐng)用。當(dāng)天未用完的材料應(yīng)于第二天上午領(lǐng)料前辦理假退庫手續(xù)。對存放在管理處臨時(shí)倉庫的材料,管理處應(yīng)按照庫存材料管理的要求加強(qiáng)該材料的實(shí)物管理。
4.3.1.3、領(lǐng)用偶發(fā)性的非日常材料,應(yīng)隨用隨領(lǐng)。
4.3.1.4、對于節(jié)假日時(shí)急用的維修材料,按應(yīng)急程序由保安主管辦理臨時(shí)發(fā)料手續(xù)。
4.4、財(cái)務(wù)結(jié)算
4.4.1、對代購材料原則上應(yīng)采取按月一次性結(jié)算,結(jié)算時(shí)由采購員將發(fā)票、入庫單、材料月采購計(jì)劃審批單交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員,采購員再轉(zhuǎn)交供貨單位辦理清帳手續(xù)。支票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。
4.4.2、需帶款提貨的,由采購員將材料月采購計(jì)劃審批單(注明現(xiàn)款現(xiàn)貨)交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員辦理采購提貨并索取發(fā)票,貨到驗(yàn)收入庫后,再將發(fā)票和入庫單
交商場總務(wù)部。支票和發(fā)票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。
4.4.3、當(dāng)月按計(jì)劃采購的材料應(yīng)當(dāng)月辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。
4.5、月末處理
4.5.1、盤點(diǎn)并編制收發(fā)存報(bào)表
每月25日,倉庫保管員應(yīng)對庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn),將入庫單、領(lǐng)料單分類整理,編制《材料收、發(fā)、存月報(bào)》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計(jì)劃審批單一起報(bào)購物中心總務(wù)部(附入庫單和領(lǐng)料單的總務(wù)記帳聯(lián))、一份倉庫留存。《材料收、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額。《材料收、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
4.5.2、維修單匯總
商場管理處應(yīng)將每份維修單所耗用材料的數(shù)量、單價(jià)、金額在維修單上詳細(xì)列出,并每月進(jìn)行匯總,于每月26日隨《材料收、發(fā)、存月報(bào)》一起報(bào)購物中心總務(wù)部審核。
4.5.3、材料采購匯總分析表
每月25日,采購員應(yīng)編制《材料采購匯總分析表》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計(jì)劃審批單一起報(bào)購物中心總務(wù)部,一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、計(jì)劃采購數(shù)、計(jì)劃單價(jià)、計(jì)劃金額、實(shí)際采購數(shù)、實(shí)際單價(jià)、實(shí)際金額、差異原因等,單價(jià)差異由采購員負(fù)責(zé)解析原因,數(shù)量差異由商場管理處負(fù)責(zé)解析原因。當(dāng)月計(jì)劃中未采購的材料,其相關(guān)審批簽字不再具有效力,如又需購買,則應(yīng)另報(bào)采購計(jì)劃辦理審批并作相關(guān)說明。
篇2:購物中心物業(yè)代購材料管理規(guī)定
購物中心物業(yè)公司代購材料管理規(guī)定
1、目的:為了加強(qiáng)代購材料的采購、倉儲、領(lǐng)用等管理,特制定本規(guī)定。
2、適用范圍:適用于各中心維修材料的采購。
3、名詞解釋:本規(guī)定中"代購材料"是指為商場進(jìn)行日常維修、保潔等所耗用的直接材料,該材料由物業(yè)公司代為采購、倉儲、領(lǐng)用等,由商場審核付款、監(jiān)督使用,包括五金、電器、水暖、保潔材料等,不包括物業(yè)公司提供服務(wù)所使用的工具、勞保用品等。
4、具體要求:
4.1、采購管理
4.1.1、物業(yè)公司應(yīng)會同商場對供應(yīng)商進(jìn)行評審,每類材料應(yīng)確定2-3家合格供方,合格供方應(yīng)能提供增值稅發(fā)票(如提供普通發(fā)票的價(jià)格低于增值稅發(fā)票的不含稅單價(jià),則可考慮接受普通發(fā)票)。物業(yè)公司采購員應(yīng)關(guān)注市場行情和變化,如發(fā)現(xiàn)更好的合格供方應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整合格供方建議,經(jīng)與商場共同評審合格后再進(jìn)行調(diào)整。
4.1.2、每月22日前,物業(yè)公司根據(jù)日常維修消耗經(jīng)驗(yàn)用量制定下月代購材料采購計(jì)劃,報(bào)至物業(yè)公司采購員處(電子版),計(jì)劃中應(yīng)詳細(xì)注明編制依據(jù)。物業(yè)公司采購員應(yīng)立即對所有合格供方進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià),并于每月26日編制完成材料月采購計(jì)劃審批單(應(yīng)分材料類別編制)報(bào)至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后,復(fù)印一份交物業(yè)公司采購員安排采購。
4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料,原則上按2-10天用量安排采購,即庫存量低于2天用量時(shí)采購補(bǔ)庫,最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料,可一次性按月計(jì)劃購入。對偶發(fā)性的非日常材料,商場管理處應(yīng)提前兩天通知采購員安排采購。
4.1.4、對于超計(jì)劃或計(jì)劃外的材料,商場管理處應(yīng)編報(bào)材料臨時(shí)采購審批單,經(jīng)采購員詢價(jià)、比價(jià)后,報(bào)至商場總務(wù)部,經(jīng)商場內(nèi)部審批流程審批后安排采購。對于突發(fā)緊急維修,則可根據(jù)靈活性原則,先采購維修,再補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。
4.1.5、對于部分容易損壞,但又無法確定何時(shí)會損壞的五金等部件(如:掛鎖),可確定最低庫存數(shù),以滿足維修的及時(shí)性。發(fā)生領(lǐng)用時(shí),商場管理處再以臨時(shí)采購審批單的形式經(jīng)審批后補(bǔ)充最低庫存。
4.1.6、采購員采購時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行比價(jià),在同樣的質(zhì)量要求下,選擇性能價(jià)格比最佳的單位簽訂供貨協(xié)議,嚴(yán)禁不調(diào)查、不比價(jià)、盲目采購。比價(jià)時(shí)不同質(zhì)量的材料無可比性。
4.1.7、大宗材料的采購,物業(yè)公司應(yīng)組織以招標(biāo)形式進(jìn)行采購,同時(shí)應(yīng)通知購物中心指派相關(guān)人員參與。
4.2、倉儲管理
4.2.1、入庫驗(yàn)收
材料入庫時(shí),由采購員和商場管理處相關(guān)主管對材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,必要時(shí),可請工程部相關(guān)主管協(xié)同驗(yàn)收;倉庫保管員對材料的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后采購員應(yīng)填寫入庫單。入庫單上應(yīng)標(biāo)明供貨單位名稱、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、數(shù)量、不含稅單價(jià)、不含稅金額等要素,入庫單上必須有采購員、保管員、及驗(yàn)收人簽字。《入庫單》一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳,一聯(lián)總務(wù)用于對帳,一聯(lián)隨發(fā)票用于付款。未經(jīng)點(diǎn)驗(yàn)的材料,倉庫管理員不得辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的材料,采購員應(yīng)立即辦理退貨或換貨。
4.2.2、單獨(dú)保管
代購材料收驗(yàn)入庫后,應(yīng)存放在代購材料專用貨架上,不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應(yīng)與自購材料同樣嚴(yán)格,要分類存放,堆放整齊。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火,要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應(yīng)按要求單獨(dú)存放,防止腐爛變質(zhì)。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實(shí)行責(zé)任管理。
4.2.3、建卡建賬
代購材料應(yīng)單獨(dú)建卡建帳,帳簿采用數(shù)量金額式,收發(fā)應(yīng)序時(shí)登記,定期盤點(diǎn)。
4.3、領(lǐng)用管理
4.3.1、材料領(lǐng)用時(shí),由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料單,經(jīng)管理處經(jīng)理審核簽字后,據(jù)以到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單上應(yīng)標(biāo)明領(lǐng)用單位、用途、材料編號、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、請領(lǐng)數(shù)量等要素,領(lǐng)料單一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫用于記帳、一聯(lián)總務(wù)用于對帳、一聯(lián)管理處留存。倉庫保管員必須憑單發(fā)貨,禁止用白條領(lǐng)用。倉庫保管員發(fā)貨后,應(yīng)在領(lǐng)料單上填寫實(shí)發(fā)數(shù)量、不含稅單價(jià)和不含稅金額并簽名。一次領(lǐng)用數(shù)量按以下原則掌握:
4.3.1.1、領(lǐng)用日常消耗性材料,可以在每天上午九點(diǎn)以前按當(dāng)天的
4.3.1.2、估計(jì)用量一次性領(lǐng)用,周五可按三天的估計(jì)用量領(lǐng)用。當(dāng)天未用完的材料應(yīng)于第二天上午領(lǐng)料前辦理假退庫手續(xù)。對存放在管理處臨時(shí)倉庫的材料,管理處應(yīng)按照庫存材料管理的要求加強(qiáng)該材料的實(shí)物管理。
4.3.1.3、領(lǐng)用偶發(fā)性的非日常材料,應(yīng)隨用隨領(lǐng)。
4.3.1.4、對于節(jié)假日時(shí)急用的維修材料,按應(yīng)急程序由保安主管辦理臨時(shí)發(fā)料手續(xù)。
4.4、財(cái)務(wù)結(jié)算
4.4.1、對代購材料原則上應(yīng)采取按月一次性結(jié)算,結(jié)算時(shí)由采購員將發(fā)票、入庫單、材料月采購計(jì)劃審批單交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員,采購員再轉(zhuǎn)交供貨單位辦理清帳手續(xù)。支票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。
4.4.2、需帶款提貨的,由采購員將材料月采購計(jì)劃審批單(注明現(xiàn)款現(xiàn)貨)交商場總務(wù)部辦理請款,商場付款審批手續(xù)完畢后,由商場總務(wù)部將支票交給物業(yè)公司采購員辦理采購提貨并索取發(fā)票,貨到驗(yàn)收入庫后,再將發(fā)票和入庫單
交商場總務(wù)部。支票和發(fā)票交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。
4.4.3、當(dāng)月按計(jì)劃采購的材料應(yīng)當(dāng)月辦理財(cái)務(wù)結(jié)算。
4.5、月末處理
4.5.1、盤點(diǎn)并編制收發(fā)存報(bào)表
每月25日,倉庫保管員應(yīng)對庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn),將入庫單、領(lǐng)料單分類整理,編制《材料收、發(fā)、存月報(bào)》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計(jì)劃審批單一起報(bào)購物中心總務(wù)部(附入庫單和領(lǐng)料單的總務(wù)記帳聯(lián))、一份倉庫留存。《材料收、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、期初數(shù)量、期初金額、本期入庫數(shù)量、本期入庫金額、本期領(lǐng)用數(shù)量、本期領(lǐng)用金額、期末結(jié)存數(shù)量、期末結(jié)存金額。《材料收、發(fā)、存月報(bào)》應(yīng)與材料帳核對一致,做到帳、表、物相符。
4.5.2、維修單匯總
商場管理處應(yīng)將每份維修單所耗用材料的數(shù)量、單價(jià)、金額在維修單上詳細(xì)列出,并每月進(jìn)行匯總,于每月26日隨《材料收、發(fā)、存月報(bào)》一起報(bào)購物中心總務(wù)部審核。
4.5.3、材料采購匯總分析表
每月25日,采購員應(yīng)編制《材料采購匯總分析表》一式兩份,一份于每月26日隨材料月采購計(jì)劃審批單一起報(bào)購物中心總務(wù)部,一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應(yīng)包含材料編碼、品名、規(guī)格型號、計(jì)量單位、計(jì)劃采購數(shù)、計(jì)劃單價(jià)、計(jì)劃金額、實(shí)際采購數(shù)、實(shí)際單價(jià)、實(shí)際金額、差異原因等,單價(jià)差異由采購員負(fù)責(zé)解析原因,數(shù)量差異由商場管理處負(fù)責(zé)解析原因。當(dāng)月計(jì)劃中未采購的材料,其相關(guān)審批簽字不再具有效力,如又需購買,則應(yīng)另報(bào)采購計(jì)劃辦理審批并作相關(guān)說明。
篇3:工程承包商代購材料說明
工程承包商代購材料的說明
1)承包商代購材料的說明
凡業(yè)主未進(jìn)行招標(biāo)采購的設(shè)備、材料,我公司將按設(shè)計(jì)要求提出采購計(jì)劃,報(bào)A包承包商及業(yè)主審查確認(rèn)后簽定采購合同,并負(fù)責(zé)運(yùn)輸及保管。代購設(shè)備、材料的采購,將嚴(yán)格按國家、行業(yè)等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備及名稱、規(guī)格型號數(shù)量及外觀、零配件數(shù)量及外觀、備件數(shù)量及外觀負(fù)責(zé)核對、保護(hù),以及隨機(jī)文件負(fù)責(zé)保管。
代購的材料均有質(zhì)量證明書正本,并送相關(guān)檢測中心檢測(檢測費(fèi)包含在工程材料費(fèi)內(nèi)),經(jīng)業(yè)主驗(yàn)證確認(rèn)后才使用。如發(fā)現(xiàn)我公司在工程中使用未經(jīng)業(yè)主驗(yàn)證確認(rèn)的材料時(shí),監(jiān)理工程師可以要求暫停使用,直至履行確認(rèn)手續(xù)后,再恢復(fù)使用。
在工程施工中杜絕使用不合格的材料,若施工現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)有不合格的材料,我公司立即進(jìn)行更換,并承擔(dān)由此造成的一切損失。
在施工過程中,我公司嚴(yán)格履行業(yè)主代購材料、設(shè)備的質(zhì)量確認(rèn)手續(xù),并配合業(yè)主隨時(shí)進(jìn)行抽查或送專業(yè)檢驗(yàn)部門檢驗(yàn),如發(fā)現(xiàn)不合格品,我公司及時(shí)更換,并負(fù)擔(dān)相關(guān)檢驗(yàn)費(fèi)用。
2)代購材料供貨商的條件
⑴有法人營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、銀行資信證明等能保證產(chǎn)品生產(chǎn)合法性的相關(guān)資料。
⑵生產(chǎn)能力及水平高、檢測手段齊備、技術(shù)與管理基礎(chǔ)扎實(shí),已通過ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證。
⑶歷史業(yè)績突出。有對國家重點(diǎn)工程供貨業(yè)績,并獲得良好評價(jià)。
⑷質(zhì)量及產(chǎn)品價(jià)格具有市場竟?fàn)幜Γ回浶抛u(yù)良好,售后服務(wù)體系建全。
3)產(chǎn)品的質(zhì)量條件
⑴產(chǎn)品的規(guī)格、性能及技術(shù)參數(shù)均能滿足本工程質(zhì)量的要求。
⑵產(chǎn)品的制作工藝精細(xì)。
⑶產(chǎn)品的質(zhì)量及性能,經(jīng)國家認(rèn)可的監(jiān)測部門的鑒定及檢測合格。
4)產(chǎn)品供貨商的確定
根據(jù)上述選擇條件,經(jīng)過認(rèn)真篩選和比較,我方擬定河北宇龍電纜橋架有限公司為C包輔助材料的供貨商。
5)協(xié)議書(附后)